合同归档管理办法Word格式.docx

1、（三）经营管理工作形成的文件资料（四）生产技术管理工作形成的文件资料（五）科学技术研究工作形成的文件资料（六）财务工作形成的文件资料（七）职工个人管理形成的文件资料（八）其他对公司有保存价值的文件资料第八条归档文件资料的来源：（一）公司内部形成的文件资料；（二）公司部门、分公司在工作中形成的文件材料；（三）公司投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；（四）公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；（五）公司执行、办理的外来文件材料；（六）公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。第九条 归档的文件资料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、 实物等各种载体形式。

2、第三章归档时间第十条管理性文件资料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档，有特 殊规定的从其规定办理。第十一条 科研课题、城建文件资料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后 半年内归档，周期长的可分阶段、单项归档。第十二条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时 登记，安装调试后归档。第十三条企业职工外出参加公务活动形成的文件资料应在活动结束后及 时归档。第十四条会计文件资料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一 年后向档案部门移交。第十五条 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间 一致。第十六条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件资料应在工作结 束后及时归档

3、。第十七条下列文件资料应随时归档：（一）变更、修改、补充的文件材料。（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材（三）企业产权变动过程中形成的文件材料。（四）其他临时活动中形成的文件材料。第四章归档要求第十八条 整理归档的文件资料应遵循文件资料形成规律，保持其有机联 系，并符合有关标准、规范要求。第十九条 归档的文件资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的 文件材料。文件材料归档后不得更改。第二十条非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文 的要译出标题后归档。第二十一条 具有永久、长期保存价值的电子文件，必

4、须形成一份纸质文 件归档。第二十二条归档文件资料的载体和字迹应符合耐久性要求。第二十三条 归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专 门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件资料应保持其一致性。第二十四条 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 有合同、协议规定的，按其要求执行第二十五条 各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件资料的 齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核 准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明档案部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。第二十

5、六条 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册 各留一份以备查考。第五章文书档案管理第二十七条 在各项工作活动中形成的有关党群、行政、经营、生产、技 术、设备、书稿等管理方面的具有保存价值并按一定归档制度集中保管的文件资 料均属文书档案。第二十八条职责：（一）由行政人事部机要秘书负责对上级文件和公司党委、行政、纪委文 件资料的收集、整理，归档后交公司档案室保管、鉴定、统计和提供利用。（二）各职能部门在管理工作中形成的具有保存价值的文件资料均由职能 部门指定专人负责收集、整理，归档后交公司档案室。（三）档案室档案员负责指导各部门做好文件资料的归档工作。第二十九条归档范围（一）上级党政

6、领导机构对公司的重要指示、批复、批转、通报、和上级 党政领导机关发来的需要公司贯彻执行的指导性文件。（二）公司在工作中形成的指示、批示、批复、通报、通知、工作计划、 总结、会议纪要、规定、规章制度及重要请示、报告等文件材料，重要会议的全 过程形成的文件材料，外事活动中形成的文件材料，反映本单位重要活动的简报、 录音、录像、照片等，汇总的各种统计报表和统计资料以及规划、各种合同、协 议书、干部任免、奖励、处分等文件材料。（三）公司召开的各种重要会议文件和参加上级召开的重要会议上的讲话 材料等。（四）具有参考价值一般性文件和建设方、兄弟单位的重要来往函件。（五）重要的群众来信及领导批示办理情况材料

7、。第三十条文件资料归档要求（一）归档文件资料必须完整齐全，能准确反映本单位主要职能活动和形成规律。（二）归档文件资料的排列顺序是：每份文件的正件在前，附件在后；打印（正本）在前，原稿（定稿）在后；转发文件在前，被转文在后。（三）归档文件资料要去除金属物，对破损的文件材料应进行裱糊。（四）归档文件资料的用纸规格为 A4 纸，大于 A4 纸的文件材料要折叠成A4纸大小。（五）各部门上报的有关本部门请示、报告等文件资料正本（除财务报销留存外） 必须交于档案室进行存档； 有关公司的重大会议所形成的文件材料必须整理齐全由机要秘书存档。（六）归档人员必须填写归档文件资料的“文件目录清单” （见附表）一式二

