高校办公自动化的分析与建议Word文档下载推荐.doc

1、办公自动化系统（Office Automation Systems, OAS）是 陈文力、赵欢.办公自动化.中国建材工业出版社.第二版.1999年.第5页.指人们利用先进的技术，从事各种办公业务活动、各种人际，从而达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量的目的。办公自动化同其他新兴科学技术一样，也是随着社会的需求而产生的。早在20世纪30年代办公自动化就已被提出。它的主要工作包括电子动问的管理、信息统计分析、工作日程安排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等。20世纪70年代末80年代初，办公自动化的概念在我国提出。进入90年代以后，办公自动化发展迅猛，随着计算机技术的发展，办公自动化从最早的

2、利用传真机、打字机、复印机等办公设备来进行办公发展成为现代的网络办公系统。现代的办公自动化系统观点认为：办公自动化实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递与处理及其活动的协调，从而达到一个整体目标的过程。（二）办公自动化系统进入高校的必然性 高等院校具有人才、科技、设备等优势。就高校而言，管理实质就是动员和组织广大教职工共同努力去实现学校整体目标的过程。科学的管理是高校向社会提供高水平的科研成果、高科技的服务和高素质的人才的重要保证。高等院校一旦进入自动化办公时代，工作效率和管理水平将大大提高。比如说：办公自动化的一个重要职能，是准确、及时提供产生于各部门的各种有效

3、信息，以供学院领导参考、决策，在过去，这些只能是手工操作，耗时费力且效率低。而通过办公自动化系统的管理，就可以实现各部门、各种信息资源的共享，以及时、准确利用信息。因此，冲破传统的管理思想、管理方法和管理模式，通过办公自动化的手段，建立起一套高效、面向教学、科研第一线的科学的行政管理体制，是高校适应新时期发展的需要。办公自动化，将使传统的管理手段和方法产生重大变革，也是国家和社会发展的必然要求。二、办公自动化在高校的发展 80年代国家成立了办公自动化推广委员会，专门负责和推广办公自动化技术，在短短的十余年时间里，取得了可喜的成就。从作为办公自动化、网络化的核心设备计算机的拥有量的增多就可以反映

4、出来。 张富华.“建立网络体系提高管理水平”.中山大学学报.1999年第2期.1999年.第60页.1985年以前，全国计算机的数量很少，到了1997年全国计算机达到60，000，000台，平均每百人拥有5台，电脑进入寻常百姓加以不是新鲜事，发达电脑已达到普及程度。国内许多高校从引进办公自动化概念时起，就开始把计算机技术及其设备以及其他多种现代化办公设备用于日常事务处理、信息管理等。“七五”期间，我国已有计划的在全国范围内开展办公自动化试点，“八五”期间，许多系统行业和一些大型企业实现了自动化。高校是计算机普及率最高的系统之一，技术力量雄厚，管理人员知识结构和水平相对较高，这是高校实现办公自动

5、化具备了必备条件。高校里的人才资源是实现适合高校本身的软件开发成为可能，在我国已有部分高校利用自身资源解决了办公自动化系统中的软件设计和硬件联网。三、目前办公自动化在高校应用存在的不足我国高校里的办公自动化虽然取得了一定成绩，可是仍然发展十分缓慢，水平不高。从我国的大部分高校在办公自动化的运用上来看，高校的办公自动化还存在以下几个主要问题：（一）院校实施办公自动化管理的比例偏低，发展水平不平衡。自动化在高校的发展不平衡主要表现在两个方面。一是国家重点院校、理工电子类院校办公自动化程度较高，而部分综合院校、地方院校程度较低，特别是一些、边远贫困地区的院校目前在这方面还是空白。二是东西发展差别较大

6、。东部及沿海地区经济情况好，而在西部边远地区和贫困地区受经济条件和交通条件的限制，在办公自动化建设上还处于滞后阶段。王敏.“浅谈高校办公自动化建设的特点”.惠州大学学报.18卷第3期.2002年.第46页.目前在我国教委备案的普通高等院校有1035所，成人高等院校1373所，另有各类社会力量办学高校2000余所，上网或实行办公自动化管理的院校仅占高校比例的4.5%,与迅猛发展的信息时代极不相称。（二）设备和资源陈旧、落后、缺乏。目前在我国由于高校经费的主要来源是靠国家教委、省高教厅或是政府拨款，一贯十分紧张。近年来，又由于并轨招生，经费更加紧张。在采用了办公自动化的多数高校里，许多高校用于办公

7、、管理的机器设备相对陈旧、落后。比如，前些年购买的486型计算机目前还在许多办公室里使用，无法及时更新换代；打印机及其它相关设备都比较落后；复印机或缺或落伍；传真机在院、系一级很少看到。作为环境保障的硬件尚且如此落伍，作为办公自动化的灵魂的软件就更自惭形愧了。（三）缺乏整体规划，没有相应的软件系统和网络支持。为适应社会和人才市场需求，各高校纷纷开设了不同层次的计算机应用专业。几乎所有高校都建立了计算机教学中心，也都为系（部、所）配备了公办公自动化和管理用的计算机。可是软件设备呢？这些计算机大多是单机操作，未能联网。有些单位虽配备了微机，但他们仅用于文字处理，充当打字机，设备不能充分发挥作用。因

