会议礼仪培训教材Word格式文档下载.docx

1、司突然陷入困境，下面的人没有对策，领导一时之间也拿不出合理的 方案时，就需要大家坐在一起召开会议，贡献自己的想法，设法解决 公司所面临的危机。所以，开会可以化危机为转机，这也就是它存在 的一个重要原因。4.脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点会议功能的第四点是脑力激荡，开发富有创意的经营理念。一个 拥有良好的生产线、人员配备和产品的公司，如果没有足够的创新意 识，依然不能称之为是一个好公司。 会议就是产生创意的一个良好场 所，通过有效的会议，可以进行头脑风暴，不断激发出良好的创意。5.检讨、改进缺失会议功能的第五点是全面检讨和改进公司的缺失。如果你的公司今年的业绩一路下滑，你就要马上召开会议，大家

2、讨论一下所以下滑 的可能原因，比如：是不是产品不够好，还是管销费用没有有效控制， 或者人员的配备有问题。通过会议，可以将所有可能的原因列举出来， 然后再编列成册，一一做出分析，通过分析结果来检讨和改进公司的 有关缺失。6.达成告知功能达成告知也是会议的一大功能。比如，今年你的公司的业绩目标 是要达到一亿的营业额，通过会议，你可以将这个目标清晰准确地传 达给各个相关部门，号召大家加快生产脚步，争取按时完成任务。这 样传达信息要比在布告栏上公布的效果好得多，而且也显得更为郑 重。议进行前的注意要点会议进行前R注童S点； ，是否一定要开会 A会议议程不可太过冗长宦合谄閔开会时间邀请适合参与会议的时象

3、 A辅助器材的搭配1是否一定要开会一般来说，一定要召开的会议至少应该符合下列条件中的一个： 需要进行信息交换若要令部门内部和部门之间在工作上配合默契， 就需要召开会议 来进行信息的交换；有时为了客观全面的了解情况，得出合乎实际的 结论，也需要让多个部门或许多人员在一起交换多方面搜集的信息， 这时也应当开会；另外，如果需要激发出具有创造性和批评性的意见， 从而寻找、分析、解决问题和做出决策时，也同样需要开会。需要整合不同意见作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，就需要整合内部 不同的意见，如，让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合 众人混乱的观念，确保所有人都对一个问题有一致的理解，这

4、时，就 需要开会。另外，如果需要使某个问题尽快获得各方的反应，或是需 要全面推动、加快已经被延迟了的工作，往往也需要开会。涉及多方面的工作安排如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会 议。比如说，为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及到不同部 门的人事问题；处理不知道什么人对此应负责，或是需要多人、多部 门对此负责的问题； 安排涉及多个部门人员的工作， 以上这些情况均 需要召开会议以取得最好效果。2会议议程不可太过冗长安排会议议程 会议的议程如同轨道， 可以令会议在预定的方向上有步骤、 有计 划的进行。一般来说，会议的议程是有一定模式的，大多数的会议议 程都需要包括主席的开场

5、白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、 整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。以上就是会议议程一般所要包括的内容， 除此之外，还可以根据 实际需要对会议的议程进行添加或删减， 比如，有的会议结束时可能 需要领导发言，有的会议的议题情况由主席代为介绍等。这些，都要 视当时具体的情况而定。各种会议的长度议程确定之后， 一定要根据会议的类型把握好会议的长度， 一般 来说日常的例会需要 3090 分钟；临时性会议中的短期会议长度为 30 分钟以内、中期会议长度为 30 120 分钟、长期会议长度为 1 天 以上。3开会地点的安排开会地点的选择要切合会议的内容以及形式， 还要注意会议的预 算、会议的规

6、模及室温、灯光、噪声等各种因素，而且需要确保与会 者的舒适度。一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效 果。公司内部的会议一般都在公司内举行， 但不同类型的会议， 举行 的地点也有所不同。公司的例会，需要有一个固定的会议场所，最好 是一间独立、宽敞、明亮的房间，里面有必要的布置和设备；公司的 高层在主办会议时可以使用公司内部的场地； 公司间的会议根据会议 举行的目的而选择不同的地点；大型会议，特别是比较正式的会议， 其场所要求比其他会议要高一些， 但是仍有不少地点可供选择， 比如 会议中心、公共建筑和高校会堂等。4确定合适的开会时间日常的例会最好选择在周二至周四 8: 0011: 00

7、或14: 0016： 00 举行；临时例会则要选择与会者都感到方便的时间。还有， 如果你将会议安排在 11: 00 召开，就要特别注意严格控制好会议时间，这样才不会影响与会者的正常安排。 另外，紧急会议召开时间的选择， 一般遵守“越快越好” 的原则。 会议召开时间的安排要根据与会者的情况来进行， 要求一切以与会者 为本。5邀请适合参与会议的对象 适合参与会议的人员应该符合如下条件：有利于议题的讨论 与会议的议题有关， 应当是与会者的首要条件； 与会者还包括跟 讨论题目有直接关联的人、 可以提供专业或独家信息的人、 能使讨论 更有效率的人。有利于会议的顺利进行 与会者还包括有利于会议顺利进行的人

