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1、-前 言-,计算机快速发展。计算机的增删改容易、存贮量大、远距离传递、使用灵活方便等特点，使其在人类生活的各个领域的应用愈加普遍，已成为现代社会不可缺少的一部分。计算机的应用产生了大量的电子文件。随着办公自动化程度越来越高，电子文件、电子邮件、电子出版物急剧增加，所占的比例越来越大。取代纸质文件已成为一种必然趋势。对我们档案工作人员来说，这不仅是一种挑战，也是一次提高档案管理水平、充分发挥档案信息效用的机遇。,http:/,一、电子文件的概念和种类二、电子文件的特性及其影响三、电子档案的管理原则与体系电子文件的收集与积累（补充）四、电子文件的归档五、电子档案的利用六、电子档案的鉴定和销毁七、电

2、子档案的保管,目录,一、电子文件的概念和种类,（一）电子文件的概念 电子文件：是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件的两个基本特征：1、数字信息特征。它是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为“数字文件”。2、文件特征。它是文件的一种类型，具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。,（二）电子文件的种类 按电子文件信息的存在形式和用途分为：1、文本文件：在计算机上使用文字处理软件和磁介质上生成的文件。如：常用的Word、Wps文件。2、命令文件（计算机程序文件）：为处理各种事务用计算机语言编写的程序，通

3、常称为“计算机软件”。如：常用的Office、金山办公软件、各类杀毒软件等。3、图像文件：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。如：bmp、jpg文件。,4、数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。一般是以数据库的形式存在的。5、图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得到的静态图形文件。6、影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。如数字影视片、动画片等。7、声音文件：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。8、超媒体链结文件：用计算机超媒体链结技术制作的文件。,二、电子文件的特性及其影响,（一）电子文件的特征,电子文件信息共享性及不安

4、全性、易修改性使用技术与载体的不稳定性,指其信息存储于载体上的位置及分布情况。,指其信息自身的结构，如文件中的文字排列、章节构成、页序、插图、标号等。,电子文件呈数字化信息形态电子文件对设备的依赖性电子文件载体的非人工可读性电子文件信息与载体的可分离性,电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性,（二）电子文件特性给管理带来的方便与困难,1、给保管和开发利用带来的方便电子文件记录密度大，存储空间很小电子文件的易增删性，给管理和开发利用带来方便电子文件的可共享性，可利用网络，方便快捷地实现多用户共享各种信息媒体能够用计算机多媒体技术集中统一管理可利用电子文件非实体归档的特性，用计算机网络技术，快速完成电

5、子文件的收集积累、整理归档案等工作,2、给管理和长期保存带来的困难电子文件收集积累、整理归档，目前无完善的方法电子文件的保管特别是长期保存，无理想的解决方法和措施电子文件的安全，更是重大而需认真对待解决的问题电子文件及电子档案的管理，需建立一整套的方法标准、技术和理论电子文件及电子档案的管理，需配置读取及检验等设备，必须要有经费投入现有管理人员的知识结构，已不适应发展要求，需进行人才的培养,三、电子档案的管理原则与体系,电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。电子文件归档后即形成电子档案。,具有保存价值的，已归档的电子文件及相应

6、的支持软件、参数和其他相关数据。,（一）电子档案管理原则,完整性原则,可读性原则,可靠性原则,完整性原则,要求：不仅存储在电子文件介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。,要求：在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真。,可靠性原则,（二）电子档案管理体系,电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需注意以下问题。1、集中统一管理

7、电子档案的问题。2、纸质文件和电子文件双套归档问题。3、实行文件、档案一体化管理问题。,1、集中统一管理电子档案的问题。目前，大部分单位将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件分散保存在各形成部门。各单位档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行电子档案的集中统一管理。,电子文件归档与管理规范中明确规定：机构内部的电子文件、电子档案应该由文件、档案部门归口管理，机关文件、档案管理部门可以通过建立统一的管理系统，制定和推行统一的管理制度等措施，对本机关的电子文件实行统一管理，统一开发利用。,电子文件的收集与积累,摘自山东省电子文件归档管理暂行办法,第十条 各单位应

8、根据国家有关规定制定本单位的电子文件归档范围。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件都应收集归档。,具体来说，纸质文件应归档，其相应的电子文件也应归档；纸质文件不属于国家规定归档范围的，也应根据单位需要确定是否列入收集范围；没有生成相应纸质文件，只产生电子文件的，应重点收集。,（一）电子文件正本及其背景信息、元数据 应一同收集。电子公文形成单位应同时收集其定稿，其他电子文件可以根据需要确定是否收集其定稿及历次修改稿。电子文件正本应收集两套。,第十一条 各单位档案人员应加强对电子文件收集积累工作的监督和指导，保证应归档电子文件的齐全、准确、完整、有效。,（二）当公务或其他事务处理过程

