购销存管理.docx

1、购销存管理第四章 购销存核算 购销存业务及其核算是企业经营管理的重要组成部分。实际工作中，采购、销售、仓储、会计核算，在企业整体业务流程中的各个环节密切相连。在用友T3系统中，购销存核算业务由采购、销售、库存和核算四个子系统组成。第一节 购销存核算初始化 实际工作中，任何企业都需要先制定业务处理范式及其管理规范，然后才能展开业务营运。这一模式体现在软件中就是必须先进行初始化设置，而后才能处理日常业务。就业务本身而言，在采购、销售业务过程中，一方面是现金的增减变化及客户、供应商往来的管理，另一方面是存货的流转和存储管理。所以，购销存及其核算初始化的主要内容，就是企业库存、客户与供应商往来、相关现

2、金收支等方面的管理在T3软件系统中设置。，则应收系统保存录入的发票和应收单时，当票面金额+应收借方余额-应收贷方余额信用额度，系统会提示本张单据不予保存处理。一、购销存基础设置在用友T3系统有关购销存的基础设置，由存货、购销存、单据设计和单据编号设置等模块组成，其中，存货包含存货分类、存货档案两项；购销存包含仓库档案、收发类别、采购类型、产品结构、成套件、费用项目、发运方式、货位档案和非合理损耗等；单据设计主要是针对企业购销存业务中所使用的各种原始凭证进行格式设计；单据编号设置，是对购销存业务相关原始凭证的编号方式进行设置。(一)存货分类以账套主管的身份登录用友T3窗口后，单击“基础设置”-“

3、存货”-“存货分类”，进入存货分类设置窗口（如图4-1所示）。图4-1 存货分类设置窗口窗口项目说明：类别编码，按企业编码规则输入特定存货类别编码。类别名称，输入特定存货类别名称，类别名称最多10个汉字。编码原则，是一种提示，说明第一章编码方案设置中关于存货编码方案的设置情况。如图4-1中所示，编码原则后是六个星号，且中间有一空格，这与第一章中“存货分类编码级次”设置的“33”是对应的，其含义为，已设定的存货分类编码规则是，存货共两级，一级编码3位数，二级编码6（3+3）位数。存货分类用于设置存货分类编码、名称。存货分类最多可分8级，类别编码总长不能超过30位，每级级长可自由定义。例如，洛阳利

4、达材料公司的存货编码规则已设置二级，每级3位；一级存货分为：原材料、周转材料、低值易耗品、自制半成品和库存商品等；其中，原材料下属的二级材料包含甲材料、乙材料。窗口右侧为数据输入区，而左侧是输入后已保存的资料。单击“增加”，在窗口右侧输入类别信息，一个类别输入完毕，点击“保存”，存储输入的分类信息。若发现录入信息有误，可在该窗口进行修改或删除操作。（二）存货档案在用友T3系统窗口，单击“基础设置”-“存货”-“存货档案”，进入存货档案设置窗口（如图4-2所示），此窗口完成对存货目录，以及随同发货单或发票一起开具的应税劳务等项目的设立和管理。单击“增加”，弹出存货档案卡片录入窗口（如图4-3所示

5、）。图4-2 存货档案设置窗口图4-3 存货档案卡片录入窗口存货档案信息，具体分为“基本”、“成本”、“控制”和“其他”四个页面。“基本”页录入存货档案的基本信息，“成本”页设置存货成本核算具体要求，“控制”页设置存货管理中的各项规则，“其他”页主要是存货的相关说明。窗口中后面带有“*”号项目，是必须输入，不能为空的项目，其他项目可根据实际需要选择录入。例4-1：洛阳利达材料公司的存货档案中，原材料下属的甲材料，存货编码：121101001；重量单位：吨；存货属性：外购、自制；计价单价：100元。【操作步骤】（1）在“基本”页面，存货编码输入：121101001；材料名称输入：甲材料；计量单位

