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1、档案人员专题培训指导丛书设备仪器档案分类整理编目方法讲义WORD57页设备、仪器档案分类整理编目方法讲义目录一、设备、仪器档案及构成 3（一）设备档案的概念 3（二）设备档案的种类 3（二）设备档案的构成 4二、设备、仪器档案的收集 4（一）同土建工程连在一起的设备的档案收集。 4（二）一些企、事业单位所用的专用设备，是自行设计制造的档案收集 4（三）外购设备档案的收集 4（四）设备档案材料的对外收集 5三、设备、设备档案的分类方法 5（一）分类依据 51、广东省机关档案分类办法（设备档案部分）52、工业企业档案分类试行规则（设备档案部分）6（二）型号分类法 7（三）设备档案分类 71、性质型

2、号分类法 72、工序型号分类法 73、时间型号分类法（时间设备分类法） 8四、设备、仪器档案的编号 9（一）编制同设备档案的代字、代号表 91、设备档案代字、代号表 92、设备档案专业代字、代号表 10（二）确定设备档案号的编制结构，填写设备档案号 11例：1、某毛纺厂设备档案号（参见表2） 122、市人民医院设备、仪器档案编号模式 123、一般单位编号 12五、怎样进行设备档案质量的鉴别、核查工作12（一）通过设备档案同有关目录之间的对比进行鉴别、核查13（二）通过设备档案材料相互之间的对比进行鉴别、核查13（三）通过设备档案同设备对象之间的对比进行鉴别、核查13六、设备、仪器档案归档制度1

3、4（一）归档范围141、机关、事业单位设备仪器档案的归档范围 142、企业设备仪器档案的归档范围 14（二）归档时间15（三）归档要求15例：中国农业银行云浮市分行仪器、设备档案立卷归档制度15七、设备、仪器文件材料立卷整理的基本方法和步骤16八、设备、仪器档案的整理17（一）设备文件材料的组卷171、鉴别 172、分类组类 173、排列 194、编目 19附图：复制图（蓝图）的折叠方法22（二）编制设备档案号23（三）编制科技档案目录251、科技档案总目录 252、科技档案分类目录 263、分类目录一般由案卷目录和卷内目录两部分组成 27（1）设备档案案卷目录（格式）27（2）设备档案卷内目

4、录（格式）27九、统一若干设备档案业务口径的意见28（一）关于统一若干档案业务口径的意见（粤档发199930号）28（二）二年统一若干档案业务口径的意见（粤档发200036号）28（三）关于统一若干档案业务口径的意见（粤档发200319号）29（四）关于印发二六年统一若干档案业务口径的意见的通知（粤档发200625号）29十、设备档案分类整理中几点需要注意的问题30附录1：设备仪器档案纳入基建档案部分归档的内容 31附录2：广东省机关档案分类办法（广东省档案局1992年7月4日印发）34附录3：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）36附录4：云浮市设备档案目录、封面、封

5、底样式 391、设备档案封面、备考表内容格式（拟写设备档案封面及备考表内容用）392、设备档案案卷目录式样403、设备档案卷内目录式样414、设备档案封面式样425、设备档案备考表（封底）式样436、设备档案总目录式样447、设备档案分类目录式样448、政府采购项目档案目录（公开招标采购方式适用）459、政府采购项目档案目录（邀请招标采购方式适用）4610、政府采购项目档案目录（询价采购方式适用） 4711、政府采购项目档案目录（单一来源采购方式适用） 4812、政府采购项目档案目录（竞争性谈判采购方式适用） 4913、政府采购项目档案目录（拍卖文件材料卷内目录） 5014、设备仪器档案目录封

6、面标签、背脊标签式样 5115、设备仪器档案盒背脊填写式样 5316、设备仪器档案盒式样 54附录5：云浮市人民医院设备、仪器档案分类编号说明55一、设备、仪器档案及构成（一）设备档案的概念设备、仪器档案（以下简称为“设备档案”）是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。设备是一种重要的生产手段。随着科学技术和生产力的发展，在社会生产和科技研究、自然观测的各个领域、各个专业，都逐步地、普遍地以各种设备装备起来。因此，设备档案是种同基建档案性质相似的，在各个专业的各种不同的企、事业单位中都存在的科技档案。如工厂里的生产设备档案，运输部门的运输设备档案，地质部门的勘探设备档案，测绘、地震、

