办公室1档案管理制度final精品文档文档格式.docx

1、第十一条 各单位日常形成的文件、资料要按档案归档范围及保管期限积累、鉴定，并在整理立卷后填写案卷目录一式两份，在翌年第二季度末以前向档案室移交。第十二条 各类档案归档范围（执行附录一、二、三、四）。第十三条 各级人员因公外出、出国考察、参加各种会议所收到的或签订的有价值的文件材料，要按归档范围的规定及时向档案部门移交。第十四条 凡是增设、更新、改造的工程项目，均由有关科技人员对科技档案进行修改补充后归档。第十五条 各专业工程技术人员要把科技文件材料的形成、积累纳入工作程序，并按科技档案归档范围把有价值的准确资料及时归档。第十六条 修改已归档的图纸，要由移交归档单位的有关科技人员负责填写修改许可

2、单，履行审批手续。修改内容较少时，可直接在图面“涂改”，刮改时应在修改处标注“修改”标记，修改内容较多时，应另出新图。第十七条 归档的案卷应做到：文件齐全、完整，分类清楚，标题明确，保管期限划分准确，每个案卷必须填写卷内目录与备考表，案卷封皮书写要整齐、端正。第十八条 档案人员接收档案时，必须逐卷、逐件进行核对检查，办理交接手续，由移交单位编写“案卷移交目录”一式两份，由交接双方在移交目录上签字盖章。第十九条 凡归档的文件、照片、录像带（盘）和图纸都应做到，图像、字迹清晰整洁，反差良好。禁止用铅笔、圆珠笔。蓝色复写纸书写，文件不得用金属物装订。第二十条 档案的归档时间：1. 文书档案：在翌年第

3、二季度前归档。2. 会计档案：集团公司及分子公司当年的会计档案，在本单位财务部门保管两年，期满后不得晚于第二年一季度末归档。3. 科研档案：在每个项目完成或停止后归档。4. 声像档案：应于翌年一季度末前归档。第四章 档案整理第二十一条 档案整理工作是档案室的重要任务之一。整理工作的基本要求是使档案系统化，便于保管和利用。主要是对不符合要求的案卷和收进的零散文件进行加工整理，并按全宗分类，做好插卷、排列和编制案卷目录。第二十二条 档案整理的具体要求，执行附录一、二、三、四。第五章 档案保管和库房管理第二十三条 档案室必须采用科学方法，做好档案材料的保管工作，保护档案材料的安全，延长档案的寿命。档

4、案管理工作要贯彻“防重于治，防治结合”和加强重点、兼顾一般的原则。对永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时进行修补或复制。第二十四条 档案库房是保存企业文献资料机密的重地，必须设在安全地点，结构坚固，室内要保持适宜的温湿度，库房要有专人管理，做好库房保卫、保管工作，确保库房安全。第二十五条 库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。第二十六条 库房要保持清洁卫生，掌握好温湿度，库房温度应控制在1424，相对湿度应控制在4560。第二十七条 库房档案装具要分别有序地编号和存放。案卷及查找工具要按规定摆放，阅后的案卷要及时

5、放回原处。借出的案卷归还时要清点核对，检查入库。第二十八条 库房内严禁吸烟，不得存放易燃物品、爆炸品及与档案无关的物品，要采取相应的保护措施，使库房达到防有害生物、防火、防盗、防鼠、防潮、防尘等，确保档案的绝对安全。第二十九条 档案库房是保存机密的重地，除档案工作人员之外，其他人员未经许可不准进入库房。第六章 档案鉴定、销毁、统计第三十条 档案鉴定应根据内容和作用，用历史的、全面的观点去鉴别档案的价值，认真负责地提出处理意见。第三十一条 档案的保管期限分为永久、长期（十六至五十年） 短期（十五年以内）三种。第三十二条 对超过保管期限的档案，定期进行审查、鉴定，对确无保存价值的档案材料，编造清册

6、，提出销毁报告，经主管领导批准后销毁。严禁将应销毁的档案材料作其他用途或当废纸出卖。第三十三条 销毁档案时，由档案人员会同业务部门二人以上在指定处所销毁，监销人须在销毁清册上签字，并注明日期，加盖公章，妥善保管，以作备查。第三十四条 档案人员对所管理的档案，年终要进行全年统计，准确掌握档案的数量和档案工作情况，认真填报“档案工作基本情况”年报，并作为永久卷归档。第三十五条 档案人员对档案的改进、移出、整理、保管、鉴定的数字，要清楚地登记在簿上，作为数据概括和数据分析使用。第七章 档案利用第三十六条 各部门借阅本部门的档案，须经本部门负责人同意，并履行借阅手续，借阅其它部门的档案，须经主管领导同

