第一资产印章证照管理作业标准文档格式.docx

1、 张 鹏 日期：修 订 记 录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1.作业标准原则规范当代资产项下各公司、子公司、分公司及各服务中心印章及证照的使用、审批、保管。2.作业标准范围涵盖当代资产本部、各子公司、及分公司（各服务中心）公章、合同章、财务专用章、法定代表人名章及项目通知专用章的管理及公司证照的管理。3.作业标准职责序号四个主体岗位/部门职责3.1执行主体印信主管及其他印章保管人负责公司授权范围内的印章、证照的管理和使用。3.2责任主体计划财务中心总监负责计划预算授权内总公司及各子公司、各分公司（服务中心）用印的审核。3.3控制主体董事长负责总公司及各子公司、各分公司（服务中心）用印

2、的审批。3.4核算主体计划财务中心财务经理负责本公司、服务中心用印的审核。4.作业标准指引4.1组织管理及权限4.1.1董事长具有对本公司及其子公司、分公司授权内使用印章、证照的最终审批权。4.1.1.1 董事长负责授权本公司及其子公司、分公司的印章、证照审批权的授权范围。4.1.1.2董事长负责授权本公司及其子公司、分公司印章、证照保管人的职责范围。4.1.2计划财务中心4.1.2.1负责公司本部及其子公司、分公司使用印章、证照审定表的审核。4.1.2.2负责授权范围内的印章、证照的保管和使用及按期进行营业执照的年检、组织机构代码证年检及换证、税务登记证办理等工作。4.1.2.3负责计划预算

3、内授权内本公司及其子公司、服务中心用印的审批。4.2.3信息运营中心4.2.3.1负责工商注册事宜，完成印章的制作。（仅指集团信息运营中心）4.2.3.2负责将新公司的印章、证照副本原件转到计划财务中心。4.2.3.3仅集团信息运营中心工商主管具备各类印章的制作权限，其他部门及人员不能私自制作带有公司名称的相关印章，所有印章必须在计划财务中心备案。4.2印章、证照的管理4.2.1 公司本部、子公司、及分公司印章、证照的保管工作，由董事长授权财务总监全权负责；并由指定的印章、证照主管（以下简称印信主管）负责保管，并由计划财务中心财务经理监督印章、证照的管理和使用。4.2.2 公司本部及其子公司、

4、分公司的财务章、法定代表人名章、由各公司财务经理全面负责；实行指定专人保管，法定代表人名章由财务经理保管，财务专用章由出纳负责保管；财务经理监督财务章、法定代表人名章管理和使用。4.2.3项目通知专用章由服务中心信息运营专业统一管理。4.2.4印信主管需建立印章使用管理登记薄、证照使用登记薄及用印登记台帐，保管人在各项审批手续齐全后，方可使用本公司印章、证照；必须登记使用人、借出时间及归还时间，月度5日前完成登记台帐并且将用印审批表装订成册。4.2.5印信主管因工作原因更换岗位时，必须办理印章、证照的移交手续。4.3印章、证照的使用范围4.3.1下列事项使用公司公章：4.3.1.1必须以公司名

5、义对国家党政机关、团体、事业单位报送的文件资料。4.3.1.2必须以公司名义向工商、财政、税务、海关、金融机构、证券监管部门等报送的文件、报表及资料。4.3.1.3与公司经营有重大关系的必须以公司名义签署的其他文件资料。4.3.1.4以公司名义对外联系工作的公函、介绍信、授权书。4.3.2下列事项使用公司合同专用章4.3.2.1必须以公司名义对外签署的各类合同、协议。4.3.2.2 其他必须使用公司合同专用章的文件资料。4.3.3 其他业务章的使用4.3.3.1其它业务章，如通知专用章，主要是在各服务中心发布业主通知时使用，不能对外使用。这些内部印章的加盖仅代表该事实的确认。4.3.4证照的使

6、用4.3.4.1根据实际情况申请使用各类证照。4.4印章、证照的审批流程4.4.1印章、证照的审批流程4.4.1.1 经办人：经办人员使用本公司印章及证照时，使用人应逐项填写使用印章、证照审定表；填写使用印信证照的的单位及证照名称，使用部门的名称及使用数量，用印的事由等；经办人员签字后与需要加盖印章的文件一并上报等待审批。4.4.1.2部门经理：审核事项的真实性。4.4.1.3服务中心总经理（授权负责人）：根据工作需要，及事项的合理性完成用印的审批。4.4.1.4财务经理：依据授权范围完成用印的审批。4.4.1.5董事长：最终完成审批流程。4.4.2项目专用章的审批流程（通知专用章）4.4.2

