卓越的时间与工作计划管理技巧.docx

1、卓越的时间与工作计划管理技巧 小故事 有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。” 案例 美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？结果很多人回答的是没有多读书，没有好好的约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。 时间的意义 看待时间的三种观点 时间等于金钱 时间大于金钱 时间小于金钱 时间的特征 时间是不可移动的 时间没有办法储存 时间无法增加 时

2、间借不到、买不到、租不到 时间以稳定的速度无法阻挡的消失 时间资产计算图 时间的分配 工作或学习时间 休闲时间 家庭时间 个人时间 思考时间 时间的运用 大块时间 首要时间 零碎时间 固定时间 时间的价值 无形价值 把时间投资于你的工作、家庭、社交、的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。 有形价值 所苦心开拓的许多家庭关系、社交关系、会在以后带来有形的报酬。 你的时间价值几何 时间管理理论的历史演进 第一代时间管理 第二代时间管理 第三代时间管理 强调价值规划、制定优先顺序 优点：以价值为导向提高生产率 缺点：忽略了自然法则缺乏远见 第四代时间管理 属于自然法则和罗盘理论 优点：效率

3、方向 第四代时间管理的要素与核心 最重要是全方位的平衡点 改变的是我们的思想而不是行为， 是一种改变思想的互相的信赖 和，和谐，和而不同。 2009年-恭喜发财! 谢谢! 时间管理矩阵 重 要 性 急 迫 性 重 要 不紧急 不重要 不紧急 重 要 紧 急 不重要 紧 急 分清任务的轻重缓急 时间管理矩阵 第一优先：做“重要且紧迫”的事 第二优先：做“重要但不紧迫”的事 第三优先：做“不重要但紧迫”的事 第四优先：做“不重要也不紧迫”的事 时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是： 分清任务的轻重缓急 时间管理矩阵 重 要 性 急 迫 性 重 要 不 紧 急 （多做） 不 重 要 不 紧 急 （不

4、做） 重 要 紧 急 （快做） 不 重 要 紧 急 （授权做） 分清任务的轻重缓急 举 例 说 明 紧 急 不紧急 重 要 不重要 干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 分清任务的轻重缓急 请运用四象限方法排列你的工作： D（水型的事务） 一些可做可不做的杂事 一些不必要的应酬 有趣的活动 C（细沙型的事务） 不速之客的接待 某些信件、文件、电话的处理 某些会议的出席 某些必要而不重要的会议、

5、活动 不 重 要 B（石块型的事务） 发掘新机会 规划 改进产能 建立伙伴关系 防患于未然 A（碎石型的事务） 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 重 要 不紧急 紧急 案例分析 一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长

6、来找李经理。 ? 假如你是李华，此时此刻你该怎么办？ 案例分析 M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地

7、找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！” ? 假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？ 陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事： A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜； B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续； C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知； D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话； E、复印机故障需联系售

8、后服务单位前来维修； F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。 主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况： 陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？ 请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。 案例分析 陈明宇应如何安排时间？ 总结：如 何 处 理 高 价 值 活 动 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持

9、积极进取的态度。 分清任务的轻重缓急 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确地做事更重要！ 总结：如 何 处 理 低价 值 活 动 分清任务的轻重缓急 第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧 课程内容 技能一：学会授权的技巧 授权不是参与 授权不是弃权 授权不是授责 授权不是代理职务 授权不是工作分工 技能一：学会授权的技巧 目的明确 因事授权，视能授权 不能重复授权 权与责

10、相对应 逐级授权 单一隶属授权 适度授权 良好的沟通 充分的信任和有效的控制 授权的主要原则： 技能二：怎样拒绝外界的干扰 用制度拒绝干扰 拒绝之前要倾听对方 拒绝之前不要使用挡箭牌 拒绝时保持和颜悦色 拒绝的态度要坚决 拒绝中要争取主动 拒绝时要避免争吵 拒绝时对事不对人 拒绝后提出建设性的意见 可以安排专人拒绝外界的干扰 技能三：会议时间的管理技巧 1、会前准备： 确定会议的必要性 确定会议目标 确定会议议题 确定会议参加者 选择会议地点 准备必要的会议设备 技能三：会议时间的管理技巧 2、进行会议： 宣布会议开始的技巧 会议进行中的主持 处理会议过程中的问题 消极情绪 两派意见对立 全体

