论如何加强律师业务档案的管理-黄程鹏Word格式.doc

1、律师事务所如何把握依法治国的大势，在众多律师事务所中脱颖而出，规范化的管理以及优质的法律服务是首当其冲的条件。律师业务档案管理作为律师事务所规范化管理的组成部分，一直未被给予充分的重视，笔者将就此问题作一阐述，以期能够引起读者对律师业务档案的重视。一、律师业务档案的重要性律师业务档案，包括诉讼业务档案和非诉讼业务档案，是律师在执业过程中所形成的，能够真实反映律师执业过程的文字、录音、录像、照片等资料的总和。它能够真实地体现出律师在办理委托事务过程中所付出的工作量，直观的体现出律师的价值和专业化水平。律师业务档案的收集、整理和管理，具有举足轻重的意义。（一）律师业务档案具有重要的参考价值律师业务

2、档案是律师办理案件过程的真实记录，具有重要的参考价值。比如律师接受二审案件的委托时，要想彻底理清案件事实，理顺法律关系，对一审案卷的查阅和分析是不可逾越的程序。一审业务档案规范与否，影响着二审代理人对整个案件的整体把握。若是档案整理不够规范，遗漏重要证据或是其他关键证据，甚至会导致败诉风险。反之，规范的业务档案可以让二审代理律师很容易在较短的时间内对案件进行整体把握，大大节省二审代理律师的时间和精力，提高二审案件的办理效率；再者，通过分析业务档案中收集的侦查机关和司法机关以及仲裁机关的法律文书，可以帮助律师分析其办案思路，为以后办理类似案件积累经验，增强办案效果，提高办案质量。（二）律师业务档

3、案具有较强的利用价值师业务档案作为我国档案工作的有机组成部分，具有较强的利用价值。比如，律师在办理业务过程中，有时会发现自己承办的案件当事人或是对方当事人曾经进行过类似诉讼，此时通过调阅以前的业务档案，往往会发现其中有可用来作为证据使用的资料，此时“死档变活档”，为律师办案提供了极大的便利。再比如，律师业务档案还可以作为法律教学过程中编写教材和上课的案例使用，因为律师业务档案可以较为全面的反映案件的办理过程，再加之来自于现实生活中真实的案例，学生们往往会产生浓厚的兴趣，丰富了教学内容，增强了教学效果，拓展了律师业务档案的利用价值。（三）加强律师业务档案管理是律师事务所的法定职责律师法对律师事务

4、所的律师业务档案管理有明确规定，律师法第23条规定，律师事务所应当建立健全执业管理、档案管理制度，对律师在执业活动中遵守职业道德、执业纪律的情况进行监督。另外，律师执业管理办法（司法部令第112号。2008年7月18日发布）第39条规定：“律师承办业务，应当妥善保管与承办事项有关的法律文书、证据材料、业务文件和工作记录。在法律事务办结后，按照有关规定立卷建档，上交律师事务所保管。二、律师业务档案管理中存在的问题由于司法行政机关以及相关业务主管部门对律师业务档案的管理检查力度不够，加之律师事务所对律师业务档案的管理不够重视，导致律师业务档案管理过程中存在很多问题。（一）律师业务档案的内容不够规范

5、。首先体现在律师装卷比较随意，该装卷的没有装卷，不该装卷的却装进了案卷。律师在整理业务档案时有些必须要有的资料比如代理意见、代理词、辩护词等缺失严重，而那些对反映案件办理过程没有任何意义的资料比如当事人为咨询律师如何办理案件的来电记录、电子邮件、经过历次修改的代理词、辩护词的草稿以及没有实际意义的信封等却装进了律师业务档案。其次，装卷材料存在质量不高，敷衍了事的情况。比如，办案小结本来是对律师办案过程的高度概括，集中体现律师的价值和在办案过程中所付出的努力。现实情况是律师往往在办案小结中往往简单写一句“经过代理律师的努力，为当事人挽回损失，赢得当事人好评”，千篇一律，应付了事。对于办案过程中的