7、水文、气象、天文部门的各种观测仪器设备档案等等。（二）设备档案的种类1、按设备的构造和使用形式划分为两种：一种是同土建工程连在一起的，如某些化工装置以及钢铁企业和有色冶金企业的冶炼设备的档案。这种设备档案，同基建档案一般难以截然分开，因此可以作为基建档案的一个组成部分。另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案，它们可以同土建工程分开，独立存在。2、按设备来源划分为两种：一种是在自制设备的设计、研制过程中形成的文件材料（这种设备是本单位自己设计、研制的，这是各单位根据本身生产工艺或科研、试验的特殊需要而自制的专用设备）；另外一种是随外购设备的进货而随机带来的

8、文件材料（这种设备是从国内市场或国外市场上购买来的外购设备）。这两种文件材料都是设备档案，都应该妥为保存，科学管理。3、此外，在设备的使用、维护、检修、改造过程中，也形成相应的文件材料。这些材料是在设备投入运行、使用后，各种有关状况包括变化情况的真实记录。它们也是设备档案的组成部分。（二）设备档案的构成1、设备档案的基本特点是：以型号成套。2、设备档案的构成（1）自制设备的档案构成：包括设备在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用维修、改造过程中形成的文件材料。（2）外购设备档案的构成：与自制设备的档案构成不同。它不包括该项设备在设计、研制、制造过程中形成的文件材

9、料。外购设备档案的内容基本上包括三个部分： 设备购置文件材料。包括设备技术经济计算材料、有关购置设备的谈判文件以及订购协议或合同书等。 随机文件材料。包括设备图册和说明书，设备合格证、装箱单和配件目录，以及设备安装规程等。 设备安装、使用后形成的文件材料。包括设备安装记录，试车验收记录和总结报告，设备运行记录，设备保养和大、中修记录，设备使用分析表，设备检查和事故记录，设备履历表，设备改造记录和总结等。二、设备、仪器档案的收集设备档案有几种情况，设备档案部门应根据各种设备档案的不同特点抓住关键环节做好收集工作。（一）同土建工程连在一起的设备的档案，如石油、化工、冶金等企业的各种大型装置，以及某

10、些管道、线路等设备的档案，可同相应的基建档案一起，在基本建设工程竣工验收阶段进行收集。（二）一些企、事业单位所用的专用设备，是自行设计制造的。对自制设备档案的收集工作，可以采用机械产品档案的收集方法，抓住设备定型鉴定这个环节，集中做好有关材料的归档、收集工作。（三）外购设备档案的收集工作要抓好两个环节：1、设备开箱验收。设备到货开箱验收，是随机文件材料收集、归档的关键环节，有利于防止随机文件的散失、损坏。可以先收集、归档，经过登记后再出借使用，或复制后出借使用。2、安装、调试（试车）完毕。外购设备安装、调试（试车）过程中形成的文件材料，应在安装、调试（试车）完毕后，抓住时机组织收集、归档。这样

11、，外购设备前期阶段形成的文件材料包括随机带来的文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料，就基本上收集起来了。（四）设备档案材料的对外收集。设备使用单位向外单位补充收集设备文件材料的情况比较多。因为购买设备时，随机文件是有限的，在设备安装、使用、维修过程中常常感到不能满足需要，特别是当设备档案散失、残缺不全时，更需要向设备生产单位补充收集有关的文件材料。三、设备、设备档案的分类方法（一）分类依据1、广东省机关档案分类办法（设备档案部分）广东省机关档案分类办法（广东省档案局1992年7月4日印发）一、分类原则2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。二、类别设置1、一个全宗内的档案原则上分

12、为七大类：即（1）党政工团档案（代字：A）；（2）基建档案（代字：B）；（3）设备、仪器档案（代字：C）；（4）会计档案（代字：D）；（5）已故人员档案（代字：E）；（6）声像档案（代字：F）；（7）专门档案（代字：G）。大类以下的属类用阿拉伯数字作代号，从左至右依次叫一级属类、二级属类。要求各单位的大类与本办法保持一致，大类以下属类可根据本单位的实际情况决定。三、分类方法C、设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置；四、编号方法2、基建档案按工程项目编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+分类号+案卷序号，例如：B 1 1 案卷顺序号（第1号卷）一级属类（工程项目代号）大类代字（基建类）设备仪器

