3总账管理初始设置1.ppt

1、第三章 总账管理,ERP-U8 V8.61 管理软件的核心系统,1、系统概述,2、系统初始化,3、日常账务处理,4、期末处理,第一节,总账系统概述,一、账务处理系统的有关介绍 总账管理系统是财务业务一体化管理软件的核心系统，适合于各行各业进行账务核算及管理工作。总账管理系统既可以独立运行，也可同其他系统协同运转。主要任务：通过输入和处理记账凭证，完成记账、月末处理工作，最终输出各种总账、明细账、日记账及辅助账等资料，为会计报表的编制提供有用信息。,会计电算化中的“总账”与会计中的“总账”会计电算化中的“总账”系统 任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工

2、作，输出账簿。手工会计当中的“总账”亦称总分类科目或者一级科目，它是对会计要素的具体内容进行总括分类的账户名称，是进行总分类核算的依据，所提供的是总括指标。,特点：具有较强的综合性和概括性；是整个会计软件系统数据传递和交换的中枢；遵守统一的会计准则；具有较强的通用性。,总账系统主要功能：总账系统的初始设置日常账务处理凭证管理出纳管理账簿管理辅助核算管理期末管理,一、总账初始设置 主要工作包括：1.设置各项业务控制参数 2.会计科目体系 3.凭证类别 4.定义辅助核算项目 5.录入期初余额 本质上讲就是用户将一个通用的账务系统设置成适合本单位核算要求的专用账务系统的过程。,二、凭证管理主要工作包

3、括：1.提供资金赤字控制2.支票控制3.预算控制4.外币折算误差控制5.查看最新余额6.完成记账凭证的填制、修改、删除、查询、审核、记账及出纳签字7.常用凭证定义通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。,三、出纳管理目的：为企业出纳人员提供一个集中办公的平台主要工作包括：1.能够生成、查询和打印银行日记账、现金日记账 2.输出最新资金日报表 3.定期进行银行对账,四、账簿管理：主要工作包括：1.查询各种总账、明细账、余额表及实现账证联查 2.查询包含未记账凭证的最新账簿数据 3.月末可以打印输出各种正式账簿,五、辅助核算：主要工作包括：1、总账的核算2、明细账的核算3、进行某些专项核算 包括：

4、个人往来核算、往来核算、项目核算、部门核算,个人往来核算：主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算：主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的指出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,项目管理：用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可以用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、

5、订单等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。往来管理：主要进行客户和供应商往来款型的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。,六、月末处理主要工作包括：1、自动完成月末分摊、计提、对应结转2、自动完成销售成本、汇兑损益结转等业务3、进行试算平衡、对账、结账4、进行月末工作报告,二、总账系统与其他系统的关系,从图中可以看出，总账管理系统在整个电算化会计系统中处于核心地位，既接受来自工资管理、固定资产等子系统传递的记账凭证，同时又向报表管理系统、财务系统等提供会计数据。,三、总账系统操作流程,启用总账系统,建立会计科目,

6、使用辅助核算,建立部门、个人、客户、供应商、项目档案,Y,设置外币及汇率,N,设置凭证类别,设置结算方式,录入期初余额,初始设置,制单、记账,账簿管理,出纳管理,查询账簿,自动转账,试算并对账,结账,会计档案备份,打印各种账簿,开始下月工作,日常及期末处理,1.初始设置：业务参数设置、设置会计科目、凭证类别设置、录入期初数及辅助核算等内容。2.填制凭证：对凭证进行增加、删除、查询等操作。3.出纳签字：出纳凭证的签字和取消等。4.审核凭证：待审核凭证的签字和取消等。5.记账：已审核凭证的记账和反记账等。6.账簿查询：对各种账簿的查询。7.银行对账：录入银行期初数、录入对账单、银行对账等。8.自动

7、转账：自动转账分录的定义、转账凭证的生成等。9.对账：系统自动将各种账簿进行核对。10.结账：包括月末结账与反结账。,初始设置对于新用户需要在建账时一次性地输入，而对于已存有上年数据的老用户来说，无需进行初始设置，只需在上年数据基础进行操作即可。,第二节,总账系统初始设置,总账系统初始化，也叫作建账，企业在由手工会计系统向电算化会计系统转化的时候，为保持不同会计期间会计数据的连续性，需要将手工会计下形成的会计数据输入到财务软件当中来，这个过程就是初始化的过程。,人物：账套主管地点：企业应用平台任务：为会计处理进行基础设置（如设置业务参数、会计科目、设置凭证类型等工作）,实验内容,实验1：设置总

8、账系统参数实验2：设置基础数据外币及汇率设置会计科目凭证类别结算方式项目目录数据权限实验3：输入期初余额,实验1 设置总账系统参数,总账系统的系统参数设置决定了总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式、设定后一般不得随意更改。系统参数设置包括凭证参数设置账簿格式设置会计日历设置其他设置,设置总账系统参数凭证,首先以账套主管的身份注册进入企业门户,设置系统参数凭证,1,2,设置总账系统参数凭证,制单序时控制：控制系统保存凭证的顺序，可以按凭证号顺序也可以按日期顺序排列。选择此项制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。支票控制：前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置票据管理目的：若录入支票

