接待国外客户流程及细节Word文档下载推荐.docx

1、车上可聊: 对方对xx的了解程度, 他们的禁忌等等,他们此次xx行还有什么其他安排等, 刺探一些情报。接送至酒店后, 将访问行程和工厂资料等文件交给客户, 敲定第二天参观访问事项, 也有客户直接先去工厂参观, 务必提前让工厂准备。第二天准时至酒店接客户。（不同国家的客户对时间的观念会有不同, 我方一般提早10分钟在酒店大堂等候）接到工厂或者办公室之后, 根据行程表进行参观访问和会谈, 安排专人记录会议内容。（如果第一次接触, 应安排多媒体会议室, 双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍 ）访问结束后, 准备一份小礼品送给客户, 一般挑有xx特色的, 比如茶叶, 工艺品等。访问以后, 根据客户的

2、意见, 适当安排娱乐购物等活动, 很多不发达国家的客户往往要求去购物, 特别是电子产品, 服装等, 且对价格比较敏感。有些客户则希望去采购xx特色的商品, 如丝绸, 茶叶, 瓷器等等。另外有客户想去酒吧等场所,了解附近的餐馆, 酒吧, 购物，娱乐场所等。有些客户比较随意，可以安排一些xx特色的活动, 比如喝茶，看戏，参观景点等等。送客户, 一般送到机场。有些客户不喜欢麻烦人, 送至酒店即可。在飞机起飞前,给客户电话道别。收尾: 这个工作务必做好。客户走后, 及时发邮件给客户, 一是问候, 二是将本次访问双方达成的共识, 或者会议记录, 备忘录发给客户, 敦促项目的执行。几个小点:着装: 接机和

3、会议时一般用正装, 带客户娱乐购物时便装。参观: 严格按照工厂的参观制度, 涉及到安全,卫生, 不让进去的地方就是不能进去, 不然随随便便, 人家会对工厂的管理等产生疑问。饮食：一般来说, 不用太隆重, 接待穆斯林, 最好是鱼, 虽然他们也吃xx, 但是对加工的方法很讲究，推荐xx菜, xx比较好。印度人不吃牛肉. xx最保险是西餐, 大酒店自助餐一般不错.xxxx就比较好安排。一般的接待其实做接待也是很有技巧的。细节上多注意下会给客人留下非常好的印象，为之后的合作添加多一份成功的把握。首先我们先谈下一般的接待吧：1.客人来到公司的时候，我们带他到会议室或者展厅里面就座的时候，不妨询问下：Ca

4、n I bring you something to drink?（您想喝点什么？）或者简单点：coffee or tea?（咖啡还是茶？） 一般来说，很多客人在xx的时间安排的比较紧，早餐都吃的比较仓促，有的餐厅早上没有咖啡供应，对于他们来说是很难受的。（程度不亚于我们早上起来没有刷牙就去上班的感觉）如果在正式谈生意之前可以给他们来上杯咖啡的话，不但有助提神，而且他们会觉得很心情都会变的很好。当然，很多xx人不喜欢速溶咖啡，就像我们也不是很多人喜欢茶包泡的茶。如果是水的话，瓶装的矿泉水是最好的。（老外们崇尚xx康比我们厉害的多）2.会议室里与其放水果，不如放点小糖果（xx或者咖啡糖，小巧包装

5、的xx也不错）。我所接触到的xx人，基本上没有不喜欢甜食的。在xx的饮食不习惯也导致他们比较容易有饥饿感。这个时候。小糖果就起了大作用了。 其实我个人就搞不懂为什么用水果盘来诱惑人。一般的水果要吃的xx那都要辅助以工具。但是你总不能在人家办公室削苹果吧？3.如果他们来到的时间是下3、4点，那么没有什么比做工精致的小蛋糕更好了举个例子，有次在展会，我陪老外在一个展位洽谈了很长时间，这个时候他们一个女孩子打包了一盒隔壁酒店做的xxxx蛋糕过来。而我看到老外们的脸刹那间就亮了起来。补充了“弹药”以后，剩下的生意在愉快的气氛中谈完了。不能说蛋糕有绝对的作用，但是蛋糕所带来的好心情和对公司的好印象是绝对

6、功不可没的。之后我们再谈下带客户出去吃饭吧。1.餐厅的选择：不一定豪华，但是一定要看起来干净。因为外出工作，身体非常重要。要是因为拉肚子干不了活，他们的xx之行就亏大了。2.菜式的选择：之前一定要问：Do you have anything that you dont eat?（有没有什么你是不吃的？）这个问题其实是很关键的。老外的体质跟xx人有很大的不同。他们对很多xx都会xx。我之前接待过4个xx工程师。每个人都对很多种食物xx。鸡蛋，xx，xx都不可碰。吃了就浑身痒，严重的呼吸困难。对面粉类xxxx听说过吗？我的一个xx客户就是。更离谱的是我还遇见过一个对茄子xx的人 还有就是印度人，要

7、是你听到他说他是个vegetarian（素食主义者）也别见怪，他们的宗教要求就是这样的。对于他们，如果他没有自己带食物来xx吃，那就要给他特殊点全素的食物。在点菜的时候要特别关照下点菜员。而且最好不要给他们点过辣的食物。因为他们实在是不耐xx的辣，吃点辣椒第二天就要拉肚子。（就算他在自己国家很能吃辣也不行）3.吃饭的餐具：xx大餐厅一般都有刀叉，但是如果你是个小地方，不妨请xx客户吃饭的时候提前帮他们准备套刀叉带着。因为让他们使用筷子他们会有点难堪。尤其是第一次使用筷子，如果弄脏了衣服对于商务出行人士是非常麻烦的一件事情。4.上菜：上菜前要提醒下服务员，鸡要去头去脚再端上来。鱼也尽量不要点鱼头

