全国计算机等级考试二级ACCESS考点分析3.ppt

1、ACCESS考点分析,第3章 查 询,考点一 认识查询,1、查询的功能 查询是对数据库表中的数据进行查找，同时产生一个类似于表的结果。在Access中可以方便地创建查询，在创建查询的过程中定义要查询的内容和准则，Access根据定义的内容和准则在数据库表中搜索符合条件的记录。,考点一 认识查询,1、查询的功能 利用查询可以实现很多功能。(1)选择字段 在查询中可以只选择表中的部分字段，利用此功能，可以选择一个表中的不同字段来生成所需的多个表或多个数据集(2)选择记录可以根据指定的条件查找所需的记录，并显示找到的记录(3)编辑记录主要是对记录的添加、修改以及删除,(4)实现计算 查询不仅可以找到

2、满足条件的记录，还可以在建立查询的过程中进行各种统计计算(5)建立新表 利用查询得到的结果可以建立一个新表(6)建立基于查询的报表和窗体 为了 从一个或多个表中选择合适的数据显示在窗体、报表或数据访问页中，用户可以先建立一个查询，然后将该查询的结果作为数据源,考点一 认识查询,考点一 认识查询,2、查询的类型(1)选择查询 选择查询是最常用的查询类型，是根据指定的查询准则，从一个或多个表中获取数据并显示结果。也可以使用选择查询对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、平均以及其他类型的计算。,考点一 认识查询,2、查询的类型(1)选择查询 选择查询能够使用户查看自己所想查看的记录。执行一个选择

3、查询时，需要从指定的数据库表中搜索数据，数据库表可以是一个表或多个表，也可以是一个查询。查询的结果是一组数据记录，即动态集。例如查找1992年参加工作的男教师，统计各类职称的人数等,(2)交叉表查询交叉表查询将来源于某个表中的字段进行分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段统计值。交叉表查询就是利用了行和列来统计数据的。例如统计每个系男女教师的人数。,（3）参数查询参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准则的查询。这种查询可以根据用户输入的准则来检索符合相应条件的记录。利用参数查询可以提高查询的灵活性。执行参数查询的时候，屏幕会显示一个设计好

4、的对话框，以提示输入信息。,（4）操作查询操作查询是在一次查询操作中对所得结果进行编辑等操作。操作查询有4种：生成表、删除、更新和追加。,（5）SQL查询SQL查询就是用户使用SQL语句来创建的一种查询。SQL查询主要包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等4种。,3、建立查询的条件(1)运算符运算符是组成准则的基本元素。Access提供了关系运算符、逻辑运算符和特殊运算符。p74,(2)函数Access提供了大量的标准函数，如数值函数、字符函数、日期时间函数和统计函数等。,（3）使用数值作为查询条件在创建查询时经常会使用数值作为查询的条件P75经常配合运算符使用,(4)使用文本值作为准

5、则在Access中建立查询时，经常会使用文本值作为查询的准则。使用文本值作为查询的准则可以方便地限定查询的范围和查询的条件，实现一些相对简单的查询。P75注意：输入文本的时候可以直接打上文字，系统会自动添加双引号。,(5)使用处理日期结果作为准则在Access中建立查询时，有时需要以计算或处理日期所得到的结果作为准则。使用计算或处理日期结果作为准则可以方便地限定查询的时间范围。P76,(6)使用字段的部分值作为准则在Access中建立查询时，可能需要只使用字段中包含的部分值作为查询准则。使用字段的部分值作为准则可以方便地限定查询的范围。P76,(7)使用空值或空字符串作为准则空值是使用Null

6、或空白来表示字段的值；空字符串是用双引号括起来的字符串，且双引号中间没有空格。在查询时常常使用空值或空字符串作为查询的准则，来查看数据库表中的某些记录。在准则中字段名必须用方括号括起来，类型应该相符合。P76,考点二 创建选择查询,1、创建选择查询根据指定条件，从一个或多个数据源中获取数据的查询称为选择查询。方法：一是使用查询向导二是使用设计视图。,(1)使用“查询向导”使用“查询向导”记录查询操作比较简单，用户可以在向导的提示下选择表和表中字段。1、创建基于一个数据源的查询例3.1 p77,2.创建基于多个数据源的查询例3.2 p77注意：当查询的数据源来自多个表时，应该建立表之间的关系。p

