自医药企业药品流向处理.docx

1、自医药企业药品流向处理医药企业药品流向处理作者：冯军(微软CM医药行业解决方案专家）药品流向处理是任何医药企业进行营销管理和考核统计的关键依据,是医药企业CM系统建设的关键核心之一，对于制药企业CRM系统建设来讲,解决药品流向上报、归集、统计是重中之重。1、药品流向提供对象:提供药品流向主要是所有一级经销商和绝大部分(协议)二级分销商,事实上大部分商业客户均通过GSP认证,应该使用了进销存类的销售系统，可以通过销售系统导出针对制药企业的药品流向明细，这可以要求商业客户在年度经销协议中进行约定。、药品流向的收集方式：目前对于国内医药工业商业的药品流向实际情况而言，药品的收集方式主要包括以下几种：

2、（1)电子流向获取的方式:商业客户提供网络查询（商务代表整理成标准EXCEL文件）；商业客户通过业务系统导出流向数据（标准EXEL文件）;商业客户提供纸质流向证明（商务代表录入为标准ECL文件）;()建议的电子流向收集方式:商业客户负责代表在确定时间范围内，无论通过什么方式获得商业药品流向，将该商业流向数据形成EEL数据，以附件形式在线提交流向数据文件，系统实现自动统计流向上报情况；商业销售部及时将上报的EXCEL文件通过流向导入功能，实现流向数据的导入(需要建立流向数据对照表);也可以采用由商务代表在线提交导入或在线填报流向明细数据,而由商业销售部进行数据的复核；所有提供药品流向的客户均提供

3、流向证明的纸质资料,在规定时间内由商务代表邮寄到总部,便于总部对药品流向进行稽查或核对之用。、药品流向自动匹配处理：要实现药品流向的自动匹配必须提前针对每一商业客户（一级经销商或二级分销商)建立流向对照方案,系统导入过程中自动匹配到下游客户、匹配到产品；对于无法匹配到目标客户的流向明细,可以由商业销售部或商务代表进行指定目标客户,系统自动保存到相应对照方案中,对于无档案的客户则自动形成“潜在客户”药品流向记录。、流向收集处理过程:商务代表上报电子流向:在每月？号以前，商务代表通过在线提交方式上报所管理一级/二级商业客户的电子流向文件,如下:在超过系统规定的流向上报时间后，系统不允许商务代表提交

4、电子流向数据,同时系统会自动形成所有一级/二级商业客户当前月份的电子流向上报统计情况。 商务代表或总部集中导入电子流向：商业销售部流向处理人员在获知商务代表上报电子流向后，通过电子流向导入系统，将某商业客户电子流向数据导入到系统之中，其操作处理逻辑如下：电子流向导入系统的操作界面如下:流向数据导入后,在CR系统中，可以看到已经导入的流向数据，包括原始流向、目标客户流向、非目标客户流向。图6:电子流向导入结束后显示界面5、药品流向的收集的控制处理:(1)电子流向收集的时间控制:系统需要设置业务期间,可以针对药品流向收集设置对应的业务期间、上报期间;系统在导入过程中要判断药品流向明细中的日期是否在

5、规定的业务期间之内,不在业务期间范围内的流向数据不予处理；当超过上报期间时，不允许商务代表再进行药品流向上报。（2)电子流向数据自动校验：系统针对每一商业客户建立系统进销存管理;针对每一商业客户所有药品流出进行数据统计，其数据不应该超过系统记录商业期初库存+本月进货数量，超出的商业客户进行预警;6、药品流向数据的修改:对于收集后的药品流向我们不允许终端代表进行修改，原因是避免终端客户代表依据流向数据填报实际纯销数据。系统应该提供各目标终端客户的“进”销存上报功能,各目标终端客户负责代表在规定时间内将负责客户进销存数据进行上报（针对OT、第三终端等目标终端可以只报进货数据）;系统自动进行药品流向

