秘书办公室主任岗位职责.doc

1、广西大学电气工程学院科研秘书岗位职责1、根据国家、地区、学校发展规划，结合学院及各专业的科研方向和能力，协助主管领导拟定学院年度和长期科研发展规划。2、负责与学校科技处的联络工作，下发各类与科研相关的通知，协助科技处做好各项科研资料整理、科研成果统计工作。3. 密切关注相关部门发布的科研信息和动态，为老师们寻找更多的项目源和成果转化途径。4、搜集各种科研信息，并及时通知主管领导和其他科研人员，协助主管领导组织全院教师进行各级各类项目申报、中期检查、结题验收等项目管理工作。5、协助主管领导组织各类科研成果奖项申报，协助课题负责人准备申报材料。负责科研评奖信息通知、申报材料格式检查、学术论文的送审

2、工作等。6、负责完成学院年终科研成果统计、科研工作量计算、科研项目执行情况总结、科研工作年终总结报告等工作。7、负责科研方面文件的收存、下达和科研档案管理工作。8、负责校内外学院科研方面的宣传报道及有关资料收集整理工作。9、协助分管领导组织好各种科研活动、校内外专家讲学和学术交流活动，活跃科研氛围。每年年底或年初，协助主管领导制定下年度学术活动计划，做好上一年学术活动情况的统计和工作总结。10、协助学院组织各类学术会议，负责讲学活动的通知、海报、场地准备、会后宣传报道等工作，并协同行政办公室做好用车食宿等学者接待工作。11.协助分管领导搞好学院学术诚信和科学职业道德建设，扼制和打击学术不端和学

3、术腐败行为。12、组织、协助学院教师申报学校学术活动基金，负责材料审核、交送等工作。13. 协助组织有关人员定期检查验收各类科研项目的进展情况和对科研成果进行评审和鉴定工作，督促、指导项目负责人按时高质量地结题。对重大问题及时向学校科研管理部门汇报，及时解决。14 协助分管领导协调本单位科技资源优化和跨部门整合，实现共享，为科研人员创造良好的科研条件。15 组织并指导高年级学生的课外科研、学术活动。16、 掌握教师参加国内外学术活动的情况，并做好统计汇总工作。17、负责学院学术活动各种资料的存档工作。18、完成学院领导交办的其它工作。广西大学电气工程学院研究生秘书岗位职责研究生教学秘书是协助学

4、院研究生工作主管领导开展工作，处理学位与研究生教育日常事务的教育职员，其职责如下：一 协助组织制定本单位的研究生招生计划，协助组织做好招生命题、评卷、复试和录取工作。二 协助组织有关人员制定研究生的专业培养方案和研究生培养计划。三 负责学院研究生的教务管理工作：1.负责研究生的专业基础课和专业课的课程安排、教材征订工作。2.组织导师与研究生双向选择工作。3.负责研究生的学籍管理, 组织中期考核及开题报告材料的填报, 成绩管理及毕业成绩单的输入及审核。4.负责研究生的外语考试的报名、准考证发放、外语水平调查及登记表的填报、研究生科研成果登记等工作。5.了解研究生的教学情况（包括课程内容、教学方式

5、、成绩考核、教学效果等），了解、检查和定期汇报本单位研究生培养方案和培养计划的实施情况。6.加强与导师的联系，了解反映导师的指导情况和建议；密切与学生的联系，及时反映学生的要求和意见；督促导师做好落实指导任务和培养工作总结。7.安排研究生教学实习和社会实践活动。四 负责学院的学位管理工作：1.协助做好博士、硕士生导师的遴选和聘任工作。2.协助做好学位论文的评阅和答辩、预答辩，学位申请、评定和授予，学位材料整理、上报和归档，优秀学位论文评选，学位论文质量抽查等工作。五 协助导师做好研究生业务培养费的管理和指导教师津贴的发放工作。六 加强与研究生会、研究生支部的联系、沟通，及时了解研究生的思想动态

6、、，积极做好研究生的思想政治工作。七 做好奖学金、优秀研究生、优秀学生干部的评定与颁发，助学贷款申请，贫困生家庭情况调查与入库及研究生学生会和班级的指导工作。八 协助做好发布就业信息、推荐毕业生等与研究生就业相关的各项工作。九 兼任学院学位评定分委员会秘书工作，协助分管领导做好学科建设评估工作；协助学位授权点的申报、审核；协助做好学院学位评定分委员会的日常工作。十 完成学院领导交办的其他工作。电气工程学院教学秘书岗位职责教学秘书是院长和分管教学副院长管理教学工作的助手，负责处理日常教学管理工作。1、 初审、整理教研室提出的教学计划、各种报表及其他教学文件，提出意见，交教学副院长审定。2、 检查