7、意，办理登记手续后方予借阅。第三十七条 外单位借阅档案，须持介绍信（需说明借阅的内容、用途、经办人的身份证）经主管领导批准，办理登记后方可借阅。第三十八条 借阅档案只限于在阅览室查阅，不准将档案带至其他场所，借阅者必须保持案卷原状，不得抽页、折卷、涂改、划圈、划道或损坏。归还档案时，档案人员必须检查张数，当面清点无误，并随时签字注销。第八章 档案安全保密第三十九条 档案人员要树立保密观念，严守党和国家的机密。第四十条 档案人员应严格执行档案借阅规定，履行手续，按时催还，不许折页、丢失和扩大借阅范围。第四十一条 严禁无关人员进入档案室或擅自翻阅档案，防止泄密和失窃。第四十二条 档案人员必须严格做

8、到“两不”（不该说的不说，不该问的不问）、“两紧”（手紧、门窗紧）“两严”（执行制度严、库房管理严），档案人员不准私自保管文件或携带文件外出。第四十三条 对档案库房、装具和档案进行定期检查，发现问题及时报告，作出记录，查明原因，保持档案处于良好状态。第四十四条 库房门窗日常要锁紧，节假日要加封，上下班时要检查。第九章 附则第四十五条 本办法自公布之日起实施，由办公室负责修订和解释。 附录一文书档案管理细则第一条 归档范围立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案具有保存价值的各种纸质文件材料。公司各部门归档文件内容见附录1。第二条 整理原则1、遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系

9、，区分不同价值。便于保管和利用。2、将零散的文件材料，根据其相互联系、特征和保存价值，以件为单位进行固定、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3、归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（如定稿过厚不易固定可单独为一件）正文与附件为一件（如附件数量较多不易固定可各为一件）；原件与复印件为一件；转发文件与被转发文件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度可分开（但须表示相互存放的位置）；没有批复的重要请示可视为一件。第三条 质量要求、归档文件应齐全完整。模糊或已破损的文件应予修复。、归档文件所使用的书写材料、纸张固定

10、材料等应符合档案保管要求。、有文号的本级文件归档时，必须归由单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。计算机起草文件的底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿可不归，但应在备注中说明。、各种会议记录首页采用活页记录纸。、归档文件及各种表格的纸张大小，应符合公文格式要求，档案管理表格采用纸。第四条 整理方法1、固定。归档文件应按件固定，每件可加装有页纸。固定时，正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。人事令等可合并固定。归档文件的固定方式和用品的选择，以保持整齐、完整、安全，不损

11、坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。2、分类，归档文件采用：年度一保管期限一机构分类法。3、文件排列的顺序应按党、政、工、其它；归档文件的年度，以文件签发日期为准。跨年度形成的文件归入办结年（跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年）；法规性文件归入公布（批准）年；工作报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿，来文与复文等作为一件时，文件的日期应以固定时排在前面的文件日期为准。4、排列

12、。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。没有文号的文件，如：会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级有文号的文件在前，无文号的文件在后。其它文件按不同级另排列。5、编号 。为固定归档文件的位置和排列顺序，文书处理时应对归档的每件文件编室件号，并填写年度、保管期限、盒号、机构。年度：归档文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限：归档文件的保管期限（永久、长期、短期）。机构：各单位内部组织机构的名称（或规范化的简称）。室件号：文书处理部门编写的文件

13、排列顺序号。盒号：档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。6、 编目。文书处理部门应依据归档文件分类方案和编号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置盒号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注、机构等项目。盒号（解释同前）；件号（同室件号）。责任者：文件的制发单位（部门），即文件的发文机关或署名者。联合发文时应将所有责任者照实抄录，填写责任者时，应使用全称或通用简称。文号：文件的发文字号，由机关代字、年度、顺序号组成。转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加以注明。题名：文件标题。文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题，外加“”号。有的正件题名不能反映附件内

14、容，可在正件题名后抄录附件题名外加“”号。日期：文件签发日期。以位阿拉伯数字标注年、月、日。如年月日，填写为：。页数：指每一件归档文件的总页数（来文与复文为一件时，应填来文与复文的累加页数），文件中有图文的页面为一页，文件处理单为一页，大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的页面数计算。原文没有页数的文件，应用铅笔加编页数，正面页编在右下角，反面页编在左下角。备注：注释文件需要说明的情况。解释同前。归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。归档文件目录及封面采用横式打印。为查找方便，应编制归档文件目录索引。7、 装盒归裆文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限