6、组输入：重量单位；主计量单位输入：吨；存货属性：选择“外购”、“自制”。（2）点击“成本”页面，计划价/售价输入：100。（3）单击“保存”，完成输入。（三）仓库档案在用友T3系统窗口，单击“基础设置”-“购销存”-“仓库档案”，进入仓库档案输入窗口。在此完成企业仓库档案设置。在仓库档案设置窗口，单击“增加”进入仓库档案卡片窗口（如图4-4所示）。每一条仓库档案数据录入后，应单击“保存”，存储录入结果。图4-4 仓库档案卡片窗口（四）开户银行在用友T3系统窗口，单击“基础设置”-“收付结算”-“开户银行”（如图4-5所示）。在该窗口中完成本单位开户银行的“增加”、“修改”或“删除”等数据处理。

7、图4-5 开户银行设置窗口图4-6 销售普通发票设计窗口（五）单据设计单据是指会计业务处理过程中相关的原始凭证，如销货发票、收款单等。会计软件系统中提供有常用单据的基本模型，企业可以根据自身的管理需要在单据模型的基础上，调整其反映的内容项目，排列各个项目输入顺序及其相应的显示位置和风格等，这就是所谓的单据设计。单据格式设计的操作方法基本相同，主要包括单据项目删除、增加和调整布局等。我们仅以销售普通发票为例给予说明。在用友T3系统窗口，单击“基础设置”-“单据设计”-“销售普通发票设计”，即进入设计窗口（如图4-6所示）。发票中的信息包括“表体项目”和“表头项目”两部分。“表体项目”是指发票中间

8、表格内显示的“仓库名称”、“存货名称”“数量”等信息；“表头项目”则是指发票上表格以外的其他信息。1删除（增加）单据项目系统给出发票默认格式，实际工作中如果认为其中某些项目多余，即可通过设计功能将多余不用的项目进行删除。【操作步骤】（1）在“销售普通发票”设计窗口，单击“增加”，系统弹出表头项目选择界面（如图4-9所示）。（2）此窗口内列示出所设计单据目前的全部项目，用鼠标单击某一项目，变为蓝色后表示选中。 （3）选择好准备删除的项目后，单击“确定”，系统返回发票设计窗口，而已删除的项目将不再（在）发票上出现。图4-7 表头项目设置窗口增加项目，多数是恢复误删了的项目，操作方法和“删除”类似。

9、2.单据的布局一旦进行了单据删除、增加操作，单据的外观就出现了变化。为了让调整后项目的发票外观显得更加协调美观，就需要重新调整发票中个（各）项目的位置。这就是单据布局。表头项目，可以直接用鼠标将其拖到合适的位置。当多个项目需要对齐时，可双击选择多个项目，然后单击其中的“横齐”或“竖齐”进行对齐操作。 增加的表头项目，单据中无法直接看到时，可能是被其他项目或表体覆盖，只要用鼠标移开其他项目或表体，将新增项移至表头位置即可。（六）单据编码设置在用友T3系统窗口，单击“基础设置”-“单据设计”-“单据编码设置”，进入设置窗口（如图4-8所示），可对各种原始单据的编码方进行设置；窗口分为编号设置、对照

10、表、查看流水号三个页签。编号设置页签窗口，左侧是单据选择区，右侧是修改区；在窗口左侧区域选中一张具体单据时，点击“修改”，在“编号设置”页签，可设置单据编码方案。例4-2：洛阳利达材料公司销售普通发票采用手工方式编号（如图4-8所示）。图4-8 单据编码设置窗口【操作步骤】（1）在单据编码设置窗口，单击左侧“单据类型”下的“销售”-“销售普通发票”。（2）单击窗口左上方的“修改”，激活左侧信息处理功能。（3）选择“完全手工编号”。（4）单击“保存”。编码方案可分为“完全手工编号”和“手工改动，重号时自动重取”。“完全手工编号”，则意味着在日常业务处理过程中，使用手工输入的方式对相应的单据进行编

11、码，一般不需进行其他设置。“手工改动，重号时自动重取”，则意味着对应单据在日常业务处理过程中由系统自动编码。这样就要进一步设置具体编码生成规则。一个单据编码的附加前缀最多有三项，即前缀1、前缀2和前缀3；每个前缀又有内容、长度和规则三个方面的设置。前缀内容，可选择该单据类型的表头项目和各种分类项（客户分类、地区分类、供应商分类）。三个前缀不能选择相同的项目。如果选择的前缀内容包含有级次，则要选择按不同级次设置编码方案。前缀长度，若设置了前缀内容，则必须设置对应前缀的长度，默认为相应前缀内容的长度，可以修改，修改的原则是：三个前缀位长加流水号位长不能大于30位。已经有数据的单据不能修改单据编码中

