乡镇档案管理制度文档格式.docx

1、一、收集归档范围凡是反映本镇工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。二、归档质量要求遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同 价值和年度，便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类的归档文件和案卷质量符合相应标准。三、收集归档时间各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方 法，确保文件材料收集齐全、完整，有序排列，分类存放，便于日常查找利用。党务、行政管理文件于次年6 月底以前整理归档；科技文件在科技活动结束或告一段落后3 个月内整理归档； 会计文件由会计机构整理立卷，当年形成的会

2、计档案，在会计年度终了后可暂由会计机构保管1 年，次年3 月底以前归档； 音像文件在相关活动结束或告一段落后3 个月内整理归档； 电子文件实时进行逻辑归档，并对应于纸质文件的归档时间进行物理归档；重大活动形成的文件在该项活动结束或告一段落后3 个月内整理归档；专业文件按行业主管部门的规定时间整理归档（如无规定， 则自行确定归档时间，且确定的归档时间不得超过2 年）。档案整理制度一、档案整理原则档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分尊重和利用原有基础，便于保管和利用的原则。二、档案整理环节档案整理工作由办公室组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归

3、档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。党务、行政管理纸质文件由办公室整理归档；会计文件由会 计科整理归档；科技文件、音像文件、电子文件、重大活动形成的文件、专业文件由相关科室整理归档。三、档案分类排列（一）文书档案采用“保管期限年度”的分类法；其他门类和载体的档案按照相应的办法和标准、规范，综合运用“保管期限”、“年度”、“机构（问题）”、“工程项目”等分类方法进行分类。（二）不同门类和载体的档案分别排列；同一门类和载体的档案按分类方案进行排列。四、档案整理标准文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类档案，必须分别按照归档文件整理规则、科学技术档案案卷构成的一 般要求、

4、基本建设项目档案资料管理暂行规定、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、会计档案管理办 法、照片档案管理规范、电子文件归档与管理规范、江苏省电子文件归档与管理办法等有关规定整理归档。专业文件按行业主管部门规定的方法整理归档。五、档案基本编目（一）案卷封面项目“全宗名称”、“类目名称”、“案卷题名”、“时间”、“保管期限”、“件、页数”、“档号” 等填写齐全。（二）案卷脊背项目“全宗号”、“目录号”、“年度”、“案卷号”等填写齐全。（三）档案盒封面和盒脊“全宗名称”、“全宗号”、“年度”、 “保管期限” 、“起止件号（室）”、“盒号”等填写齐全。（四）以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号案

5、卷目录 号案卷号件、页（张）号”的结构编制档号；以件为单位的纸质文书档案采用“全宗号年度保管期限件号”的结构编 制档号；科技档案采用“类别号项目号案卷号件、页（张） 号”的结构编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物材料等按照相关规定编制档号。（五）卷内目录、案卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合文书档案著录细则与机读目录数据交换格 式等的规定。档案保管制度一、严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。 二、档案人员应科学管理档案，非档案管理人员不得进入档案库房。三、档案库房和档案柜架适宜档案的安全保管保护，配备“八防”设备并按照规定正确维护和使用。四、按照规范对各种门类

6、和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐，编制档案资料存放示意图和其他指引标记。五、节假日和重大事件发生等前后必须对档案库房进行防 火、防盗和防有害生物等“八防”安全检查并作好各项检查记录； 坚持每周4 次以上的库房温度、湿度测记，并对不在1424 温度、45%60%相对湿度范围的库房温湿度进行调控；保持库房 清洁卫生，努力做到一尘不染。六、档案库房内严禁堆放非档案物品。 档案鉴定销毁制度一、根据本镇工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。二、成立相关科室人员参加的档案鉴定销毁工作领导小组， 全面负责本镇档案鉴定销毁工作。办

7、公室负责组织协调，档案人 员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、科技档案的鉴定销 毁工作进行业务指导。三、鉴定档案的价值要根据各种门类和载体档案的保管期限表和归档与不归档范围表等规定进行。四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研 究的方法进行，写出鉴定销毁工作报告，提出存毁意见，交鉴定销毁工作领导小组审查。五、需要销毁的档案，必须编制销毁清册，经主管领导批准后方可销毁。六、销毁档案应有二人以上人员在场监销，并在销毁清册上 签字，注明销毁时间、地点和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。档案统计移交制度一、建立档案、资料的各种统计台帐，及时准确记载和统计室藏档案、资料情况，做到统计

