1、七、对保管的档案应经常进行检查、核对。如发现档案损坏、缺少张页或丢失案卷,必须及时向分管领导报告,并积极采取措施,进行追查、补救。八、销毁超过保管期限的档案必须坚持“保存从宽,销毁从严”的原则,销毁前要编制销毁清册(一式两份),报经分管领导批准后方可销毁。销毁时,要坚持二人监销,防止档案遗失和泄密。九、档案管理人员必须严格遵守有关保密制度,保持高度的政治警惕性,不得向外泄漏档案内容,不得随意将档案带出室外。十、档案管理人员调动工作时,要严格履行档案交接手续,在离职前必须将保管的档案数量、状况向接管人员交代清楚。档案员岗位责任制一、努力学习贯彻党的各项方针政策,政治上同党保持高度一致,做到思想端
2、正,政治坚定,服从领导,听从指挥,积极主动地做好档案工作。二、认真学习专业知识及各项档案管理规章制度,做到素质强,业务硬,满足工作岗位需求。三、及时收集档案,做好案卷整理,实行科学管理,分类存放,做到分类标准,编目规范,排架合理,查找迅速方便。四、坚持档案借(查)阅审批、登记手续,不断规范档案借(查)阅程序。五、严守党和国家的机密,提高政治警惕性,确保档案资料的绝对安全。六、严格遵守各项规章制度,定期进行案卷质量检查,不断改进保管条件,逐步提高案卷质量。七、严守工作岗位,不得擅离职守,遵守上下班时间,严格请销假制度。每日下班前关好门窗,确保安全。八、搞好库房管理,保持室内清洁,达到“八防”标准
3、。档案借(查)阅制度一、因工作需要借(查)阅技术科档案的,可到技术科登记查阅,查阅前必须经分管领导批准后,方可借(查)阅。二、借(查)阅档案,必须填写借(查)阅档案登记簿。三、借(查)阅档案应在技术科进行,严禁私自带出。如确需摘抄、复制、借出档案,须经分管领导签字批准。四、查阅人应爱护档案,不准圈划、涂改、剪裁、损坏档案,借(查)阅后放回原处。五、归还档案时,技术科人员应认真检查档案有无缺页或损坏,对核查无误的应在登记簿上予以注销。发现有缺页或损坏的,应及时报告分管档案工作领导进行处理。六、经分管档案工作领导批准的借(查)阅档案申请单只限一次有效,如需再查,应按规定重新办理审批手续。档案收集制
4、度一、遵照档案法“统一领导,分级管理”的原则和有关收集档案范围的规定,结合矿工作实际,接收和征集具有保存价值的各种档案资料。二、定期接收技术科各部门移交的档案。三、收集与技术科工作有关的资料。四、收集档案要坚持平时收集与阶段性收集相结合,保证档案资料的完整、齐全。重大活动,重要会议要跟踪收集,五、接收档案要保证质量,立卷、编目、抄写均应符合有关规定。六、接收和移出档案手续必须完备,交代清楚,签字盖章,长期保存。档案资料统计制度为加强档案资料的统计工作,准确掌握矿所存档案资料的情况和具体数据,以利于档案资料的提供利用,特制定本制度。一、档案资料管理人员,必须正确认识档案资料统计工作的重要性,坚持
5、原则,实事求是,以科学的态度和方法认真做好档案资料的统计工作。二、档案资料的统计,包括对档案、资料的收进和移出、保管数量、销毁数量、利用情况以及档案管理各方面的基础情况,及时准确地进行统计。三、统计工作以原始记录为依据,分门别类,按规定的统一表格认真填写,做到帐物相符。四、各项档案要定期统计,每年年终进行一次,按照统一规定和要求,向上级档案业务管理机关抄送和报送统计报表。档案库房管理制度一、根据档案集中统一管理的原则,各种类型的档案实行综合管理,不得分散和私自保存,钥匙要妥善保管,不准随身携带。二、库房门窗要求坚固,空气流畅,保持清洁卫生,防止库房过高的温湿度(做好温湿度记录),防止有害气体和
6、微生物,以避免档案的潮湿、发霉、生虫、鼠咬和纸张变脆、磨损、字迹模糊等。三、加强档案的科学管理,做到库房、橱框、案卷规格、排列、编号统一化,存放条理化,排列系统化,保管科学化。四、经常或定期检查档案的保管使用,对毁损或变质的档案要及时修补复制,发现可疑情况、意外事故立即向领导报告。五、技术科内不准吸烟,严禁存放易燃、易爆物品和食物。六、非档案人员不得擅自进入库房,若需要时,经档案管理人员同意并陪同下,方可入室。七、每次下班要注意切断电源,关好门窗,严防有人破坏和各种事故的发生。八、档案设备注意保养和维修,铁橱要定期上油打蜡。档案保密制度一、档案是党和国家的宝贵财富,是关系到国家安全和利益的大事
