3B应付款管理.pptx

1、U8 V10.1 应付款管理,用友软件股份有限公司姓名2012年 月 日,专业生存能力建设,课程说明,课程大纲,应付款管理系统通过采购发票、其它应付单、付款单等单据的业务处理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料、提供各种分析报表，对企业的应付类往来账款进行综合管理，以便合理地进行资金调配、提高资金利用效率。,1.1 产品说明,1.2 术语说明,应付账款：指企业因购买材料、商品和接受劳务等经营活动应支付的款项。预付账款：指企业按照购货合同规定预付给供应单位的款项，如预付的材料、商品采购款、必须预付的农副产品预购定金等。应付票据：是在商品购销活动和对工程款进行结算时因采用承兑结算方式而发生的

2、、由出票人出具、委托付款人在指定日期无条件支付确定金额给收款人或者持票人的承兑汇票，包括商业承兑汇票和银行承兑汇票；按是否带息，分为带息应付票据和不带息应付票据。其他应付款：指除应付账款、预付账款、应付票据等以外的其他各种应付、暂付款项，包括各种赔款、罚款、租金及各种垫付款项等。,1.3 应用角色,根据对供应商往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了“详细核算”、“简单核算”两种方案。“详细核算”方案：适用于采购业务及应付账款业务繁多、或者需要追踪每一笔业务的应付款及付款情况、或者需要将应付款核算到产品一级的使用单位选用。能够详细了解每笔业务的应付情况、付款情况及余额情况，并进行账龄分析。“简

3、单核算”方案：适用于采购业务及应付款核算业务并不十分复杂、或者现结业务比较多的使用单位选用。,1.4 核算方案,“详细核算”方案应用场景：采购业务及应付账款业务繁多需要追踪每一笔业务的应付款及付款情况需要将应付款核算到产品一级,1.4 核算方案,“简单核算”方案应用场景：采购业务及应付款核算业务并不十分复杂现结业务比较多提示：简单核算方案下，只是采购发票经审核、制单生成凭证传递给总账；往来业务查询，在总账中以凭证为依据进行。,1.4 核算方案,课程大纲,“常规”页签单据审核日期(入账日期)，决定业务总账、业务明细账、余额表等的查询期间取值；一般地，建议选用“业务日期”。,2.1 选项设置,现金

4、折扣 在信用期间内提前付款的优惠登记支票 自动将具有票据管理的结算方式的付款单登记支票登记簿，需要在总账的系统选项中选择进行“支票控制”,“凭证”页签受控科目制单方式明细到供应商，明细到单据非受控科目制单方式明细到供应商，明细到单据，汇总制单控制科目依据按供应商分类、按供应商、按地区、按采购类型、按存货分类、按存货采购科目依据按存货分类、按存货、按采购类型、按供应商分类、按供应商,2.1 选项设置,核销是否生成凭证 在核销双方单据入账科目不同时，需要生成调整凭证红票对冲,“权限与预警”页签,2.1 选项设置,“核销设置”页签,2.1 选项设置,“收付款控制”页签启用付款申请单后，付款单必须参照

5、付款申请单生成，系统自动生成的付款单和红字的付款单不受此限制。采购管理、进口管理等系统中付款申请的操作，受此选项控制。,2.1 选项设置,“初始设置”作用在应用应付款管理系统前，需要进行“初始设置”，建立应付款管理的基础数据、确定使用哪些单据处理应付业务、确定需要进行账龄管理的账龄区间。“初始设置”功能凭证科目设置：按照已定义的科目体系，依据业务类型预先设置好各业务类型凭证中的常用科目，在制单时按制单业务规则自动带出科目、简化凭证生成操作。账龄区间设置：设置账期内、逾期的账龄区间，用于对应付账款的账龄进行分析、随时掌握应付账款的动态变化。报警级别设置：设置报警级别，以便及时决策。单据类型设置：

6、设置往来业务的单据类型。,2.2 初始设置,应付款管理在初始设置前基础档案机构人员：部门档案、人员档案客商信息：地区分类、供应商分类、供应商档案存货：存货分类、存货档案财务：会计科目收付结算：结算方式、付款条件、收付款协议业务：采购类型,2.2 初始设置,“初始设置”功能凭证科目设置：按照已定义的科目体系，依据业务类型预先设置好各业务类型凭证中的常用科目，在制单时按制单业务规则自动带出科目、简化凭证生成操作。,2.2 初始设置,“初始设置”功能账龄区间设置：设置账期内、逾期的账龄区间，用于对应付账款的账龄进行分析、随时掌握应付账款的动态变化。,2.2 初始设置,“初始设置”功能报警级别设置：将