6、与上报进货核对,对于不相符的，由总部商业销售部或业务线管理人员进行核对、确认和调整，形成“核报量”（自动核对相等的,则“核报量”=“流向量”)。、药品流向数据统计：药品流向收集核对完毕后，系统自动计算以下商业流向明细统计：商业客户系统进销存与上报进销存分产品汇总对照明细;商业客户一二级间药品调拔（一级流向二级）流向明细；商业客户流向目标终端客户药品流向明细;商业客户流向目标OTC终端流向明细；商业客户流向目标第三终端的流向明细;商业客户流向目标医院的流向明细;商业客户非目标终端客户药品流向明细。医药企业药品流向处理2010年0月9日 10:20 药品流向处理是任何医药企业进行营销管理和考核统计

7、的关键依据,是医药企业CRM系统建设的关键核心之一,对于制药企业CRM系统建设来讲,解决药品流向上报、归集、统计是重中之重。 1、药品流向提供对象:提供药品流向主要是所有一级经销商和绝大部分（协议）二级分销商,事实上大部分商业客户均通过GSP认证，应该使用了进销存类的销售系统,可以通过销售系统导出针对制药企业的药品流向明细，这可以要求商业客户在年度经销协议中进行约定。 要实现药品流向的自动匹配必须提前针对每一商业客户(一级经销商或二级分销商)建立流向对照方案，系统导入过程中自动匹配到下游客户、匹配到产品；对于无法匹配到目标客户的流向明细，可以由商业销售部或商务代表进行指定目标客户,系统自动保存

8、到相应对照方案中,对于无档案的客户则自动形成“潜在客户”药品流向记录。 1、药品流向自动匹配处理: 所有提供药品流向的客户均提供流向证明的纸质资料,在规定时间内由商务代表邮寄到总部，便于总部对药品流向进行稽查或核对之用。 流向明细数据,而由商业销售部进行数据的复核;也可以采用由商务代表在线提交导入或在线填报 商业销售部及时将上报的EXCE文件通过流向导入功能,实现流向数据的导入（需要建立流向数据对照表); 商业客户负责代表在确定时间范围内,无论通过什么方式获得商业药品流向，将该商业流向数据形成EXCEL数据，以附件形式在线提交流向数据文件,系统实现自动统计流向上报情况； 建议的电子流向收集方式

9、: （2）商业客户提供纸质流向证明(商务代表录入为标准EXCEL文件）； 商业客户通过业务系统导出流向数据(标准XCEL文件)； 商业客户提供网络查询（商务代表整理成标准EXCE文件）; 电子流向获取的方式: （1)目前对于国内医药工业商业的药品流向实际情况而言,药品的收集方式主要包括以下几种：分页标题 1、流向收集处理过程： l商务代表上报电子流向:在每月？号以前，商务代表通过在线提交方式上报所管理一级/二级商业客户的电子流向文件,如下： 在超过系统规定的流向上报时间后，系统不允许商务代表提交电子流向数据，同时系统会自动形成所有一级/二级商业客户当前月份的电子流向上报统计情况。 l、商务代表

10、或总部集中导入电子流向：商业销售部流向处理人员在获知商务代表上报电子流向后，通过电子流向导入系统,将某商业客户电子流向数据导入到系统之中，其操作处理逻辑如下: 电子流向导入系统的操作界面如下：流向数据导入后,在CRM系统中，可以看到已经导入的流向数据,包括原始流向、目标客户流向、非目标客户流向。图6:电子流向导入结束后显示界面 、药品流向的收集的控制处理：(1)电子流向收集的时间控制： 系统需要设置业务期间,可以针对药品流向收集设置对应的业务期间、上报期间; 系统在导入过程中要判断药品流向明细中的日期是否在规定的业务期间之内,不在业务期间范围内的流向数据不予处理； 当超过上报期间时，不允许商务