7、.1经办人员逐项填写使用印章、证照审定表；填写使用部门的名称及使用数量，用印的事由等；经办人员签字后与需要加盖印章的文件一并上报，部门经理及服务中心总经理审批完成后，即可用印。4.4.3财务专用章和法定代表人名章（以下简称法人章）的审批4.4.3.1财务专用章及法人章的使用，仅限于财务内部使用；如开具支票、出具账单、购买发票、及IC卡授权使用等。4.4.3.2财务专用章和法人章需由财务经理监督使用。4.5印章、证照的使用原则4.5.1印信主管对本公司使用人持有的签批完成的使用印章、证照审定表及所需用印的文件认真审核，审批表所填写内容必须与所盖章的文件内容相符，签批手续齐全准予用印；4.5.2印

8、信主管在用印、证照使用审批手续齐全，并加盖印章后，负责登记“用印登记薄”“证照借阅登记薄”；4.5.3印信主管提供加盖公章的证照复印件时必须在证照的复印件上注明使用用途、复印无效等的字样；4.5.4用印的文件为一般文件，印信主管留存用印文件的复印件及使用印章、证照审定表，如特殊文件，不能再财务留存备份的，经办人所在部门自行保存文件复印件；印信主管留存使用印章、证照审定表并注明该文件的存放地点及保管人。 4.5.5 与公司本部及子、分公司签订的所有合同，如我方为合同甲方，各经办人需携带乙方单位已加盖合法印章，内容填写完整的合同文本，方可加盖我司合同专用章。对超过一页的文件应加盖骑缝章，并对合同内

9、容有修改的地方盖章确认。4.5.6 印章、证照原则上不许带出公司，如本公司经办部门确需将印章、证照带出使用，应在使用印章、证照审定表中，载明事项，按上述用印审批程序办理手续，经审批同意后，由印章、证照保管人（或其委托人）及经办人等两人以上共同前往，方可携带使用。4.5.7开具介绍信时，应严格核实使用者的内容与事由，防止伪造和冒用；不得开具空白介绍信。4.5.8经办部门介绍信持有人如将介绍信遗失，应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防发生意外。4.5.9印信主管不得在空白纸张上盖章。4.6 证照年检4.6.1营业执照年检：4.6.1.1营业执照年检时间 ：每年度3月1日至6月30

10、日完成。4.6.1.2营业执照年检工作流程：4.6.1.2.1登陆网站，选择“网上年检”，进入网上年检系统，选择“企业申报”（如初次申报应选择“新用户注册”）；进入企业申报子系统界面，选择相关内容后，按提示进行填写本公司年检报告书，其内容包括：企业基本情况、经营情况等，填写完成后等待所在管辖工商管理部门审批。4.6.1.2.2 待网上显示“通过”后，应将填写文件进行打印，并依据上述用印审批流程，在打印文件上由法定代表人签字、并加盖印章后，报所在管辖工商管理部门进行年检。4.6.1.2.3 在操作过程中如遇到操作问题可查看“北京市企业年检系统” 中“操作指南”。4.6.2组织机构代码证年检、换证

11、：4.6.2.1年检换证时间：年检时间按首次申领代码证书的月份确定，即在每年办证当月的前后一个月内办理。如某证申办时间为2007年2月1日，那么该证年检时间为2008年1月1日至3月1日。4.6.2.2组织机构应当在4年有效期或实际有效期满前30日内，向质监部门申请办理换证手续；4.6.2.3组织机构的名称、地址、法人或负责人、机构类型等信息发生变更时，应当在有关部门批准或核准之日起30日内，向质监部门申请办理变更手续；4.6.2.4对逾期未年检、未换证、未变更、未申领新证的单位，将依照北京市组织机构代码管理办法等相关法规进行处理。对逾期6个月的代码证将按国家规定予以废置。4.6.2.5年检准

12、备资料：营业执照副本原件及复印件；单位公章；法定代表人身份证和经办人身份证原件及复印件；有主管部门的申办单位还需提交主管单位的有效代码证复印件。4.6.3证照年检、换证、变更工作由计划财务中心统一负责，公司信息运营中心协助填写人员信息。经办人在通过年检当日告知集团信息运营中心工商主管登记备案；4.7 印章、证照的管理责任4.7.1 印信主管必须妥善保管印章，不得遗失，如有遗失，必须立即向计划财务中心报告；4.7.2 印信主管必须严格按照本制度及公司负责人的授权范围审批程序用印，不得擅自使用；4.7.3 印信主管如违反本制度的规定，给公司造成损失的，由公司人力资源依据相关制度予以处理；4.7.4 当代资产计划财务中心对子公司、分公司及各服务中心印信、证照使用情况进行全面监约。5.作业标准图集（暂无）6.作业标准文件6.1中华人民共和国会计法6.2北京市组织机构代码管理办法6.3企业年检办法（国家工商行政管理总局令第23号）7.作业标准表单7.1使用印章、证照审定表7.2PM5-CW-03-A证照借阅登记薄7.3用印登记薄8.作业标准监约监约主体监约内容计划财务部8.1证照借阅登记簿登记齐全是 否是 否8.2印章的存放地点安全8.3盖章文件全部存档8.4证照变更、年检、换证工作及时