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1、以下即以Excel为例，说明电子数据表软件的基本概念和特点。 1.1.1 电子数据表的概念电子数据表软件采用表格的形式对数据进行组织和处理，直观方便，符合人们日常工作的习惯。Excel的基础工作环境是一个包含一到多个工作表的工作簿文件。其中的工作表类似于人们日常使用的各种报表，它由若干行和列组成。而每个行和列的交叉点是电子数据表处理数据的最小单位，在Excel中称作单元格。1. 工作簿和工作表工作簿（Book）文件是Excel存储数据的基本单位。用户在Excel中处理的各种数据最终都是以工作簿文件的形式存储在磁盘上。每个工作簿通常都由多张工作表（Sheet）组成。每个工作表都是一个由若干行和列

2、组成的二维表格。通常一张工作表对应一个报表，同一行为一组相关的数据，同一列为同一类型的数据。所以工作表是日常管理数据的基本单位。对于较为复杂的数据处理，通常需要涉及到多个报表，这时可以在一个工作簿中建立多张工作表。并可以根据需要在多个工作表之间建立连接，相互引用，合并计算，协同工作。图11所示的即为一个工作簿和工作表的示例。该工作簿名为“Count.xls”，其中包含了“一月”、“二月”、“全年”等13张工作表。从这里可以看出，Excel的每个工作表是一个二维表，而每个工作簿通常是多个相关的工作表有机结合在一起的“三维”电子数据表。图112. 单元格和单元格区域Excel的工作表由256列和6

3、5536行构成。每列用字母标识，从A、B、Z、AA、AB、BA、BB、一直到IV，称作列标。每行用数字标识，从165536，称作行号。每个行列交叉点称为单元格（Cell）。单元格是工作表的基本成分，也是电子数据表软件处理数据的最小单位。每个单元格用其所在的列标和行号标识，称作单元格地址。例如工作表的左上角单元格，即第一行、第一列的单元格用A1表示，而D2表示D列2行的单元格，即第二行、第四列的单元格。每个单元格中可以存放文本、数值和公式等不同的内容。正是通过在不同的单元格中输入不同的内容，特别是可以在单元格中输入包含有单元格引用的各种公式，并自动完成各种计算，使得电子数据表软件具备了数据处理的

4、多方面的强大功能。图12所示的即为一个包含计算个人所得税公式的单元格内容的示例。其中的E2表示引用的是E列2行单元格的值，即工资合计的数据。 在Excel的操作过程中，有时需要同时对多个单元格进行操作。例如求某一行若干个单元格中数据的和，或是同时设置某列多个单元格的数据格式，或是在多个单元格中查找指定的数据等。这时可以使用单元格区域（Range）来定义或标识出指定的多个单元格。所谓单元格区域是指由若干个连续的单元格构成的矩形区域，使用其某个对角的两个单元格地址标识。例如以A1为左上角，C4为右下角的12个单元格组成的区域，可以指定为“A1:C4”，或是“C4:A1”，或是“A4:C1”，也可以

5、是“C1:A4”。但是无论如何指定，Excel都自动将其转换成“A1:C4”的形式。图123. 活动单元格和当前单元格在工作表的众多单元格中，用户的操作只能对其中的一个或若干个单元格起作用。这些单元格称作活动单元格。要使多个单元格成为活动单元格，应使用选定单元格区域的操作。在活动单元格中其中有一个单元格呈反相显示，它称作当前单元格。用户的输入、编辑等操作只针对当前单元格进行。而关于格式的设置、数据的清除等操作则对所有的活动单元格起作用。如果只有一个活动单元格，则它同时也是当前单元格。 类似地，一个工作簿中包含有多张工作表，但其中只有一个或其中几个是处于工作状态，称作活动工作表，用户的操作只对活

6、动工作表起作用。在活动工作表当中用户只能针对其中的一个工作表进行操作。该工作表称作当前工作表。但用户对当前工作表的操作将会对所有的活动工作表起作用。如果只有一个活动工作表，则它同时也是当前工作表。 在Excel中，还可以同时打开多个工作簿，但其中只有一个是处于工作状态，它既是活动工作簿，也是当前工作簿。所以，在Excel中工作时，用户的操作都是针对当前工作簿的当前工作表中的当前单元格进行的。但是其结果则可能会同时对所有的活动工作表和活动单元格起作用。理解这一概念，可以帮助用户在使用电子数据表过程中更高效地工作。1.1.2 电子数据表的特点Excel电子数据表软件工作于Windows平台，具有W

7、indows环境软件的所有优点。而在图形用户界面、表格处理、数据分析、图表制作和网络信息共享等方面具有更突出的特色。图形用户界面Excel的图形用户界面是标准的Windows的窗口形式，有控制菜单、最大化、最小化按钮、标题栏、菜单栏等内容。其中的菜单栏和工具栏使用尤为方便。菜单栏中列出了电子数据表软件的众多功能，工具栏则进一步将常用命令分组，以工具按钮的形式列在菜单栏的下方。而且用户可以根据需要，重组菜单栏和工具栏。在它们之间进行复制或移动操作，向菜单栏添加工具栏按钮或是在工具栏上添加菜单命令，甚至定义用户自己专用的菜单和工具栏。当用户操作将鼠标指针停留在菜单或工具按钮时，菜单或按钮会以立体效