11、代表再进行药品流向上报。 (2）电子流向数据自动校验: 系统针对每一商业客户建立系统进销存管理； 针对每一商业客户所有药品流出进行数据统计，其数据不应该超过系统记录商业期初库存本月进货数量,超出的商业客户进行预警; 2、药品流向数据的修改: 对于收集后的药品流向我们不允许终端代表进行修改,原因是避免终端客户代表依据流向数据填报实际纯销数据。系统应该提供各目标终端客户的“进”销存上报功能，各目标终端客户负责代表在规定时间内将负责客户进销存数据进行上报（针对OC 分页标题、第三终端等目标终端可以只报进货数据); 系统自动进行药品流向与上报进货核对，对于不相符的,由总部商业销售部或业务线管理人员进行

12、核对、确认和调整，形成“核报量”（自动核对相等的,则“核报量”“流向量”)。 其次是销售:销售是任何一个企业都很关注的问题,医药企业存在一个趋势那就是把生产和销售独立。金蝶系统适应各类药品销售渠道。销售渠道管理的特点金蝶的方案代理商 结算复杂 存在返利、换货、折扣、赠品 而且要防止串货提供灵活的结算方式和价格策略。 最小包装的序列号记录。销售部 公司直属部门财务部要控制应收款 现金出入比较多 预算管理 现金管理办事处 异地非独立核算单位 远程管理交流比较困难 用模块实现同一帐套的远程交互/3可完全使用S架构,彻底解决数据瓶颈销售员地区承包异地独立核算单位对该地区的销售承担风险和收益 东北企业使

13、用较多 提供灵活的结算方式和价格策略。 虚拟仓位 以销售员为核算单位分公司异地独立核算单位总部对其进行业绩考核及成本控制 分公司独立帐套实现独立核算集团分销模块实现分公司和总部的数据交互在批发领域:金蝶很注重对医药销售形态的判断,医药的销售渠道很多，比如说有自己的代理商，或者是办事处，或者是分公司。其实每一种销售渠道,对管理的需求、管理的特点是不一样的。对此金蝶提出个性化的方案来对应每一种销售的模式,使得销售体系活而不乱,忙而有序，提升营销体系的整体竞争能力。在医药流通的“微利时代”,向客户提供有竞争力的增值服务。在零售领域：金蝶关注零售连锁的三个要素:门店、物流中心和管理中心。从目前的发展趋

14、势来看,医药制造企业会逐步减少,批发企业会逐步减少,只有零售企业会逐步增加。对门店管理来说，最大的问题是总部不知道它有多少库存。我们碰到了一些医药的连锁企业,他们希望做到统一制定价格,我们去有的企业调研的时候,发现下面的门店零售员的权利很大,他可以按照进价加三个点卖掉。知客的医药行业CRM解决方案结合医药行业的主管理业务流程体系：渠道管理，药品流向数据管理,销售代表管理,费用管理。整个方案分为四大部分: 一：渠道管理,可以通过设置渠道的不同类型实现对医药各级代理商和医院的管理：经销商管理：建立详细的经销商信息资料和对应的联系人信息资料，并详细记录历史所有沟通信息和订单信息，并管理一级经销商和二

15、级代理商的年度协议。 医院管理：建立详细的医院信息资料和医生信息资料,并详细记录历史所有沟通记录。30度的客户信息管理。通过系统可以全方位查询和客户相关的所有信息。 二:药品流向管理,通过对药品流向的数据进行采集和分析,帮助药业企业加强对药品流向的监控力度。流向数据采集:对每一次医药代表和客户签单后的药品数量进行录入,同时对流向每一个经销商的药品数量进行统计就可以及时知道药品的流向和数量，这帮助企业极大的提高工作效率,减少工作量，增加流向数据的准确性。 竞品数据采集:帮助企业收集竞争产品的数据,从而给管理者提供决策分析依据。 销售代表数据统计：终端销售代表的巡店数据统计和分析。产品管理：利用系

