装备集团OA系统培训讲稿PPTPPT文档格式.ppt

1、党政机关及事业单位 佛山市委市政府 省通讯管理局 省社科院 江西全省检察院 韶山 国有企业 广州电力 中国银行 中国电信 广日汽车 风神汽车 公路交通 外资及民营企业 日立电梯（中国）美的集团 沙钢集团 软件就是思想？电气装备集团办公自动化2022/10/274介绍的主要内容：一、系统概述二、办公管理架构三、文件管理四、搜索五、其它实用功能2022/10/275？电气装备集团办公自动化1、何谓办公自动化2、办公自动化的发展历程3、办公自动化系统的网络架构4、办公自动化系统的主要功能5、办公自动化系统软件界面2022/10/276一、系统概述：？电气装备集团办公自动化何谓办公自动化办公自动化，简

2、称OA（Office Automation），有时，我们也称其为无纸化办公，总的来说，办公自动化就是利用计算机技术进行办公的操作与管理，目的是提高工作效率。实施办公自动化，是一项系统工程，一个办公自动化系统，一般应包含：1、计算机系统 包括计算机硬件、网络环境以及软件系统等 2、组织机构与职员 为承担一部份社会责任而组成的机构，职员是形成机构的基础 3、管理规则与制度 办公自动化系统的运行，也必须遵循现实中的规则与制度2022/10/277？电气装备集团办公自动化2022/10/278？电气装备集团办公自动化办公自动化的发展历程一般认为，办公自动化的发展经历了三个阶段：第一阶段第一阶段 以文档

3、数据处理为核心的阶段以文档数据处理为核心的阶段此时的办公自动化系统，就是一个文档管理系统，是手工文档处理的一个辅助工具，其主要功能仅限于文档的记录与保存。第二阶段第二阶段 以工作流为核心的阶段以工作流为核心的阶段它改变了早期办公自动化的不足，通过网络和邮件，使文档和办公事务能根据工作程序在系统中流动起来，具备了协作与协同的能力。第三阶段第三阶段 以知识管理为基础的阶段以知识管理为基础的阶段知识管理是一个系统工程，其核心是知识的创造、获取、组织、共享和利用，让需要知识的人，在需要的时候，获得所需要的知识。传统的办公自动化系统，重视的是知识的形成过程或知识结果的处理，而以知识管理为基础的办公自动化

4、系统，则注重知识的全过程管理，可贯穿知识的整个生命周期，所以，除了第一、二阶段办公自动化系统所具备的功能外，并引入了实时交流、论坛、博客、短信、信息广泛集成、扁平化管理等概念与功能，部份系统还可让知识的管理资源化、资产化。我们正在使用的3Hmis综合知识管理平台软件，就是一个以知识管理为基础的办公自动化系统软件平台。2022/10/279？电气装备集团办公自动化办公自动化的网络架构网络中心集团总部网络分支机构外部网络：互联网办公自动化系统的主要功能：2022/10/2710？电气装备集团办公自动化根据业务流形成信息流，打通公司总部、分支机构、供应商以及消费者之间的信息流。任何地点、任何时候，可

5、与任何人沟通和共享信息。2022/10/2711分类管理器个人信息保管箱个人信息保管箱使用情况个人信息功能模块工具条流程邮局待办事宜办公自动化系统界面：电气装备集团办公自动化系统界面的目的是在计算机环境中提供工作所需的虚拟办公环境和条件系统界面的目的是在计算机环境中提供工作所需的虚拟办公环境和条件信息显示区二、办公管理架构2022/10/27121、集成数字化管理、集成数字化管理2、组织机构的虚拟化、组织机构的虚拟化3、个人信息管理、个人信息管理4、部门信息管理、部门信息管理5、集团层面管理、集团层面管理6、创建管理架构的基本原则、创建管理架构的基本原则7、创建管理架构的方法、创建管理架构的方

6、法9、举例、举例？电气装备集团办公自动化集成数字化管理集成数字化管理的含义是：集成数字化管理的含义是：通过把办公管理需求高度抽象化，提升为各种管理对象，并赋予不同的管理对象不同的管理功能，通过类型定义类型定义来形成自己的管理架构，将各种知识集成统一管理，并通过属性属性来定义知识的特征，通过授权授权来体现职责，以满足共性和个性化的管理需求。集成数字化管理概念，非常适合于以知识管理为基础的办公自动化系统，可将企业分散于各处的办公知识资源集中统一管理，有利于消除信息孤岛。2022/10/2713？电气装备集团办公自动化组织机构的虚拟化在办公自动化系统中创建组织架构，就是将组织机构虚拟化，也就是在网络

7、上创建一个与现实中的组织机构一模一样的组织框架，以形成网上办公环境。2022/10/2714？电气装备集团办公自动化组织机构的虚拟化组织机构的层次 1、顶层集团公司 2、中间部门，可以有多级部门架构 3、底层职员，职员是组织机构的最底层，是形成组织机构的基础2022/10/2715？电气装备集团办公自动化个人信息的管理OA系统为每个员工设定一个信息保管箱，保管箱中预设了一些信息管理类型，员工也可以根据需要创建新的信息分类构架，以方便分门别类管理自己信息。2022/10/2716？电气装备集团办公自动化个人信息的管理个人信息的种类 这里所说的个人信息，并不是指个人的私有信息，而是指因工作需要由职

