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1、,二、公文的作用,实事求是原则 准确规范原则（文种、格式不能错）精简高效原则（公文的内容要平实、语言精练、表达清楚）安全保密原则（涉密文件的流转、制发和保管要做到专人负责，做好涉密文件登记、计算机物理隔离，专人保管，密级分为绝密、机密、秘密）,三、公文工作基本原则,第二部分 公文种类,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（我们工作中常用的有通知、意见、请示、函等，意见可以对下也可以对上，所以适用范围较

2、广）,决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。行政机关较少使用，党委、人大常用。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（分为执行类、奖惩类、撤销类）执行类是条款式的，内容丰富，用于部署工作；表彰类一般由3部分组成，背景依据、决定、希望和号召。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（我办主要下发的是政府令，是以市长名义发布的重要的规范性文件）公报：适用于公布重要决定或者重大事项。（会议公报、联合公报、统计公报、环境公报，一般在媒体上公开发布）,二、公文种类,公告：适用于向国内

3、外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。通告和公告经常容易被混用，公告适用于地位较高的行政单位，通告则不限；公告范围更广。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（上行文、下行文、平行文都行）印发不能和意见连用，但可以和转发连用。关于加快推进建筑产业现代化发展的实施意见 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。（转发、印发、批转的区别：转发上级机关的公文，也转发下级机关的公文；批转主要用于批转下级机关的公文；印发是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项）印发类通知非常简单。通知和通告的区别，通告没有主

4、送单位。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（一般有表扬先进、批评和情况类通报）,二、公文种类,报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（报告是阅知类公文，报告中不能提出意见和建议）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（注意要合理适度，上级有权决定的事项，给予上级的时间不能太紧）请示一般由缘由和事项组成，事项是核心。缘由简单或递进式的，宜先写写缘由自然引出事项；缘由复杂或并列式的，宜先写事项再分条列理由。批复：适用于答复下级机关请示事项。（必须有请示才有批复）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议

5、事项。关于提请审议我市与四川省宜宾市缔结友好城市的议案,二、公文种类,函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（以前是会议纪要）强调：根据芜湖市人民政府办公室关于印发芜湖市人民政府办公室会议记录工作制度的通知要求，会议纪要必须附手写会议记录原件和会议签到表，如是复印件前者要加盖单位印章,二、公文种类,缺少文种 使用非法定文种 比如建议文种重叠 比如报告请示，比如意见通知 生造文种 比如建议，建议不是文种文种作为公文标题 文件标题直接是“通知、紧急通知、会议纪要”等文种混用 请示和报告，通告和公告 同类公文使用不同文种

6、错用文种 通知和通告,三、文种选用常见问题,主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。报告上级单位一般阅知，一般不会回复；请示上级机关必须答复。如果错将请示写成报告，责任由拟稿单位自己负责，上级单位不承担责任。,目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：a.请示、报告混用 如关于请市领导出席XXXX活动的报告，报告应该改为请示b.请示、报告并用 如关于举办

7、XXXX活动的请示报告,公文的结构，总的来看包括以下两个部分：,公文的外部形式：格式，即国家标准规定的固定格式。（即表）格式错了内容再好也打要扣分公文的内部组织：内容，即公文的主体部分。（即里）内容能够体现水平表里都很重要，里是核心，但是表错了，里再好也要打折扣,第三部分 公文格式,依据（公文处理规范、参照）：1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。,一、公文格式要素划分,主体：包括：标题、主送机关（有的文件没有主

8、送机关，比如公告、通告）、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注（附注用的很少）、附件,一、公文格式要素划分,版记：（一般放在文件最后）包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码（单页右下，右空一字，四号半角阿拉伯白体标识，数字两边各加一字横线双页左下，其他相同，横页表格时，单页左下，双页左上,1.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称

9、排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,（一）版头部分,1.发文机关标志 大版头 机关全称或规范性简称文件 芜湖市人民政府文件、芜湖市人民政府办公室文件 小版头 机关全称或规范性简称 芜湖市人民政府、芜湖市人民政府办公室，信函形式 首页必须显示正文。只有标题不行，一般出现主送机关和至少正文一行，对发文机关较多的文件尤其要注意,（一）版头部分,2.份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“000015”，必须是6位。密级文件一定要标注份号，非密级文件可以不标注份号 3.密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在

10、版心左上角第二行。绝密30年，机密 20年，秘密 10年，保密期限不作强制要求。,（一）版头部分,4.紧急程度 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。5.发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。（用 不对，年份标四位，2015、1999等，不能写05、99）,（一）版头部分,6.签发人 上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排），“签发人”三字

11、用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，姓名采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。,（一）版头部分,份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号仿宋。签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。,000001 秘密10年特 急,x政2012x号,签发人：xxx,（一）版头部分,签发人：张三 李四 王五 赵六,签发人：张三 李四 王五,公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、

12、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。,（二）主体部分,7.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。两行一般宜采用上长下短，多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，一般不加顿号，换行时省略。,（二）主体部分,梯形标题,政2012x号,签发人：xxx,（空二行）,（空一行）,8.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文

13、左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋。有多个主送机关的，各机关名称之间用逗号或顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,（二）主体部分,9.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋。,（二）主体部分,正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。公文层次不宜超过4层层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）比如一、指导思想 第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点应为句号）比如（一）指导思想。第三层“1.”（仿宋）（无论是否

14、作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。,（二）主体部分,10.附件说明 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。,（二）主体部分,11.发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。,（二）主体部分,12.成文日期一般署会议通过日期或领导同志

15、签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应写明年、月、日（用阿拉伯数字），位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。,（二）主体部分,X X X X X X X X X 2012年X月X日,13.印章 除纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）应有正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。,（二）主体部分,加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，