8、， 比如，对会议的协调作 用不可或缺的人、代表着某个团体或群体利益的人等。于是，那些有利于当然，有时在一些有利于召集者的意愿 召集者的意愿是会议召开的一个决定性因素， 召集者意愿的人当然也是与会者的理想人选。以上三个标准是确定与会者名单的一般标准， 特别场合下还有其他的标准， 但是这三个标准是基础标准， 应当在确 定名单时首先被执行。6辅助器材的搭配 公司的会议室由于需要长期使用，所以应配有常用的辅助器材， 它们主要是一些电子设备：首先是照明设备，无论采光效果如何，电灯的照明度都不应低于 办公室的照明度；其次是扩音设备，一般有三四个即可，均匀分布在 会议室内， 扩音器的功率要和会议室的大小相适

9、应， 扩音设备不但可 以提高发言者传递信息的效率， 也同样可以帮助主席或发言者在场面 混乱的时候控制局势；再者是投影设备，一般包括电脑、投影器、投 影幕以及相关的传导线等，投影器多为可移动型，可在投影幕前 24 米处安装；还包括视听设备，虽然现在投影设备一般都可以替代视 听设备，但如果条件允许，还是应当有一套视听设备，包括电视机、DVD影碟机、功放决定开会日期应注意的事项已经确定要召开会议之后， 接下来要做的就是确定召开会议的准 确时间。确定会议时间要考察好一些事项，如表 11 所示，怎样才能让所有需要参加会议的人都准时出现在会场，才能让会议顺利进 行。表1-1决定开会日期时应注意的事项决定开

10、会日期时应注意的事项1开会时间有无碰上外宾来访，或公司出货期、假日等特殊时期2应考虑出席者的工作状况，可有代理人3辅助器材的来源4由谁负责联络5主席、会议记录人员等相关人员的编派6会议进行时间预计要多久F面就表1-1中的几个要点进行说明:1.确定惟一的联络人要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万 不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的 人搞不清到底是哪一个部门通知开会。2.确定主席要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的 人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的 会议主席。3.确定会议记录者好的会议记录者，除了具备倾听

11、、互动、发表意见的能力，而且 还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者 有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。机、音箱等。开会场所的选择一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛， 为会议进程的顺利 进行提供种种方便，不合适的会议场所容易导致与会者的分心， 不利于会议任务的顺利完成。一个好在开会前做好有关会议场所的一切准备工作，才能让会议的成功 有所保证。这些准备包括确定一个在会议期间可以自由使用的场所， 不能出现会议进行了一半，忽然被通知不能继续使用的情况；总而言之， 够的自由空间, 功保驾护的会议场所一定要具备较好的隔音设施，否则就会如同身处闹市区， 根本

12、无法集中精神来开会；舒适宽敞、采光通风良好的会场，有利于 让与会者放松心情、集中注意力，有利于激发与会者的创意。在会议时间内可自由使用的场所隔音效果良好会场须舒适宽敞采光通风良好没有其他干扰源最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚7安静不嘈杂，空调良好8插座电源及白板、麦克风等要齐全表1-2开会场所的选择开会场所一定要选在安静合适的场所， 必须要具备足 必须要配备好必需的辅助器材，这样才能为会议的成道具、视听器材的准备在开会日期以及开会场所确定好之后，接下来要做的就是对道 具、视听器材的准备工作。具体准备的物品如表 1-3所示，只有当 这些物品都准备齐全之后，才能保证会议的顺利进行。表1 3道具

13、、视听器材的准备桌、椅、名牌、免洗杯、饮料黑白板、万能笔、粉笔、板擦签到簿、名册、原子笔投影机、幻灯机、电池、录音带、镭射指示器或指示棒白纸、目录、议程、会议资料、产品F面就表1 3中的几个要点进行说明:1.签到簿、名册、原子笔准备签到簿是举行会议时必不可少的一项工作，除名册以外还应 准备原子笔，因为有的与会者来参加会议的时候，会忘记带笔，等到 要做记录的时候就会产生不必要的麻烦，所以不仅要事先准备好原子 笔，还要保证充足供应。举行会议之前，必须准备好开会人员的名册簿。当需要有人发表 意见时，主席可以依名册点将，被点到的与会者就不得不公开发表自 己的意见或建议，可以充分体现会议的公开性，所以在

14、开会时最好要 有一个名册。2.会议议程的相关资料会议议程确定之后，一定要准备好与议程相关的辅助资料，例如, 讨论财务问题时会涉及到收支结算表，这就需要在会前将此表影印出 来，并给与会者人手一份，等到讨论有关收支结算表时，大家就可以 通过此表来适时查看有关数据的对错，这样才能保证议程的准确性， 才能让会议达到预期的效果。【自检】请帮助这些会议的组织者选择合适的会议长度:一天 一天以上会议C:30分钟以内 30 90分钟会议D:30分钟以内30 120分钟30 90分钟 一天 一天以上见参考答案1 1【本讲小结】传达公司经营理念、整合大家的意见；传达决策者信念；集思广 益共同解决问题；脑力激荡、寻求创意、突破经营盲点；检讨改进缺 失；达成告知功能是会议的