8、此，许多院校没有自己的校园网“高速公路”，达不到信息资源共享，计算机仅当个人计算机使用。还有些院校虽然一些单机通过公用通讯网联机，每年向网络管理机构缴纳昂贵的上网费和使用费，却只能供少数人使用，这样既浪费了资金，又浪费了设备资源。（四）管理人员素质对办公自动化程度的影响不够，工作人员的现代化办公设备操作水平，尤其是计算机操作水平不高。主要是思想观念和知识结构两个方面的原因：思想观念方面。表现在不愿改变传统的工作方式，仍沿用以手工为主的管理模式，而利用计算机仅做些辅助性的工作。例如，许多部门的工作人员沉迷于经验操作。由于对计算机能做什么不十分了解，所以在用计算机管理时反而有“恐惧感”，认为不可靠

9、，不方便。知识结构方面。表现在对计算机的认识不足和操作技能不熟练，欠缺使用先进设备的操作技能上。普通存在如下三种情况：一是不会用；二是简单使用；三是使用方法不对。有些单位不断的补充新设备，但作用和优势并没有很好的发挥出来，导致了设备资源的大量浪费。四、办公自动化在高校应用的建议 要想改变高校办公事务管理的落后状况，尽快实现办公自动化，就必须采取切实可行的有效措施：（一）转变思想，提高认识，增强领导。首先领导决策层要引起重视，把实现办公自动化，提高学校的工作效率和管理水平当作一件迫切而重要的大事来抓。建设一个办公自动化系统，需要建立一个计算机管理信息系统，它涉及全校的各职能部门和面对各种不同要求

10、，要求在人力、物力、财力等方面做好科学安排。因此，在建设我校办公自动化系统的时候，必须组建一个专门领导小组，负责保证各部门通力协作，组织专家进行系统分析、系统设计，制定总体方案，负责监督实施，并处理建设过程中可能出现的问题，这样才能保证办公自动化系统建设按时保质完成。（二）多渠道筹集资金，更新、配齐必要的办公设备和相应的计算机软件。推行高校办公自动化，资金不足是突出问题。解决这个问题应调动各方面的积极性，拓宽融资渠道。首先，争取国家教委、省高教厅给与一定的资金资助。各科教单位可以通过申请科研课题，争取科研经费。其次，通过技术合作和转让，增加经济收入，与当地的各企业单位共建办公自动化，走技术社会

11、化、产业化道路。其三，积极承担其他单位、部门的办公自动化建设工程，提高经济效益，增加资金收入。购进一批较为先进的计算机设备，配以先进的软件系统，装备校党政机关各部、处、室，并实行联网；学校图书馆也应该实现计算机辅助管理；院系的办公室可以安装先进的硬、软件，实现系的内部联网。这些应结合各院校的实际情况而定，由专门的领导小组负责效果会更好。（三）做好管理人员培训工作，提高办公室工作人员的计算机技术水平和素质。高等院校要提高工作人员的计算机技术水平。没有相关的知识与技术，就无法使一台台“死”及其运作起来，就无法让计算机代替人们工作，更不要说办公自动化了。首先，要统一工作人员的思想认识，使他们认识到，

12、掌握计算机知识、技术网络知识，懂得适用各种现代化办公设备，是一个管理者必备的基本条件，也是提高工作效率的重要途径。其次，要为工作人员创造一个良好的学习提高机会。各院校可以考虑利用双休日或假期，集中一段时间，请有关专家上课、培训。在边远地区高校人才较少，院校可以结合实际进行自身人才的培训。可派送有一定基础的人员到有关院校进修学习，也可以对在职人员举办各种形式的网络知识培训。（四）建立校园网络，实现自动化的快捷、便利。要真正实现办公自动化管理，就要想办法达到信息资源共享，建立符合高校实际情况的计算机网络。与传统的人工管理相比，办公自动化的一大特点是可以实现“文档一体化”。李殷青,“谈我校计算机网络

13、建设”.广西师范大学学报. 2002年增刊.2002年.第39页.“文档一体化”可使文书与档案紧密地衔接，避免文件归档不齐全、文件分类不规范、文件检索利用困难等问题，提高文档的利用率，从而保证档案信息的齐全、准确和及时，也同时达到“一次输入多次多项输出”的效果。开发实用的软件，建立合适的校园网络，就可以实现各部门之间的资源共享，实现高效管理，自动化管理。五、办公自动化在高校应用的展望 随着科技的发展，高校自动化会登上更高的舞台，将各个院校的校园网络有机组合在同一个网络里，将是不久后的必然。国家教育主管部门应尽快成立相关的工作领导小组负责高校的办公自动化、网络化推广工作的组织和协调，由计算机专家

14、和网络专家组成技术工作班子，设计和调整符合我国国情的高校网络建设方案。当然，这还需要国家的支持和科技的发展。相信在不久的未来，高校的办公自动化将是高效的管理工作更上一层楼，更将有效地促进高校各项教育事业的发展，更快地跟上以信息和效率为主要特征的社会前进的步伐参考文献1、陈文力、赵欢.办公自动化.中国建材工业出版社.第二版.1999年.2、中国计算机发展公司.办公寓管理自动化技术.北京大学出版社.1987年7月.3、王敏.“浅谈高校办公自动化建设的特点”.惠州大学学报.18卷第3期.2002年.4、张富华.“建立网络体系提高管理水平”.中山大学学报.1999年第2期.5、李殷青,“谈我校计算机网络建设”.广西师范大学学报（综合专辑）. 2002年增刊.7