1、3.3办公室为日常行为规范的检查和监督执行部门。4、工作程序和要求4.1日常行为规范4.1.1严格遵守公司考勤相关规定,在规定上班时间前到岗,按照规定的时间就餐。不得无故迟到、早退。4.1.2办公室内保持桌椅整齐,办公桌面保持整洁,除办公用品及资料外,不得摆放个人物品,办公柜文件夹摆放整齐,随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。4.1.3工作时间保持个人电话畅通,在办公区域因私打电话或接听电话应语言简洁明了。4.1.4不得在办公区域高声喧哗吵闹,不得在办公区域吃零食,闲聊,上班期间不得浏览与业务无关的书籍,杂志,网站和视频等。4.1.5参加公司各种会议,集会,应按时到会,不得迟到早退;如有特殊情况
2、,要事先向主管请假,事后及时了解落实会议精神;会前手机关静音,重要内容做记录。4.1.6衣帽整洁,上班时间不穿奇装异服,拖鞋;女员工上班时间,化淡妆,不宜浓妆艳抹或戴过多首饰。4.1.7爱护公司财物,节约用水、用电,离开办公场所30分钟以上,必须关闭电灯等照明器具。4.1.8节约办公耗材和纸张等低值易耗品,按需领用。4.2接待规范4.2.1对待上司要尊重,对待同事要热情,处理工作时要保持头脑冷静,接待来宾时要笑脸相迎。4.2.2接人待物讲文明礼貌,对外来咨询人员要热情接待、态度和蔼,耐心倾听与答复。4.2.3会谈和会议期间要善于倾听,不随便打断他人讲话,不鲁莽提问,不问及他人隐私或公司秘密,不
3、要言语纠缠不休或语带讽刺,勿出言不逊、恶语伤人。4.2.4与同行交谈时,要注意措辞,谦虚谨慎,注意公司形象,不应互相倾轧,要客观公正,不泄露商业机密。4.3日常办公管理4.3.1办公室人员严格履行职责 ,及时、准确完成所负责的各项工作,做到当天工作当天完成,不积压、不拖延、不失误。4.3.2办公室人员所负责工作要积极主动办理,办理过程出现问题及困难要及时向部门主管请示汇报,所有上级交办的工作,要及时向上级汇报工作进度,完成后需向上级汇报工作结果。4.3.3办公用品需计划采购,由办公室负责,本着实用节约的原则,个人根据自己的实际需要,签字登记领取;办公用品只能用于办公,不能移作他用或私用。4.3
4、.4外出办理工作,原则上统一选择公共交通工具,事情确实紧急,需电话请示部门主管,经得同意后方可换乘交通工具,凭发票进行实报实销。4.3.5保守公司秘密及相关技术秘密,不准对外泄露有关经营,销售,单价,技术等机密,否则一经核实,根据情节严重情况处理,重者予以辞退。4.3.6为公司做出突出贡献者,公司视情况给予奖励。4.4办公用品管理4.4.1办公用品的申请和购买(1)各部门根据实际需要,向办公室报送月度办公用品使用计划,由办公室统一呈报主管领导审批。(2)工作人员根据需要和计划提出办公用品的购买申请,报部门负责人、办公室主任和总经理批准;购买金额大于10000元的需董事会批准。(3)经主管领导或
5、董事会审批后,由办公室根据使用计划安排专人进行采购。4.4.2办公用品的领用(1)办公用品需求部门根据各自所需办公用品到办公室领取登记。(2)办公室对部门和个人领取的办公用品进行登记造册,以便盘点清查。(3)所有办公用品按月度计划采购领用,超出部分办公室有权拒发。4.4.3电脑的使用管理(1)严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项,严禁使用电脑玩游戏。(2)严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。(3)定期对电脑内的资料进行整理,做好备份并删除不需要的文件,保证电脑运行的速度和存储。4.4.4固定电话的使用管理(1)固定电话由办公室统一负责管理,各部门主管负责监督并控制使用。(2)固定电话
6、禁止私人使用。(3)电话出现故障的可报办公室进行维修。4.4.5打印机、复印机的管理(1)为确保复印机的安全运转,工作时间以外必须关机。(2)打印或者复印完成后,必须及时取走文件,防止失密。(3)禁止打印或复印私人资料。4.4.6办公设备的盘点及报废处理(1)办公室负责对公司所有办公设备进行分类,并建立办公设备管理台帐,每半年盘点清查一次,作到账物相符。(2)在规定的使用年限期间,因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等,所造成的经济损失由个人承担。(3)对决定报废的办公设备,办公室应做好登记,在报废处理表上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。(4)报废品由办公室集中存放、集中
7、处理,不得随意丢弃。4.5文件管理4.5.1文件收发(1)凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由办公室拟稿,核稿,核稿后送总经理签发。(2)发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。(3)外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由办公室保留原件或复印件存档。4.5.2文件归档(1)公司所有文书、管理文件、记录由办公室按类别进行归档管理,按要求建立人事档案、行政文书、勤务文件档案等。(2)
8、所有文件档案必须制定统一标识和目录,建立归档文件台账。(3)没有归档和存查价值的公文,或多余、重复、过期和无保存价值的文件经过鉴定和总经理批准可以定期销毁。4.5.3文件借阅(1)已交办公室存档的文件在借阅时应进行登记,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅。4.6印鉴管理4.6.1印鉴用途和保管(1)公司所有印鉴(公章、法人章、合同章、财务章、发票章等)实行专人管理。(2)合同章:主要用于公司签订各类对外合同,盖章前须先到印章保管人处领取并填写印章使用登记表。(3)法人私章:法人私章由公司银行出纳保管,主要用于银行汇票、现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇
9、款凭证方可盖章。(4)财务章:由财务部经理保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章,发票专用章由财务部专人保管。(5)其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。4.6.2用印申请和使用(1)各部门需要盖公章的文件、通知等,须到印章保管人处填写登记印章使用登记表,由经办人核准,并在印章使用登记表中签字。(2)特殊情况,可在“钉钉”中进行申请,相关领导批准后,由办公室进行办理。(3)严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用,保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时,必须先报总经理批准。办理工商等年检等事务,需将表格带回公司盖章。(4)司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务,需要携带公司印章出差的,须经公司董事长或总经理审批并及时归还。(5)开具个人相关证明,需由分管副总经理以上担保签批后方能使用,如涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明,其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。(6)公司印章只适用于与公司相关业务,不得从事有损公司利益之行为。(7)所有印章的使用,必须严格执行公司的印章使用规定,做好申请和使用登记。如违规使用出现问题,后果自负,给公司造成损失的,公司将依法追究。 4 / 4
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