8、份当文件材料移交时一并交付。第三十一条 文书档案的管理（一）档案的整理分类、编号按企业档案分类规定执行。（二）案卷排列要按分类分别排架，并按年度依次排列。分长期卷、永久卷和短期卷。（三）存放案卷的库房应清洁、通风良好，门窗牢固。（四）库房内应禁止吸烟、存放易燃易爆物品。第三十二条 做好平时文件积累工作各部门兼职档案员应做好平时积累工作，有收文、发文、借阅登记本；对收集到的文件按问题、按年度装盒，做到用时拿得出，归档时材料齐全、配套、完整。第三十三条 文书档案的鉴定（一）建立档案保管期限，作为鉴定依据。（二）对已超过保管期限的无保存价值的档案，保管部门应进行登记造册，会同领导鉴定， 报公司领导批

9、准后， 到指定地点销毁。 销毁时要有两人以上负责监销，监销人在销毁清册上签字第三十四条文书档案的利用（一）档案的提供利用严格按有关规定办理。（二）要编制档案的查找索引目录。（三）查阅档案时，不得擅自查阅与己无关的部分。（四）借阅档案时，严禁拆卷、涂改、勾划、折叠，确保档案完整无损。（五）加强案卷的统计，对案卷收入、移出要有登记，履行手续，遵守制 度。第六章人事档案管理第三十五条 职工人事档案（以下简称“人事档案”）是公司劳动、组织、 人事等主管部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的 有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的 文件资料，以个人为

10、单位集中保存起来以备查考的文字、 表格及其他各种形式的 历史记录，是历史地、全面地考察员工的依据，是企业档案的重要组成部分。第三十六条 人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规 和制度，严格管理，确保人事档案齐全、完整、准确与安全，有利于人事档案的 利用。第三十七条人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制， 公司及所属分公司员工档案、子公司领导班子成员档案，由公司统一管理；子公 司的其他员工档案由子公司管理。第三十八条 人事档案工作既是档案工作的组成部分，又是人事工作、干 部工作的重要组成部分。第三十九条 档案人员的职责：（一）保管本单位正式职工的人事档案，为国家积累档案

11、史料。（二）接收、鉴别档案材料和整理人事档案。（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递。（四）登记职工职务、工资的变动情况。（五）为有关部门提供干部、职工情况。（六）做好人事档案的安全、保密和保护工作。（七）调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。（八）推广、应用人事档案现代化管理技术。（九）办理其它有关事项。第四十条 行政人事部应有 1 名负责人分管人事档案工作；应有 1 名兼职档案员负责本部门人事档案材料的收集、整理、归档和移交工作。第四十一条 人事档案的归档范围（一）干部（职工）履历表、简历表、各类人员登记表等材料。（二）自传和属于自传性质的材料。（三）考察

12、、考核工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核材料，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。（四）评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料： 专业技术职务任职资格评审表， 专业技术资格考试成绩合格登记表， 评审高级专业技术职务人员情况简表， 业务自传， 评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务申报表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。（五）政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查说明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定） 、

13、调查报告、批复及有关的主要依据材料。（六）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的有关材料： 个人申请、 组织审查报告及所依据的证明材料、 上级批复等。（七）党、团组织建设工作中形成的有关材料1.中国共产党入党志愿书（已批准转正的） 、入党申请书（ 1-2 份系统、全 面的） 、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见； 民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料； 取消预备党员资格的组织意见 （记载组织意见的入党志愿书可收集归档） ；退党材料；2.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料；3.加入民主党派的有关材料。（八）表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖） 、中国青年科技奖、 优秀党务工作者、 优秀党、 团员等审批 （呈报） 表， 先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其它工作中形成的表彰材料。（九）纪律检查、监察和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见， 撤消处分的有关材料， 通报批评材料； 法院判决