时间管理PPT文件格式下载.ppt

1、对于做学问的人来说，时间是资源 对于无聊的人来说，时间是债务。对于绝大多数的人来说，时间就是财富，是人生最大的资本。,时间的特性 时间的四项独特性：（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥

2、霍了时间，任何人都无力挽回。,1、算算我们的时间每天24小时，均分配;工作8小时、休息8小、其他8小时。2、算算用于提升、学习的时间是多少？3、真正做有意义事件的时间有多少？有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年,什么是时间管理？时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标；时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间；时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目

3、的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性；时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,时间管理的对象不是“时间”，而是每一个“使用时间的人”，时间管理就是事前的规划或長期的计划 其本质就是“自我管理”。自我管理即是改变习惯,令自己更富实效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率，把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理是一种能力，一种决定什么事情重要的能力！,四象限法则 究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、

4、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。这就是关于时间管理的“四象限法则”。斯蒂芬科维在领导管理理论，家庭与人际关系，个人管理等领域可谓久负盛名。1989年，其著作高效人士的七个习惯出版，在商界产生巨大影响。该书曾高居纽约时报最畅销书籍排行榜之首，并占据畅销书排行榜长达七年之久。目前，这本书已被译成30多种语言，全球销量过亿册。这本书俄文版在莫斯科上市时，普京对媒体发表感慨说，俄罗斯应该出现这样伟大的思想家，并建议俄罗斯公民阅读这本书。2002年，福布斯将高效人士的七个习惯评为有史以来最具影响力的10大管理类书籍之一。,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急,一：重要而且紧急,四：不重要且不

5、紧急,三：不重要但紧急,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急1、准备工作、编制计划、维持关系。2、去拜访VIP客户。3、计划给员工进行培训。4、回访客户。,一：重要而且紧急1、紧急状况、迫切问题、限期完成。2、一会儿要参加重要会议。3、与客户沟通要做合同。4、准备事项。,四：不重要且不紧急 1、处理一般性文件。2、看电视消磨时光。3、归档本周所有文件。,三：不重要但紧急1、造成干扰的紧急事件。2、打若干个沟通的电话。3、帮助客户解决一个难题。,第一象限：没什么好说的，立即去做！我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有 被处理好的事情，也就是

6、说这个压力和危机是自己给 自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情 才能是的压力减缓。,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。,第二象限：有计划去做！不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力

7、，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。,第三象限：尽量别做！当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了。,但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读

8、令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。,第四象限：交给他人去做！第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生。,表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。,时间管理的误区误区之一：工作缺乏计划 A、造成的原因：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考

9、；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。B、由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,时间管理的误区误区之二：组织工作不当 职责权限不清，工作内容重复1、没有明确的分工2、没明确的授权3、没有综合协调4、没有及时必要的沟通、反馈“事必躬亲，亲力而为”产生的原因1、担心部属做错事；2、担心下属表现太好；3、担心丧失对下属的控制；4、不愿意放弃得心应手的工作；5、找不到合适的下属授权。,时间管理的误区误区之二：组织工作不当

10、沟通不良 产生的原因1、反馈不及时，或没有反馈2、没有跟进3、反馈错误4、局部利益，没有全局观念。误区三：时间控制不够1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、无效的“会议”困扰。会议占甚至三分之一时间,时间管理的误区误区之二：会议占甚至三分之一时间,时间管理的误区误区四：整理整顿不足 进取意识不强 主要表现在以下几个方面：1、个人的消极态度 2、做事拖拉，找借口不干工作 3、唏嘘不已，做白日梦 4、工作中闲聊,时间管理的五个步骤第一步：堵住时间漏洞 第二步：制定明确目标 第三步：区分轻重缓急第四步：制定周密的计划第五步：合理安排时间第六步：养成良好习惯,第

11、一步：堵住时间漏洞 1、常见的时间漏洞无价值的活动看电视网上聊天玩游戏闲聊不良的工作习惯无序放置文件或其他物品，导致经常需要花时间找东西拖延工作不专心导致的低效率工作无序,第一步：堵住时间漏洞 2、堵住时间漏洞的措施不做无价值的事情学会拒绝让你的文件和物品有序摆放制定标准作业流程按计划完成工作不拖延不分心,第二步：制定明确目标 一个明确的目标应该具备以下五个特征：具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）,第三步：区分轻重缓急（四象限内容，不再赘述）第四步：制定周密的行动计划长期战略计划

12、年度计划季度计划月计划周计划日计划用表格形式体现,第五步：合理安排时间时间的二八定律80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋友；80%的总产量来自20%的产品；80%的财富集中在20%的人手中；2.8定律告诉我们1、在我们每天工作、生活中只有20%的事情才是重要紧急，80%的事情是不重要，不紧急的。2、利用80%的时间和精力处理只有20%重要紧急的事。3、处理好这20%的事情，余下80%的事情就能迎刃而解啦！,二八定律也叫巴莱多定律，是19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发明的。他认为，在任何事物中，最重要的、起决定性作用的只占其中一小部分，约20%；其余80%的尽管

13、是多数，却是次要的、非决定性，因此又称二八法则。80/20法则，是20世纪初意大利统计学家、经济学家维尔弗雷多帕累托提出的，他指出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的二八法则即80%的公司利润来自20%的重要客户，其余20%的利润则来自80%的普通客户。80/20法则不仅在经济学、管理学领域应用广泛，它对我们的自身发展也有重要启示，让我们学会避免将时间和精力花在琐事上，要学会抓主要矛盾。一个人的时间和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”几乎是不可能的，要学

14、会合理分配我们的时间和精力。要想面面俱到还不如重点突破。把80%的资源花在能出关键效益的20%的方面，这20%的方面又能带动其余80%的发展。,80/20原理意示圖,80%時間琐碎的多数事物,20%時間重要的少数事物,80%成效,20%成效,工作時段分配法則,第六步：养成良好习惯（做到前五步，并一直坚持下去）失去金钱的人，失去不多；失去健康的人，失去很多；失去信心和勇气的人，将失去一切。如果不管理时间我们就会失去时间失去时间人将成为时间的奴隶。,案例：某人一周的事务清单：临时参加各部门协调会。（不重要但紧急）解决客人投诉。（重要而且紧急）编写下个月部门员工排班。（重要但不紧急）归档大堂副理本周所有文件。（不重要也紧急）去拜访VIP客人。（重要但不紧急）计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。（重要但不紧急）陪朋友买手机。（不重要也不紧急）向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。（重要但不紧急）核查下午客人信用额度报表。（重要而且紧急）发传真取消客人预授权。（重要而且紧急）打若干个沟通的电话。（不重要但紧急）核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。（重要而且紧急）保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。（重要而