人事档案利用存在的问题和解决对策Word文档下载推荐.docx

1、引言作为我国人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要组成部分，人事档案管理对整个行政管理制度的改革和发展所起到的作用是不言而喻的。在社会经济的发展下，我国人事档案管理需要进行改革。但现阶段研究者对人事档案利用存在的问题和解决对策较为关注。要想对人事档案利用问题进行有效解决应最大限度地挖掘出人事档案在服务民生中的作用，适当地公开人事档案，将改革系统化的推进。1人事档案利用存在的问题1.1管理方式问题由于遵循保密的政策，人事档案处于完全封闭管理状态，工作的重点在于收集、保管，而开放利用却是忽视的，更谈不上对档案当事人的开放和利用了。人事档案内容的特殊性决定了其必须具有一定的保密性，封闭管理

2、也是应该的，但是档案管理人员应该明白保密并不是目的，使档案发挥出应有的作用才是根本。如果一个人的基本材料主要一进入人事档案，就要“封存”，等到人去世才可以被利用，那么档案的真实性和实用性也将大打折扣。人的资料信息是由管理部门“垄断”的，这样就有可能增强对个人评价和鉴定的主观性。由于缺乏认同，使有关结论流于形式；由于没有进行有效的监督，这就在一定程度上造成了人事档案的纠纷、争议甚至诉讼的发生几率。这类事件屡见不鲜的原因与人事档案缺乏公开透明度有很大的关系。1.2服务重点问题根据相关规定，我国人事档案主要是为了领导部门或组织机构的使用，查阅利用单位一般是组织、人事、纪检监察、公安、安全保卫等部门。

3、条例还规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”这就说明档案当事人没有权利查看自己的档案，这就形成了人事档案的服务错位。人事档案建立之初的主要目的就是为组织和机关考察、使用人才服务，这是应该坚持的地方。但在社会的发展下，国家更加注重以人为本，档案工作的理念更加侧重于服务民生的角度，人事档案服务对象的范围也在逐步扩大，服务领域也更加深入。1.3利用率问题就现阶段的发展来看，我国的人事档案管理所参考的还是干部档案工作条例、干部档案整理工作细则等规章制度，它们的颁布是在20世纪90年代，制定的出发点和落脚点也都是依据当时的发展状况而定，对档案的服务性、开放性、利用性的重视度还是有所欠缺

4、的。所以在利用方式上也只是手工检索和纸质查阅，查询的时候往往需要耗费大量的时间，这样也使得档案的利用率始终处于低下的状态。另外，在对档案反复翻阅的过程中，也会对纸质档案造成一定的损害，档案管理人员需要不断地修补，不仅增加了劳动量，还不利于档案的完整性和安全性。2解决问题的有效对策2.1适度公开档案信息为了适应时代的发展要求，我国颁布了中华人民共和国政府信息公开条例。它是公民能够对政务工作实施知情权、参与权、监督权的法律保证，也使政务信息公开走进了新的发展时期。条例第二条明确规定：政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。人事档案隶属于此范畴内。这样就需要

5、以政务信息公开为前提，适度公开人事档案信息，进而提高档案工作的透明度。公民享有信息利用权需要人事档案信息的适度公开作为支撑。受到历史因素的制约，人事档案与本人一直是分离的，掌握在相应的组织部门中。为了保证个人对人事档案的知情权，结合人事档案保密性特点，应简化利用手续，放宽利用权限，扩大利用范围，使当事人可以适当地利用自己的部分档案，这是人事档案真实性和准确性提高的有效途径。除此之外，要对人事档案的公开和保密两者之间的关系做以正确的认知。可以通过分类管理的方式来对档案进行不同程度的开放、利用，使适度的原则真正得到贯彻。2.2实现人事档案利用的信息化随着时代的发展，计算机的迅速普及，传统的纸质档案

6、在利用上显现出了很多的弊端，如异地想要查阅档案就会有诸多的不便，办事效率大大降低，与以人为本的理念也不相适应。所以应全面推进人事档案的信息化和现代化。建立人事档案数据管理系统，方便人事档案的检索、利用、查阅等。有的人事档案数据已经实现了联网。人事档案部门应以网络化为出发点，改革管理手段，改进服务方式，使纸质档案、数字信息，本地利用与异地远程利用能够并存并举，扭转人事档案利用不畅的局面，使人们在网上就能够准确查询到所需要的相关信息，实现人事档案信息的共享。2.3不断提高档案管理人员的素质，开发特色信息人事档案管理工作的专业性、技术性、政策性都很强，不但关乎国家利益，还关乎个人的切身利益，这就需要

7、档案管理人员具备良好的职业道德，还要拥有专业的技能。应对档案管理人员进行定期的培训，不断提高其业务能力，满足人事档案发展的要求。满足人们的需要是信息公开的主要目的，这就需要档案具有一定的特色和价值。但就人事档案材料现状来看，形式比较固定，缺乏新意。所以应积极发挥管理人员的主观能动性，收集个性化的材料，使更多有特色的人事档案展现在人们面前。2.4实现档案信息利用的安全性适度公开人事档案信息当然是一件利于民生的好事，但同时档案的安全问题是不容忽视的，可以在以下几个方面进行重点把握。（1）严格制度和规范。信息公开应有一个科学合理的界定，应以实际情况为根本出发点和落脚点，制定开放利用程序，建立授权制和

8、责任追究制。一旦档案中有个人隐私和组织机密的部分，就只能提供给合法利用者。还必须利用者履行相应的法律责任，并切实负起相应的责任。这样看来档案的开放不仅要积极维护个人的知情权，还要保护组织机密和个人的隐私权。解决好了这两者间的矛盾，才算实现了档案信息的开放。（2）使用科技手段和先进的技术装备。首先档案实体的安全。基于一定的特殊性，使人事档案必须具有原始记录，而这些资料都具有唯一性，如果遭到破坏想要再补救是相当困难的。其次，电子信息的安全。要实现人事档案信息的公开，计算机技术是必备的。众所周知，计算机本身有很多安全上的隐患，这就使人事档案也面临着被篡改、被盗窃、被销毁等不安全的因素。所以必须做好保

9、护工作，这就需要科学技术的有效发挥，使人事档案信息能够得到安全利用。3结束语综上所述，现阶段我国在人事档案利用上还存在很多问题，亟需进行有效解决，这也是现代管理理念和实践的新探索。为了使人们能够充分地利用人事档案，实现人事档案的最大价值，就需要积极地想对策将问题进行逐一的解决，这也是以人为本的重要体现。虽然我们现如今面临一些问题，但我们完全有理由相信通过不断地努力，未来我国的人事档案会得到更好地利用，更好地服务于民生。参考文献1 段红.国外人事档案管理分析J.档案与建设，2010（7）:22-24.2 王云庆，苗壮.现代档案管理学M.青岛：青岛出版社，2002:190.3 陈潭,单位身份的松动-中国人事档案制度改革研究M.南京：南京大学出版社，2007:66.