数字档案室及档案数字化建设方案Word格式.docx

1、数字档案室应坚持“资源为 王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及 时、完整、有效归档，规划设讣以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本 出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利 于数字档案资源的有效管理和方便利用。标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务丄作与档案 工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设 计、建设，实现文档一体、馆室一体。整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来， 统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实 施方案。确保安全

2、。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护 和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢 复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。三、建设目标及内容（-）建设目标通过数字档案馆（室）的建设，实现档案工作提质增效与创新发展，全面 提升档案管理、开发共享服务能力，促进机关单位提高管理水平，为未来持续 健康发展提供有力支撑。（二）建设内容1、 建设数字档案室系统数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字 档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。2、 建设档案数据资源库通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和

3、对纸质等传统载体档案进行 数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。3、 建设应用及存储体系档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件 等基础设施来实现。因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺 少的一环。四、建设方案（-）数字档案室系统建设方案第一节系统管理-） 系统登录1.用户名和密码登录为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验 证，系统使用用户密码验证。如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相 关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。系统针对用户 的密码实行加密。2.角色界面划分登陆后显示的

4、个人门户，根据用户角色不同，显示不同。3.登录痕迹系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。2）用户管理用户信息支持与用友C系统用户信息同步，需提供接口规范。用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安 全起到了关键的作用。系统提供了角色/用户的管理方式。系统支持新建系统用 户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用 户角色等。1角色拥有一定数量的权限，可以包含用户（以实现权限的继承），角色内用户继 承角色的权限。即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。其权 限级别低于用户具体权限。2.用户权限的拥有者或主体系统提供一个默认角色：超级管

5、理员，也可以根据自己需要添加修改角 色。通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加 灵活方便的设置。三） 角色功能管理因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，乂要 保证相关密级的档案受到访问限制。权限体系的建立是通过超级管理员的身份 赋予各个非档案主管用户档案利用权限。权限根据用户与角色来分配。分为四个权限体系：1.功能权限功能权限完成档案员档案业务权限设置。例如录入、删除、统计等功能权 限。2.档案权限档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的着录项/条/原文的查 看权限。条日/原文权限包括读写目录、只读日录、只读原文、读写原文、禁读 原文，同时

6、也可以定义具体的着录项权限。受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系， 任何用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系， 任何用户都能直接进行浏览。记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。3.文件权限文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。4.网站权限网站权限是赋予用户利用平台栏H的访问权限。四） 部门管理提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。五） 岗位管理可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。六） 个人桌面包含：公告通知板块代办事项板块系统消息提醒板块系统设置板块七） 公告管理1、 可添加

7、公司公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。2、 可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。第二节档案收集-） 档案目录用户可以根据档案的不同类型自定义无限层级树形LI录结构，实现档案集 中存储。1档案库管理体系提供灵活的档案库管理体系，用户可以自定义多级档案室管理体系与自定 义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的 更新。（1） 多级档案管理方式可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根 据实际情况而定。（2） 多级多层次的档案类别管理可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。完全 根据实际情况实行可维护的档案库类别管理。2.可

8、维护的档案库管理方式（1） 多种模版供选择系统在初期需要构筑档案的着录项集、报表等，需要花费大量时间，为此 系统提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者 根据需要调整后利用。这种在模版基础上做简单修改的管理方式，将大大缩短 了用户时间与缩小了难度。（2） 着录项可灵活定制对于已有的模版或用户自己定制的档案库，根据用户使用习惯，档案库着 录项的使用程度，可对着录项灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。 用户所需要常用的着录项可意动到醒LI与常用位置，方便用户操作。（3） 多种数据展现方式可供选择用户在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供 多种数据

9、展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。对于条U列表有4 种模式供用户选择，他们是全部、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页 展现方式。这样用户就能很好的对档案条U进行快速定位和处理。（4） 灵活定义关联档案库档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷内文件，这 对管理档案起到直接有效的管理。系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定 义自己的档案库之间关联。实现档案之间关系的灵活性。二） 目录权限控制可限制用户对不同级别档案的权限，档案级别包括：公开、秘密、机密以 及绝密；可控制对不同所属人的档案的权限，包括：可以编辑所有，只能编辑 属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看

10、属于我部门的。三） 档案数据建立录入是档案员最基本常用的操作，增加录入的灵活性与方便性能提高档案 管理人员工作效率。为此提供了灵活的数据录入方式：列表式多行录入，卡片 式录入及录入控制功能。录入的条LI的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此， 系统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段 无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可，如保管期限等。系统提供用 户保管期限与实体分类的维护功能。在录入的过程中有时候会造成与上条记录的重复，因此系统乂提供了录入 携带功能，方便用户在录入下一个条LI时候，把不需要录入的重复的值直接携 带过来，以减少录入时间（上一条、

11、下一条功能）。山于档案的有些字段为必录的项LI,如果忘记录入，会造成数据的不完 整。为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项LI设置为必录的， 这样用户就不会遗漏所录入的项U7。系统通过格式化录入编码的功能保证用 户输入内容规范化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重新 输入正确的。为了更好的方便用户录入，系统对录入的项LI做了革新，可以自定义录入 项LI缺省值，自定义数据增长方式以方便用户以后可能增长的数据录入项，可 以定义约束着录保证录入数据的规范。对于档案条口列表系统提供EXCEL的操作方式，用户可以任意选择多个单 元格复制或剪切其内容到其他单元格中。并且可以将选中的

12、单元格内容另存为 其他格式的外部文件。个性化的分组定义提供用户自定义多层次的分组查看方式。系统提供七种批量处理功能：按字符位置替换、按字符内容替换、插入字 符、合并着录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。四） 档案电子化可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化 的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。五） 电子文件档案收集1、支持电子文件上传到档案系统。2、支持OA、C系统内word, pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。六） 音视频文件档案收集1、 建立视音频条LI,并将原文件收录到系统、对重要的视频内容进行关键 词着录。2、 支持导入音频MP3、MP

13、4主流格式文件。3、 支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。4、 支持对导入文件进行关键词设置。七） 档案收集进度监控1、 档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整 性。2、 支持下达邮件提醒，催促档案收集进度情况。第三节档案整理-） 档案整理1对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。档案整理分 两种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。（1） 归档文件整理对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案 LI标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。归档时可根据要求自己定 义档号规则，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。（2） 一文一件文件整理对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、 撤件、调整件号。（3） 传统立卷按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记 录，用户可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程山用户自定 义。（4）传统立卷档案调整对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理