7、供应商按照对其欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便于掌握各个客户的信用情况。,2.2 初始设置,“初始设置”功能单据类型设置：设置往来业务的单据类型。系统提供发票、应付单两大类型单据。发票(系统默认类型)，不能修改删除；注意区分单独应用模式(仅两种发票)、同时使用采购系统模式(包括多种发票在内)。应付单，记录采购业务之外的应付款情况；可以依据业务情况设置应付单的不同类型，如应付费用款、应付利息款、应付罚款、其他应付款等。,2.2 初始设置,期初余额（正式启用账套前的所有应付业务数据）在初次使用本系统时，需要将上期未处理完全的单据(包括未结算完的发票、应付单、预付款以及未结算完的应付票

8、据，注意不是供应商往来余额)都录入进来作为期初余额，既保证数据的连续性、又保证数据的完整性，以便于以后的处理。当进入第二年处理时，系统自动将上年未处理完全的单据转成下一年的期初余额。提示：在下一年的第一个会计期间，可以进行期初余额调整。,2.3 期初余额,与总账对账在期初余额主界面中，点击对账按钮，系统显示应付期初与总账期初的受控科目对账情况(如下图)。,2.3 期初余额,课程大纲,应付业务主要是对应付单据(采购发票、应付单)进行管理，包括应付单据的录入、审核。应付业务模型独立应用：各类发票和应付单均应在本系统录入。集成应用：如果同时使用采购管理和应付款管理，则采购发票在采购系统录入，此时需要

9、录入的单据仅限于应付单。,3.1 应付业务,3.1 应付业务,应付单据：应付单发票结算单主要业务采购结算进口采购合同付款结算销售费用支出委外采购工序委外采购,应付账款,手工录入,进口业务,采购业务,合同业务,发票,应付单,付款申请,审 核,报表,查询,付款单,委外业务,供应商,发票,对账,费用支出,销售业务,应付单据录入可以录入采购业务中的各类发票(本系统独立应用)，以及采购业务之外的应付单。应付单据审核主要对应付单据进行批量审核、弃审。在【应付单据审核】界面中显示的单据，可包括所有已审核、未审核的应付单据，包括从采购管理系统传入的单据。提示1：已作过后续处理(如核销、制单、转账等处理)的单据

10、，在【应付单据审核】中不能显示；对这些单据的查询，在【单据查询】中进行。提示2：已做过现付处理的采购发票在审核记账的同时，后台还将自动进行相应的核销处理；对于发票有剩余的部分，作应付账款处理。支持对应付单据进行单张审核、弃审。,3.1 应付业务,3.1 应付业务处理应付单据录入,3.1 应付业务销售费用支出单,3.1 应付业务应付单据审核,应付单据审核，包括采购发票、委外发票、工序委外发票、其它应付单，以及合同结算单、进口发票等；,3.1 应付业务应付单据审核,审核后记明细账可进行单张或多张批量审核,付款业务对结算单据(付款单、收款单即红字付款单)进行管理，包括付款单、收款单的录入、审核。业务

11、单据付款单(应付款管理)，用来记录企业支付的供应商款项。收款单(应付款管理)，用来记录在发生采购退货时企业收到的供应商退款。,3.2 付款业务,付款单据录入付款单在支付每一笔款项时，款项用途是明确的：预付供应商的货款、或者结算供应商的货款、或者支付供应商其他费用。在录入付款单时，需要指明款项用途(表体“款项类型”)；如果一张付款单包含不同用途的款项，则在表体记录中需要分行显示。对于不同用途的款项，系统的后续业务处理不同。对于形成预付款的、以及冲销应付款的款项，需要进行核销处理，即将付款单与其对应的采购发票或应付单进行核销勾对，进行冲销企业债务的操作。对于其他费用用途的款项则不需要进行核销。,3