7、47,（2）使用“设计”视图在实际应用中，需要创建的选择查询种类很多，有些带条件，有些不带任何条件。使用查询向导只能创建不带条件的查询，对于带条件的查询要通过使用查询设计视图来完成。,1.查询”设计”视图在access中查询有5种视图：设计视图，数据表视图，sql视图，数据透视表视图和数据透视图视图查询设计视图窗口分为上下两部分：字段列表区显示所选表的所有字段；设计网格区中的每一列对应查询动态集中的一个字段，每一项对应字段的一个属性或要求。具体作用见表3.9,打开查询设计视图，会自动显示“查询设计”工具栏。另外可以通过视图工具栏查询设计 调出来工具栏具体按钮如表3.10,2.创建不带条件的查询

8、例：3.3 p80,3.创建带条件的查询例：3.4 3.5 p81例：3.4所建查询中，查询条件涉及两个字段，要求两个字段均等于条件给定值，此时应将两个条件同时写在条件行上，若两个条件是或关系，应将其中一个条件放在或行,考点三在查询中进行计算,前面讲述的查询仅仅是为了获取符合条件的记录，并没有对查询得到的结果进行更深入的分析和利用。实际中经常需要对查询结果进行统计计算，如求和，计数，求最大值和平均值等。Access允许在查询中利用设计网格中的“总计”行进行各种统计，通过创建计算字段进行任意类型的计算。,1.查询计算功能在access中，可以执行两种类型的计算：预定义计算：即“总计”计算，是系统

9、提供的用于对查询中的记录组或全部记录进行的计算，它包括总计，平均值，最大值，标准偏差或方差等自定义计算:用一个或多个字段的值进行数值、日期和文本计算注意：必须直接在设计网格中创建新的计算字段，创建方法是将表达式输入到设计网格的空字段行中，表达式可以由多个计算组成。总计项名称及含义见表3.11,2.在查询中进行计算在创建查询时，可能更关心记录的统计结果，而不是表中的记录。为了获取这样的数据，需要创建能够进行统计计算的查询。使用查询“设计”视图中的“总计”行，可以对查询中全部记录或记录组计算一个或多个字段的统计值。例3.6 p83,上例中是最基本的统计计算，不带有任何条件，但在实际应用中，往往需要

10、对符合某个条件的记录进行统计。例3.7 p84,3.在查询中进行分组统计在查询中，如果需要对记录进行分类统计，可以使用分组统计功能。分组统计时，只需在设计视图中将用于分组字段的总计行设置成分组即可例3.8 p84,4.添加计算字段在统计时，无论是一般统计还是分组统计，统计后显示的字段往往可读性比较性比较差，需要调整，方法之一就是增加一个新字段，使其显示计数值有些情况下，需要统计的字段并未出现在表中，或者用于计算的数据值来源于多个字段，此时添加的新字段是根据一个或多个表中的一个或多个字段并使用表达式计算得到，也称为计算字段例3.9 3.10 p85,考点四 创建交叉表查询,交叉表查询以一种独特的

11、概括形式返回一个表内的总计数字，这种概括形式其他的查询无法完成；交叉表查询卫用户提供了非常清楚的汇总数据，便于用户的分析和使用。,1、认识交叉表查询所谓交叉表查询，就是将来源于某个表中的字段进行分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的各种计算值。相对于前面的查询，该查询方法生成的数据显示更清晰、准确、结构更紧凑、合理,在创建交叉表查询时需要指定3种字段:一是行标题,它将某一个字段的相关数据放入指定的行中二是列标题,它将某一个字段的相关数据放入指定的列中三是放在交叉表行与列交叉位置上的字段,需要为该字段指定一个总计项,如总计,平均值等,但只能