11、保持沉默 有人打岔 5 4 3 2 1 17、会议是对时间有价值地利用吗？ 5 4 3 2 1 16、会议和行动细目形成文件并分发了吗？ 5 4 3 2 1 15、会议按时结束吗？ 5 4 3 2 1 14、会议是一种积极向上的气氛吗？ 5 4 3 2 1 13、领导强调控制吗？ 5 4 3 2 1 12、与会者相互聆听吗？ 5 4 3 2 1 11、所有与会者均得以参加吗？ 5 4 3 2 1 10、会议按计划进行且不允许离题吗？ 5 4 3 2 1 9、每项议程细目的目标清楚吗？ 5 4 3 2 1 8、理解会议目标吗？ 5 4 3 2 1 7、与会者知道他们为什么被邀请吗？ 5 4 3

12、2 1 6、会议按时开始吗？ 5 4 3 2 1 5、适当的人员参加会议吗？ 5 4 3 2 1 4、会议室布置合适吗？ 5 4 3 2 1 3、给每一细目安排的时间充足吗？ 5 4 3 2 1 2、议程顺序安排合理吗？ 5 4 3 2 1 1、议程表是否发送及时以保证出席？ 一点也没有 稍微有点 很有效 你的会议有效程度如何 3、使用会议检查表： 第一代时间管理理论 第二代时间管理理论 第三代时间管理理论 第四代时间管理理论 属于备忘录型 优点：应变能力很强，压力小 缺点：随意忽略整体规划 属于记事薄规划与准备 优点：1.追踪约会事件 2.达成率比较高 缺点：产生安排的习惯 第一章：职业人士

13、必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧 课程内容 对你的时间管理现状作出评估 小测试：你浪费时间的情况严重吗？ 10、在着手完成一件艰难的工作之前，管理者喜欢整理桌上的物 品 9、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态 8、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理 7、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作 6、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视 5、当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者要避免直截了当的 答复 4、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大任务的干扰与危机 3、

14、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作 2、为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是非常必要的 1、为了避免对棘手的难题采取行动，管理者要寻找理由和借口 D C B A A：极表同意； B：略表同意； C：略表不同意； D：极表不同意 时间用家类型 散漫型 浪费型 高效型 失控型 时间太多，无从打发 有效工作时间太少 高效利用时间，甚至可以有效支配他人的时间 甚少有自己支配的时间 对你的时间管理现状作出评估 个人时间管理的分析与评估 分析前的准备： 1、接受“时间有价”的观念 时间经济价值：收入时间，如年收入365天 2、养成记录时间的习惯 对你的时间管理现状作出评估 个人时间管理

15、的分析与评估 个人评估时间管理的步骤： 1、纪录 工作结果 工作等级 工作项目 10：00 9：00 8：00 对你的时间管理现状作出评估 个人时间管理的分析与评估 2、绘制时间效率曲线 23：0023：59 22：0022：59 09：0009：59 08：0008：59 07：0007：59 极佳 佳 普通 稍差 很差 效果 每天时段 时间：200年月日至200年月日 对你的时间管理现状作出评估 个人时间管理的分析与评估 3、评估时间分配状况 案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析） 2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。 他在这一天

16、的工作任务是： 制定一周工作计划 进行质量控制 工作会议 电话 接待供应商的拜访 检查下属的工作状况 处理员工纠纷 对你的时间管理现状作出评估 20 24 8、午餐 512 480 总计 100 60 9、其它 0 24 7、处理员工纠纷 30 24 6、检查下属工作 50 24 5、接待供应商拜访 42 24 4、电话 120 72 3、工作会议 30 48 2、进行质量控制 120 180 1、制定工作计划 比例 时间 比例 时间 实际 预测 时间分配 工作项目 某分公司总经理周一的时间评估表 对你的时间管理现状作出评估 个人时间管理的分析与评估 4、分析 分析提示之一： 时间使用率是多少？ 你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？ 你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？ 你不可支配的时间有多长？在什么时候？ 你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？ 你认为应采取什么行动，才能减少或