公司发文管理办法Word文档格式.doc

1、第二条 公司的公文（包括传真、邮件），是公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是维持公司正常运转不可缺少的重要工具。第三条 行政部负责集团公司公文处理和指导所属各企业公文处理工作，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。第二章 公文种类第五条 公司的公文种类主要有12种，其中包括： （一）命令，适用于公司下达的需按时、按质、按量完成的重大紧急事项； （二）决议，适用于公司董事会按公司章程决定重大事项，部署公司全局工作； （三）决定，适用于对重要事情或重要行动做

2、出安排，奖惩有关公司及人员，变更或者撤销所属企业不适当的决定事项； （四）通告，适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项； （五）通知，适用于批转所属企业的公文，转发上级机关或不相隶属部门的公文，传达要求所属企业办理和有关企业周知或者要共同执行的事项，任免和聘用人员； （六）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； （七）报告，适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问； （八）请示，适用于向上级机关请求指示、批准； （九）批复，适用于批准所属企业请示的重要事项（不同意用“复函”）； （十）意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文

3、和平行文； （十一）函，适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的部门请求批准。答复所属企业一般审批事项的请示可以用“复函”； （十二）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。第六条 公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。 第三章 公文格式第七条 公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （

4、一）涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的文件可标明“秘密”； （二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”； （三）发文单位标识应由发文单位全称，用套红大字居中印在公文首页上部； （四）发文字号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号； （五）上报的请示，必须在首页注明签发人姓名，最后写上联系人及联系电话； （六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明公文种类，标题中除法规性文件使用书名号外，一般不用标点符号；

5、（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称； （八）除会议纪要外，其他公文须加盖印章。联合上报公文，可由主办单位加盖印章；联合下发公文，联合发文单位都加盖印章； （九）成文时间，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；一般信函、传真电报、邮件，以发出日期为准； （十）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称； （十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关、单位的要求标注主题词； （十二

6、）文字从左至右横写、横排； （十三）公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准（GB/T9704-1999）执行； （十四）公文用纸采用国际标准A4型（ 210mm297mm），左侧装订。第四章 行文规则第八条 行文应当确有必要，注重效用。集司对所属企业行文，原则上只发到公司所属企业。第九条 公司向上级机关、单位正式行文，不得直接主送或抄送其领导和业务处室。公文不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。“请示”应一文一事，应只写一个主送机关、单位，如需同时送其他机关、单位，应当抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外，公文不得直接送领导

7、个人。使用“报告”文种的公文，不得夹带请示事项。 行政部是公司对外正式行文的部门；其他部门可行文向对口业务部门洽谈工作。转发上级机关、单位的文件，不必再抄送上级机关、单位。第十条 公文的编号规则： （一）董事会决议 按董事会任届编总序号，“届次2号”，并加编年度序号；决议后应有参加会议董事签名；均用“东方怡然酒店管理有限公司董事会文件”专用纸印发； （二）总裁办公会议纪要 按年度顺序及会议时间编“2第期号”。用“东方怡然酒店管理有限公司总裁办公会议纪要”的专用纸印发； （三）日常工作会议纪要 按文件性质及年度顺序编“怡然纪字2用“东方怡然酒店管理有限公司工作会议纪要”的专用纸印发； （四）东方

8、怡然酒店管理有限公司决策委员会文件 发文字号用“怡然委字2用“东方怡然酒店管理有限公司决策委员会文件”专用纸印发； （五）东方怡然酒店管理有限公司文件 正式文件发文字号为“怡然综字2号”；一般函件发文字号为“怡然函字2号”，均用“东方怡然酒店管理有限公司”红头文件专用纸印发；其他部门的文件用各自部门简称进行编号，均用“东方怡然酒店管理有限公司”红头文件专用纸印发（部门简称参考附件1）； （六）其他类型的文件 公司其他类型的文件，根据各自业务和管理的需要，补充确定。第十一条 草拟公文的基本要求： （一）符合公司的利益和有关法律、法规及其他有关规定； （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，