9、只产生电子文件时，应当采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。,具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件应制成纸质文件或缩微品等，同步收集。,公务处理过程形成电子文件同时又形成纸质等其他形式文件，应同时收集其相应的其他形式文件一同归档，并保证它们在内容及相关说明、描述上完全一致。,（三）单位形成的同一类型的电子文件格式应统一。文本文件推荐采用XML格式，现阶段可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像文件推荐采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件推荐采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式

10、。各专业电子文件的通用格式，由省档案局会同有关专业主管部门确定。,通用格式的电子文件，各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。,（四）对只有电子签章的电子文件，收集时应附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。（五）收集起来的电子文件应设置为只读状态，并存储在特定的载体上，脱机保存。顺序登记电子文件登记表（项目及格式参见GBT188942002），与电子文件一同保存。电子文件登记表可以由计算机系统生成，

11、但归档时应输出一份纸质登记表。（六）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都应制作备份。对已经办理完毕的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份。,四、电子文件的归档,由于受电子文件的特殊性及现有科技条件和档案管理水平的限制。目前普遍实行纸、电共存方式。,1、归档模式,实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，而应把电子档案与纸质档案作有机的对应，相互建立准确可靠的标识关系，即在纸质档案的卷内目录、备考表等注明相应的电子文件的存放地址、编号等信息；在电子档案后标上相应纸质档案的库房编号、柜号、目录号等信息。,电子文

12、件本身。支持性文件：能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令及设备运行所需要的操作系统。数据文件。定期对原始数据进行拷贝，并归档。与电子文件有关的各种纸质文件。包括电子文件的纸质打印件，产生电子文件所用设备的安装与使用说明、操作手册等。,2、归档范围,从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。介质归档方式：各部门将自身形成的电子文件存储在磁带或光盘上交档案室保存。网络归档方式：在机关内部已实现网络化，各部门和档案室都成为网上一个节点的条件下，各部门将自身形成的电子文件通过网络传输到档案室，或按照档案室的要求加工后进入网络规定的地址，供本机关各部门查阅。,3、归档办法,为确保电子

13、文件的可靠性，目前最好采用介质归档方式。介质移交是在向档案室移交纸质档案的同时，移交电子文件及电子文件移交目录及有关说明。,主要内容有盘号、电子文件名、电子文件机读名、发文号、计算机型号、操作系统名称及版本号、应用软件名称版本号等。,4、归档要求 归档电子文件必须真实有效。各类文件以最后定稿归档。归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤。必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能顺利读出。必须经过演示和检测及一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和利用方便,禁止重复归档，杜绝信息垃圾，对归档的电子文件做出备份，一份封存，一份供利用。文件

14、形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。一式两份，移交部门和档案室双方签字后各自保存一份备查。,五、电子档案的利用,对一份电子文件来说，只要它内容是原来的，是原作者撰写或制作出来的，以后从未更改过，就应当承认它是原始的，不管它的形式如何变化。,电子文件的原始性只要文件所含信息是真实情况的记录，就视其有原始性。,如何确保提供利用的电子档案的原始凭证性？技术途径是保证电子文件真实性和凭证性的基本前提。法律是保证电子文件真实性和凭证性的最有力的武器。有效的管理是保证电子文件真实性的重要措施。,（一）电子档案利用的特

15、点 1、电子档案不再受“孤本”限制，可实现共享。2、电子档案具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹 3、电子档案的利用可采取交互式。4、可进行电子档案的信息加工。（二）电子档案利用的方法 1、提供物质载体的拷贝，一般应为只读文件。2、利用网络传输电子档案。3、通过电脑直接提供利用。,（三）电子档案利用的管理规则,问：为何要建立档案利用管理规则？答：为防止利用过程中档案信息资源的流失、破坏，并确保利用活动的顺利便捷。,使用权限审核 一方面根据不同人员的级别、层次、身份进行权限认定，并依次向利用系统注册登录；另一方面，根据电子档案内容的密级和开放程度，确定其使用的控制度。提供拷贝，封存原始性

16、 对外提供利用用拷贝件，且设置为只读文件，建立完善的利用手续和登记。利用中的安全控制利用过程制度化、系统化,六、电子档案的鉴定和销毁,电子档案的鉴定,电子文件归档前应当进行归档鉴定，对电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验和审核，确定密级和保管期限。,（一）与纸质文件核对内容、签章，审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录项目等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。,（二）按照国家关于文件材料归档的有关规定判定电子文件是否应该归档。,（三）依据国家关于档案保管期限的有关规定判定应归档电子文件的保管期限，该电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。（四）依据国家关于文件材料保密规定准确划定电子文件的密级。（五）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。,电子档案的销毁,各单位应成立档案鉴定工作小组，按照国家有关档案鉴定的规定，及时对已到期的归档电子文件进行价值鉴定。经鉴定确无保存价值的电子文件，