8、员个人处理和管理的公务信息。1、共享性信息 如我的文章、互动空间（个人论坛）等 2、邮件类信息 流程邮局中的收件保管箱、发件箱等 3、个人工作信息 一般不对外公开，用于个人工作信息的处理，可创建我的工作我的工作及其下位类2022/10/2717部门信息管理要管理部门信息，就要创建一个部门信息管理架构，用于分门别类管理部门的信息。部门信息的分类架构根据部门的职责而定，可在部门的组织架构下创建，也可创建专门的部门管理大类及其下位类。2022/10/2718？电气装备集团办公自动化集团层面信息管理需要跨部门参与管理或共享的信息，都可上升为集团层面的信息进行管理，如信息交流中心（包括论坛中心、最新公告

9、等）、现行文件管理、综合档案管理、在线会议与在线交流、综合信息中心、档案收集中心、集团常用表格、集团发文等。2022/10/2719？电气装备集团办公自动化创建管理架构的原则一个管理对象，或称管理类型，判断它是属于个人信息、部门信息，还是集团层面的管理信息，有一个基本的标准，就是根据其参与程度和利用范围：1、主要由职员本人进行管理与利用的信息，归入个人信息 2、主要在部门内部管理和利用的信息，归入部门信息 3、需要跨部门，特别是跨多个部门管理和利用的信息，归入集团层面的信息2022/10/2720？电气装备集团办公自动化创建管理架构的方法管理架构的创建，是通过类型定义的方式来实现的，实际上，就

10、是利用类型定义功能，创建一组带层级的分类架构，即形成信息管理架构。1、管理规划根据管理职能，对要管理的信息进行分类，确定分类架构。2、创建分类架构根据管理规划确定的分类架构，利用类型定义功能，创建信息管理架构，包括创建分类并确定类型的属性。3、授权根据工作职责的不同，可对每一类信息进行分别授权，可对职员个人授权，也可以对整个部门（用户组）进行授权，权限可以继承，即下位类将继承上位类的权限。完成上述步骤，就可以依权限管理和利用信息了。2022/10/2721？电气装备集团办公自动化信息管理架构举例2022/10/2722？电气装备集团办公自动化以资产经营部的信息管理为例1、管理规划资产经营制度管

11、理包括起草中、修改中、现行制度以及已废止的制度等。物业管理包括合同管理、租金管理、维修管理等。资产管理包括物业处置、物业资产报废、资产转让等。评估管理包括立项、备案、公示等。投资管理包括股权投资、实物资产投资等。兼并重组管理包括股改管理、公司制改制、一般（其他）等。2022/10/2723信息管理架构举例？电气装备集团办公自动化2、创建分类架构根据管理规划，创建资产经营部管资产经营部管理理大类。在大类下面创建同层级的资产经营制度管理、物业管理、资产管理、评估管理、投资管理、兼并重组管理6个管理对象，并标注其属性。在相应的二级类型下面，创建3级分类，类型定义菜单类型定义窗口2022/10/272

12、4信息管理架构举例？电气装备集团办公自动化2、创建分类架构（续）创建完成后的资产经营部信息管理架构如右图所示。2022/10/2725信息管理架构举例？电气装备集团办公自动化3、授权 授权的含义 通过对类型的授权来体现工作权限与职责通过对类型的授权来体现工作权限与职责 我们在从事一项工作时，往往会为该工作形成一份文档，比如说，工作计划、任务单、采购申请、公文等，该文件的形成、处理与执行过程，实际上就是工作的过程，也就是说，通过记录该文档的处理过程，或依附于该文档及过程描述来记录工作过程，那么，对该文档的处理权限，也就间接的体现了工作的权限与职责。基于这样一种思路，即通过对文档的形成与处理来记录

13、与描述具体工作的执行与处理过程，而文档是保存在类型下面的，类型代表某一项职责，或某一工作项目，对类型的授权，也就是对职责或工作项目的授权，而文档，则是对具体工作事项的处理与描述。通过定义各种预设权限的工作岗位，可以简化授权通过定义各种预设权限的工作岗位，可以简化授权 通过对用户组授权，可以使一组用户同时获得相同的权限通过对用户组授权，可以使一组用户同时获得相同的权限 用户组可以是企业、部门、班组或临时组成的工作小组等，并且，用户组可以嵌套用户组，一个用户可以加入多个不同的用户组。授权具备继承特性，即下位类将继承上位类的权限。2022/10/2726？电气装备集团办公自动化信息管理架构举例3、授

14、权（续）授权的操作岗位设定已选择的用户和组供选择的用户和组岗位权限设定2022/10/2727？电气装备集团办公自动化信息管理架构举例3、授权（续）授权的原则与提示将部门管理大类的管理权授予部门经理，以体现其管理职责。将大类下面的各类的管理权限，依职责授权给相应的责任人，参与者授予与其责任相适应的权限，如协办人可以具备阅读权或者编辑权等。权限设置时，注意设定被授权者可处理的最高密级。权限设置一定要与被授权者的工作职责相一致，过宽会泄密，过紧则影响工作。充分利用岗位和用户组简化授权。2022/10/2728？电气装备集团办公自动化信息管理架构举例4、具体信息管理 信息管理架构创建完成，且授予相应

15、权限后，具备权限的职员就可以在需要的信息类型下面，创建信息了。新建大部份信息都是以文件条目的形式保存在OA系统中的，所以，新建实际上就是新建文件。2022/10/27291、可批量新建空白文件的条目，输入对应标题、文件类型、日期、编号、责任者等相关属性信息。2、新建网页HTML（超文本标记语言）格式文件，可直接输入及编辑文件内容。3、若当前计算机连接扫描仪，可调用3Hmis图像处理模块，通过扫描仪或直接从硬盘引入图像文件来生成一份新的图像文件。电气装备集团办公自动化4、具体信息管理 新建（续）新建文件窗口 信息管理架构举例2022/10/27304、具体信息管理1、属性扼要：信息关键项目显示2、详细属性【标准属性】、【附加属性】标准属性和附加属性可组合在一起显示，显示