Excel在学生工作中的应用研究文档格式.docx

1、 Excel 在学生工作中的应用研究 - 1 - 岳金海1 （1. 甘肃联合大学电子信息工程学院， 甘肃 兰州 730010） ： 在学生工作中我们经常会遇到各种各样的问题， 有的时候单靠纯粹的机械劳动往往无法解决问题， 而且工作效率将会很低。 这时我们就可以利用 办公软件中的Excel 进行各种操作， 既能提高工作效率， 又可以大大地降低出错的机率。 笔者从事学生工作已经两年多 了 ， 就这两年多 时间中遇到的几种常见的问题和大家共同讨论， 希望和大家共同交流， 共同学习 ， 让我们彼此在以后的工作中提高自 己的效率。 关键词： Excel 学生工作 应用研究 引言： 在学生工作中， 为了处

2、理数据的方便， 会采集大量的数据用 Excel 的形式保存， 方便随时处理。 Excel 给我们的工作带来了很大的方便， 但是在日常的工作中我们还是会遇到很多问题， 这时就可以利用 Excel 中的一些特殊的方法解决问题， 甚至可以对 Excel 进行二次开发， 更加方便我们的工作。 （一） 查找、 替换1 我们在工作中经常能遇到的就是快速查找定位到某个数据， 或者需要批量地将大量相同的数据替换成另外的数据， 如果我们只是人为地一行一行地查询， 不但工作量大， 而且很容易出错。 解决方法： 利用 excel 中菜单栏中的编辑菜单下的查找功能了可以快速地解决该问题。 在查找内容框中输入要查找的数

3、据， 点击查找全部就可以全部查找出来， 如图 1： （图 1） Excel 在学生工作中的应用研究 - 2 - 同样， 我们可以选用查找和替换功能中的替换功能将大量相同的数据替换为另外的相同的数据， 如图 2： （图 2） （二） 数字转换为文本 在身份证等信息的输入中， 常常会遇到输入之后会变成科学计数法来显示， 而且恢复为文本之后， 后面的也只会以 0000 来显示， 这样给我们的输入带来很大的麻烦，而且经常会出错。 我们可以采用两种方法解决这个问题： 1、 我们在输入的时候可以在输入身份证号码前输入一个英文输入法下的单引号，但是如果数据量较大， 我们每次输入的时候都需要输入一个单引号，

4、无疑增加了工作量， 我们可以采用第二种方法。 2、 我们可以选中要输入的列或者行， 采用菜单栏中的格式菜单下的单元格选项，在数字选项卡中选择文本选项， 这样输入的身份证号码就会正常显示了， 如图 3 所示： （图 3） Excel 在学生工作中的应用研究 - 3 - （三） 冻结窗口2 要查看一个数据表中的数据， 但是当第一屏显示完毕， 往下继续查看的时候， 标题行就会自动上移， 给查询带来很大的不方便 解决方法： 选中要冻结的行或列所在的某个单元格， 利用菜单栏中的窗口菜单下的冻结窗口功能， 这样在以后的查询中就可以方便的看清楚每列所在的标题行了。 如图 4 所示 （图 4） （四） 自动填

5、充 在日常的学生工作中我们往往会遇到在相同的单元格中输入完全一样的数据， 或者需要输入按一定的序列排定的数据， 如果采用复制粘贴， 效率将会非常低。 采用自动填充的功能， 比如说我们要在某一列中输入升序的序号， 这样我们就可以利用自动填充来提高我们的工作效率。 这里我们有两种比较简单的方法： 第一， 我们在两个连续的单元格中输入要开始计算序号的数字（比如 1， 2）， 选定这两个单元格， 将鼠标移动到单元格的右下角， 当鼠标变成实心的十字时按住鼠标左键向下推动， 即可完成填充， 如图 5 所示。 第二， 我们在某一个单元格中输入要开始计算序号的数字（比如 1）， 将鼠标移动到单元格的右下角，

6、当鼠标变成实心的十字时按住Ctrl 键， 然后按住鼠标左键向下推动， 即可完成填充。 第三， 可以采用菜单栏中编辑菜单下的填充命令， 也可以完成自动填充。 最终效果如图 6 所示。 （图 5） （图 6） Excel 在学生工作中的应用研究 - 4 - （五） 条件格式： 在学生成绩处理的过程中， 我们要求将小于 60 分的学生的成绩用红色显示， 以便于处理， 人工处理非常的麻烦， 还容易出错， 如何利用特殊的方法解决此问题。 解决此问题， 我们可以采用格式菜单下的条件格式功能。 所谓条件格式是指当指定条件为真时， Excel 自动应用于单元格的格式， 例如， 单元格底纹或字体颜色。 如果想为

7、某些符合条件的单元格应用某种特殊格式， 使用条件格式功能可以比较容易实现。 如果再结合使用公式， 条件格式就会变得更加有用。 设置过程如图 7 所示。 （图 7） （六） 提取数据 在学生工作中经常会遇到手中有学生的身份证号码， 但是却要获得学生的出生年月日， 如果我们一个挨着一个的输入， 不但很费时， 而且容易出错。 采用 mid 函数进行批量的提取。 比如我们需要利用学生的 18 位身份证号信息获取学生的 8 位的出生年月日， mid 函数的格式如下： mid （身份证号所在列,7,8），其中第二个参数表示是从第几位开始提取， 第三个参数表示是提取多少位。 （七） 数值连接 在日常的学生管

