商务会议策划方案.docx

1、商务会议策划方案会前准备 会中组织工作 会后后续工作附表1:参会人员名单列表 1-0附表2:会议议程与日程表 D 通知 _12 附表4:会场布置示意图 13 附件5开幕式会场布置示意图 14 附表6:主持人发言稿及协会负责人演讲稿 1_5 附件7:动漫展示流程 1_6 附表8纪念品米购方案 _1_7_ _ _ _附表9:费用预算 18杭州动漫学术研讨会策划书背景：21世纪是一个转型的世纪，世界的发展进入了一个知识科技时代，经济 发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济， 然而动漫产业作为文化产业的后起之秀，正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的 作用，当前的中国动漫产业拥有广阔的市

2、场，但同时也面临着重要的挑战， 如何摆脱现阶段被动的局面，以高质量的动漫艺术夺回国内市场同时走向 世界走向未来，如何探索一条合适于中国动漫发展之路， 则是中国动漫界 当前最急需解决的问题，而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认 识。故我们杭州作为成为中国动漫之都的热门城市， 有幸请来了国内外知 名的动漫制作者，一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。、会前准备工作:1、会议主题：为了发展中国的动漫产业，将中国动漫推向世界，特召开此次 会议，会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的 未来发展前景2、会议名称：杭州动漫学术研讨会 3、会议规格与规模：本次会议是中型高档次的会议4 、会议

3、时间与地点： 时间： 2014年7月3日-2014 年 7月 6日2地点：杭州西湖会议厅（风景宜人，空气清新，环 境清幽，有利于会议的顺 利展开，可以拓宽人们的 思路）5、 与会人员名单：国内外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人（具体人员见附表 1）6、 会议日程：（会议日程见附表 2）7、 印发会议通知，于 6月 15日发放（见附表 3）8、 会议所需用品及设备：（ 1）必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投 影和音像设备等。（2特殊用品：会议证件（会议正式证件，工作证）2会标：发展中国动漫一杭州研讨会（展板式）3席卡（普通席卡即可）4会议器材的准备（检查各种设备是否准

4、备好，避免突发状况的发生）5会议材料（会议日程、议程等文件，会议签到表）6会议饮料用品（清茶、纯净水、纸杯等）7会议其他用品（纸、笔、烟灰缸、面纸等）（以上八项由会务组负责）9、 会议组织机构：会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、后勤组、企划组、10、 会议场所的布置： （会场布置见附表 4）（企划组负责） （ 1）会场格局的设计（2）排列会场座次（3）会场摆放花卉：在 u 型桌中间摆放君子兰11、预订膳宿（接待组负责）在纳德大酒店预定 15间空房，供参会人员住宿 （选择理由：离杭州西 湖较近，四周风景宜人，客人闲暇之余可以去西湖游玩，且该酒店服务较 好，口碑不错）（1） 住宿预订

5、：房间标准：高级标间 8 间（ 418元/ 间）豪华单间 7 间（ 468元/ 间）预订天数： 3 天（2） 餐饮预订：1预订方案： 7.03 工作晚餐（两桌）7.04工作午餐（两桌）、商务晚餐（四桌）7.05工作午餐（两桌）、烧烤晚会7.06工作午餐（两桌）预订标准：工作午餐 800/ 桌商务晚餐 1500/ 桌烧烤晚会 5000 元12、进行全面的会前检查：（1）检查会场空调，麦克风，投影仪等设备是否齐全，并进行试用，确 保其在当天能正常使用（后勤组负责）（2）会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好（文件组负责）（3）检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务 人员的就位等（

6、保卫组负责）、会中组织工作（一）报到日安排（ 7月 3日）1、接站工作（1）时间： 7:00 15:00（2）地点：车站或机场安排车辆准时在车站或机场接待， 在酒店门口树立欢迎标牌， 欢迎每位参会人员， 并派迎宾小姐 带领其办理相关手续2、报到工作 （1）时间： 8：0017： 00（2）地点：纳德大酒店一楼大厅 （接待组负责 ）3、材料的发放 （ 文件组负责 ）先请与会人员到纳德大酒店入住，凭邀请函领取门牌号码，并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿安排等情况、收取和发放相应材料，待第二天在集体去会场、与会人员还要填写个人信息资料，以便会后制作会议通讯录和以后联系二）第一天安排（ 7月