8、数据准确、真实，帐实相符。二、档案统计台帐的类型：室藏档案总量统计、档案分类（门 类、载体、保管期限）统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、提供利用档案统计、检索工具统计等。三、按照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。四、根据档案法的规定，按照市、区档案局、馆的统一安排，向区档案馆移交规定范围并符合案卷质量标准的档案及其他相关资料。五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，交接双方应根据移交目录清点核对，并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。档案利用制度一、凡查阅档案者，都应当如实填写包括查阅目的等项目在内的档案利用登记表

9、。二、本镇人员因工作需要查阅档案按以下规定办理：（一）查阅一般的档案，需经科室负责人和办公室负责人同意；（二）查阅党组会议记录、行政领导办公会议记录、有关控制数字等需要保密的档案，还必须经过分管档案工作的领导或单位主要领导批准，经同意后方可查阅。三、其他单位人员因工作需要查阅档案，查阅者须持单位介绍信并经科室负责人、办公室负责人以及分管档案工作的领导同意后方可查阅。四、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊 情况需要借出利用档案时，必须经过分管档案工作的领导同意。档案借阅时间不得超过5 天，确实需要继续利用的，应当重新办理借阅手续。五、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻

10、拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。六、档案人员要主动热情提供档案利用服务，对归还的档案 必须进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写档案利用效果登记表。重大活动档案登记收集制度为确保重大活动中形成的档案的齐全完整，结合本镇实际， 特制定本制度。一、登记范围：凡在上级机关主要领导视察、检查、指导本镇工作活动，本机关举办的重大的活动，新闻媒体有关本镇的重要报道，涉及本 镇的重大灾情和事故，以及其它重要事件中形成的各种纸质的、音像的、电子的文件和实物，均属

11、重大活动档案收集登记归档范 围。二、实施登记：负责重大活动档案登记工作的人员应当做好收集登记和日 常管理工作，对重大活动登记簿中活动发生的时间、地点、人员、内容等项目全面准确地进行登记，并设置卷夹，将收到的文件分类临时存放，方便日常利用。三、及时归档：档案室应对重大活动档案的形成过程进行业务监督和指导； 重大活动结束后1 个月内，确定人员将本次活动形成的全部文件按相关标准整理归档，由档案室对档案实行集中统一管理，其他 个人不得据为己有。资料收集制度一、凡档案室收藏的、为本镇各方面工作参考的需要而收集或编写的公开或内部出版物和档案复制品。二、收集范围（一）反映本镇不同历史时期的各种史料、刊物、志

12、书、大事记、年鉴、历史沿革、机构沿革。（二）与本镇各项工作有直接或间接关系的政策法令法规汇编以及其他文件汇编，各类统计资料，内部通讯、简报。（三）系统反映本镇活动而编辑的剪报资料。（四）字典、百科全书、专业辞典、手册等工具书。（五）有选择地收藏一部分革命领袖著作以及其他图书。三、收集方法档案工作人员应掌握本镇编印发行资料的信息，及时将资料收进档案室；根据利用工作反馈的信息收集或向领导建议订购相关资料。四、资料的整理档案室收集来的资料，应根据中国图书资料分类法，结合运用作者（出版者）、内容、时间、载体形式等特征进行分类、排列、整理和编制目录、索引。五、资料的管理（一）资料由档案人员负责管理。（二

13、）凡借阅资料，应当办理登记手续。（三）借阅者应爱护各类资料，并按期归还。如丢失、损坏， 应照价15 倍予以赔偿。电子文件归档与管理制度一、归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件归档管理应明确专人负责，具体承办电子文件归档工作，档案室对其实施全过程管理。二、本镇主要活动中产生的电子文件，具有重要凭证性、依据性和参考利用价值，应进行归档。重点收集定稿电子文件和正 式电子文件。此外还包括数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、计算机程序、多媒体文件等。三、电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档，并以物理归档为主。四、实施逻辑归档时，具体经办人完成电子文件归档操作； 档案人员参与设备更新时的数据转换工作并做更新记录，会同计 算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限；网络管理人员 应把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，并 采取可靠的备份措施；档案人员、网络管理人员要及时清理计算 机或网络上重复的电子文件。五、实施物理归档时，归档电子文件存储的载体应注明是否 经过检毒和消毒处理，有隐患的数据文件不得归档；电子文件按 保管期限年度（或保管期限年度机构）分类；归档电子文件经分类排列后