会展服务与管理 全套课件PPT推荐.pptx

1、+二、预见可能遇到的困难。+三、对各种需要做出估计。+,流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系 及其有机组合的过程管理。对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。最主要的是时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。,及早动手,全面考虑订出落实的时间表会议请柬发出的时间 代表抵达和签到的时间,+一会前准备工作的内容+（一）会议用品筹备,会务人员根据主办方或会务组具体要求准备相关会务用品，制订 详细的会议用品筹备计划并实施。+（二）会场现场布置合适的会场是各种会议必不可少的条件，会场的选定和会场台型 的摆放、主席台

2、的布置、个人席位的铺台布置是重要又具体的工 作，必须认真做好有关的部署工作。+（三）会前检查会前检查指按任务书的内容逐一进行会场检查和及时调整，完成 设备设施调试检测。,+二会议场所物品准备,会场基本设施,会场装饰用品,视听器材,接待用品,专门用品,文具用品通讯设施,印刷设备,交通工具,服务用品,安全设施,桌椅,照明设施,讲台布件,空调,地毯,指示牌,会场装饰设施,模型,台幕,会场整体色彩,画像,会标花卉旗帜,标语,会徽,会场视听器材,同声传译,麦克、音控、音响,摄像,投影幻灯白板,电子书写板镭射笔,银幕,会场文具用品及接待用品,烟灰缸,饮料,笔,文具、接待用品,毛巾,花卉,纸,茶具,席位卡,

3、会场专门用品,签字仪式,开幕式庆祝大会,选举会,其他用品,印刷设备,交通工具,通讯设备清洁用具,+会议用品的主要作用,为与会者提供舒适安全的会议环境营造会议的气氛，方便与会者记录和表达会议信息，克服交流的 障碍+要求：会前计划，专人落实，准时到位，调试妥当，实用节约。,（一）会场台型布置的流程图会场座位布置的步骤主要包括摆台型和铺台面。台型设计和布置是至关重要的,+（二）常见台型+1上下相对式,+这种座位格局的主要特征是主席台和代表 席采取上下面对面的形式，从而突出了主 席台的地位。+上下相对式主要有剧院式、课堂式和阶梯 式。+（1）课桌型（2）剧院型（3）阶梯形+,+2全围式+这种座位格局的

4、主要特征是不设专门的主席 台，会议的领导人和主持人同其他与会者围 坐在一起，体现平等和相互尊重的精神，全 围式格局适用于召开小型会议以及座谈性、协商性类型的会议。,+3半围型-U字形（U Sharp）+这种座位格局介于上下相对式和全围式之 间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛，适用于中小型的工 作会议等。,+4分散式+即将会场座位分解成由若干个会议桌组 成的格局，每一个会议桌形成一个谈话 交流中心，适合于召开规模较大的联欢 会、茶话会、团拜会等。当然，这种会 场座位格局要求会议主持人具有较强的 组织和控制会议的能力。,+5并列式-长条形

5、+即将会见与会谈的座位安排成双方纵向并 列或者横向并列的格局。一般适用于双边 会议或会谈，也叫做谈判式台型、传统式 台型。,+6会见型+一般主人和主宾两人在中间，主人坐在左 侧，主人的右手边是主宾座位。有副主人、副主宾的可成斜45度角或90度角安排在主 人和主宾两侧，主人随员安排在主人一边，客人随员在主宾一边。主人和主宾的正后 方可安排翻译椅子，主人和主宾间备一张 茶几，布置迎宾鲜花、两个话筒、盖杯茶 水或矿泉水杯、毛巾、席卡。,+（三）座区划分与座位排列,+1座区划分与座位排列的作用+所谓座区，是指按会场内一定规则划分和排列的座位区域。+利于维持会场的秩序；+利于分组统计参加会议的人数；+利