9、号已登记在登记薄中，系统提供支票报销的功能；否则，系统提供登记登记簿的功能。,设置总账系统参数凭证,赤字控制：控制对象：“资金及往来科目”或“全部科目”目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。可以使用“应收、应付、存货”受控项目：选择此项目，制单时可以录入受控科目否则，不能使用此科目制单。例如：应收账款科目,总账系统参数设置凭证,现金流量科目必录现金流量项目：在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号，与

10、原编号规则一致。,总账系统参数设置账簿,设置系统参数账簿,3,总账系统参数设置账簿,凭证、账簿套打：用于各种打印机输出管理用的表单与账簿。,总账系统参数设置账簿,明细账（日记账、多栏账）打印输出方式按月排页：打印时从所选月份的起始月排序，从第一页开始打印输出，起始页号为“1页”。即使所选月份范围不是第一个月，页号也从“1页”开始排。按年排页：打印时从本会计年度的第一个会计月排序，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号不是从“1页”开始排。,总账系统参数设置凭证打印,设置系统参数凭证打印,4,总账系统参数设置权限,设置系统参数权限,5,总账系统参

11、数设置权限,制单权限控制到科目：制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可使用科目为费用类和现金类科目。制单权限控制到凭证类别：限制操作员在制单时只能填制某个类别凭证。操作员进行金额权限控制：对不同级别的人员进行金额大小的控制。,总账系统参数设置权限,注意：结转凭证不受金额权限控制。调用常用凭证时，如果不修改直接保存凭证，此时由被调用的常用凭证生成的凭证不受任何权限的控制。外部系统凭证是已生成的凭证，得到系统的认可，所以除非进行更改，否则不做金额等权限控制。,总账系统参数设置权限,凭证审核控制到操作员：只允许具有凭证审核权限的操作员审核某些

12、操作员填制的凭证。出纳凭证必须经由出纳签字：要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账。凭证必须经由主管会计签字：要求所有凭证必须由主管签字后才能记账。,总账系统参数设置会计日历,设置系统参数会计日历,6,总账系统参数设置会计日历,查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。如需修改请到系统管理中进行。,总账系统参数设置其他,设置系统参数其他,7,总账系统参数设置其他,外币核算：选择相应的汇率方式固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。,总账系统参数设置预算控制,设置系

13、统参数预算控制,8,9,全部设定完成后，点击确定，进行保存,实验2 设置基础数据,基础数据设置包括外币及汇率设置会计科目凭证类别结算方式项目目录数据权限,设置基础数据外币设置,设置基础数据外币设置,1,2,3,4,5,退出输入状态即完成保存,设置基础数据外币设置,制单时所用汇率在此定义，以便制单时调用，减少录入次数和差错。汇率变化时，应及时修改，否则，制单时不能正确录入汇率。固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，

14、应预先在此录入该天的记账汇率。,设置基础数据外币设置,常用外币及其符号：人民币 RMB 美元 USD日元 JPY 欧元 EUR英镑 GBP港币 HKD,设置基础数据外币设置,记账汇率：外币经济业务发生时采用的汇率，可以是当期期初汇率或者业务发生当日汇率。调整汇率：月末汇率，期末计算汇兑损益时使用，可以期末再输入。,设置基础数据会计科目,增加会计科目修改会计科目删除会计科目指定会计科目,设置基础数据会计科目,增加会计科目,1,2,科目编码唯一、符合编码方案；科目名称同级次中唯一,选中该项，才能在出纳管理中进行现金日记账、银行日记账的查询、支票管理簿、银行对账等功能。,3,4,指定外币核算,指定辅

15、助核算类型,基础数据设置会计科目,注意：科目编码及名称：必填、必须唯一、符合编码规则。封存：修改状态时可用，指停用该科目一个科目可以同时设置两种辅助核算：管理费用-部门核算和项目核算。个人核算不能与其他核算一并设置；客户与供应商不能一并设置。增加会计科目时，必须先增加上级科目，在增加下级科目。增加明细科目时，科目类型及科目性质自动跟随上级科目，不能修改。,基础数据设置会计科目,修改会计科目,1,2,3,4,基础数据设置会计科目,删除会计科目,1,2,3,基础数据设置会计科目,注意：已有数据的科目不能修改科目性质已录入期初余额或已制单的科目不能删除非末级科目不能删除已录入期初余额的科目如果需要修

16、改，必须首先删除期初余额数据，再修改，否则会出现对账不平。！,基础数据设置会计科目,指定会计科目指明确出纳负责的科目。这样出纳人员才能够对记账凭证进行出纳签字、在出纳管理功能中查询现金、银行日记账，进行银行对账，在制单中进行支票控制和资金赤字控制等功能。包括指定现金总账科目、银行总账科目、现金流量科目注意：在“指定科目”前应先对出纳科目（现金、银行存款）指定“日记账”核算。！被指定为现金流量的会计科目，在制单时，会被系统要求输入当前分录的现金流量项目。,基础数据设置会计科目,指定会计科目,1,2,3,4,5,6,基础数据设置凭证类别,用友提供了五种凭证类别。记账凭证收款、付款、转账凭证现金、银行、转账凭证现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证自定义凭证类别,借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制 科目有发生。贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。限制科目由用户输入，可以是任