秘书公关工作 全套课件（下）PPT文档格式.pptx

1、我们深知在 发展的道路上离不开您的合作与支持，我们取得的成绩中有您的辛勤工 作。久久联合、岁岁相长。作为一家成熟、专业的公司，我们珍惜您 的选择，我们愿意与您一起分享对新年的期盼。故在此邀请您参加 公司举办的新年酒会，与您共话友情、展望将来。如蒙应允，不胜欣喜。地点：时间：年月日备注：期间抽奖，请随赐名片公司年月日,2.邀请函的注意事项,语言要含有尊敬之意邀请书务必事项周详邀请书提前发送正文一般要求写明举办活动的内容，目的、时间、地点、邀请对象以及希望邀请对象所作的工作，行文应含有尊敬 之意，结尾需署名邀请单位、日期，并加盖公章,三、贺信,贺信作为一种公关文书，是社会组织向取得突出贡献、作出卓

2、越贡献或有喜庆之事的公众表示祝贺的一种礼仪文书。四、祝词祝词也称“祝辞”、“致辞”，是对有关重大节日、重大典礼 以及庄重场合表示祝愿的讲话，主要用于对正要开始，尚无 结果的事情表示祝愿。是泛指对人、对事表示祝贺的言辞或 文章。,五、欢迎词、欢送词,指国家机关、企事业单位、社会团体为了表示欢 迎、欢送或祝贺、答谢，在比较隆重的聚会或仪式 上的讲话，是当面的致词。欢迎词写作要求看对象说话看场合说话热情而不失分寸称呼符合礼仪,公关新闻概述公关新闻的结构和写作,第三节,公关新闻,一、公关新闻概述,新闻公报,新闻特写,典型报道,综合消息,简明新闻,公关新 闻的 种类,（一）种类动态新闻,（二）公关新闻的

3、特点,真实性时效性简洁性思想性,（三）公关新闻写作的基本要求,真实，既要讲究生活真实，又要讲究本质真实精练，篇幅短小，惜墨如金快速，迅速及时地报道组织新近发生或发现的事实鲜活，事实新鲜、角度新颖、生动活泼、引人入胜媒体注意、组织满意、公众乐意,二、公关新闻的结构和写作,（一）消息的写作标题、导语、主体、结尾和新闻背景材料（二）通讯的写作,4.注意事项,1.特点2.种类3.写法（三）新闻发布稿的写作（四）新闻通稿的写作,广告宣传资料,第四节,公关广告与宣传资料,一、广告,（一）广告的概念广告是为了某种特定的需要，通过一定媒介物，公开而广泛地向社会传递信息的一种传播手段。广 告一词源于拉丁文adv

4、ertise，含有注意、诱导和广 而告之的意思。现代广告通常分为营销广告和公共关系广告。,（二）广告的结构和写法,广告一般由标题、正文、落款三部分构成（三）广告的写作要求主题突出内容真实构思新颖语言简洁富有形象,二、宣传 资料,二、宣传 资料,企业简介,对外宣传册文案,产品说明书,公关推介书,公关解说词,写作即谋略,它是一个“纸上富贵”的故事,本章思考题,概括公共关系常用文书的共有特点。在报纸上选一篇公关新闻稿并分析。试为某组织写一份公关广告文案。怎样才能写出一份有效的组织公关宣传材料？请你用所学的公关理论、方法，为所在学 校设计一份自我推荐材料。,第八章专项公关活动的筹办,目录,1。新闻发布

5、会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动,一、秘书在新闻发布会前的准备工作,准备 工作,回答记 者提问 的准备,对 记 者 的 邀 请,其他 道具 和提 供媒 体物 品的 准备,发 言 人 的 确 定,控制使用新闻发布会的字样说明发布会的主旨内容通常需要列出会议举办的时间、地点和主办单位有时可以选择具有象征 意义的标题，一般采取主题加副题的方式,（一）标题的确定,（二）时间的选择,通常根据组织传播信息的需要和多数媒体新闻播出或刊出 的时间而定，避开周末休息日。尽量不选择在上午较早或晚上一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布应把新闻发布的 内容安排在最初的阶段避开重要的政治

6、事件和社会事件,好恼人啊！时间怎么选啊？,（三）地点的安排,一般选择在室内,也可以选择户外。根据发布会规 模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公 场所或者选择酒店。选择酒店的风格要注意组织规模形象相匹配、与 发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与 易于寻找。,（三）地点的安排,其他问题场地大小、投影设备、电源、布景、相关服务背景布置，注意美观大方，颜色可以企业VI为基准酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱 形门等，酒店和当地市容主管部门是否有限制等,TE（泰科电子）中国区总部落成典礼 的花艺设计全部采用配合活动主办方logo颜色的橙蓝配,襟花,（四）席位的摆放,课桌式摆放

