ERP基本操作方法部分Word文档格式.docx

1、第一章 ERP财务管理第一节 总帐总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、对账以及结账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账表。为了保证系统运行安全、有序，需要对用户的权限进行管理。用户只有授予了权限之后才能进行相应的操作。系统提供三个层次的权限管理：功能权限管理、数据权限管理和金额权限管理。系统启用后首先应该根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求进行基础档案的设置，包括部门、人员、供应商、客户、存货、外币、会计科目和凭证类别等。会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录，是填制会计凭证、登记会计账簿和编制会计报表的基础。会计科目编码

2、的长度及每级位数要符合编码规则。可以对会计科目的属性进行相应的设置，如设置是否为数量金额辅助核算、是否为往来业务核算，是否为外币核算项目、是否进行期末调汇、是否设置科目预警等等。在首次启动总账系统时，需要确定反应总账系统核算要求的各种参数，包括凭证参数设置、权限参数设置、账簿参数设置、凭证打印参数设置和预算控制参数设置等。某ERP系统总账子系统可以以在会计科目下挂接核算项目的方式设明细账，与在科目下直接增加明细科目实现的账簿结果是一样的，而且还可解决科目设置工作重复，臃肿的麻烦，但不是必须要求这样设置，关键是要结合企业的实际情况灵活掌握。另外,科目下面如已挂核算项目,就不能再设明细科目；一个科

3、目下可挂多个核算项目，这些核算项目间是一种平等并列的关系；核算项目下不能再挂核算项目。设外币核算的科目时，一定要注意选择相应币别，如果一级科目下有明细科目按外币核算的，则一级科目要设为核算所有币别。设置数量金额辅助核算的物料明细科目时，必须先新增物料明细科目，再去系统资料维护处添加具体的“物料”资料，否则易出现错误信息，在设数量金额明细科目时须选择计量单位组和缺省单位。在初始余额录入过程中录入外币科目金额时，要注意在币别列表中切换选择相应币别；录入下设核算项目的科目的金额时，要点击核算项目栏的“”进入特定界面输入；录入数量金额辅助核算的科目金额时，点击该科目将会弹出数量栏，在那儿录入数量；试算

4、平衡时要注意，如企业有外币业务，则必须切换成综合本位币去试算。综合本位币状态下，只能查看所有币别科目的初始数据，不能进行录入、修改等操作。录入记账凭证时要求凭证号、序号由系统自动编排，用户不需自己编号；录入凭证日期时点击“日期”旁的按钮，弹出日历后选择即可，也可自己手工自行输入。但应注意，系统不接受当前会计期间之前的日期，只允许输入当期或以后各期业务，而且过账时，只处理本期的记账凭证。为提高录入凭证的效率，可以在“账套选项”中选择系统参数如凭证录入时自动填补断号、凭证保存后立即新增等选项。在凭证处理时会计科目必须是最明细级科目，此时也可以对会计科目进行新增或修改。凭证摘要必须录入，有三种方法：

5、a.直接录入；b.如选择了“查看”菜单“选项”中的自动携带上条分录摘要信息，则系统会自动复制上条记录摘要到下条；c.或者在英文标点状态下，双击键盘右边“DEL”的按键，也可以快速复制上条分录摘要。输入会计科目的方法有几种：a.直接手工录入会计科目代码；b.定义了助记码的可输入助记码；c.如在“查看”菜单选项中选择“自动显示代码提示窗口”的，可双击代码提示窗的科目即可；d.按F7建或工具栏中的“代码”按钮也可以调出会计科目模板来选。按空格键可转换金额的借贷方向；负号可使金额变为红字；CTRL+F7键可将凭证中借贷方差额自动找平；ESC键可删除分录整笔金额。如果会计科目设了按核算项目核算的，需将所

6、有核算项目内容填列完毕后，系统才允许保存凭证。可以在“会计分录序时簿”中进行凭证查询，此时可以新增、复制、粘贴、修改、删除和打印凭证。凭证修改必须要有相应权限的人进行，要修改已审核已过账的凭证，要遵循反过账反审核修改的步骤。查询账簿是会计日常工作中另一个重要内容，会计人员可以通过系统查询总分类账、日报表、多栏账等各种报表。有些账表如多栏账等在使用前应先设计格式。月末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、对账和结账。可以使用系统提供的自动转账定义功能设置自动转账的各种信息，自动转账时，涉及科目必须已过账。每月月底都需要进行结账处理，结账实际上就是计算和结

7、转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。设置为“期末调汇”的科目需进行期末调汇，相应币别的期末汇率自动进行修改。结账只能每月由有结账权的人进行一次，若由于非法操作等原因造成数据被破坏的情况可以进行反结账，但此操作只能由账套主管进行。学习要点：1、核算项目的作用与设置2、凭证录入的注意事项3、会计科目的属性设置4、各种账表的功能5、期末处理 第二节 报表报表系统是ERP财务管理系统中的一个子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期的财务状况、经营成果和现金流量信息的财务报告及各类报表。某ERP系统的报表管理子系统可以实现文件管理、格式管理、数据处理、图