12、指定一个列字段和一个总计类型的字段,2、创建交叉表查询创建交叉表查询有两种方法：(1)使用“查询向导”(2)使用“设计视图”,3.使用交叉表查询向导例3.11 p88,4.使用设计视图例3.12 p90,总结:当所建交叉表查询数据来源于多个表或查询时,最简单灵活的方法是使用设计视图.在设计视图中可以自由地选择一个或多个表,选择一个或多个查询.因此如果所用数据源来自于一个表或查询,使用交叉表查询向导比较简单,如果使用数据源来自于几个表或几个查询,使用设计视图更方便.另外如果行标题或列标题需要通过建立新字段得到,如图3.33,那么设计视图建立查询时最好的选择.,考点五 创建参数查询,前面方法创建的

13、查询,无论是内容,还是条件都是固定的,如果希望根据某个或某些字段不同的值来查找记录,就需要不断地更改所建查询的条件,为了更灵活地实现查询,可以使用access提供的参数查询.参数查询利用对话框,提示用户输入参数,并检索符合所输参数的记录,用户可以建立一个参数提示的单参数查询,也可以建立多个参数提示的多参数查询,考点五 创建参数查询,1、单参数查询创建单参数查询，就是在字段中指定一个参数，在执行参数查询时，用户输入一个参数值。注意和在已建的查询中创建参数查询的区别。例3.13 p91,建立参数查询时应该注意，如果在一个已经建立的查询中创建参数查询，则直接在设计视图中打开该查询，然后在其基础上输入

14、参数条件即可。需要存盘时，若执行保存命令，则存盘后原查询将被盖参数查询内容所替换，若希望保留原查询，应执行另存为命令，如果从头开始建立参数查询，应先按前面介绍的方法创建查询，只是在条件行是输入参数查询相应的条件，然后执行保存操作,2、多参数查询用户不仅可以建立单个参数的查询，如果需要也可以建立多个参数的查询。在执行多参数查询时，用户依次输入多个参数值。例3.14 p92,考点六 创建操作查询,1、认识操作查询操作查询是指仅在一个操作中更改许多记录的查询。操作查询包括生成表查询、删除查询、更新查询和追加查询等4种。操作查询与选择查询、交叉表查询以及参数查询不同。,2、生成表查询在Access中，

15、从表中访问数据要比从查询中访问数据快的多，如果经常要从几个表中提取数据，最好的办法是使用Access提供的生成表查询，即从几个表中提取数据组合起来生成一个新表永久保存。生成表查询是利用一个或多个表中的全部或部分数据建立新表例：3.15 p93,3、删除查询如果要删除同一类的一组记录，就可以使用Access提供的删除查询，利用该查询一次可以删除一组同类的记录。删除查询可以从单个表中删除记录，也可以从多个相互关联的表中删除记录。,如果要从多个表中删除相关记录必须满足以下条件：(1)在“关系”窗口中定义相关表之间的关系。(2)在“关系”对话框中选中“实施参照完整性”复选项。(3)在“关系”对话框中选

16、中“级联删除相关记录”复选项。,删除查询永久删除指定表中的记录，并且删除的记录，不能用“撤销”命令恢复。因此，用户在执行删除查询的操作时要十分谨慎，最好对要删除的记录的表进行备份，以防由于误操作而引起数据丢失。删除查询每次删除整个记录，而不是指定字段中的记录。如果只删除字段中的数据，可用更新查询。例：3.16 p94,4、更新查询在建立和维护数据库的过程中，常常需要对表中的记录进行更新和修改。如果用户更新的记录很多，最简单、最有效的方法是利用Access的更新查询。Access不仅可以更新一个字段的值，而且还可以更新多个字段的值。例3.17 p95,5、追加查询维护数据库时，常常需要将某个表中符合一定条件的记录添加到另一个表上。Access提供的追加查询能够很容易地实现一组记录的添加。例3.18 p96,不管哪一种操作查询，都可以在一个操作中更改许多记录，并且在执行操作查询后，不能撤销更改操作。因此注意：(1)先预览再操作(2)注意备份数据,注意：操作查询不仅可以选择表中的数据，还对表中的数据进行修改，因为为了避免因误操作引起的不必要的改变，在数据库窗口中的每个操作查询图标之后显示一个