7、主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式圆桌摆放式回字型会议桌注意席位的预留,（五）其他道具和物品的准备,麦克风和音响设备、投影仪、笔记本电脑、联线、上网连 接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌提供媒体的资料：会议议程；新闻通稿；演讲稿；发言人背景资料；组织宣传册和产品说明资料；有 关图片或影视材料；组织新闻负责人名片；空白信笺、笔；纪念品或纪念品领用券,媒体签到区的小瓶花指示牌,（六）发言人的确定,新闻发言人的条件：公司的头面人物之一良好的表达能力和仪表执行原定计划并加以灵活调整的能力现场调控能力,（七）回答记者提问的准备,一般

8、由一位主答人负责回答，必要时，如涉及 到专业性强的问题，由他人辅助发布会前秘书要准备记者答问备忘提纲，并在 事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要 取得共识不宜事先为媒体安排好提问的问题,（八）对记者的邀请,既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。邀 请与自己联系比较紧密的领域记者参加。邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可 做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电 话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较 严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。适当制造悬念。在新闻发布会之前，重大的新闻内容 不可以透漏出去。不能

9、邀请媒体的广告业务部门人员。,二、新闻发布会的误区,没有新闻的新闻发布会新闻发布的主题不清内容过多偏离主题谈到敏感话题就“环顾左右而言他”,三、新闻发言的技巧,技巧,5、控制主动权,1、了解和总结 希望传递 的核心信,3、强调重点，表述清晰,2、杜绝谎言，只讲真话,4、真诚地表达,目录,1。签约与庆典活动,一、公益活动与赞助活动的联系,公益活动是组织不计眼前利益，主动发起、实施有关社会 公众的福祉和利益的专项活动，或者赞助、支持社会公益事 业的公共关系实务活动。赞助活动是社会组织为其他组织或活动无偿地提供资金或 物质支持等，以获得一定形象传播效益的公共关系专题活动。公共关系的赞助活动以公益事业

10、居多；组织开展的公益活 动除了通过赞助的形式开展以外，还包括由作为公关主体的 社会组织发起和组织实施的公益活动。,二、公益与赞助活动的基本作用,赢得良好声誉融洽社会关系扩大社会影响,三、常见的公益和赞助活动项目,体育活动项目文化生活项目教育事业项目社会福利和慈善项目自然环保项目,四、公益项目或赞助对象的确定,检验赞助对象的自身形象选择与组织形象相关联的公益与赞助项目抢占先机或独创项目坚持长期性和节奏性,五、筹办公益与赞助活动的注意事项,做好专项调研和政策、规划的制定着眼于社会效益，真诚地做公益在赞助活动中争取一切有利的宣传机会,目录,1。签约与庆典活动,一、开放参观活动,开放参观活动是指邀请外

11、部公众或内部公众参 观本组织的工作现场、设施等。除了平时可进行外，还可以结合一些特殊时机、配合其他公关活动进行，如组织在开幕式、周 年庆典之后组织来宾参观。,（一）开展开放参观活动的目的,增加组织的透明度促进业务增强员工或家属的自豪感,2006年，驻港部 队五一期间开放军 营,（二）组织参观的操作方法,准备宣传小册子放映视听材料引导观看模型引导观看实物安排娱乐活动中途休息分发纪念品征求意见,二、展览活动,展览活动是社会组织将某一主题的文字材料、图片或 实物等集中展示给公众的一种公关活动。形式：在组织内部长期设置展板、展台或展厅，宣传 组织历史、文化等；配合新产品发布会、看样订货会、开放参观活动

12、等进行的展示；产品展销会等。展览内容：本组织的信息，科普宣传等。,（一）准备阶段的工作,协助组织确定展览会主题和基调策划活动内容和方式搜集实物和有关资料开展预展活动,（二）展览会举办期间的工作,接待、陪同重要来宾观看展览会，介绍情况。收集各方面反馈信息，如参观人数、留言题词、各种意见、报界反应，便于测定展览会效果，并为 撰写展览会结束后的总结报告作好准备。,（三）与记者保持联系,展览前：对规模大或影响大的展览会，预定广告版 面，争取在展览会开幕前几天刊出或播出；预展时：邀请记者采访，使他们有所了解、准备；开幕式时：邀请记者，并提供一份特写之类的新闻 稿，提供采访必须的资料、设备、交通工具等；展

13、览过程中：随时提供具有新闻价值的 信息，及时举行记者招待会。,目录,1。签约与庆典活动,一、签约活动,签约活动又称签字仪式，是政府、部门、企 业之间通过谈判，就某一领域缔结关系协议、条约时举行的仪式。签字仪式是双方正式合作开始的象征，有时 甚至是历史转折的一个里程碑，因此大多遵循 比较严格的程序及礼节规范。,（一）准备工作,1.参加签字 仪式的人 员确定,签字人,助签人,出席签字仪 式的人员,人数、级别需 注意,2.签字文本和物品的准备,主方会同有关各方，共同负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印工作。为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文 本，必要时还可再向各方提供一份副本。签署涉外商务合同时，应同时使用有关各方法定的官方语 言，或是使用国际上通行的英文、法文，亦可同时并用有关 各方法定的官方语言与英文或法文。待签的合同文本以精美