13、、会计、声像档案均参照此形式编号。五、本办法适用我省各级党政机关、群众团体档案的实体分类。各地区、各部门可结合各自的实际情况，制定分类编号方案。2、工业企业档案分类试行规则（设备档案部分）工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）第四条工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。第五条工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级

14、类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。第六条工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。第七条工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置；第八条工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定。第十条本规则于1992年起执行，这之前形成的档案，已经整理组卷的维持不动。第十一条各地区、各部门可结合自身的实际情况，制定实施细则和分类编号方案。附表：工业企业档案分类表工业企业档案分类表一级类目名称二级类目名称基 本 范

15、围设备仪器类设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。（二）型号分类法型号分类法：适用于对设备档案进行分类。型号分类法，就是在全部设备档案的范围内，以各个型号的设备为分类单元，划分设备档案类别的方法。型号分类的特点是：同一个型号的设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个设备的全貌及其内部组、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用设备档案。（三）设备档案分类设备档案分类的基本方法是型号分类法。不同单位和不同设备，其具体的分类形式有两种：1、性质型号分类法这种分类方法，就是按照设备的使用性质结合设备型号，对设备档案进行分类。

16、首先，按照设备性质归类，如金属切削设备、锻压设备、起重运输设备等；然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别，并排列设备档案保管单位。凡是独立性较强的单体设备，其档案都可以采用这种分类方法。如表1所示。表1：某机械制造厂设备档案分类示意表大 类使用性质型 号保管单位设备档案（S）J金属切削设备类XK5040保管单位（即案卷）保管单位（即案卷）保管单位（即案卷）X2010（同上）B665（同上）（同上）D锻压设备类（略）（同上）（略）（同上）（实例参见附录4：云浮市人民医院设备、仪器档案分类编号说明）2、工序型号分类法这种分类方法，多适用于对生产工艺或工序连续性较强的设备档案（如轻工、纺织或

17、炼油、化工等生产设备档案）的分类。例如，毛纺厂设备档案，按工序一型号分类法分类如下（见表2）表2：毛纺厂设备档案分类示意表大 类工 序型 号保管单位毛纺织设备档案（S）Y原毛设备类 1.开毛型号保管单位（即案卷）保管单位（即案卷）型号保管单位（即案卷） 2.洗毛（同上）（同上） 3.烘毛M毛条设备类1.梳毛2.针梳3.精梳X绒线设备类 1.混条 2.粗纱 3.细纱 4.合纱R染整设备类这种分类方法的特点是：以型号为基础，保持了一个型号设备档案材料的完整。设备档案的分类和排列，直接反映生产工艺或工序的连续性和阶段性，从类别的划分和排列来说，每一个大类（原毛设备类、毛条设备类、绒线设备类和染整设备

18、类）既是一个独立的类别，相互之间又以生产流程紧密连接，反映着绒线生产的整个过程；各大类中的每一个属类，其划分和排列也是以生产工艺过程联系着；在每一个属类中排列着本工序使用的各型号设备的档案。由此可见，整个设备档案的分类和系统排列，是以型号为分类的基础，以整个生产工艺过程为主线进行的。以型号为基础，以工序或工艺过程为主线，对设备档案进行分类、排列，也大体上可以反映出设备实体的实际排列次序和在工作现场的平面布置，便于管理和利用。3、时间型号分类法（时间设备分类法）这种分类方法，多适用于设备档案不多的机关、企事业单位（如党政机关、人民团体、群众团体等设备档案）的分类。这种分类方法，就是按照设备的购置

19、时间先后结合设备型号，对设备档案进行分类。首先，按照设备购置时间先后归类，如1995年设备、1996年设备、2007年设备等；然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别，并排列设备档案保管单位。如表3所示。表3：某机关单位设备档案分类示意表大类 型号（设备）保管单位设备仪器仪表档案 （C）1995年1月20日型号（设备）保管单位（第1卷）保管单位（第2卷）型号（设备）保管单位（第1卷）2月10日型号（设备）保管单位（第1卷）11月21日型号（设备）保管单位（第1卷）1996年3月20日型号（设备）保管单位（第1卷）7月11日型号（设备）保管单位（第1卷）12月18日型号（设备）保管单位（第

