1、会议方案内容需包括项目背景、目的,拟参会专家名单,拟参会单位和人员,会议时间和议程,会议准备材料等信息。相关事项建议提前一周进行准备。二、开会准备1、邀请参会人员根据项目的特点,提前与专家进行沟通,告知项目背景和遇到的问题,并与专家是否有意向参加会议,以及会议的时间和地点(该地点为城市地点)能够相互满足。待专家确认后,与上级领导确认内部的参会领导。2、确定会议地点参会人员确认后,联系预定开会具体地点,根据会议的类型选择开会地点。3、准备开会资料开会资料包括:主持词,邀请函,签到表,专家意见空白表,专家组意见表,会议汇报材料,席卡,会议流程等。主持词内容包括开会目的,专家介绍,领导介绍,设计院介
2、绍,项目背景介绍,最后推荐专家组长。邀请函:需明确开会时间,地点,会议名称,联系人及联系方式。签到表:签到表须有2份,一是会议签到表,内容包括姓名、单位、职务、联系方式;二是专家签到表,内容包括姓名、单位、职务、联系方式等。专家意见空白表:该表专家一人一份,其中表的右下角须有专家签名。专家组意见表:该表是本次会议最终的结果展示。建议将帽子部分先编写完成,结论部分由专家现在填写。汇报材料:根据会议的性质不同,由不同方准备材料,材料的数量应与开会人数一致,并额外预留2-3份。席卡:根据确认的人员名单,提前打印好席卡。会议流程:按照会议性质,明确会议流程及发言顺序,待明确专家组组长后,会议内容可由专家组组长组长。会议流程也需要做到人手一份。三、会议进行中会议中需安排人员做好机动工作四、会议结束及时将会议资料收回。