1、会议方案内容需包括项目背景、目的，拟参会专家名单，拟参会单位和人员，会议时间和议程，会议准备材料等信息。相关事项建议提前一周进行准备。二、开会准备1、邀请参会人员根据项目的特点，提前与专家进行沟通，告知项目背景和遇到的问题，并与专家是否有意向参加会议，以及会议的时间和地点（该地点为城市地点）能够相互满足。待专家确认后，与上级领导确认内部的参会领导。2、确定会议地点参会人员确认后，联系预定开会具体地点，根据会议的类型选择开会地点。3、准备开会资料开会资料包括：主持词，邀请函，签到表，专家意见空白表，专家组意见表，会议汇报材料，席卡，会议流程等。主持词内容包括开会目的，专家介绍，领导介绍，设计院介
2、绍，项目背景介绍，最后推荐专家组长。邀请函：需明确开会时间，地点，会议名称，联系人及联系方式。签到表：签到表须有2份，一是会议签到表，内容包括姓名、单位、职务、联系方式；二是专家签到表，内容包括姓名、单位、职务、联系方式等。专家意见空白表：该表专家一人一份，其中表的右下角须有专家签名。专家组意见表：该表是本次会议最终的结果展示。建议将帽子部分先编写完成，结论部分由专家现在填写。汇报材料：根据会议的性质不同，由不同方准备材料，材料的数量应与开会人数一致，并额外预留2-3份。席卡：根据确认的人员名单，提前打印好席卡。会议流程：按照会议性质，明确会议流程及发言顺序，待明确专家组组长后，会议内容可由专家组组长组长。会议流程也需要做到人手一份。三、会议进行中会议中需安排人员做好机动工作四、会议结束及时将会议资料收回。
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