7、各专业教学计划、教学基本要求（大纲）、教学进度执行情况。参加每学期期中、期末教学检查，审核学生、班主任上报的期中、期末教学检查统计表，并将其中重要问题汇总送交教学副院长。3、 布置各教研室填写教师教学安排表，协调各教研室对教师教学任务的安排，根据教学计划和教研室教师任课安排表，编制学院的教学任务书，按时上报教务处，落实学院内开出的课程任务。4、提出外院开设课程的教师聘请计划，上报教务处和有关院、部。5、检查有关教师的听课情况，每学期末回收听课本，并将检查情况向教学副院长汇报。6、检查、督促每学期材料预订、分发、保管情况。7、组织安排期末考试的各项工作，落实监考人员，检查教务员期末考试安排工作和

8、试卷存档。8、布置各教研室制定每学年实习计划。对学院内实习经费、资料费和差旅费的使用提出意见，负责教学经费（包括实习经费、资料费和教学差旅费）的报销工作。9、指导和检查教务员做好学籍管理、学业资料保管、学生考勤汇总、学生学习成绩统计等有关教学方面的工作。10、起草院内有关教学文件，接待有关教学的来信来访。11、每个学期末审核和统计各教研室上报的教学工作量。12、组织做好学院计算机网络教学管理工作。13、负责撰写学院有关的教学简报，由教学副院长批准后公布于众。14、协调配合院督导员和校教学督导员检查学院工作，督促教研室主任、学院领导按时完成听课任务。15、协助做好专业建设，重点课程建设的规划和执

9、行中的督促、检查工作。11、完成学院领导交办的其他工作。电气学院行政办公室主任岗位职责办公室管理工作1负责学院办公室全面工作。2 负责管理办公室临时工作人员和勤工俭学学生。文秘与接待工作1 协助院领导处理日常行政事务工作。2 负责学院日常文书的处理，包括证明、介绍信和公函的开具，以及通知的发布。3 每日上网查看学校各部门发布的有关文件和通知，并负责下载、打印和张贴。4 负责其他单位来信、电话、文件的接收、登记、呈批、传递、联络或印发等。5 负责学院公章的管理。6 参加学院行政会议，作好会议记录。7 负责学院召开会议的各项工作，包括会议通知、考勤登记和会议记录、会议纪要撰写。8 负责学院选举、竟

10、聘方面的有关工作。9负责全院教职工考勤工作。10负责做好办公用品的购置和发放工作。11 负责做好教职工及离退休人员节日礼品的购买和发放工作。12负责学院接待工作，包括受邀来访人员吃住的安排。人事工作1负责教职工年度考核的表格、材料送审、组织、联络等工作。2负责教职工职称评定的表格、材料的组织、送审、公示及反馈、联络。3 负责人员调动的联络工作。4 负责学院人事档案的管理工作，包括教职工的学历学位证书、职称证书、教师资格证书等复印件的归档和保管工作。人口与计划生育工作1 负责户藉、人口普查、计划生育、就业调查等相关工作。房屋水电等后勤管理工作1负责督促、检查学院办公楼的维修、卫生工作，包括清洁工

11、作、门卫工作管理。2 负责管理学院每个房间的钥匙。3 负责管理学院各会议室，保持会议室的清洁和整齐。4 负责学院办公桌椅的领用、保管和报修工作。5 协助领导做好消防及安全检查工作，并按要求作好记录。6 参与房屋分配工作。财务工作1负责学院的奖金发放工作。日常临时性工作1完成学院领导临时口头交办的工作。2 参与处理日常突发事件，如伤亡、纠纷等突发事件。3 副主任不在时临时接管副主任的部分工作。电气学院行政办公室副主任岗位职责文秘与接待工作1 协助院领导处理日常行政事务工作。2 负责学院日常文书的处理，包括证明、介绍信、公函的开具，以及通知的发布。3 每日上网查看学校各部门发布的有关文件和通知，并

12、负责下载、打印和张贴。4 负责其他单位来信、电话、文件的接收、登记、呈批、传递、联络或印发等。5 负责学院电子显示屏的使用。6 负责学院公章的管理。7 负责学院选举、竟聘方面的有关工作。8 负责做好教职工及离退休人员节日礼品的购买和发放工作。9负责办理学院因公用车或活动用车事宜。10负责学院离、退休教职工的联系。人事工作1负责教职工年度考核的表格、材料送审、组织、联络等工作。2负责教职工职称评定的表格、材料的组织、送审、公示及反馈、联络。人口与计划生育工作1 负责户藉、人口普查、计划生育、就业调查等相关工作。2负责医疗保健管理。3 负责医疗保险方面工作。4 负责教职工健康体验工作。房屋水电等后勤管理工作1 负责管理学院各会议室，保持会议室的清洁和整齐。2 负责窗帘的清洗、维护和更换工作。3 负责门窗锁具的维护、报修和更换工作。4 负责学院办公楼厕所、上下水管道的漏堵检查和报修。5 负责学院电灯、电扇、空调的报修维护工作。6 负责学院电话的申报安装和报修工作。财务工作1负责学院领导的公务报帐。2负责教职工教学工作量的统计核对工作。日常临时性工作1完成学院领导临时口头交办的工作。2 主任不在时临时接管主任的部分工作。