16、统来详细管理产品信息，包括药品价格的管理。合同管理(订单管理）：结合企业管理制度来实现合同申请及审批流程，并结合财务数据进行药品额度的控制。 三：医药代表管理:实现对医药代表的销售行为进行管理,从而提高管理体系的效率:员工管理:详细记录所有医药代表的资料信息。我的文档管理：医药代表每天进行总结的管理。日程安排:医药代表可以对自己的行程每天做一个安排。任务管理：设定医药代表的销售任务,便于结合流向数据考核销售代表的业绩。知识库：建立知识库,可以帮助医药代表快速了解产品、医药企业,提高效率。四:费用管理,实现对营销过程的全部费用管理,这个主要通过工作流来完成：市场营销管理：整个市场营销活动的管理,

17、从申请到任务分配,到活动推行，到执行和总结的全流程的管理。 促销药品管理:通过对促销药品的库存进行管理来决定促销的数量。 报销管理：完善费用报销流程,加强审核，提高工作效率。 给客户带来的价值：通过实施知客CR系统,可以帮助医药企业: 大大降低内部人员的业务负担,有效降低沟通成本； 提高药品数据流向的及时性和准确性； 使营销体系信息更透明，降低渠道库存,提高营销预测的准确性; 预算控制便利，提高费用使用效率，更好的管理投入产出比;帮助企业规范和改善原有作业流程，提高作业效率； 为经营决策提供更丰富的数据分析和报表分析。知客CR试用网址：高效管理解医药分销渠道流向难题Net CIO频道更新时间:

18、00-01-6 作者： 来源:本文关键词:医药 流程管理 经过多年的努力与政府的推动,加之国内庞大人口基数及老龄化趋势的逐步加大,“全民医保”已渐行渐近,这无疑将会直接拉动国内医药市场的基数以及随着而来的医药消费。种种政策面及宏观的利好或许在这个经济危机全球蔓延的2008年让大家对医药企业充满信心，但具体而微,落实到医药企业而言,谈论和暖的春风或许还为时尚早。医药制造,医药分销不同形态的企业如何在这变化多端的环境中强化管理效率,提升自身竞争力已经显得尤为重要,毕竟,不进则退对医药企业而言是不变的旋律。本文结合笔者在最近所接触的众多医药企业最为头痛的问题-流向管理提供一个解决方案,不求能解决所有

19、企业的病痛，但愿有相同问题的企业能从中获益或有所收获即可。 为了更好的能说明流向管理之痛，我们结合如下具体医药企业的案例进行说明。 药业公司是国家重要老字号的生产企业,于002年经过改制成立为有限责任公司。从销售模式上看,属于典型的分销渠道模式，基本的运作方式是在全国主要省份直辖市设立省级联络处,在各主要地区设立地级联络处,在此基础上上各个地区签订一定数量的一级经销商及较多的二级甚至三级经销商。药品生产出来后先发到一级经销商，然后再发送到二级、三级经销商，最后到达医院、药店等终端客户。小王是A药业公司数据管理员,主要负责与各个联络处的助理进行沟通确认药品的流向数据,从而能更好的保证医药企业对于

20、流向数据的准确性的掌握。基于这种分销渠道模式,医药公司通过各个地区设置的省联络处,地级联络处进行医药商务活动的开展，同时，企业也根据各个办事处的销售业绩进行计算对应办事处的KPI从而进行人员薪水及绩效奖金的发放。但是由于在此种模式下的地级联络处并不直接经手药品的销售与开票管理，所以为了能够对A医药公司进行销售业绩的计算与管理，需要由各级经销商提供自己的流向数据作为各联络处的销售业绩的考核凭证和A医药公司的发放工资及绩效奖金的依据。(如下图所示，主要记录经销商，日期,销往单位及药品名称及数量) A医药公司通过设立数据中心来负责全国流向的统计和管理工作，各地区的医药代表从各经销商取得的“流向数据单

