商务部工作职责和工作流程1docWord格式文档下载.docx

1、24负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。25严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据工程安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。3、采购物资的入库与结算：31负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。32对不合格产品及时退货。4、供货单位的质量审核：41参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。42加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。43负责制订物资采购工作各项管理制度。44建立可靠的物资供应基地，会同工程部、销售部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工

2、作。使之按时、按质、按量进行物资供应。5、负责企业外委托加工的出入库业务。6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。7、完成公司领导交办的其他工作任务。二、职责权限：21对于未经批准的计划有权拒绝供应。22对于未经验收合格的仪器设备辅助材料有权拒绝办理入库。2. 3对于未经主管领导签字或有涂改的领用单有权拒绝办理出库。三、工作标准31坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。32根据工程和技术需求计划、产品销售计划以及现有物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、按量地供应公司生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供物资

3、保障。33严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。34与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或工程施工、销售任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。35根据各部门需求计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。36对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均符合规范要求。37加强对采购员的日常管理，杜绝损害企业利益及违章违纪现象。人人做到：A,操守廉洁B,掌握市场C,积极认真D,适应性

4、强E,精打细算38日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。39与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。四，商务部工作流程商务部主要负责工程仪器设备、代理销售产品及办公用品、生产相关辅助用料的采购工作及外委加工工作。依据工程部下达的设备仪器、辅助材料采购计划，销售部门提交的产品销售计划，各部门提交的物品使用计划及库存报表，商务部计划员分解成内部渠道价格的采购计划，报工程部经理、销售部经理和相关部门审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据公司领导核准下发的物料质量标准及采购渠道，确定供应商进行采购。产品到货时业务员填写到货通知，到货通知随货物一同送到仓库，由仓库保管员进

5、行初检，确认数量，核实无误后，在到货通知上签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回商务部，物料入库待验。工程部技术人员负责入库仪器设备、原材料的质量检验，合格后办理入库手续；不合格责成商务部办理退货手续或与供应商协商降价使用。月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，业务员填写入库单，商务部经理审核签字，仓库保管员填写本批产品规格型号、产地、物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。为保证采购及时为工程服务同时减少物流成本和中间环节，经工程部同意主要设备仪器和辅助材料可由供应商直接

6、发货到客户处，工程部和销售部分管业务员负责协助接收、验收质量、妥善保管，并同时办理出入库手续，财务入账。为保证供货质量，公司建立总经理直接领导的供应商评估小组，由工程部、销售部、财务部、商务部等有关部门参与，并定期对供应商进行评估。主要物资的采购应确定两个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通稳定。商务部工作职责及流程1商务部工作职责及流程一、投标：1、仔细阅读招标文件，把重点部分用红笔勾画出来（如：投标文件递交时间，答疑截止时间，施工工期，投标范围，投标书格式，封标注意事项及要求，废标条件，评标办法，甲供或暂估材料，自购材料品牌要求等），对招标文件中不明确的整理出来。2、阅读图纸对照清单，把清

7、单及图纸中存在问题整理出来。3、在答疑截止时间前，把质疑问题递交甲方，并跟踪联系。4、根据投标时间，合理安排参与投标人员，编制报价前，根据图纸及清单要求列出需要询价的材料清单交给材料部询价，有颜色、品牌、规格要求的须注明，确保材料价格准确性，投标文件初稿最晚要在开标前两日2点以前完成，初稿由经理审核并提出意见。5、根据项目需要由经理组织召开标前会议，参会人员总经理，副总经理，总工，项目经理，业务人员，文件编制人；开标前一日晚上6点前应装订完毕，装订前应再次进行审查确认定稿。6、投标文件编制完成后，根据本公司劳务成本，管理成本，测算，分析本项目风险，成本及利润费率，为公司领导是否让利做出正确判断

8、。7、中标后把招标文件、投标文件、投标合同、投标图纸（含电子版整理）及时存档。二、合同1、甲方合同的谈判及签订。2、劳务合同的谈判及签订，配合项目经理商谈劳务合同，考察劳务分包实力及信誉，每个项目最少3家劳务分包，择优选取，劳务合同尽量杜绝漏洞减少零工及扯皮现象。三、配合现场：1、合同交底，主要是合同工期，付款方式，工程范围，措施项目，洽商变更要求等不利因素。提前防范不利因素的发生。2、清单及图纸交底，主要是清单项目，清单中内容，图纸与清单是否相符，以便项目人员在施工当中发现，实际与图纸是否相符，清单内容是否完整，清单中是否有漏项及时反馈商务部。3、材料交底，整理出材料清单，把主要材料归类（有

9、规格品牌颜色要求的必须注明）数量、单价等交由材料部及项目部各一份，以方便材料部材料采购及控制。4、洽商、变更审核，根据现场洽商变更发生情况，结合投标合同、投标清单、及甲乙方关系，整理出对我方利益最大的变更洽商完整资料；做好洽商变更，现场签证台账，收集分类整理归档工作，为结算打好基础。5、搞好月进度工程量计量及验工计价工作。5.1、上报甲方月进度计量工作，每月由项目部做出形象进度报表及完成工作量百分比并由监理签字，商务部项目预算负责人根据形象进度报表编制本月完成工程量报表，根据投标单价编制上报本月进度款。5.2、劳务队进度款计量及审批，每月21日由劳务队签写并上报项目签字，由商务部对工程量复核（

10、工程量不大于投标总工程量）并根据合同编制月进度付款单，根据付款单签写本月进度审批表。（详见：劳务队进度款上报及审批流程）四、结算：1、图纸及资料会审（图纸不明确、不清楚等问题完善，保证每个数字有依有据）。2、结算书编制1.1、合同部分，投标合同为固定总价的，投标合同总价不变；投标合同为固定单价的，根据投标清单项目及内容重新核算工程量，单价费率不变。1.2 增补部分，投标清单中遗漏的项目或增加项目，根据项目内容重新组价，费率人工费组价规则依据投标清单不变。1.3变更部分，根据变更内容算量编制清单，项目清单内容有和投标清单内容相同的，采用投标单价，项目不同的重新组价，费率人工费组价规则依据投标清单不变。1.4洽商部分，同变更（必要时照片做为附件）。1.5现场签证、同变更。1.6甲供材部分1.7调差部分1.8索赔部分2、劳务队伍结算。五、决算：1、利润核算2、实际成本分析及评估3、人工材料，各项指标的分析。