8、果突出显示，并显示出有关的提示。而当用户操作为单击鼠标右键时，会根据用户指示的操作对象不同，自动弹出有关的快捷菜单，提供相应的最常用命令。为了方便用户使用工作表和建立公式，Excel的图形用户界面还有编辑栏和工作表标签。2. 表格处理Excel的另一个突出的特点是采用表格方式管理数据，所有的数据、信息都以二维表格形式（工作表）管理，单元格中数据间的相互关系一目了然。从而使数据的处理和管理更直观、更方便、更易于理解。对于日常工作中常用的表格处理操作，例如，增加行、删除列、合并单元格、表格转置等操作，在Excel中均只需简单地通过菜单或工具按钮即可完成。此外Excel还提供了数据和公式的自动填充，

9、表格格式的自动套用，自动求和，自动计算，记忆式输入，选择列表，自动更正，拼写检查，审核，排序和筛选等众多功能，可以帮助用户快速高效地建立、编辑、编排和管理各种表格。3. 数据分析除了能够方便地进行各种表格处理以外，Excel具有一般电子表格软件所不具备的强大的数据处理和数据分析功能。它提供了包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑和信息等九大类几百个内置函数，可以满足许多领域的数据处理与分析的要求。如果内置函数不能满足需要，还可以使用Excel内置的Visual Basic for Appication（也称作VBA）建立自定义函数。为了解决用户使用函数、编辑

10、函数的困难，Excel还提供了方便的粘贴函数命令。它分门别类地列出了所有内置函数的名称、功能以及每个参数的意义和使用方法，并可以随时为用户提供帮助。 除了具有一般数据库软件所提供的数据排序、筛选、查询、统计汇总等数据处理功能以外，Excel还提供了许多数据分析与辅助决策工具。例如数据透视表，模拟运算表，假设检验，方差分析，移动平均，指数平滑，回归分析，规划求解，多方案管理分析等工具。利用这些工具，不需掌握很深的数学计算方法，不需了解具体的求解技术细节，更不需编写程序，而只要正确地选择适当的参数，即可完成复杂的求解过程，得到相应的分析结果和完整的求解报告。4. 图表制作图表是提交数据处理结果的最

11、佳形式。通过图表，可以直观地显示出数据的众多特征，例如数据的最大值、最小值、发展变化趋势、集中程度和离散程度等都可以在图表中直接反映出来。Excel具有很强的图表处理功能，可以方便地将工作表中的有关数据制作成专业化的图表。Excel提供的图表类型有条形图、柱形图、折线图、散点图、股价图以及多种复合图表和三维图表，且对每一种图表类型还提供了几种不同的自动套用图表格式，用户可以根据需要选择最有效的图表来展现数据。如果所提供的标准图表类型不能满足需要，用户还可以自定义图表类型。并可以对图表的标题、数值、坐标以及图例等各项目分别进行编辑，从而获得最佳的外观效果。Excel还能够自动建立数据与图表的联系

12、，当数据增加或删除时，图表可以随数据变化而方便地更新。5. 宏功能为了更好地发挥Excel的强大功能，提高使用Excel的工作效率，Excel还提供了宏的功能以及内置的VBA。用户可以使用它们创建自定义函数和自定义命令。特别是Excel提供的宏记录器，可以将用户的一系列操作记录下来，自动转换成由相应的VBA语句组成的宏命令。当以后用户需要执行这些操作时，直接运行这些宏即可。对于需要经常使用的宏，还可以将有关的宏与特定的自定义菜单命令或是工具按钮关联，以后只要选择相应的菜单命令或是单击相应的工具按钮即可完成上述操作。对于更高水平的用户，还可以利用Excel提供的VBA，在Excel的基础上开发完

13、整的应用软件系统。1.2 Excel 2000基本操作完成同一个任务，Excel 2000通常都提供了多种可供选择的方法，例如可以使用菜单命令，可以使用快捷菜单，也可以使用工具栏上相应的工具按钮，还可以使用键盘快捷键。用户可以根据自己的偏好和习惯来使用不同的操作方法。一般来说，在某一时刻其中总有一、两种方法是最简单快捷的。绝大多数情况下，使用快捷菜单具有方式统一、简单方便、功能全面的特点，因此本书将主要以快捷菜单操作方式为主来介绍Excel 2000各方面应用的操作。1.2.1 鼠标、键盘操作在Excel 2000中，操作时既可以使用键盘，也可以使用鼠标。但是对于像Excel 2000这样的图

14、形用户界面的应用软件，一般使用鼠标更直观。例如改变工作表的行高、列宽，移到、复制单元格的数据，自动填充数据或公式，以及图表的编辑和修饰等操作，使用鼠标可以进行任意拖拽，十分方便、高效。当然也有的时候使用键盘更为方便，例如在大量输入文字、数值时。1. 鼠标操作当使用鼠标时，屏幕上会出现一个指针。它相当于键盘的光标，而且随着指向对象的不同和操作的不同，鼠标指针会显示出不同的形状。常见的鼠标指针形状及有关说明如下表所示。形状 说明 箭头形状是Windows环境中最常见的鼠标指针形状。当鼠标位于标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、各种按钮以及Excel的工作表页面标签上，均为该形状。用户可以用它完成移动窗口、选择菜单、执行命令、滚动视图区域、选定选项或是选定工作表等操作。当鼠标指向当前单元格或单元格区域时也变为该形状，这时可进行单元格或单元格区域的复制或移动操作。空心十字形状是Excel中特有的，也是最常见的鼠标指针形状。当鼠标位于工作表区域、行号、列标时均为该形状。用户可以用它来选择所需的单元格、单元格区域