20、1卷）1997年5 月28日型号（设备）保管单位（第1卷）保管单位（第2卷）保管单位（第3卷）保管单位（第4卷）四、设备、仪器档案的编号设备档案的编号，是指保管单位的编号或代号，起着固定整理成果，反映分类和排列次序，便于保管和查找调阅设备档案的作用。设备档案号的编制方法，设备档案号的设计，是同编制本单位档案分类编号方案同时进行的，而具体地为每一个设备档案保管单位编制和填写档案号，则是在设备档案分类和排列之后进行的。（一）编制同设备档案的代字、代号表1、设备档案代字、代号表设备档案代字、代号表，赋予设备档案以确定的代字或代号，它实际上是本单位档案分类方案中第一级类目（大类）的代字或代号。设备档案

21、代字，一般是以英文字母或汉语拼音声母充任。代字的方法有两种：（1）第一种代字方法。是以设备档案名称的第一个汉字的汉语拼音声母，作为该类档案的代字，如以“S”代表“设备仪器档案”。见表4表4：以声母为代字的设备档案代字（代号）表大类名称代字（代号）设备仪器档案 S 或SB说明：以设备档案名称中某汉字的汉语拼音声母作为代字，可以借用它的谐音，标识明显，易于分析辨认。但汉语拼音声母数有限，不能重复使用，应用起来有时会发生重复，因此，也可以选用设备档案名称的两个汉字的声母作为代字，如以“SB”代表设备仪器档案。（2）第二种代字方法。不是采用汉语拼音的声母，而是按英文字母表的自然排列次序代表各大类档案，

22、即在本单位各大类档案的排列次序确定之后，依次冠以A、B、C、D、E等代字。这种代字方法的缺点是从代字本身不能看出具体的档案大类；其优点是使用起来不发生困难，不必为选用代字苦心思索。见表5表5：以英文字母为代字的设备档案代字（代号）表大类名称代字（代号）设备仪器档案 C2、设备档案专业代字、代号表设备档案专业代字、代号表，赋予设备档案中每一个专业以固定的代字或代号，可以用汉语拼音声母作专业代字，也可以用阿拉伯数字专业代号，事先用代字或代号表将其确定下来。如表6。表6：设备档案专业代字示意表云浮市人民医院设备、仪器档案所属病区划分及代字表序号所属病区代字备注1急诊科JZK2内科一区NK13内科二区

23、NK24内科三区NK35ICUICU6外科一区WK1普外，含碎石7外科二区WK2骨科8外科三区WK3高压氧、胪脑9妇产科FCK10儿科EK11五官科WGK12口腔科KQK13手术室SSS含麻醉科14影像科X光室YXK.X光CTYXK.CTB超YXK.B超脑电图YXK.脑电图胃镜室YXK.胃镜室15检验科JYK含病理16供应室GYS消毒、锅炉17特需病区TX18药剂科YJK19中医科ZYK20总务科ZWK含配电21导管室NK2.导管室22计量器具周期检定JL23二门诊EMZ24三门诊SMZ（二）确定设备档案号的编制结构，填写设备档案号确定设备档案号的编制结构，是设备档案号设计工作的重要内容。我国

24、各基层企、事业单位和科技专业档案馆，设备档案号的编制结构，基本上采用两种形制。一种是单纯号码制，是全部以数字进行档案编号；一种是混合号码制，是以数字和代字混合进行档案编号。采用单纯号码还是混合号码制，主要以设备档案代字、代号的选用为根据。如果设备档案以代字来表示，或者既以代字又以代号来表示（即代字、代号混合使用），那么，设备档案号就要采用混合号码制；相反，如果设备档案只以代号来表示，则设备档案号就要采用单纯号码制。不论采用单纯号码制还是采用混合号码制，设备档案号，都是由设备档案的分类结构代字（代号）和设备档案保管单位顺序号联合组成的。这是设备档案号的基本模式，即：设备档案号 = 分类号 + 顺序号 兹举例如下：1、某毛纺厂设备档案号（参见表2）：S .Y1 .B04 1保管单位顺序号开毛机型号设备档案分类代字代号 分类号设备档案代字2、市人民医院设备、仪器档案编号模式分类号（即：大类