12、的前缀位长。当前前缀选择为分类项目或者有级次的档案（如部门），则需要选择设置具体前缀内容的级次，级次的选择范围为当前前缀内容的级次范围+末级；前缀类型为日期的选择内容为年、年月、年月日。已经有数据的单据类型不能修改其前缀的级次内容。流水依据，从已选的三个前缀内容中选择一个作为流水编号的依据。流水起始值，开始使用时相当于当前单据类型的起始流水号，录入，（建议逗号改为“时”）只能输入大于等于0的整数，默认值为零。数据位长根据流水号的位长设置进行检查。单据编号预览，单据编号前缀1+前缀2+前缀3+流水依据。“对照表”页签，可查看编码方案中可用前缀的详细信息。“查看流水号”页签，可查看当前单据的流水号

13、。二、购销存核算科目设置进销存核算科目设置，是录入相关期初数据和日常业务处理中生成记账凭证的基础，主（主要）内容包括存货科目、存货对方科目、非合理损耗科目、客户往来科目、供应商往来科目等。（一）存货科目设置在用友T3系统窗口，单击“核算”-“科目设置”-“存货科目”，进入设置窗口（如图4-9所示）。图4-9，存货科目设置窗口单击“增加”，即可根据准备相应资料进行输入；录入完成后，单击“保存”。如果发现录入错误可直接进行修改，但应注意保存修改结果。（二）存货对方科目设置存货对方科目，即反映存货业务的会计分录中，和存货相对应另一方的会计科目。当某一特定存货增加或减少业务，在会计分录中对应科目只是一

14、对一关系时，例如，反映材料采购入库的会计分录中，借方是“原材料-甲材料”，贷方只能是“材料采购-甲材料”科目，这种情况下设置存货对方科目，日后在生成记账凭证时就不需修改；反之，对方科目有多种可能性，如仓库发出的甲材料可能用于产品生产，也可能辅助生产，对方会计科目就有多种可能，这一情况下存货对方科目就应选择经常使用的科目，日后生成记账凭证时还要检查其中的科目是否有误，如果有误就应进行修改。在用友T3系统窗口，单击“核算”-“科目设置”-“存货对方科目”，进入设置窗口（如图4-10所示）。在此窗口可完成存货对方科目设置操作。图4-10 存货对方科目（三）供应商（客户）往来科目设置供应商（客户）科目

15、设置，主要包括基本科目设置、控制科目设置、产品科目设置和结算方式科目设置等。这些科目设置的操作方法相似，在此主要说明基本科目设置的操作方法。1基本科目设置基本科目是指在核算应收款项时经常用到的科目，可以在此处设置应收业务的常用科目。在用友T3系统窗口，单击“核算” -“科目设置” “供应商往来科目（客户往来科目）”-“基本科目设置”，即可进入基本科目设置窗口（如图4-11所示）。图4-11 基本科目设置窗口窗口项目说明：应付科目，指核算应付款款常用科目，分为本、外币两类，本币科目如“应付账款”科目。采购科目，指常用的材料采购科目，如“材料采购-甲材料”科目。采购税金科目，指进项税额计入的科目。现金折扣科目，指现金折扣费用的入账科目，如，“财务费用-利息支出”。汇兑损益科目，指核算汇兑损益的科目，如，“财务费用-汇兑损益”。币种兑换差异科目，与汇兑损益科目相同。预付科目，指预付账款科目，分本、外币两类。此类科目设置，是自动生成记账凭证的参考，在实际生成记账凭证而尚未保存的状态可以修改凭证中的会计科目。 2其他科目设置控制科目设置，如果在核算供应商的赊购欠款时，针对不同的供应商（供应商分类、地区分类）分别设置不同的“应付账款”科目和“预付账款”科目，可以先在账套参数中选择设置的依据；