8、表功能、打印功能等。报表编辑状态有两种，即格式状态和数据状态。格式状态主要用于报表格式设计，在格式状态下所做的操作对本报表所有表页都发生作用。在该状态下，只能看到报表格式，报表数据全部被隐藏，不能进行数据录入、计算等操作，在此状态下定义报表的格式，如表尺寸、行列宽、单元属性、组合单元、设置公式、关键字设置等。数据状态主要用于报表数据处理，通过取数公式取出总账数据，在该状态下用于管理报表的数据，如输入、审核数据，增加或删除表页，舍位平衡，汇总，合并报表等功能，在数据状态下不能修改报表的格式。格式、数据状态可以通过点击窗口左下角格式与数据切换按钮或编辑菜单格式/数据状态以及快捷键Ctrl+D进行相

9、互转换。报表中的单元指由行列交错而确定的空格，它是组成报表的最小单位，表示方法为该单元格所在的列名加上该单元格所在的行名，行名用1-9999表示，共9999行，列名用A-IU表示，共255列。当插入新的一列或一行后，其后面的编号自动顺延。一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字，单元有3种类型、2种属性。单元类型包括数值单元、字符单元和表样单元。数值单元输入必须是数字，可以直接输入也可以由单元中的单元公式运算生成，建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。单元公式可以在格式设计状态下，选中区域，按“=”调出定义单元公式的对话框，公式的作用是从账簿、凭证、本表或其他报表等处调用运算所需要的数

10、据并填入相应的报表单元中。当需要取确定页号表页的数据时，应用=格式读取，如B2=C51表示当前页B2单元区当前表第一页C5单元的值,当需要取其他报表确定表页数据时格式为=“”-。除单元公式外，报表公式还包括审核公式和舍位平衡公式等，前者用以检验报表编制的结果是否正确，要验证审核公式输入正确与否，只能用实例验证，后者用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后的平衡关系。字符单元输入可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。表样单元是报表的格式，表样单元在格式状态下可输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。单元属性包括单元风格指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案

11、等设置，单元属性指单元的单元类型、数字格式和边框线等设置。组合单元指由相邻的两个或多个单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，报表在处理报表表示将组合单元视为一个单元，组合时可以为按行、按列或整体组合，可表示为”B5:E5”。表页 “数据状态下可增加或删除，每张表页的数据可以不相同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。关键字：关键字是一些特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于区别并选择表页，用于在大量表页中快速选择表页，以及以此为依据从总账中进行取数。关键字在格式状态下设置，在数据状态下录入，既可以是字符型也可以是数值型，可以包括：单位名称、单位编码、部门、年、季、

12、月、日以及自定义关键字，可以通过输入“-”号使关键字向左偏移。报表可以通过对格式加锁进行加密。图表功能用以将报表文件中的数据以图形的形式进行表示。采用“图文混排”，可以很方便地进行图形数据组织，制作各种分析图表并打打印输出。当我们第一次使用报表时，我们需要对报表的格式进行定义，比如说直接调用模版、自定义报表、定义取数公式等。以后我们只需要在每个月或每个想出报表的时间，追加一张新的表页，然后在新表页中录入关键字，进行表页计算，将得出的表格进行打印输出、保存就可以了。1、报表系统的功能2、报表的两种编辑状态、相互间的切换及在各种状态下能够完成的工作。3、单元的类型和特点以及单元的属性4、单元公式*

13、5、组合单元的表示6、关键字的定义和作用第三节 薪资薪资管理系统与企业应用平台共享基础数据。企业核算账套是工资账套建立的前提。薪资管理系统将工资计提、分摊结果自动生成转账凭证传递到总账系统，两个系统可互相查询凭证，在总账中还可联查工资系统原始单据。工资系统向成本管理系统传送人员的人工费用数据，向项目管理系统传递项目的工资数据。薪资管理中计件工资所需的产品信息可取自生产制造基础档案中的物料清单，若未启用生产制造时取基础档案中的产品结构；工序可取自生产制造基础档案中的标准工序。人力资源系统将制定了对应关系的工资项目及人员属性对应信息传递到薪资管理系统中，同时薪资管理系统可以根据人力资源的要求向其提

14、供工资发放数据；在发生人事变动时，人事管理向薪资管理发送人事变动通知。报表系统可以从薪资管理系统取得数据，进行加工分析。薪资管理系统的主要功能包括三个方面：初始设置包括账套参数设置和基础档案设置；工资业务处理及对企业所有人员的工资数据，对人员增减、工资变动进行处理，自动计算个人所得税，向代发工资的银行传输工资数据，自动计算汇总工资数据，自动完成工资分摊和相关费用计提并将凭证传递到总账系统，提供对不同工资级别数据的汇总；工资报表管理及统计分析，即提供各种工资表、汇总表、明细表、统计表、分析表等。薪资管理系统提供单类别工资核算和多类别工资核算两种应用方案，当企业存在不同类别的人员且工资发放项目不同、计算公式也不同或者企业每月进行多次工资发放月末需要进行统一核算以及工资发放时使用多种货币时一般使用多类别核算方式。薪资管理系统的初始设置之前应进行必要的数据准备，如规划企业职工的编码规则、划分人员类别、整理好设置的工资项目及核算方法，并准备好部门档案、人员档案、基本工资等基本数据。薪资系统以建立工资账套并进行选项设置包括参数设置（币别、是否核算计件工资）、扣税设置（是否代扣个人所得税）、扣零设置（是否扣零，扣零 至元、角、分）和人员编码设置为开端，然后进行系统的基础设置：包括银行档案设置、人员附加信息设置、工资项目设置等。在工资项目设置中可以设置工资项目的