进出口贸易标准化手册文档格式.docx

1、如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。 客户来公司当日1.赴机场或饭店接客户前， 营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈 室。2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。 客户接洽业务1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、 包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系 以 CF或 CIF 条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前 曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。3.与客户洽谈中，对报价及客

2、户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、 结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时 画上该产品草图4.如客户当日未能决定采购， 须待数日继续洽谈时， 营业助理应将所挑选出来的 样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。 以免下次洽谈时重 复挑选。 （保留期限不得超过一星期 ）。5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品， 营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归 还原处。6.客户如有任何询问应即查核答复， 如不能即时答复， 也应向客户说明原因并告 以何时答复。7.与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。 整理 O C 或报价单1.应客户需要，将洽谈

3、中有兴趣的产品， 营业助理与采购有关科长协调整理报价 单，经主管经理核阅后打出交给客户。2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将 OC单项总价及 全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按 OC所需份数多加二份。如系 CF或 CIF时， OC上之材数不予打出。3.营业助理，应立即核对 OC是否与底稿相符， 如有错误即自行修改确实无误， 然后抽出一份 OC请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押 助理。4.所有寄境外信件， OC或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上 经理签名处旁签名，日期， 送交主管经理发出， 但报关文件由营业助理于结关前 自行核对单价数量，

4、必须在当日内完成。 开境内订单时 营业助理应时常查核自存之 OC，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档 OC及资料卡或 P L 上注明承制工厂、厂价、 境内订单号码及日期。1.订单上唛头可采用下列方式：（1）刻章。（2）打字。（3）由营业助理书写清楚。2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出 订单更改通 知 ，并与原境内订单所留底联装订一起。3.如系将境内订单改开给另一工厂， 则应于境内订单留底联、验货联、装运联上 注明本订单系原订单号重开，原订单作废 ，并于存档 OC联及资料卡或 P L 上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂 联及签回联上

5、绝对不可注明该订单系重开， 并立即将装运联直接交装押助理。4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：KR1021 （ 此为改开订单号码K1021 （ 此为原订单号码5.需熏蒸的货，外箱上一定要打洞，应于订单上特别注明，告知工厂。6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办 q才可出口。7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。8.订单一个 ITEM在 US5000 以上，营业部科长在时一定要让科长签字， 才能寄 出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字的订单， 采购科长应协助出货， 而催货则由营业部负责9.凡向工厂催货 （包括配件

6、及印刷品 ）一切成败的责任由营业助理负责， 但装押助 理协助催货。进出口贸易作业标准化手册（范例 A）（ 第二部分 ）须经确认的样品、印刷品1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后， 立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收， 并在原 境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存， 如有电话通知工厂， 应补寄正式 通知以便安排出货。2.客户正式确认通过的样品， 应通知有关外务员或科长，明确规格以便验货。验货1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌， 或因地区偏远无法前往承制厂商验 货或因承制厂商质量差， 外务人员不能决定可出货时， 外务人员来电或

7、来函通知 营业助理应即请示主管经理如何处理。2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时， 应填出差申请表返回公司后凭出差报 告表，向总务科请领差旅费。3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员， 以便协助催货， 如助理需到 仓库验货，自行找装运联或留底联。 申请境外 （ 内） 佣金赔偿1.营业助理填妥申请书， 送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿 须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计， 一份交稽核， 一份交采购 科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护 照影本送交会计制单 （ 申请书为四联，其中一份留底 ）。2.支付境外佣金时必须：（1）与境

8、外公司订有佣金可在任何地点支付的契约影印本交会计。（2）每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据来京支领。3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。 对样品处理1.出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。2.收到工厂新样品， 呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格 资料即送采购部有关科长编资料。3.承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。4.有秘密样品 （专利或只能卖给专门客户 ）不可随便陈列样品室。 其订单及样品函 的科长栏应改填经理名。5.如需向资料中心借出样品时， 应填写样品外借申请单

9、连同彩色照片呈总经理 核准后方可借出。6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货 SAMPLE上注明不可陈列 字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承办助理保管 注销境内订单1.营业助理向装押助理签收 营业部订单货款支付核准单 须详细核对单价、 数量 及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对， 无误后签名呈阅经理， 并将原境内 订单留底上予以注销。2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留 50 （包括送仓库货 ） 。如工厂急需货款，也应先开来保证票。 接到 O C 与境内订单装押助理收到由营业助理转来的 OC与境内订单时， 应核对 OC与境内订单上 包装、数量是否完全相符， 如发生

10、错误或有疑问时， 应立即与营业助理协调或请 示主管经理如何处理。 签收 L C 影本1.押汇科长收到 LC后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅 并在存档之 OC上登记 LC号码， SD、VD以及金额后，交装押助理。 （V 2.L C可能发生的问题如下：（1） 收到 LC时须先核对总金额、数量、单价是否正确。（2） 收到 LC当天时，如距有效日少于 30 天，即须向主管经理提出。（3）通常 LC是可分批，如不可分批，须向主管经理提出。（4）如本地无直接船可到达的港口，需看 L C是否可以转船，如不可以 需请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为天津。（5）核对受益人全名、地址有无

11、错误（6）核对交易条件系为 FOB、CIF、CF 是否相符。（7）L C 内容有无错别字。（8）有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。（9）如同一客户有数张 LC时须看有无规定可予合并。（10）如 L C直接由境外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送 银行核对其签字是否符合。（11）如远期付款之 LC应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经 理。（12）如有怪异字眼或条款有违常理者，应立即请示主管经理。进出口贸易作业标准化手册（范例 A）（ 第三部分 ）装船通知单1.依照境内订单的规定交货日期 1个月至 1个半月前开始作业， 由装押助理按外 勤人员的报告或直接与工厂联系后

12、填写装船通知单。送货柜场者：共四联第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。第二、三联：（1） 寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、 净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协 调安排出货。（2） 如每一 ITEM超过美金 5 千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄交交外务员。第四联：装押助理存查。货送仓库者：填 送仓装船通知单 ，共二联寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。 第二联：如重要订单未能如期交货，得填写 重要订单逾期追问单 交有关科长协助处理。2.如境内订单规定收到 LC后才通知生产者，收到 LC当日即发出装船 通知单

13、上注明 LC已收到船期通常以 SD期限前三星期为宜。（弹性应用）（ 3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者， 当收到客户确认或回电时， 由营 业助理填写确认函交工厂， 并将留底联交有关装押助理签收， 并在境内订单装运 联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数 份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回， 以便向 经济部商品检验局申请产地证明书。5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件， 协调报关行后与有关工厂 办理手续。 催货1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货， 应立即会同营业助理向 工厂或外勤业务人员催货。2.退税资料寄回本公司时， 应先告知工厂填写承办人姓名， 否则经常很多助理有 同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税的麻烦。 收到仓库送来的进货单1. 装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、 数量、包装情况是否与境内订单 符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。2. 收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订 营业部订单货款支付