财务部政策与程序Word文件下载.doc

1、P-ACT-005吧台奖.罚条例11P-ACT-006退定金制度12P-ACT-007信用卡操作规定13-14P-ACT-008账单管理制度15P-ACT-009发票使用管理制度16P-ACT-010收银点现金管理制度17P-ACT-011酒水员岗位职责18P-ACT-012临时担保签单制度19P-ACT-013发票和收据的使用管理20P-ACT-014票据管理制度21P-ACT-015客人自带食品收费标准22P-ACT-016挂账操作规定23P-ACT-017应收账会计应收帐操作流程24P-ACT-018出纳现金管理制度25P-ACT-019关于成本费用分析会内容26-27P-ACT-020

2、酒店总经理活动经费28P-ACT-021出差管理规定29-31P-ACT-022损毁财产赔偿制度32P-ACT-023离职员工工资发放通知33P-ACT-024关于对讲机和点菜器盘点的规定34P-ACT-025电脑的使用及控制35P-ACT-026各级高管权限及福利36-37P-ACT-027酒店内部宴请申请程序38P-ACT-028酒店相关费用报销，结帐程序39Standard & Procedure标准与程序Position职位: 财务部、采购部、仓库、验收处、各部门Dept部门经理：Department部门:财务部Date日期：2012年10月01日GM Approval总经理批准：Co

3、de序号：PACT-001Task任务：各项物资采购/领用/付款等程序及规则 目的OBJECTIVE:规范采购程序，明确各项环节：政策POLICY：一、货仓存货补充采购程序（低值损品/工程常用部件/厨料）：1、仓库负责人申购：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线（具体数量上架），在存量接近或低于采购线时，即需要补充仓里的存货，仓库员要填写一份物品申购单，申购单内必须注明以下资料（仓库人员申购前需征求使用部门负责人对补仓货品的意见）。（1）货品名称，规格（2）平均每月消耗量（3）库存数量（4）最近一次订货单价（5）提供本次定货数量建议2、采购部经理询价并批准；3，财务部经理审核；4，总经理批

4、准；5，采购申请单一式四联，在经审批后：第一联仓库做入库留底，第二联财务联，第三联采购联，第四联：采购部经理；二、部门新增物品采购程序（包括电脑耗材）：1 各部门欲增置新物料，按表格规定的签字次序严格执行。（1）部门负责人填写申请单交采购经理； （2）采购部经理询价并批准交财务经理 （3）财务部经理审核无误交总经理 （4）总经理批准交购部（5）采购员按规定日期采购到位2，采购申请单一式四联，经审批后：第一联部门留底，第二联仓库做入库留底，第三联财务联，第四联采购联三，食品海鲜类/烟酒类采购程序：（1）班组主管根据实际经营需要开具货品采购清单交部门负责人；（2）部门负责人审批下属班组上交的采购申

5、请单，不当之处要进行修正，无误后签字批准采购申请单交总经理；（3）总经理对采购单进行最后审批交采购经理；（4）食品烟酒类采购申请单一式4联，在经审批后：第一联：部门留底，第二联：仓库验收凭证，第三联：采购联，第四联：财务核对；（由采购部负责将已审批好的采购单分发至各部门）四、采购报价程序：报价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为除了有关采购出品部主管等有关管理人员与供应商密谋串通、收取回扣，致使购买的物品价格偏高外，酒店所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。特别是那些易于过期变质的

6、货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：防止有关采购人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。为了达到这个目标，酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，签订订单时，着手向有关供应单位询价填制报价单，包括：1）填写报价单中所需要的物品名称.产地.规格.型号.数量.包装.价格.质量标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。2）对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价

7、。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。3）海鲜水果蔬菜由于属于非成品类食品，价格变化更快，要求采购部在选择固定商家合作前提下，也更要加强市场比价，保证购买到的食品海鲜性价比最佳；4）写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给财务和总经理审批。5）明确采购部经理除电话形式天天比价外，至少一周一次凌晨4点到批发市场做市场调查比价；明确总经理至少一月一次凌晨4点到批发市场做市场调查比价；6）定于每周四上午召开产品定价会，以及新产品选择确定。原则上所有产品要实行确定价格确定供应商式操作，如有供应商或价格异动申请，要明确理由

8、并要在周定价会上通过才能生效。不能确定价格的产品要专项挑出，有上调需要时也需总经理认可才能通过。7）明确所有需采购的大宗食品物资均需从国内最源头采购制度，如因量小等因素不能从最源头采购的，先由采购部拿出初步意见，周六定价会上通过后执行；8）原则上不用成品包装菜品，如有需用理由，也要直接从厂家批量发货。五，各类食品物资入库程序：1，海鲜/食品/蔬菜/水果/酒水入库程序：1） 凭已批准的申购单核对验收食品海鲜等货物，未办理申购手续的，海鲜专门验收员有权拒收入库；属特殊情况，应有采购人员声明并经总经理允许方可入库；2） 验收员按酒店确定的规格/质量/价格验收，不符合政策的有权拒收，属特殊情况，应有采

