会计档案管理.pptx

1、会计档案管理,王顺,北京联合大学应用文理学院,第一节 会计档案概述第二节 会计资料的归档要求第三节 会计档案的整理第四节 会计档案鉴定、销毁与利用,2,主要内容,法律法规依据,档案法1996会计法（2017修正）会计基础工作规范（财会字199619号）企业会计信息化工作规范（财会201320号）会计档案案卷格式（DA/T39-2008）会计档案管理办法（20151211财政部、国家档案局令第79号）,3,4,会计法,第二十三条各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。第三十七条会计机构内部应当建

2、立稽核制度。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。,5,第一节 会计档案概述,会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式的会计资料电子会计档案属于会计档案,外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行对账单、收据、消

3、费清单等内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等,电子会计档案的来源是计算机等电子设备电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。强调了电子会计档案的原生性，即是通过计算机等设备形成的，以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本。,第一节 会计档案概述,会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值

4、的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。,悲催京东：一年打印发票得花2个亿（2014年）,现在，唯品会、京东商城等大电商公司，都会默认给消费者开具电子发票。那么，打印一张纸质发票又要花企业多少钱呢？答案是1.6元/张。除了纸张、油墨等打印成本之外，开具纸质发票还会增加人工管理成本。京东、天猫等大电商公司的退换货比例约20%左右，这个是需要逆向开发票的，也会大大增加管理成本。而电子发票则可以很大程度降低这一块的运营成本。粗略算下来，唯品会每年光打印发票就花了2000多万，京东商城在这上面得花掉2亿元/年。”,9,10,案例1关于对会计档案的理解,

5、某企业由于档案库房存储空间已满等原因，其档案部门连续两年没有从财务部门接收会计档案。对此，企业会计人员张某向财务部主任李某请示如何处理。财务部主任李某指出，这些会计资料没有归档到档案部门，严格意义上还不属于会计档案，而仍属于会计资料，可以不执行会计档案管理的相关规定。显然，该企业财务部主任李某的说法是错误的。是否属于会计档案应当满足的是会计档案的定义，而不论其存放地点,11,案例2关于对电子会计档案的理解,某企业实行财务共享服务后，为实现异地集中核算目的，会计核算均以原始凭据（如发票等）的电子扫描件，以及企业合同管理系统传输过来合同的电子文档为依据进行日常账务处理，同时对原始凭证和合同的纸质原

6、件进行归档保存。新会计档案管理办法颁布后，该企业负责人对会计人员说，新办法将电子会计档案纳入会计档案的范畴了，所以，公司以后可以只保存原始凭证的扫描件和合同的电子文档了，纸质原件可以不用再保存了，公司为此可以节约一大笔开支。该企业负责人的说法是错误的。电子会计档案必须满足通过计算机等电子设备载体形成、处理和传输的会计资料。而本例中，原始凭证等属于电子扫描件形成的，不属于通过计算机形成的，容易篡改，所以不能把扫描件作为电子会计档案，但可以作为会计核算的依据。所以，不能仅以电子形式归档保存，单位仍应同时保存原始凭证和合同的纸质原件。,会计档案的组织管理,第四条 县级以上地方人民政府财政部门和档案行

7、政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。第五条单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。,12,第二节 会计资料的归档要求,13,会计凭证是记录经济业务发生或完成情况、并据以登记账簿的书面证明。,原始凭证,自制原始凭证：由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时所填制的凭证。如收（领）料单、开工单、出库单等。外来原始凭证：同外单位发生经济往来事项时，从外单位取得的凭证。如发票、飞机和火车的票据。原始凭证的内容：原始凭证的名称和编

8、号、填制凭证的日期、凭证接受单位名称（抬头）、经济业务的内容、经济业务的实物数量和金额、填制单位的名称和经办人员的签名或盖章、外方和少数民族文字应译成汉文。,记账凭证,记账凭证：又称记账凭单，或分录凭单，会计人员根据原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录而填制的。有三类：收款凭证：记录现金或银行存款收款业务的原始凭证，根据现金或银行存款的收款业务的原始凭证填制。付款凭证：记录现金或银行存款付款业务的原始凭证，根据现金或银行存款的付款业务的原始凭证填制。转账凭证：记录除现金、银行存款收付业务以外的其他经济业务的记账凭证，根据有关转账业务的原始凭证填制。,会计账簿是

