档案管理系统需求规格书1文档格式.docx

1、B04人事管理工作B05劳薪管理工作B06教育工作B07后勤管理B08审计工作C经营管理类C01经营决策管理C02经营业务管理C03服务质量管理C04计划管理C05财务管理C06股票管理D生产技术管理类D01运行维护管理D02基本建设管理D03科技工作管理E基本建设类E01通信工程E02基建工程E03建筑工程F设备仪器类F01生产设备F02非生产设备G电信产品类G01电信产品G02通用产品G03其它产品H科学技术研究类H01电信基础理论研究H02电信技术研究H03软科学研究I会计档案类I01账簿I02凭证I03报表I04其它J员工档案类J 01公司人员J 02死亡员工K声像档案类KGP光盘档案

2、KLX录像带档案KLY录音带档案KZP照片档案L实物档案类LJB奖杯LJNP纪念品LJP奖牌LJQ锦旗LJZ奖章LZS证书M图书资料档案类M01书籍M02杂志M03图册M04信息Q全宗卷Q01档案管理Q02档案收集Q03档案整理Q04档案鉴定Q05档案统计Q06档案保管Q07档案利用ZM专门档案ZY重要档案LT联通划转WT卫通划转HS华盛划转2.1.1.3档案库配置 档案类别档案库名称备注原系统历史数据文书档案传统立卷科技档案会计档案实物档案声像档案待组卷档案电子档案划转档案联通划转-工程档案卫通划转-文书档案卫通划转-工程档案华盛划转-财务档案传统立卷，分公司无此类档案一文一件全宗卷档案合同

3、档案审计档案工程档案项目库工程档案案卷库工程档案卷内库设备仪器档案项目库设备仪器档案案卷库设备仪器档案卷内库会计凭证档案一文一件，分公司无会计档案库。会计报表档案会计账簿档案会计其他档案特殊载体档案权证档案图书档案员工档案2.1.1.4数据字典配置名称数据编码保管期限永久01密级明文长期02秘密短期03机密5年05绝密0410年10企业秘密15年15企业机密0625年25实物类别30年30文件类型公司收文公司发文部门收文部门发文签报印鉴07传真电报资料类型任免通知合同08审计材料09会计类别编研类型组织机构沿革大事记文件汇编其他年鉴载体类型纸质权证类别土地证电子房产证胶片营业执照磁盘组织机构代

4、码证实物2.1.2流程管理2.1.2.1文书档案 移交工作流程文员（申请）-本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整

5、理库。 鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）-鉴定小组（审批）-综合档案管理员（销毁）档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。 电子借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 实体借阅审批流程2.1.2.2合同档案合同管理员（申请）-本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）1、合同系统

6、定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后合同管理员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 2、只显示部分合同著录项，如：合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编号。2.1.2.3科技档案工程兼职档案员（申请）-

7、本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程档案收集库。2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。2.1.2.4会计档案无档案系统移交工作流程。无电子借阅流程。条目不挂接原文。财务共享中心/财务管理部（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批） 2、实体借阅不提供对其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理部的人发起申请。2.1.2.5声像档案对于综合档案管理员决定不下