21、”，然后整理成“流向数据计算表”，以汇总统计每个地级联络处的药品销售数量，并出具相应报表;然后交给数据管理员小王对结果再次进行计算和复核，对有问题的流向数据则需要反复沟通和修正。因为每月的流向数据十分庞大,全国的数据汇总起来将达到数几十万条,而且流向单中的信息并不十分清晰，再加上需要对特殊情况进行区别处理,工作量十分巨大,小王通常需要和各地区助理加班加点忙活大半个月才能得出结果,而且很可能延误了药品的流向市场的最佳时机。看到如上的描述，或许读者应该了解到医药企业管理渠道流向数据的痛苦所在了。在这种情况下A医药公司是如何进行管理流向数据并借此进行数据的比对统计与分析并发放医药代表的工资及绩效奖金

22、的呢?原始化管理渠道数据，流向之痛困扰医药公司 如上图所示,在现有的运作模式下，A医药公司采取人工处理与原始流向单的比对并输入到Exce(商务系统的前期文件）,然后根据流向单中的销往单位进行对比匹配出来的客户资料，据此根据客户资料确定流向的所属地级联络处及相关数据,在进行流向的计算。但是，在这种运作方式下,存在很多实际运作中的实际困难与操作的复杂度。致使开头提到的小王这样的角色叫苦连连。 一是流向数据的输入问题。因为流向单是由各经销商提供的，格式各不相同而且数量很大,粗略的统计仅江苏省一个月份的流向记录就可达到五千条以上，如果由医药代表或者数据管理员一条条输入这个工作量的难度可想而知。二是客户

23、资料的标准化问题。上过信息化系统的人都知道系统的管理需要一份完整的客户档案,而这份档案的整理和输入是个很繁琐的过程,如果档案数量过千,那就只能用“痛苦”来形容了。可是现实问题是,客户的数量何止上千,A医药公司的经销商加上终端客户数量庞大以十万计。 管理软件需要保证基础数据的准确性和唯一性，所以我们需要将所有的经销商、医院、药店编制档案，但问题是很多经销商都使用了自己的药品发货管理系统，每个系统都会有自己的编码体系和客户档案,不可能要求经销商按照我们的标准档案提供流向单;而且更要命的是,不同的经销商对于同一个“销往单位”会有不同的名称，怎么让系统识别呢？ 三是流向数据的完整性问题。对ER而言，信

24、息基本上依靠手工来输入,数据的完整性可以保证，但流向数据是来自于经销商，就存在数据不及时或不完整的问题,其中还会夹杂来自非法渠道的对市场形成冲击的流量。其它还有一些棘手的但属于计算细节的问题，如同一个“流向单位”在不同的情况下会有不同的计算结果，流向数据缺失断链怎么办,“经销商客户关系锁定”怎么锁等,这些现实的问题与系统的应用直接相关，任何一个问题处理不好都将打消用户使用的积极性，从而导致无法进行流向的统计与计算。 那么，有没有快速准确而又高效的管理渠道流向数据的办法呢?基于微软CM的分销管理平台的解决方案或许能帮助同样有此困惑的您化解流向之痛。 化解医药分销渠道流向之痛,借力采集平台高效管理

25、 针对问题一：流向数据的输入问题。流向数据是由经销商提供的，医药代表的工作是收集和整理,工作非常繁琐，这是实际工作中的一个痛点,也是必须通过软件解决的问题。虽然流向单是由各个经销商提供的，格式也是五花八门,但有利的一点是经销商通常能提供电子版的流向单，这就为系统设计“导入”功能提供了条件。再来分析一下系统的基本功能，是根据流向单中的客户单位确定所属的地办,只需要用到“销往单位”、“日期”、“产品”、“数量”和“经销商”等基本信息，所以功能只需要设计成能导入基本信息即可,这样可避免大量无谓的输入工作，相比手工输入节约了大量的工作时间。另外可采取模板化的方式进行定义主要的基本信息,提供医药代表进行

26、下载，填写必要的数据然后上传到系统,由数据管理员进行数据有效性的管理。针对问题二:客户档案的标准化问题。和所有的管理软件都一样,流向管理也需要一套完整的、标准化的、客户档案，这个要求对ERP而言是简单而必要的,但不幸的是以自我为中心的结果就是不同客户不同系统内的档案根本不能保持一致，而流向数据又是由很多个经销商提供的,他们提供的数据不仅在形式上五花八门,在内容上更是风马牛不相及。举个例子： 兰州众联药业有限公司，于是在我们的标准档案中名称被定义为“兰州众联药业有限公司”，但在经销商A提供的流向单中被称为“众联药业”，而在经销商B提供的流向单中更被简化为“众联”,怎么办？更麻烦的是经销商的流向单

