房地产有限公司会议管理制度Word文档格式.doc

1、总经理或副总经理。（五）记录人：办公室主任。第四条 工作汇报会（一）内容：下级向上级汇报指定内容。（二）出席人员：上下级或有关负责人。（三）主持人：上级主管。（四）周期：定期或不定期。第五条 专题会议讨论或商定某一问题。有关人员。相关主管。第三章 会议组织第六条 会议程序一般而言，公司的会议组织过程包括一下几个步骤：（一）确立会议议题。（二）安排会议议程。（三）发出会议通知。（四）会务准备。（五）作会议记录。（六）整理会议纪要、决议。（七）相关领导阅改、签批。（八）印发至有关部门人员，并归档。第七条 确立会议议题会议的议题可能有以下来源：公司领导提出或各部门提出，集团办公室收集得到等。会议议题

2、应提前三天报集团办公室，经董事长同意，即可召开会议。第八条 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：（一）会议名称。（二）会议主旨和目标。（三）会议议项。（四）会议时间。（五）会议议程。（六）会议主持人。（七）出席人员（名单）。（八）会议财务（支出收入）预算。（九）现筹备时间进度及进展。（十）筹备时间进度等。该报告批准后方可执行。第九条 提前发出会议通知（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等。（二）方式：由会议承办人通过口头或短信、邮件等书面形式发出，注意口头仅适用于例会事项的确认。（三）出席

3、会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认其是否能如期出席，并做出相应安排。（四）通知时间：根据会议要项拟定会议通知，并提前发送。第十条 会务准备会务准备包括以下内容：会议场所座次布局、准备与调试会议需用的设备、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、话筒和播放系统、录音工具、茶水、投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议内容和性质不同进行相应的准备。第十一条 会议记录与起草会议纪要的内容要求（一）必须全面记录会议的内容。（二）必须准备记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点增删改变内容。（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当、突出重点。（四）

4、起草会议纪要应采用打印体；时间紧急的情况下也可采用手写体，但为了长久保持要求墨水笔写，同时要保持纸面清洁。（五）会议纪要应在会后三天内提交集团办公室存档。（六）会议纪要一般要由董事长或总经理签批，重要决议必须经所有与会人员阅读签字后存档。第四章 会议效率管理第十二条 判断会议效率的高低有以下的标准（一）会议是否按期准时进行。（二）目的及议题是否清晰，讨论是否彻底。（三）会场准备是否完善。（四）资料是否齐全。（五）会议日程是否有计划性。（六）参加者是否预先了解了主题。（七）讨论时是否离题严重。（八）会议气氛是否热烈。（九）建设性发言的数量。（十）是否得出结论或对策。第十三条 提高会议效率的要领（

5、一）严格遵守会议的开始时间。（二）在开头就议题的要旨作一番简洁的说明。（三）把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。（四）在会议进行中要注意以下事项：1.发言内容是否偏离了议题。2.发言内容是否出于个人的利害。3.是否全体人员都专心聆听发言。4.发言的内容是否朝着结论推进。（五）应当引导与会者在预定时间内作出结论。（六）在必须延长会议时间时，应取得大家同意，并决定延长的时间。（七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。（八）应当把决议付诸实行的程序理出，并加以确认。第十四条 会议禁忌事项（一）发言时不可长篇大论、滔滔不绝。（二）不可取用不正确的资料。（三）不可打断他人的发言。（四）

6、不要中途离席。第十五条 会议管理技巧（一）控制出席人数，与会议无关者不邀请参加。（二）每次会议须明确主题。（三）对重大或有分歧的议题，在会议上争议不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。（四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间。（五）对有多个议题的会议，每段时间只集中讨论其中一个议项。主持人可在每一仪项后或每隔一段发言时间进行小结，及时做出决定。第五章 会议室管理第十六条 会议室必备的物品和环境设置（一）会议室需备有会议桌椅。（二）会议室需备有饮水设施。（三）会议准备有特殊要求的，应与董事长或总经理协商。（四）会议室应保持清洁，会前会后即时保洁。第十七条 会议室使用环境的卫生要求（一）注意保持会议室的环境卫生。（二）严禁在会议室里吃东西。（三）严禁在会议室及桌面上，堆放与会议室配套物品无关的设施。（四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。第十八条 会议室维护费用由集团办公室编制预算并执行。第六章 附则第十九条 本制度的拟定或者修改由办公室负责，报董事长、总经理审批后执行。第二十条 本制度由集团办公室负责解释。