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文档管理制度文档格式.docx

1、范围适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、资料识别,以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。责任质量负责人本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管,以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。各部门负责人负责本部门管理制度文件的具体执行,在评审意见分歧较大时,经过传阅或会审提供意见和建议。总经理负责对本制度的批准与废除、并督促各部门对本制度的实施。项目文档编写规范文档版本管理1文档状态变迁规则项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时,其状态为“草稿”。文档经过评审后,其状态变为“正式”。此后若更改文档,其状态变为“修改”。修改完毕重新经过评审时

2、,其状态又变为“正式”。2文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关。(1)处于“草稿”状态的文档版本号格式为V0.YZ,YZ的数字范围为0199,随着文档草稿的修正,YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创立人或修改人自己把握。(2)处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y,X为主版本号,取值范围为19。Y为次版本号,取值范围为09。文档第一次成为“正式”文件时,版本号为V1.0。如果文档的升级幅度较小,版本号Y值可适量增加,Y值增加一定程度,X值将适量增加。档文档升级幅度较大时,才允许直接增大X值。(3)处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ,文档正在修改时,一般只增加Z值,X.

3、Y值保持不变。当文档修改完毕经过评审,状态成为“正式”时,将Z值设为0,增加X.Y值。参见上述规则(2)。文档标识项目所产生的文档都有唯一、特定的编码,其构成如下:项目标识-文档类型-日期标号-版本号/序号。其中:项目标志:本项目的标识,表明本项目是“XXXX”;文档类型:商务文档00,项目管理文档01,项目开发文档02。日期编号:文档创立日期;版本号:本文档的版本号。序号:四位数字编码,指明该文档在项目文档库的总序号。一个文档编码的例子为:RDXM-01- 1111-V1.0/0015。项目文档管理制度项目文档按内容分为三类,商务文档,项目开发文档,项目管理文档其中,项目商务文档有合同及附件

4、、招标书、投标书、技术方案、谈判会议纪要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书、财务的制度等;项目开发文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试记录及测试报告(单元测试、业务联测)、用户使用手册、培训材料、项目相关专业文档、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档;项目管理文档有项目章程、项目管理计划、项目范围说明书、WBS、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件。文档的保密和安全。根据文档安全管理需要,大致可划分为三个保密级别级:具有比较高的保密需求,仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权,其它人员查阅需经文

5、档作者和项目负责人同意,包括各种项目商务类文档、各类软件授权许可。级:限制性保密需求文档,只允许项目组内部相关人员操作使用的文档,包括需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档等开发文档及项目成本相关管理文档,如因工作和业务需要,须经过严格地审批程序才能外发。级:一般保密性文档,正常业务流转文档及一般审批流转文档,包括项目计划、项目进度等。项目文档归档项目经理必须在项目开发过程中,重视项目文档的建立、整理、保存,并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。项目组文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录,项目组其它相关人员仅设置只读权限。项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将

6、项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理服务器。项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。项目文档调阅公司内部人员因工作需要调阅文档,必须由借阅人填写项目文档借阅单(见附件一),经所在项目组经理批准后提交各项目组文档管理员,经本组项目经理审核后,开放调阅权限。调阅的权限统一设置为:只读。对于电子文档的权限开放应设置期限,到期后,调阅人的权限将被关闭。对于纸质文档的调阅,相关人员应在借阅期内及时归还。如需延期借阅,需重新办理相关手续。第十条 项目文档保存方式分为电子和纸质,原则上应以电子方式保存。电子文件应尽量转换成PDF格式,统一设置为“不能

7、修改”模式,并视需要设置为“不能打印”模式。应确保相关电子文档无病毒感染。第十一条 项目组文档管理员应按对项目文档进行清点,核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档,并视作该项目归档工作的完成。若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的,项目组文档管理员有权要求对文档重新进行编制和完善,直至符合归档规范。第十二条 项目组文档管理员对项目文档实施统一保管,并负责定期进行刻盘备份,保证归档项目文档的安全可靠。档案日常管理(一)借阅1、借阅手续:(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。(2)档案员接到借阅条,经核查后,取

8、出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。4、借阅人应于规定期限内归还。如有其它人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。(二)销毁 1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明:销毁档案目录、公司负责

9、人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。(三)移交 1、需要进行移交的档案,需由档案员编制档案移交登记表,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。档案移交登记表需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,档案移交登记表一

10、式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。(四)保密 1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。 2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。附件一 项目管理文档借阅单项目文档借阅单编号:借阅日期:计划归还日期:借阅事由:序文件编号及名称媒质密级实际归还日期12345679借阅人签字:项目负责人签字:部门负责人意见(高涉密文件借阅):备注 :借阅人应对所借阅的文件妥善保管,并及时归还。非密文件的借阅应由项目负责人签字授权,涉密文件的借阅应由部门负责人签字授权。涉密文件的使用,根据有关规定涉密文件只能够纸质方式存在,且非经允许不可复印流转。附件(共_页):无报送:发送:年月日

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