机关公文写作基础知识Word格式.doc

1、而经中共中央批准、中共中央办公厅1996年5月3日印发的中国共产党机关公文处理条例则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：1.下行文。即上级机关单位向下级机关单位的行文。如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。2.平行文。即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。如函。3.上行文。即下级机关单位向上级机关单位的行文。如报告、请示、议案。公文最讲究的是“对号入座”，即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可

2、能达不到。因为你的行文目的是请求上级批准或指示，而报告则是用来“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的文种，不允许“夹带请示事项”。而上级机关对下级机关的报告不作批复。又如，平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重别人，从而影响公务办理。选准文种，也是公文规范化的一个重要内容。因此，行文时，应从行文目的、内容和机关单位的“职权范围”以及“隶属关系”等方面去考虑，选择一个恰当的文种，不能错用文种。错用文种，往往会影响公务办理。二、公文的格式公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、装订与公文文面结构

3、。公文具有规范的格式是其一大特点。公文格式，看起来属于形式问题，其实，除了书写用纸、装订等项目外，其他的项目，都和公文的内容密切相关。如公文的标题、主送机关、附件、附注、用印等，本身就是公文内容不可分割的有机组成部分。因此，在撰写公文的过程中，除了要考虑它们安放在哪里、如何安放外，对它们的内容更要字斟句酌，这样才能实现公文格式的规范化、科学化。（一）公文的构成国家机关公文处理办法第三章，对公文格式的各个方面做出了明确而具体的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发

4、日期等部分组成。”这里明确了机关公文有18个组成部分。（二）公文的格式完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。上述的18个部分，分别安排在相应的部分里。各个部分、各个项目，都要围绕着主文部分的正文，从不同的方面、不同的角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机系统，为公文在传递过程中能得到正确的处理，发挥各自应有的作用。1.公文格式简表份号 | 份号：000019文 秘密等级 | 机密10年头 紧急程度 | 特急部 发文机关标识| 广州市人民政府文件分 发文字号 | 穗府200517号 签发人 张三 |-标题 关于开展元旦春节| 慰问活动的通知主 主送机关 |

5、各区、县人民政府，市直各单位： x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x 正文 |x x x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x x |x x x x x 附件说明 附件：1、x x x x x x x x 2、x x x x x 印章（印）成文日期 二五年十二月九日附注 |附注：1、x x x x x x 主题词 |主题词：x x x x x x x x x尾 抄送机关 |抄 送：x x x x x x |- 印发机关和 |广州市人民政府办公厅 二五年十二月十日印

6、发日期 |- 印刷份数 （共印xxx份）我司发文格式如下：文号5号加粗宋体 标题字三号加粗宋体主送单位：（1）各基层单位发给公司的各类行文必须以管理处名义发放，各部门不得越级发文；（2）所有发文必须统一使用有公司名称、标志的文头纸张；（3）各类行文使用的字体均设置为宋体（特殊情况除外）、文号字号为五号加粗，标题使用字号为三号加粗，正文使用字号为四号，行距、间距均设为标准值（上、下、左、右页边距各2.5厘米）；段落首行请选用“首行缩进”格式。（4）正文右下方需注明落款、成文日期，并加盖管理处公章；（5）文底必须注明主报、成文格式、日期及共印份数。（空一行）附件：1、XXXX2、XXXX右空两格

7、发文单位二X年X月X日抄送：发文单位 二X年X月X日印 （印发日期正下方）共印 份2.具体要求（1）文头部分文头又称版头。由发文机关标识、发文字号、签发人、份号、秘密等级、紧急程度等项目组成。这一部分，占文件首页的三分之一篇幅，由一条间隔横线将文头与主体部分分隔开。如果是常用的各级机关的文件，则在这条横线中间印上一颗红色的五角星，以示同行政机关的文件的区别。发文机关标识发文机关标识是指发文机关的固定称呼。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”“广东省人民政府文件”、“广州市人民政府文件”等。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷，目的是要让人一看就明了发

8、文机关。发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党中央委员会”，可简称为“中共中央”，“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如果是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。发文字号发文字号简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发200530号”，表示中共中央在2005年度内发的第30号文。“穗府20054号”，表示广州市人民政府在2005年发的第4号文。“中办发200517号”，表示中共中央办公厅在2005年发的第17号文。“粤府办200514号”表示广东

9、省人民政府办公厅在2005年发的第14号文。发文字号的主要作用有三：一是便于登记，发文机关和收文机关，发文和收文一般都登记发文字号；二是便于分类、归档，或是按发文机关或是按发文年份分类和归 档，都要使用发文字号；三是便于查找、引用，一篇公文，标题可以有相同的，但发文字号绝对没有相同的，因此，只要你知道了“发文字号”，就很容易在档案室 找到你所需要的公文。而对于一些标题较长的公文，如要引用，则引有用其发文字号比引用标题要准确、简便得多。发文字号的位置，在发文机关标识的正下方，字体一般同正文。发文字号中的机关代字，要由一定范围内领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编编定，以免重复、混乱。机关代

10、字的字数一般不超过3个，编好后要保持稳定。发文机关的年份，要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2005”简化成“05”；年份要用方括号“”括住，不要用半圆括号“（）”。联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。份号份号，又称编号、流水号，是指一份具体文件在该文总印发数中的实际序号。如份号“000168”，即表示此份具体文件是该文总印发数的第168号，其位置在文头的左上端，顶格书写。使用“份号”的公文，有些是印数较多的普发性下行文，主要是有密级的公文，其作用是：一是便于印数较多的普发性公文有控制地分发到有关的各地区各单位印发；二是便于机密文件的分发和回收登记，有利于提高受文机关和阅读者的保密

11、责任感；三是一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。秘密等级秘密等级又称密级，是指公文内容涉密程度的等级，我国保密法将秘密事项等级分为“绝密、机密、秘密”三级。密级的确定，要根据公文内容并按照有关规定，从维护国家利益出发，严格按权限范围、审定程序处理。密级及保密期限一经确定，就要做出明显并且易于识别的标志。国家秘密的标志为“”。“”的前面标密级，“”的后面标保密期限，如“机密5年”。密级的位置在发文机关标识的左上方，“份号”的下方。紧急程度紧急程度又称急度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是使受文机关明确公文处理的时间和要求，保证公文的时效性。紧急文件应分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度的位置在秘密等级的下方。签发人签发人指批准发出公文的机关领导人。国家机关公文处理办法规定“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他人签发。”签发的位置在“发文字号”右侧，空两格，书写“签发人”和签发者的姓名。在实践中，正式发出的文件上，有“签发人”这一项目的多数是上报国务院和上级机关的重要文件，一般文件是没有的。（2）主文部分主文部