6、于在会场内按代表团、小组或单位对会议临时提议进行讨论 磋商；+利于在会议期间会议的领导机构与各代表团、小组或单位之间 以及代表团之间、小组之间、单位之间进行及时的联系；+利于会议文件的分发与当场清退。,+2座区的划分和排列方法+按与会者的资格划分和排列。,特邀嘉宾 正式代表,列席、旁听,列席 旁听 记者,列席 旁听 记者,主办方领导、特邀嘉宾主席台,+按照团组划分+与会者分组情况下，按照一定原则确定顺序，再确定具体坐区,+团组排定次序：+法定顺序：+例如在全国会议中，各省市代表团的顺序：+,1、北京市；2、天津市；3、河北省；4、山西省；5、内蒙古自治区6、辽,宁省；,+,7、吉林省；8、黑龙

7、江省；9、上海市；10、江苏省；11、浙江省；12、安,徽省；,+,13、福建省；14、江西省；15、山东省;16、河南省；17、湖北省；18、湖,南省；,+,19、广东省；20、广西壮族自治区；21、四川省；22、贵州省；23、云南,省；,+,24、西藏自治区；25、陕西省；26、甘肃省；27、青海省；28、宁夏回族,自治区；,+,29、新疆维吾尔自治区；30、台湾省。,+笔画确定：根据笔画数排列+2008年入场式出场顺序+1希腊；2 几内亚；3 几内亚比绍；4 土耳其；5 土库曼斯 坦；6 也门；7 马尔代夫；8 马耳他；9 马达加斯加；10 马 来西亚；+201摩洛哥；202 摩纳哥；2

8、03 澳大利亚；204 赞比亚；205 中国。+*利用word和execl按照笔画进行排序+拼音字母：+英文名称：+协议约定：,+3确定团组具体座区的方法+横向排列法。+纵向排列法。+左右排列法。+纵横排列法。+按代表资格和团组顺序混合排列。,+4.座位标志+（1）指示牌。+（2）座次图。+（3）团组标志。+（4）桌次。+（5）座位号标志。+（6）席卡。,+（四）主席台的布置,+1.主席台的背景+突出会议的主题，暗示会议的类型和目的。+可以悬挂人像、旗帜、徽铭、会标、标语等等。+在国内的政治性会议上，常常会在背景板的左右两 面分别斜插4-5面红旗，以显示会议的庄严神圣。+会徽和会标一般悬挂于背

9、景板的正中；标语点出会 议的主题，置于背景板的正上方。,+2主席台的花饰+分为盆花和插花。,+盆花通常置于背景板前或主席台边缘，一般 以中、高档花草和观叶植物为主。用作背景，可用1.5一2米高观叶植物为主，如散 尾葵、南洋杉、金山棕等。用来装饰背景板或置于主席台前，则可摆放四季 草花、观叶植物，一般采用不超过20厘米、色彩 分明的种类，常用的有一品红、红掌、仙客来、杜鹃等。,+3主席台的座位格局+同会场座位格局相比，主席台的座位格局 可以选择的形式较少，一般都采取横式。+应根据主席台上就座的人数多少来确定主 席台的长短和台上的座位排数。可以是一 排，也可以是多排。+除前排必须通栏外，后排有时也

10、可分成两 栏，中间留出通道。,+4.主席台的座次安排+（1）严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次，不得 擅自改变。+（2）身份最高的领导人（有时也可以是声望较高的来宾）安排于 主席台前排中央就座。+（3）其他领导人按先左后右（以主席台的朝向为准）、一左一右 的顺序排列，即以名单上第一位领导人（居中）为准，其左侧 是第二位领导人，右侧是第三位领导人，余类推。+（4）主席台上就座的人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导人坐在第二位领导人的右侧。+（5）主持人的座次按其身份高低安排。+（6）双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方法。+国际性会议中，座次安排一般按身份高低一右一左