7、,要妥善保管,严格遵守规定的保密守则。二、接收、移出的档案、资料和收到、发出的文件,要严格交接、登记手续。三、档案库房是保存档案的重要场所,非工作人员不准入内,外来人员参观,应经分管领导批准。四、借(查)阅档案,应严格履行规定的手续,未经批准不准擅自摘抄、复制和借出。五、非经领导批准,不得私自扩大借(查)范围。六、查阅人事或其它机密档案,应经分管领导批准。七、对批准销毁的文件、资料、档案要安全处理,由二人监销,防止档案遗失和泄密。八、档案人员应严格遵守档案法、保密法的有关规定,做好档案的保密工作,违反者视情节给予纪律处分或承担法律责任。档案鉴定、销毁制度一、由矿分管领导、技术科负责人和专兼职档
8、案员组成档案鉴定小组,负责档案鉴定工作。二、鉴定档案保存价值,应遵循全面、历史和发展的原则。三、鉴定保管过期的档案,要以档案管理期限为依据,针对各类文件资料的价值进行认真地分析鉴别。四、经鉴定认为无继续保存价值的档案,销毁前要编制档案销毁清册,提出销毁报告,经分管领导批准后销毁。五、销毁档案要坚持“复本从宽,孤本从严,技术科文从宽,外单位文从严”的原则。六、对销毁的档案要注意保密,不准向废品收购部门或私人出卖或改为他用。七、销毁档案要在指定的地点进行。八、对批准销毁的档案,要指定专人负责,由两人监销,监销人要在销毁清册上签字盖章、存入档案。档案设备维护使用制度一、档案设备由技术科专人管理,专人
9、使用,其他人员须经分管领导批准后方可使用。二、一切电器设备保持正常运行,杜绝短路等现象发生。三、每天应对库房进行清洁工作,保持库房的清洁卫生。四、每周三为设备维护日,对档案橱具等清擦一遍,对所使用工具进行检查保养,发现问题及时维修,保证处于正常的工作状态。档案库房消防安全制度一、档案管理人员,要严格执行岗位责任制,熟悉库房各部位的情况,认真学习消防文件,明确防火意义,会用灭火器材。二、非本室工作人员不经允许,严禁进入库房。三、库房内、阅览室、整理室不准吸烟,不准存放易燃,易爆品。四、加强对用电设施、器材的管理,发现不安全因素及时采取措施。五、定期检查消防器材,发现问题及时检修或更换,使之始终处
10、于完好状态。六、时刻提高警惕,一旦发生火情,首先切断电源,并立即组织人员补救。现代化设备的管理使用制度一、微机、防磁柜、空调机和去湿机要明确专人管理,管理人员要爱护机器,确保机器的正常工作。二、未经领导和有关技术人员同意,不得随意使用机器,如出现事故,矿将从严处理。三、微机不得随意使用外来磁盘,如出现事故,追究当事人责任。四、工作后要做到及时关机,注意防火。五、每天下班前,管理人员要检查所有机器设备是否关闭。档案管理现代化制度档案管理现代化是档案管理的发展方向,档案管理纳入矿办公自动化程序是现代化管理的客观要求。加大投入,强化培训、注重网络、全面开发,使电脑网络化、管理现代化、办公自动化、业务
11、档案化的管理体系。一、实施档案、打字、统计、业务分析的电脑网络、一体化建设。二、加强培训、搞好开发,提高现代化的操作技能。三、利用档案最新、最准、最快的信息,及时向领导汇报,为决策服务。四、实现与档案的电脑联网,构建“大档案”的体系,更好地为矿井经济发展服务。特殊载体档案管理制度一、特殊载体档案指在照片、录音、录像、磁盘、光盘等载体形式上能够反映历史面貌,重大职能活动和重要业务活动的历史记录。二、特殊载体档案,由矿综合技术科集中统一管理,以保证其完整性、系统性,应于形成后半个月内,由经办人按归档要求向技术科移交。三、配备防磁柜、空调、吸尘器、去湿机等主要的保护设备,保持温度1424度,相对温度4565。避免接近带有磁性的物体,防止灰尘,特别注意汗渍污染底片。四、定期对特殊载体档案进行检查,照片档案每两年检查一次,磁带光盘一年重绕一次,以释放磁带内部压力,对需要长久保存的,破损或变质的特殊载体档案要及时修补,复制或作其它技术处理。五、重要的录音、录像、光盘档案要实行两套制保管。重大活动档案登记制度一、认真做好矿重大活动的资料收集、整理、登记及归档工作,登记范围包括各级领导来我矿检查、指导、召开有关会议、现场会、工作的决定、决议及规章等行政性发文。二、重大活动的登记、资料收集、整理归档时间不过月。三、每漏记一项重大活动,追究有关人员的责任。
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