记录控制程序Word格式.docx

1、1 目的确保记录的有效性、完整性，为证明产品满足规定要求的程度和质量管理体系的有效运行提供客观证据，并为质量改进提供参考，同时为有可追溯性要求的场所提供证实。2 适用范围 适用于公司质量管理体系文件中涉及到的所有质量记录。3 职责3.1 办公室是本程序的归口管理部门，负责质量记录的编号、标识、复印、发放。3.2 各职能部门负责本部门范围内质量记录的归档。4 内容4.1 凡是用于证明产品是否符合规定的要求和质量管理体系是否有效运行的质量记录，都属于需控 制的范围，包括但不限于：a 合同评审记录；b 检验/试验记录；c 产品认可/过程认可记录（如样品认可报告、批准/批量认可报告、CPK/PPK 能

2、力测定报告、人 员培训/签定记录等）；d 质量审核记录（体系/过程/产品/供方审核报告）；e 质量控制图；f 顾客索赔记录；g 与纠正和预防措施有关的记录；h 设备/模具/工夹具保养、维修记录；i 测量设备校准记录。4.2 质量表格形式的设计和审批4.2.1 各部门根据工作需要，自行设计成固定的质量表格格式，其格式应简明、清晰完整，内容应 满足所记录的质量活动的要求，质量表格编号受控后方可使用，并报办公室备案。4.2.2 质量表格的审批按文件控制程序执行。4.3 质量表格的标识 质量表格的编号按文件控制程序执行，为保证质量表格具有唯一性的标识，由办公室负责编制“质量记录清单”，以明确每一种质量

3、表格的名称、编号、填写部门、保存期、保存部门。4.4 质量记录的管理4.4.1 各职能部门负责本部门范围内质量记录的收集、整理并归档，每年一次，办公室负责综合检 查质量表格的编号及归档情况，对过期的质量记录进行销毁。4.4.1.1 每月一次，各部门应及时收集汇总本部门范围内的质量记录，并分类整理、编目，并按先 后顺序装订成册后归档，便于查阅和追溯。4.4.2 质量表格的填写应用碳素笔或圆珠笔填写，字迹清晰可辨、端正，数据准确、真实并填写完整、齐全，并应有记录者的签名或盖章而成为质量记录。4.4.3 质量记录必须存放于适宜的贮存环境，防止在规定的保存期限内损坏、变质和丢失，同时应 便于存取和检索

4、，贮存应符合以下要求：a 质量记录应有文件柜保存；b 应提供防火、防潮、防虫、防霉变的贮存环境；c 必要时对重要质量记录采用双备份方式归档。4.4.4 质量记录保存期限应满足国家法律法规、行业通用规则、顾客的特殊要求和产品责任方面要 求，并写入“质量记录清单”中，对于以下质量记录应遵守最低保存期限：a 生产件批准文件、工装记录、采购订单/销售合同和修订单的保存时间，为零件在现行生产和服务中的在用期或停产后再加上一个日历年，除非顾客另有特殊要求。b 质量性能记录（控制图、检验和试验结果）在其产生的当年和下一个日历年中保存。c 内部质量体系/过程/产品审核记录、管理评审记录的保存期为三年。 A/0

5、页次 2/2 2016.01.014.5 质量记录的更改4.5.1 在原记录下划线，并填写正确记录及更改人姓名、日期。4.6 质量记录的查阅4.6.1 本公司人员因工作需要查阅质量记录时，应经质量记录归口管理部门同意，填写“借阅登记 表”，并在规定地点查阅，如需外借，应经部门主管批准后提供复印件，阅完后按规定期限归还， 需要时，由管理者代表批准。4.6.2 合同要求时，在商定期限内，质量记录可以提供给顾客或其代表评价时查阅，查阅应经管理者代表或总经理批准，并填写“借阅登记表”。4.7 质量记录的处理4.7.1 已超过保管期的或无查考价值的质量记录，由各职能部门负责销毁，并填写“文件销毁清单”4

6、.8 各部门按“质量记录清单”中的要求保存好质量记录。4.9 办公室负责以上记录的保管，具体按记录控制程序执行。5 相关文件5.1文件控制程序5.2记录控制程序6 质量记录6.1 质量记录清单6.2 借阅登记表6.3 文件销毁清单序号状态更改页修订者审核批准生效日期修改单号记录管理流程图责任单位流程描述备注相关部门办公室借阅人1记录表单编制表单编号4记录处置记录填写32记录销毁NY记录保存过期记录记录借阅、归还记录登记、存档相关记录质量记录清单借阅登记表文件销毁清单记录控制程序编 号 ZD/LC-QP-42030 分 发 号 _受控状态_ 编制: 代云霞 日期: 2016.01.01审核: 许雄伟 日期:批准: 侯灿辉 日期:2016年01月01日发布 2016年01月01日实施-山西中德铝业有限公司 发布