9、条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。草拟“请示”必须说理清晰透彻，要求明确妥当；草拟“报告”必须综合情况，叙述完整而简练；草拟“意见”必须切合实际，有较强的针对性和可靠性； （三）公文的文种应当根据行文目的、公司与主送机关、单位的行文关系确定。标示公文紧急程度与密级，应事出有因，切合实际； （四）人名、地名、数字、引文、词句等使用要规范、准确；引用公文应当先列标题，后引发文字号。引用外文应当注明中 文含义。日期应当写明具体的年、月、日； （五）结构层序数，第一层为“一”，“第二层为（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”； （六）应当使用国家法定计量单位； （七）公文标题、正文及附

10、件等可使用规范简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，且文内简称必须统一。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名； （八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第五章 公文办理程序第一节 收文第十二条 公文办理分为收文和发文。收文的一般办理流程包括签收、登记、批办、请办、传阅、承办、催办、办复、归档等程序；发文办理程序一般包括交拟、拟稿、初核、会签、登记、审核、签发、打印、用印、分发、归档、销毁等程序。第十三条 凡公司收到的各类文件（含所附的申报材料）

11、、函件、信件或其他邮件（不含私人信件、包裹和各类报刊杂志），无论是通过公文交换站收到的，或者由发文机关、单位派人送来的，或者通过邮递等其他途径送到公司的，均由行政部统一签收。 行政内勤对每天的收文进行登记、编号。公司领导及各部门直接收到的文件，应送行政内勤处登记编号后再办理。个别急需办理的文件，经办人员在办理完毕后应尽快送行政内勤处进行补登记。第十四条 行政部专责人员负责对当日来文提出分办意见，并由行政部主要负责人审核。对来文提出分办意见按如下原则掌握： （一）来文若属省委、省政府、各部门（办公厅）及其有关领导批转的文件、急件、批办件，或属重要政策性文件、涉及公司经营管理重大方面的文件，所属企

12、业上报的请示，以及确实难以把握的文件，由行政部提出拟办意见，呈公司有关领导阅批后再交有关部门办理； （二）对所属企业上报的其他文件、其他一般性文件，或有关部门送司征求意见的稿件等，由行政部按照各部门职责直接送有关部门办理； （三）收文主送单位为公司部门的，一般视为反映情况或报告信息，只作传阅件处理，原则上不予正式办理。直接主送公司领导个人的文件，一般也按阅件处理。来文属于阅件的，由行政部核定该份文件的送阅范围后送公司领导和有关部门传阅； （四）对时间要求特别紧急的收文，可在送行政部审核的同时多送一份给有关职能部门或分管领导个人，有关职能部门可先行准备意见，在收到正式批办件后正式处理； （五）普

13、发性的法律、法规及政府文件，可订阅有关政府刊物，或直接印发有关单位执行，不必层层转发。一般性通知事项，可用电话、传真、电子邮件通知的，不发正式文件； （六）对于需要两个以上部门协同办理的文件，拟办意见中应明确主办部门、会办部门，分办意见经分管领导批阅后送有关部门办理。第十五条 行政部主要负责人核定文件的分办处理意见后，交行政内勤进行登记，并在当天将收文送出，或通知有关部门领取。各部门应指定专人负责对各类文件进行签收。 各部门应及时指定人员办理收到的文件。对由本部门独立办理的文件，属急件的，应即收即办；属于一般件的，应在1-3个工作日内提出呈批意见，呈公司分管领导审批后办理；对于可直接起草文稿对来文进行答复的，原则上应在2-4个工作日内起草完毕呈公司分管领导审批。对于部分需要一段时间方可办理完毕的文件，各部门可根据本部门工作安排办理，不受前述时间限制，但应本着效率原则，抓紧办理。第十六条 对于需要两个以上部门协作办理的文件，会办部门应在主办部门要求的合理时间内完成，主办部门收到会办部门反馈意见后2个工作日内，将汇总的办理意见呈公司分管领导审批。对需要所属企业协作的文件