公司档案管理规章Word格式.doc

1、1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等由行政部门收集整理。2、公司的职工劳动合同、工资、考勤、福利方面的文件材料由人事部门收集整理。3、员工工作中涉及到公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表，对外的正式发文与有关单位来往的文书，与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等，按工作职责向行政部门交自己工作范围内的文件资料。4.收集的文件材料应为文字文件和电子文件，归档后的电子文件仅由公司行政部门的专人保管，部门及个人不可保留。5. 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不

2、得擅自带走或销毁。三、档案的归档（一）归档的要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。5、档案文件中密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用黑色记号笔书

3、写，字迹要工整、清晰。（二）档案管理人员职责1、定期做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。2、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。四档案的借阅（一）借阅流程因工作需要，公司内部人员需借阅绝密档案时，由其填写借阅档案申请表，总经理审批，审批合格后，方可借阅；借阅机密档案，填写借阅档案申请表，部门经理审批，合格后，方可借阅；借阅非密级档案，可直接填写档案借阅记录表办理借阅手续。（二）借阅档案的密级分类公司档案密级分为绝密、机密两个级别:1、绝密级包括公司领导的电传、传真、书信；非公开的规章制度、计划、报表、员工工资及重要文件；公司领导个人情况；正在研究的经营计划与具体方

4、案、员工档案、人员任免；2、 机密级包括公司合同；技术性文件和资料。（三）注意事项1、档案借阅随借随还；对借出档案，档案管理人员要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。2、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。五档案的销毁（一）销毁流程档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交副总审核经总经理批准后执行。（二）销毁时间间隔1.面试人员档案，每3个月的档案集中销毁一次，间隔时间为3个月。2.离职人员档案，每半年的档案集中销毁一次，间隔时间为一年。注：经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。六、本制度即日起开始执行。附：档案记录表档案号编制要求：编号由13位数组成，前八位是古润方三字开头字母大写+年号+部门代号，第九位为“-”，后四位为顺序号，顺序从0001开始编排。序号文件编号文件标题页数份数档案号交、接人存档时间备 注文字电子圣易文化传播2012.12.21