8、理工作中， 经常会用到将不同单元格中的数据合并到一个单元格中， 以便于数据处理， 能否进行数据的连接处理呢？ 下面我就简单介绍一下方便简洁的数据连接方法。 利用 Excel 中的字符连接运算符， 可以利用一个连接符进行不同单元格的数值连接， 如 A2B2C2， 就是把 A2、 B2、 C2 三个单元格中的数据按照Excel 在学生工作中的应用研究 - 5 - A2、 B2、 C2 的顺序进行合并。 （八） 单元格引用3 学生工作中经常需要将不同表格中的数据复制到另一个新表中， 或者将不同单元格中的数据复制到另外的单元格， 采用复制粘贴功能可能会出项串行等错误， 如何做可以方便地将单元格中的数据

9、复制过来而不出现错误。 这时最常用到的是数据的引用， 下面我就简单介绍引用的使用方法： 1、 相对引用 公式中的相对单元格引用（例如 A1）是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。 如果公式所在单元格的位置改变， 引用也随之改变。 如果多行或多列地复制公式， 引用会自动调整。 默认情况下， 新公式使用相对引用。 例如， 如果将单元格 B2 中的相对引用复制到单元格 B3， 将自动从 =A1 调整到 =A2。 2、 绝对引用 单元格中的绝对单元格引用（例如 $A$1）总是在指定位置引用单元格。 如果公式所在单元格的位置改变， 绝对引用保持不变。 如果多行或多列地复制公式， 绝对引用将不作调

10、整。 默认情况下， 新公式使用相对引用， 需要将它们转换为绝对引用。 例如，如果将单元格 B2 中的绝对引用复制到单元格 B3， 则在两个单元格中一样， 都是 $A$1。 3、 混合引用 混合引用具有绝对列和相对行， 或是绝对行和相对列。 绝对引用列采用 $A1、 $B1 等形式。 绝对引用行采用 A$1、 B$1 等形式。 如果公式所在单元格的位置改变， 则相对引用改变， 而绝对引用不变。 如果多行或多列地复制公式， 相对引用自动调整， 而绝对引用不作调整。 例如， 如果将一个混合引用从 A2 复制到 B3， 它将从 =A$1 调整到 =B$1。 4、 三维地址引用 所谓三维地址引用是指：

11、在一本工作簿中 从不同的工作表引用单元格。 三维引用的一般格式为： 工作表名！ 单元格地址， 工作表名后的！ 是系统自动加上的。 例如， 在第二张工作表的 B2 单元格输入公式 =Sheet1!A1+A2 ， 则表明要引用工作表 Sheet1 中的单元格 B1 和工作表 Sheet2 中的单元格 B2 相加， 结果放到工作表 Sheet2中的 B2 单元格。 （九） 统计函数 学生的相关数据管理中， 需要统计具有相同属性的学生的数目， 比如说我们要统计课程成绩在 60 分以下的学生的人数， 以及每个班不及格人数。 可以采用 Excel 中提供的相关的统计函数， 下面简要介绍两种统计函数。 1、

12、 COUNT 函数 Excel 在学生工作中的应用研究 - 6 - 语法形式为 COUNT（value1,value2,） 其中 value1, value2, 为包含或引用各种类型数据的参数（130 个）， 但只有数字类型的数据才被计数。 函数 COUNT 在计数时， 将把数字、 空值、 逻辑值、 日期或以文字代表的数计算进去； 但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。 如果参数是一个数组或引用， 那么只统计数组或引用中的数字； 数组中或引用的空单元格、 逻辑值、 文字或错误值都将忽略。 如果要统计逻辑值、 文字或错误值， 应当使用函数 COUNTA。 2、 COUNTIF 函数 语法

13、形式为 COUNTIF（range,criteria）。 其中 Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。 Criteria 确定哪些单元格将被计算在内的条件， 其形式可以为数字、 表达式或文本。 COUNTIF 可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。 （十） 自定义输入序列 面对大量的数据在输入的过程中难免会出现问题， 尤其对于要求比较严格的数据，有时要求必须输入其中规定的几个数据， 在输入中要求只能选择其一， 又该如何做呢? 在学生信息输入中为了防止输入出错， 同时为了提高工作效率， 可以采用菜单栏中数据菜单下的有效性工具， 这样就可以控制输入的数值， 比如我

14、们要在性别一栏中只能输入男或者女， 就可以采用该方法， 如图 8。 效果如图 9。 （图 8） （图 9） 二、 用 Excel 解决棘手问题。 （一） 排序 在工作中要求数据必须按照一定的顺序排列， 经常会用到各种排序方式， 以便于Excel 在学生工作中的应用研究 - 7 - 数据处理， 为了方便我们的数据处理， 我们可以利用菜单栏中的数据菜单下的排序工具， 根据自己的需要进行排序后我们就可以方便的进行数据处理了。 （二） 创建斜线表头 我们在制作表格的时候有时候需要在项目信息里用到斜线， 用以标注竖向和横向的信息， 但是 EXCEL 本身没有斜线功能， 这时我们可以使用绘图工具来完成。 具体做法如下： 1、 单击工具栏里的绘图， 表格下方会出现绘图工具栏， 选取直线， 鼠标变成十字型， 将其移至要添加斜线的开始位置， 按住鼠标左键拖动至终止位置， 释放鼠标， 斜线就画出来了， 如图 10 所示。 （图 10） 2、 如果要添加文字， 同样在绘图工具栏 里选取文本框 就可以添加文字了， 但文字周围有边框。 要想取消它， 可以对该边框进行设置： 单击该边框出现虚框后右击鼠标