公文文种的作用文档格式.docx

1、3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。三、选择文种的依据1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。2.要看作者与主要受文者（即主送机关单位）的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用

2、具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。四、正确区分一些易混淆的文种公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文

3、种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。（一）决定与决议他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表

4、大会讨论通过方才生效。2.发文机关（组织）不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定（简称部署性决定）、处理具体事项的决定（事项决定）和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如四川省人民代表大会

5、常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议;有的带号召性，如中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。（二）公告与通告公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。1.内容适用范围

6、不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的

7、规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。特别要注意不滥用公告。（三）请示与报告它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。4.受文机关处理方式

8、不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。（四）请示与函（请求批准函）这里的函专指用于向有

9、关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。（五）批复与函（审批函）这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。批复是下行文，

10、函是平行文。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。（六）规划与计划规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。篇二：第三节公文文种的作用和辨析第三节公文文种的作用和辨析一、不同类别的文种地位不同公文是一个独立的文体，每一种类的性质不同、作用有别，要准确地使用公文，不错用、不滥用公文文种，就必须明确以下几点：（一）法定公文可以独立行文公文的文种，有一部分是

11、党和国家通过公文法规的形式加以确定的。如：党的机关法定文种共有14个，如：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的文种有13个，如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，名称相同的有9个，各不相同的也是9个，合起来是18个。这18个文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，所以也称为法定文种。法定公文可以独立行文，而且行文时可采用国家标准的公文格式。（二）非法定公文行文时需要用文件头作载体与法定（主要、正式）文种相对应的是非法定（非主要、非正式）的文种，它不是党和国家公文法规中加以确

12、认的，而是人肥在长期的公文写作实践中约定俗成的。例如“计划”、“总结”、“考察（调查）报告”、“工作研究”等。非法定公文不具有独立行文的资格，也不能使用党和国家公文法规中正式规定的标准公文格式。“非法定文种（非正式、非主要文种）要上报或下发时，只能从法定文种中寻求一个文种来做它的载体”。一般管这个载体叫“文件头”。“文件头”大都用“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来充当。二、不同名称的文种表达的作用不同文种虽然只是公文的一个分类，但是，文种不同，包含的内容、行文方向等都有区别。具体表现在：1.不同的文种名称，具有不同的性质如命令（令）中，虽然有行政令、公报令、嘉奖令、惩戒令等不同的类别区分

13、，但它们都有一个“令”字，所以，在使用令、命令、通令等作为文种名称时，都具有指令性质。又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，所以在使用通知、通报等作为文种名称时，基本属于告知性、周知性文件。再如会议纪要，“纪要”即概述其要点的意思，所以，会议纪要属于会议文字记录性的文件。2.不同的文种，反映的行文方向不同如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关核心，所以，它们的行文方向必然是自上而下的;又如“请示”这个文种，“请示”二字的已是请求给以批示，所以行文方向是自下而上的;再如：“函”这个字的本义是书信，书信是用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务时使用的一种文体，在行文方向上，不论、上、对下还是平级机关或单位之间均可使用这种文种，所以，“函”的行文方向是平行的。3.不同的文种名称，表达了文件的不同目的或要求如布告、公告、通报、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情告知的意思，因此这四个文种的行文目的在于向人们（或组织）周知、告诉某一事项;又如“指示”二字，其含义是指点、指导、示意，具体地说即指出正确的方向，那么作为公文的指示，显然其行文的目的在于指导工作，要求下级机关或单位循此执行;再如公文中的“批复”，它非常明显地告诉我们，行文的目的是上级对下级作出的批示和答复。综上所述，文种的名称