12、.2 付款业务,付款单据录入付款单(含代收款)代收款的形成：有时，企业要支付供应商A的一笔款项，但该款项同时包括为供应商B支付的款项。代收款的处理，有两种方式：正常的付款单：收款单位直接记录供应商B，金额为代付金额。特殊的付款单：收款单位仍然记录供应商A，但通过在表体输入供应商B(代收功能)处理代收款业务；优点是既可以保留该笔付款业务的原始信息，又可以处理同时为多个单位代收款的情况。在这种情况下，付款单的表头供应商与表体供应商不同，则视表体供应商的款项为代收款。提示：在核销时，即可对供应商A进行核销，也可对供应商B进行核销。,3.2 付款业务,3.2 付款业务,付款单据录入收款单(红字付款单)

13、收款单(应付款管理)，用来记录在发生采购退货时供应商退回的款项。同样地，在录入收款单时，需要指定款项用途(表体“款项类型”)：是应付款项退回、预付退回、还是其他费用退回。预付款、应付款性质的收款单(红字付款单)，可与预付款、应付款用途的付款单、红字应付单、或红字发票进行核销。,3.2 付款业务,付款单据审核主要对付款单据进行批量审核、弃审。在付款单据审核界面中，显示的单据包括全部未审核的、已审核的付款单据。提示1：只有审核后，付款单据才能进行核销、制单等处理。提示2：“余额=0”的单据在付款单据审核界面中不能显示，可在单据查询中进行查询。支持对付款单据进行单张审核、弃审。,3.2 付款业务,3

14、.2 付款业务,手工录入,自动生成,银行付款,查询,审核/核销,发票应付单付款申请单,付款,出纳,分析报告,付款单生成方式 手工录入付款申请生成选择付款生成应付汇票生成转账生成现付生成付汇生成主要业务 预付货款采购订单付款采购发票付款合同付款质保金付款承兑汇票付款付汇,3.2 付款业务,*一张付款单只针对一个供应商，可以代收(供应商角度)。*如启用付款申请单，则付款单不能手工录入。,3.3 往来核销,核销处理往来核销 是往来会计日常工作之一，即付款核销应付款、建立付款与应付款的核销记录，加强往来款项的管理。核销规则同币种核销：对当前结算单(付款单、收款单)进行核销，且可核销的单据其币种应该与本

15、结算单相同。异币种核销：对当前结算单(付款单、收款单)进行核销，可核销该供应商的所有对方单据，不受币种的限制。按规则核销：按照选项中设置的核销规则进行对应核销。,3.3 往来核销,手工核销手工确定付款与应付款的对应关系，选择核销可根据查询条件选择需要核销单据，加强了灵活性自动核销系统自动确定付款与应付款的对应关系，选择核销可根据查询条件选择需要核销单据、系统自动核销，加强了效率性,3.3 往来核销,手工核销业务规则一次只能显示一个供应商的单据记录，且收付款单列表根据表体记录明细显示。当收付款单有代收处理时，只显示当前供应商的记录；若需要对代收款进行处理，则需要在过滤条件中输入该代收单位，进行核

16、销。一次只能对一种收付款单类型进行核销，即手工核销的情况下需要将收款单和付款单分开核销。在手工核销保存时，若收付款单列表的本次结算金额合计被核销单据列表的本次结算金额合计，系统提示：结算金额不相等，不能保存。核销的记账日期=处理时的注册日期，保存时必须保证核销的借贷两方本币金额相等。若发票中同时存在红蓝记录，则核销时先进行单据内部对冲。可根据收付款单单张取消核销处理。,3.3 往来核销,手工核销,3.3 往来核销,手工核销 应用技巧点击菜单栏下的栏目按钮进行列表顺序的设置时，需要点击按钮右边的小黑三角才可显示收付款单、单据。,3.3 往来核销,自动核销 业务规则可对多个供应商依据核销规则进行核销处理。在取消操作中，可以按供应商进行分别取消核销处理。单据批量核销中不支持异币种核销处理，需要异币种核销的，必须到单据审核中进行单张单据核销处理。自动核销 应用技巧供应商：在核销条件的“通用”页签下，可以选择输入供应商范围、也可以为空（代表所有供应商）。,3.3 往来核销,自动核销,3.4 转账,应付冲应付作用：将应付款在供应商、部门、业务员、项目和合同之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解