9、购人员声明并经总经理允许方可入库；3） 海鲜/食品/蔬菜/水果/酒水入库流程：供应商开具送货清单收据验收人员验收无误后签字确认撕下收据第一联交仓库入库仓库员将送货清单输入电脑打出入库单联同送货清单一起交厨师长/采购经理/成本控制经理签字 交供应商作为月度结帐凭证；4） 广东海鲜，采购员现金购买海鲜/水果/蔬菜等验收入库凭清单小票，入库/签字批准流程同上；5） 对于水发货、菜类等可根据实际扣除一定比例的水分杂质。2，仓库补仓及部门新增物资物资入库程序（包括电脑耗材）：1、验收货物时，对货物质量和数量进行检查；对于零星采购的物品，要检查是否办理申购手续，未办理申购手续的，仓库管员有权拒收入库；属特

10、殊情况，应有主管部门负责人同意写明特批方可入库.2、验收员有权拒收变质、过期或保质期超过1/3、假货等伪劣物资入库，有关工程维修用品等专业性较强的进货还须由工程部或厨房有关人员一起进行验收.以保证进货质量.3、检查商品包装、型号、规格、生产厂家、生产日期、有效期或保质期；进口商品要向供应商索取有效卫检证书和防伪标签，物品的说明书及保修卡仓库人员要保管好，以便维修时出具。4、根据验收合格的物品，以最小的计量单位据实输入”入库单“，.5、进货物品如有合同或小样.应根据合同标准和封存小样进行验收.6、坚持原则，所有入酒店的货物必须开具入库单，未经财务主管批准不得擅自寄存物品。7、所有供货商提供的赠品

11、必须验收入库并开具“入库单“，出库应填制“领料单”。8、仓库补仓及部门新增物资入库程序（包括电脑耗材）：供应商开具送货清单收据仓库人员验收无误后签字确认撕下收据第一联作为入库凭证仓库将送货清单输入电脑打出入库单交相并部门经理/采购经理/成本控制经理签字 交供应商作为月度结帐凭证；9、货物入库后，库管应按类别、品质特征、进货批次分类存放，并填制存货卡.。10、仓库员每周末大整理仓库一次.做到货架整洁.架面干净.物品堆放整齐.六，仓库物资领用程序：1、领用物品应由领料人填制“领料单”，经部门经理.及领料人签字后，库管员方可发货.领料单一式三联，第一联.第二天交财务成本会计审核.第二联由库管登记入帐

12、.第三联由领用部门存查.2、库管员所管物资不准擅自借出，违者应承担经济责任，3、发出存货实行“推陈出新、先进先出、按部门计划.发放.计划外的领用应在领料单上注明原因由财务负责人签字方可发放，随时对存货进行检查。对贪图方便违反发料原则造成的存货变质、失效、霉烂等损失，库管员应承担相应经济责任。14、库管员根据正确无误的入、出库单，随时登记库房明细帐，做到数字清晰、名称规格齐全、及时结出余额。七，仓库物资盘存程序：1、每月末应对存货进行实地盘点，并填制盘点表。保证卡.帐.物数量一致.若存货发生盈亏或盘盈，应随即查明原因，落实责任.经批准后作出相应调整。2、所有领料单、申购单.按月进行制订，妥善保管

13、。八，供应商付款程序：1，采购人员及内部人员费用报销：采购员（包括其它内部人员）向个体户购买商品，应有卖方出具的发票（无发票要求对方出具售货明细并签名盖章，还必需留下电话号码）采购员（包括其它内部人员）报销必须凭验收员签字的发票连同已经批准的外购入库单方可给予报销。物资用品报销还需附上原始申购单；原则上规定内部人员每周一上午到财务办理报销手绪；2，供应商付款：单月15日收单，由供应商将发票联同上月经批准有效的入库单装订完整，交财务部经理审核；双月最后一天付款日，逢双休日延续至下周一。经财务部经理审核无误，经总经理批准后的供应商上月货款月底支付；供应商可在上述付款日当天10：00至17：00到酒店总经理室颔取现金支票；超时不颔者移至下月同日再颔。如因其它因素需提前或延迟付款时间，酒店会指宁采购部事前电话通知供应商。广东海鲜实行每周一电汇付款形式，由财务经理操作，采购/验收/入库形式同上；财务部、仓库、验收人员PACT-002 年 月 日第 次修订， 修订人：为了完善管理制度，提高管理的严密性，凡酒店使用部门对新购物品出现有质量问题要求退货或产品不符合使用部门的要求，并无法使用要求退货，具体的操作程序如下：1、直接将产品退到仓库，由仓库员接收并填写退货单（一式三联），签字确认后，交使用部门保留一联。2、仓库员根据退货情