9、指由一定账页格式组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续记录各项经济业务事项的簿籍。是编制财务报告的重要依据。按用途分类,财务会计报告是指单位根据经过审核的会计账簿记录的数据和有关资料编制的，反映本单位某一特定时期财务状况、经营成果、现金流量等会计信息的文件。财务报告包括会计报表及说明。会计报表含主表表、附注。,其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。,会计档案鉴定意见书,会计档案,会计凭证,会计账簿,财务会计报告,其他会计资料,原始凭证、记账凭证。,总账、日记

10、账、明细账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。,月度、季度、半年度、年度会计报告。,银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书等,一、归档范围,会计工作流程图,28,会计档案管理办法第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不使用本办法。以下不属于会计档案：1、企业文件材料归档范围和保管期限规定属于财务工作文件材料包括：（一）财务管理工作的方针、政策、法规文件;（二）财务管理工作的规划、计划、总结、预算、报告、通知等;（三）财务工作的请示、批复;（四）财务管理的制度、规定、办法;（五）固定资产新增、报

11、废、调拨文件材料；（六）本单位税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料；,（七）生产财务和成本核算文件材料；（八）资金管理、价格管理、会计管理文件材料;（九）本企业经营盈亏情况报告、报表；（十）本企业财务预、决算报告（十一）审计工作制度、总结；（十二）审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料；（十三）审计工作方案、计划、报告、纪要等。2、机关文件材料归档范围和保管期限规定包括：机关财务预算、年度和年度以上计划属于文书档案范围。,选择题（单选）,以下会计资料中不属于会计档案的是（）。A 现金日记账 B 总账 C 销货合同 D 购货发票答案：C,一、归档范围,选择题

12、（多选）,以下会计资料中属于会计档案的是（）。A 会计凭证 B 会计账簿C 财务会计报告 D 财务预算答案：ABC,一、归档范围,电子会计档案,同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接受和读取电子会计资料。能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；,一、归档范围,使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案长期保管要求，并建立了电子会计档

13、案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。,电子会计档案,一、归档范围,满足以上六条,单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，且符合上述规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。,电子会计档案,一、归档范围,36,二、归档时间,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案

14、管理机构同意。,单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。,出纳人员不得兼管会计档案,选择题（单选）,当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管（）年，再移交本单位档案管理机构保管。A 三 B 二 C 一 D 五答案：C,一、归档范围,三、归档与移交要求,几种特殊情况的会计档案移交,单位撤销、解散、破产、终止，会计档案移交上级单位或同级综合档案馆单位分立后原单位存续的，会计档案由分立后的存续方统一保管；分立后原单位解散、撤销的，可协商将会计档案存一方单位，也可移交同级综合档案馆

15、几方单位合并。当原单位解散，一方存续时。会计档案由合并后单位统保管：在合并中原单位仍存续的，会计档案仍存原单位保管。单位业务工作移交其他单位时，会计档案由原单位保管。建设项目建设期间形成的会计档案在竣工决算后向有关单位移交。,三、归档与移交要求,第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。,40,四、保管期限,新的会计档案管理办法规定：会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为（）和（

16、）。,A、10年 B、15年 C、20年 D、30年,41,A,D,42,保管期限表（企业和其他组织的会计档案）,43,保管期限表 按保管期限归类,44,45,会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行对账单和银行存款余额调节表的保管期限分别是什么？,46,答：保管期限分别是：会计凭证30年，会计账簿30年（固定资产报废清理后保管5年），月报季报半年财务会计报告10年，年度财务会计报告永久，银行对账单10年，银行存款余额调节表10年。,按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，通过组卷、分类、排列、编号和编目等，组成有序体系的过程。单位的会计机构或会计人员所属机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。（会计档案管理办法第十条）,第三节 会计档案的整理,单项选择题,各单位每年形成的会计档案，都应由（）负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。A 会计机构 B 档案部门 C 人事部门 D 指定专人答案：A,一、组卷,按会计资料类别分为会计凭证、会计账簿、财务会计报表、其他会计资料，结合其形成时间顺序及数量多少并区分其保管期限组卷