11、先右后左 向两边排开。这一点与国内会议先左后右排列方法正好相反。,+5讲台的布置+布置形式多种多样，讲台安放的位置也不同。,大型会议，代表和嘉宾较多，主席台上需设置国家领 导人座位，讲台放置主席台最前方的正中。环形会议室布置，如圆形、董事会型、U形等，每一 位参会者可以平等地参与讨论和发言，讲台可以放在 会议桌前方。课堂式或剧院式时，在面向主席台靠左的地方专门设 置一个讲台，演讲嘉宾将资料投影到正面的幕墙上，不会挡住听众的视线；若投影幕墙置于主席台的两边 则可将讲台置于主席台的正中央。+讲台所需配备的设施,+（五）铺台+1.铺台所需物品及准备工作,台布和椅子 话筒桌面用品 整体效果,+2 铺台

12、的流程,纸、笔杯垫和茶杯高脚水杯、毛巾筐 矿水瓶席位（座号卡）摆放 高档会议VIP会议台面,台布白色为 佳台夹裙围十字中心线 准确地对准 会议桌的纵 横中心,根据会议桌 的大小及人 数的多少事 先安排计算 好每个席位 的间距,数量:单数 不妨碍视线位置：会议桌 中心的凸线上（椭圓盆花）间距要均匀。,高脚水杯,矿泉水,茶杯,毛巾筐,水果碟,会议桌上要依次摆放的物品有：文本（A4纸大 小）和笔、杯垫、茶杯、高脚水杯、毛巾筐、矿 水瓶、水果碟及水果叉；,+（六）会场外布置+会场外布置分为信息指示牌、签到台（180厘米x 90厘米），上面铺台布和裙 围，放置鲜花、签到簿、笔墨和“来宾 请赐名片”盒。+

13、会场外围布置。例如，会场外横幅、竖 幅、飘空汽球、拱形门等，各酒店要求 有所不同，有的允许，有的禁止。,+四、会前检查+一是查整体感觉，重点注意绿化、窗帘、员 工服装和会场整洁与协调问题。+二是查具体事项，最晚在开会前1小时完成。查具体事项时，应重点关注用品、用具是否 已按任务书的规格要求去做，是否保证质量。,+1商务性或推 广性会议+以产品、商品及 无形资产等为载 体开展的科技、,文化等领域的总,结、交流、研讨、推广、演讲、揭 牌或是产品路演、介绍推广、活动 发布等等活动。,会议现场服务,对会议服务要求严,会期不长,各样广告/气氛活跃,市场意识较强,商务性会议,商业性,+2学术研讨性会议,会

14、期一般2天以上,专业性较强,人数一 般不超过100人。,地址选择偏向于相 对封闭、安静地方学术研讨会议口字型或U形的布局 使用小会议室作分会场,+3.企业会议,涉及公司内部商业决策 有一定的保密性倾向于使用小会议室服务员不宜在会场忙碌 人均消费水平较高,一般一年一次提高员工忠诚和敬业度 会场可以摆放成剧院式 员工聚餐则需精心策划,会场可采用课室式 宴会式或U形等布置 空气流动畅通室温可控制得稍低些提供薄荷糖或冰水,高级酒店内会议室 设施齐备先进会议中心新产品的演示布置喜庆欢快和充满活力 安排轻松愉悦参与性活动 提供丰富有特色的饮食,公司核心会议,员工例会,员工培训会议,客户例会,企业会议,+4政治性会议或代表大会,+,+全国和各省市的“人大”、“党代”、“政协”等会议均属于此类别,主会场要求座位数量多 提供会议室分组讨论主会场应布置得隆重、庄严、神圣,会议的规格较高，参 会人数众多。保卫、卫生、服务要 求更高,一般安排在中心城市 召开,学术研讨会议,+5庆功表彰大会+庆功表彰大会往往与建设项目竣工、产 品研发成功、公司年会庆典等密切结，比较注重形式，要求气氛隆重、场面热 烈、激励人心、鼓舞斗志。,+6会中