Excel的使用方法与技巧.ppt

1、Excel的使用方法与技巧,任课教师：丁 莉,第一节 Excel的基础知识,一、Excel2003功能概述 1985年Microsoft Excel问世，被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。Excel可以创建和修改工作表、三三维图表，以及分析管理数据。,二、Excel2003的启动及界面介绍1.按快捷按钮。2.以滑鼠点选开始程序Microsoft Excel，Excel即开启显示于屏幕上。,3.界面介绍,三、Excel2003的基本元素工作簿、工作表、单元格,Excel2003工作簿是运算和存储数据的文件，每个工作簿都包含多个工作表。工作表是Excel2003完成一项工

2、作的基本单位，可以用于对数据进行组织和分析。在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表图形化工作表数据。工作表的基本组成单位是单元格。,1.新建工作簿,启动Excel2003时，会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：选择【文件】【新建】命令；单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮；技巧:按CtrlN组合键，可快速新建一个空白工作簿。,2.输入工作表数据,向单元格中输入数据，主要有一下3种方法：单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入

3、数据。一般用于修改单元格内的部分数据。单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。3.插入符号和特殊字符 选择【插入】【符号】命令。,4.自动填充 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】【填充】【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；填充一系列数字、日期等，通过拖动，Excel可自动延续此系列数字、日期或时间段等。技巧2 按Ctrl+D组合键，可向下填充；按Ctrl+R组合键，可向右填充。,自动填充序列,技巧：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；如：输入

4、1/2 1月2日 输入0空格1/2 显示为1/2技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如“，”。提示：在Excel2003中，日期和时间均按数字处理；对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5；对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如2006.6.5。,4.保存工作簿 a.直接保存工作簿;b.以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿6.打开已有工作簿 a.在Windows资源管理器中直接找到工作簿文件;b.在【文件】和【窗口】菜单下方,默认显示最近使用Excel打开过的4个文件,单击即可。提示:选择【工具】-【选项】-【常规】命令,可更改这

5、里列出的文件数。,第二节 编辑和管理工作表,一、编辑单元格 1.选定单元格 选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号;选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末 尾行号或列号;选定整个工作表的所有单元格 按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。,选定连续的单元格区域 a 使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键,拖动至该区域右下角,释放按键;b 可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键,再单击区域右下角单元格,即被选中;选定不连续的单元格区域 先选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2个单元格区域.,2.编辑和清除单元格内容3.复制

6、和移动单元格4.插入和删除单元格 a 选择【插入】-【单元格】或【行】或【列】命令;b 右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令;c 选定多行或多列,单击右键,选择【插入】,即可插入相应数量的行或列。删除单元格同插入单元格步骤类似。,5.查找与替换 选择【编辑】-【查找】命令,或按ctrl+F组合键,打开【查找与替换】对话框的查找选项卡;在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容,单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下一个】按钮,直到找到所需的单元格位置。提示:单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息.,单击【替换】标签,打开【替换

7、】选项卡,在【查找内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。也可直接单击【全部替换】按钮.,6.给单元格加批注 批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的注释。含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。操作步骤如下:a 选定单元格,选择【插入】-【批注】命令;或单击右键,选择【插入批注】;b 在弹出的批注框中输入内容;c 输入完毕后,单击外部工作表区域即可.,二、格式化工作表,1.设置单元格字体 选择【格式】-【单元格】,单击【字体】标签 技巧:

8、利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。2.设置单元格对齐方式 选择【格式】-【单元格】,单击【对齐】标签 3.设置单元格边框 选择【格式】-【单元格】,单击【边框】标签 4.设置单元格数字格式 选择【格式】-【单元格】,单击【数字】标签,5.应用样式 选择【格式】-【样式】命令,在【样式名】下拉列表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组中具体做出选择。最后单击【确定】。6.自动套用格式 a 选定需要自动套用格式的单元格区域;b 选择【格式】-【自动套用格式】,单击想要套用的数据表样式,并可根据需要,在【要应用的格式】选项组中选择具体要套用的格式

9、;c 单击【确定】按钮即可.,7.条件格式 一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】【条件格式】命令，然后进行选择。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。8.设置背景 选定整个工作表；选择【格式】【工作表】命令项【背景】；在“工作表背景”对话框中选择一个图片；单击【插入】即可。,9.添加图形、图片、剪贴画和艺术字 选择【插入】【图片】，再做选择。10.给工作表标签加颜色 为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。选择【格式】【工作表】命令项【工作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色”对话框中选择喜爱的颜色。,三、管

10、理工作表,1.切换工作表 2.新建、重命名和删除工作表 3.复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表 选择【窗口】-【隐藏】命令,即可隐藏工作簿;选择【窗口】-【取消隐藏】命令,即可恢复。选择【格式】-【工作表】-【隐藏】命令,即可隐藏工作表;选择【格式】-【工作表】-【取消隐藏】命令,即可恢复工作表;,技巧:1.Excel大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被

11、同时填入该数据了。2.快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可.,3.Excel单元格文字随时换行 在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下

12、回车键就可以了。4.Excel中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。,Excel中消除0值 当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空白，可如此操作。打开“工具选项视图”，取消“0值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。6.快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦,有一个

13、简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。,7.快速选定“空白”和“数据”单元格 在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定。,8.快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时拖动至合

14、适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据。用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。,9.快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位

15、于当前数据区域中当前列的最后一行。双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。,10.数据分列技巧 用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取快速分列方法。具体操作如下:在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割的数据区域;单击菜单栏【数据】-【分列】;在弹出的对话框中选择【固定宽度】,点击“下一步”;在【数据预览】中,按住分列线,移动至指定位置,点击“下一步”;选择【列数据格式】,点击“完成”.,11.批量转换日期格式 以前在Excel中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyy

16、y-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数据】【分列】，出现【文本分列向导】对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击【下一步】按钮，在步骤三对话框的【列数据格式】中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下【完成】按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。,12.不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在Excel中，如果要选定已选定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格;同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧单元格;按下“Enter”键，可以选定下方单元格;同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上方单元格.,13.简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮.可以在按下“ALT”键的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。如果在复制了工具栏