27、中可能也出现“众联药业”,但实际上指的是“广东省众联药业有限公司”!因为我们不可能要求经销商更改自己的客户档案,也不能要求商务经理在收集到流向单后手工修改为和系统一样的档案名称（那样还不如纯手工操作),所以必须让系统既能按照自己的标准输入客户档案,也要能识别不同经销商提供的五花八门的客户档案，所以必须建立一个客户标准名称与别名的对照表模式。针对问题三:流向数据的完整性问题。因为流向分配的结果直接关系到地办的经济利益，如果不提供流向单就意味着没有业绩,所以地办会尽可能全的提供流向数据,站在公司管理的角度上不用担心此问题，但流向中可能包含了不规范渠道对市场的冲击,站在公司管理的角度上需要将可能的冲

28、击剔除，同时要照顾公平性原则，在剔除水分流向的时候做到公平分配。按照计算的基本原则,当经销商的出货量大于其进货量时（考虑库存），将被认为存在调货冲击,需要将多余的量刨除。当然,越来越多的医药企业中所采取的定量定向管理的方法也值得借鉴。如何成功实现医药企业流向数据的信息化 来源:网络 日期：09-0803：4 热度: 传统手工管理模式下如何获得流向数据？如果是产品营销模式是全国性的医药企业,通常在全国建立了100家左右的一级经销商，上千家的二级经销商,覆盖了数万家的各类终端. 医药企业通常是每月整理流向数据一次,数据来源于一级经销商和二级经销商每月初,各办事处的代表按照公司要求,到所负责区域的一

29、级经销商和二级经销商处,打印上月此经销商的出货记录和月末库存,并要求经销商盖上公司章, 拿回办事处后，安排文员打字输入ee,并将原件复印后存档,将经销商盖章的原件邮寄回总部输入好的x流向数据也mail到总部. 通常这需要10天左右的时间 办事处的文员每月大约要花费1/3以上的时间在录入和核对流向数据,部分医药企业甚至设立的专门的流向数据管理文员的岗位月中,总部专门负责流向数据处理的人员，将收到的纸张原件和ece录入的数据核对后,汇总报批通常这需要一周左右的时间当月中下旬,销售部门领导审批后，作为发放奖金和分析的依据医药企业一般均有自己的稽查审计部门,不定期的会抽取部分流向数据进行审核。（部分医

30、药分销企业在提供流向数据打印时会收取10-0元的打印费用;部分实力比较强的医药分销经销商如九州通、广州国药，等利用信息技术，给医药企业提供了网上查询流向数据的系统，这些暂不在本次讨论范围内。)手工整理流向数据的难点在那儿?绝大部分医药企业均采用了上述方法，年复一年、月复一月的在整理和收集流向数据,那么这种方式下为何企业的争议还是很多呢，主要是因为手工整理流向数据这种方法在操作中，常碰到如下难以解决的难题：手工整理工作量太大，出错难免。每个经销商的出货数据,少则上百笔，多则数千甚至上万笔。每个办事处下所负责的大小经销商有几十家,全国上千家经销商，每月的数据至少有几十万笔，多则几百万笔,这些数据均需要人工一一录入到excl中来,输入量十分庞大,难免就有不少录入错误的数据。虽然每个医药企业号称有人工审核，但实际上很难保证审核到位，所以每个月的流向数据均有不少错误之处。多个名称问题难解决。经销商由于种种原因，各个经销商对于同一个终端所用的名称并不一样;即使是同一个经销商对终端所使用的名称,不同月份也可能不一样。比如某个医院叫“广州市第一人民医院”,A经销商出货的时候称其为“广州市一院”，经销商可能称其为“广州市