8、之类的菜。（也别点什么吃活鱼活虾）对于他们来说，看见脑袋在盘子里面是非常恐怖的事情。5.夹菜：由于公筷的使用也不是很普遍。上菜的时候大家先别动筷子，让服务员先用公共的筷子把菜拨到xx客人的盘子里。（当然事先要询问：do you want to try this ?）然后大家再一起吃。6.甜点：如果有甜食，放到最后上就最合适了。没有的话，水果盘也可以凑合。7.饮料：差点忘记说了。对于大部分人来说，xx的啤酒度数比他们那边的高的多，要是饭后还有工作的话，不妨叫xx啤酒，度数低点，口感也比较适合他们。要是你看他不喝酒，身体又比较胖的话，减肥可乐/xx怡可乐 （diet cola/light cola

9、）就最好了。但是饭店不一定都有。那就要看你有没有心了 要是啤酒也不喝可乐也不要的，就上100%纯果汁。绝对没有错：） 但是无论什么时候都不要强迫客人喝白酒。我们的白酒对于他们来说都是非常烈的。如何接待客户一 心理准备：调整好心态平时怎么跟人说话就怎么跟他们说就行。外商是来跟你合伙赚钱的，赚钱永远是一。只牢记一点，大家合作赚钱，这样心态就平和了，不卑不亢。放松自己, 做个真实的而不是装模作样的人, 往往更能赢得外商的尊重，把事情办好-外商和我们一样，愿意跟一个看上去比较稳重地道，而不是一个跑前跑后、慌张亢奋的家伙做生意。STEP ONE：心理的准备。二行程安排同客户商讨参观访问行程表, 同工厂（

10、公司接待部门）沟通, 一切敲定之后, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让工厂做好接待准备。既然是来赚钱，而不是来旅游观光，商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。大摆宴席以及陪他们旅游反而不一定能促成交易。因此，事先跟外商详细商量好他的行程，但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出, 看哪些产品和车间, 扬长避短, 把你想展示给外商的xx充分安排进去。可以征求外商的意见，也可以把自己设想成外商，“如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察，希望看到什么？”实际到访的时候，严格按照行程计划来做（甚至故意严格去做也无妨），常能给外商以好印象。-道理很简单，采购商并不讨厌古板的供货商，最怕说

11、了不算、无明确计划的厂家。STEP TWO：如果可以，实现跟客人商量好行程安排，至少应该知道客人来xx的时间和班次和联系方式。三公司信息的把握这个前面已经说过，你首先应该对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。STEP THREE：事前最好准备一些关于公司的英文介绍，整个生产流程的英文，省的到时候翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。四 客人信息的打探1、了解客户，包括客户的详细联系资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣。还包括外商公司的股份结构，经营现状，技术水平，近三年的资产负债数字。2详细了解外商的谈判代

12、表的具体情况，包括年龄，学历，爱好，身体xx康状况，他在外商公司中的位置，他在经商履历中的业绩，他对投资项目的兴奋点。3 调查客户性质：客户来之前你就需要对客户进行一些评估，是哪国人？是零售还是批发？网站是什么内容？针对于哪些产品？区域市场在哪等等。4 了解客人的宗教问题，以方便接待。多了解客人国家习俗，习惯和喜好，注意细节，对自己所在xx文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然应该多了解，客人问及时至少也应知道一点，不要这些都能赢得客人对你的尊敬。 不仅在工作上，在其它方面都是这样。STEP FOUR：了解客人公司及其本人的信息，更能达到知彼！五 准备接待材料和工作（STEP FIVE）1

13、 参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍（包括你们常用的付款方式，生产周期等），产品册子，易于携带的小样品；色板，计算器，尺，笔记本，订书机，图册还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，作好基本的准备。一个专门的记录本子，计算器，价格表，记录本子 最好选用有活页的夹子。过一段时间可以整理一下，但是，已经记录的不能随便扔掉，整理好备查。2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌， 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。3、会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需

14、要展示客户的文件资料以证明公司实力。企业演示文稿内容要美观详尽，至少包括：企业的竞争优势，市场分析， 往年的业绩清晰的组织结构图，客户服务流程，企业服务标准，投诉渠道，处理流程研发队伍的实力， 历史xx，开发的项目介绍，实验室的参观，负责人的资力介绍， xx证书，各种认证4 事先准备好接机牌，公司大厅接待牌，打扫公司接待谈判室，样品卡的准备，客人感兴趣的其他产品的准备。5 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。6 客人小礼物及样品的准备。7提前确定与外商谈判的三个方案，最佳方案，折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。注意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！8 对附近娱乐设施及购物休闲设施 要了解。六 接机和酒店安排1、确认时间，确认酒店，拿接待牌并提示客人，在机场迎接；车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如讯问客户旅途状况，简洁xx特色或者文化特点等（STEP SIX）2 如果没有实现商量好，可以在车上问客人的行程打算，然后再具体定，一般是先把客人送到你预定的的酒店，有时候是客人自己预定。和客户敲定酒店星级,房间（一人一间,还是share room, 楼层