6、经验、教训等却没有很好的总结出来，不能充分发挥律师业务档案的参考和利用价值。（二）律师业务档案的整理不够及时。当前，法律服务市场竞争日趋激烈，律师疲于办案创收，把大部分精力都用在了承揽案源和办理案件上，加之律师事务所对律师业务档案的管理缺乏相关制度的约束，导致律师办完案件后往往把相关案卷材料束之高阁，不闻不问，等到上级管理部门考核时才把相关材料重新找出草草装卷。档案整理不够及时，有时会因为时间久远而丢失重要资料，造成档案不够全面的情况，降低了档案的参考和利用价值。 （三）普通律师对业务档案的管理意识不强大多数合伙人律师对律师业务档案管理比较重视，能够认识到律师业务档案对律师事务所的重要意义，但

7、是大多数普通律师往往忙于经济上的创收，认为档案管理工作是事务性的工作，不能创造经济效益，甚至是认为律师业务档案可有可无。三、加强律师业务档案管理的建议根据档案法及司法部关于业务档案管理的相关规定，针对律师业务档案管理过程中存在的问题，笔者认为应从以下几个方面着手予以改进：（一）加强档案管理意识，加大宣传教育力度意识指导行动，增强档案意识是做好档案工作的重要保证。首先，律师事务所管理层要意识到律师业务档案是律师事务所办理业务的真实记录，它是记录并反映律师事务所成长过程的重要史料和财富，集中体现着律师事务所的办案质量。通过对律师业务档案的研究，可以从中总结出律师办理案件的经验和问题，对成功的经验进

8、行总结可以在本所推广，用以指导律师提高办案水平；对发现的问题认真总结，并告诫本所律师接受教训，减少执业过程中的风险。要加大对本所律师的教育力度，组织包括实习人员在内的全体律师认真学习律师业务档案立卷归档办法，严格按照司法行政机关以及业务主管机关和律师事务所的规章制度收集、整理业务档案，要让他们意识到规范的整理业务档案，既是自己劳动成果的直观体现，也是保护自己的有力武器。（二）加强制度建设，完善监督考核机制从外部管理来说，司法行政机关和业务主管部门要加强对律师事务所业务档案的监督检查，坚持每年一度的业务档案检查，将业务档案管理情况作为律师事务所争创优秀律师事务所等荣誉称号的重要考核指标，促使律师

9、事务所按照有关规定规范整理业务档案；从内部管理来说，律师事务所要建立并严格执行业务档案管理制度，对立卷的时间和标准要有严格细致的规定。律所要设立业务档案审核员，对于办结案件要经过审核员审核通过后方可通过财务结清工资或提留费用。对于归档不及时、档案材料不全等不规范的情况，则不能结算工资或提留费用。如此，律师个人对档案管理的自觉性会大大加强，逐步养成及时归档、规范归档的良好习惯，律师业务档案会逐渐走上科学化、规范化的道路，提高律师业务档案在依法治国过程中的贡献率。（三）普及档案知识，重视档案的开发利用律师事务应当通过培训和实践操作等方式普及档案知识，提高包括行政人员和实习律师在内的所有工作人员的档

10、案意识，推进律师事务所档案管理水平向更高层次发展。也可以通过师傅带徒弟的方式，即：首先对律师事务所专职档案管理人员进行培训，再由其对律师事务所的律师、实习律师和律师助理等工作人员进行再次培训。让档案管理者掌握更多的档案管理知识和管理技能，为律师工作服务，指导律师把档案工作做得更好，刺激并提高律师主动进行档案管理的主动性和积极性。目前，即使是档案管理相对规范的律师事务所，大多对档案的开发利用也不够充分，往往仅仅停留在有专人收集和整理律师业务档案，只有在被当事人投诉或者是与当时人有其他争议时才会调阅相关案卷，没有充分发挥档案的功用。业务档案还可以作为总结、分析办案经验，业务研讨、编写案例和律师事务

11、所大事记，探索律师事业发展的规律等的宝贵素材。充分挖掘律师业务档案的利用价值，让档案在指导办案和引导律师事务所发展中起到更重要的作用，律师事务所和律师才能充分认识到律师业务档案的重要性，才能充分调动其在档案管理工作中的积极性和创造性。参考资料：1.刘吉颖律师工作与档案（档案1991.02）2.李百超多措并举，加强律师业务档案管理（兰台世界2009.08上半月）3.律师执业基本素养（第三版，中华全国律师协会编写，北京大学出版社出版）。作者简介：黄程鹏，毕业于山东建筑大学，现于东营职业学院档案馆从事档案管理研究工作;山东恒岳律师事务所兼职律师。地址：东营市府前大街129号邮编：257091电话：15505466028邮箱：155054660288