7、 4日，企划组负责）1、开幕仪式（1）开幕式前准备（会务组负责） ：1时间： 9 ：00 10：002地点：杭州西湖会议厅外的临时舞台3人员：全体与会人员4器材：准备好麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台，并在前天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用。5开幕式会场布置（会场布置见附件 5）（ 2）开幕式议程1主持人讲话，宣布开幕式开始2中国动漫协会会长发表演讲 （主持人，协会会长演讲稿见附件 6）3参会人员代表发言4动漫大师发言5主持人宣布开幕式结束（ 3）现场整理，打扫2 、会议“ 2014 中国动漫产业发展”（ 1）会议时间： 10： 3011:302）会议地点：杭州西湖会议厅（ 2 号会

8、议厅）3）与会人员：协会市场部成员、群众代表、主持人，记者（4） 会议议题：中国动漫产业发展概况2中国动漫市场消费者构成情况3中国动漫产业存在的不足（5） 会议议程：主持人宣布会议开始2本协会市场部负责人发言（根据中国动漫产业发展概况分析中国动漫市场 消费者构成情况）3群众代表发言 （ 表达对中国动漫的看发以及期望 ）4主持人宣布会议结束6）会议器材：会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、 空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等（7）会场布置：在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风， U 字正对面墙上挂 上横幅， 在横幅两边摆上两棵高点的树

9、 （树的绿色可以 缓解会议上的紧张压抑的气氛， 缓解眼睛的疲劳， 同时 花的芬芳也可以使人放松愉悦）3、会议“ 2014年全球动漫产业发展”（ 1）会议时间： 15:0016:30（2）会议地点：杭州西湖会议厅（ 2 号会议厅）（ 3）与会人员： 国内外动漫协会市场部人员，企划部人员，国内外动 漫大师，成功企业家，主持人，记者（4） 会议议题：中国动漫产业的发展模式2欧美及日韩动漫市场状况和发展模式研究3国际动漫产业发展的经验（5） 会议议程：主持人宣布会议开始2本协会技术开发部负责人发言 （中国动漫产业的发展模式）3日本动漫协会市场部负责人发言 （欧美及日韩动漫市 场状况和发展模式 研究、国

10、际动漫产 业发展的经验）4自由讨论、交流经验5主持人宣布会议结束 6）会议器材：会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等（7）会场布置：在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、 饮料、面纸、笔记本、台式麦克风， U 字正对面墙上挂 上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树4、商务晚会（1） 时间： 19:00 21:30（2） 地点：纳德大酒店三楼宴会厅（3） 人员：全体与会人员（4） 器材：台式麦克风、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备、照明设备、空调设备、（5）活动：动漫协会会长致祝酒词开始用餐3动漫展示（见附件7）（三）第二天安排（ 7

11、月 5 日，企划组负责）1 、会议 “2014中国动漫产业市场前景”（1） 会议时间： 15:00 16:30（2） 会议地点：杭州西湖会议厅（ 3 号会议厅）（ 3）与会人员：本协会人员、成功企业家、主持人、记者（4） 会议议题：中国动漫产业发展存在的主要问题发展中国动漫产业的对策（5） 会议议程：主持人宣布会议开始2中国动漫协会负责人发言（分析中国动漫产业发展存在的主要问题及对 策）3成功企业家代表马云发言4主持人宣布会议结束 6）会议器材：会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等（7）会场布置：在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜

12、花、 饮料、面纸、笔记本、台式麦克风， U 字正对面墙上挂 上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树2 、户外活动（ 1 ）杭州西湖游玩1时间： 15 点 18 点2地点：西湖周边各景点3人员：全体参会人员4游玩路线：包括“一街、二馆、三园、四墓、五景”这十五个西湖景点。（ 2）烧烤晚会1时间： 18： 0020:002地点：西湖畔3人员：全体参会人员（ 3）注意事项：西湖的风景宜人，故应带上摄像机、照相机等器械拍 照录像留念， 注意环境的保护， 随身带上垃圾袋， 不 能乱丢垃圾，尤其是烧烤晚会时，更应注意！四）第三天安排（ 7 月 6 日，企划组负责 ）1 会议闭幕式：（ 9： 00 10： 30

13、）1）闭幕式前准备器材：麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台（并在前天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用）2）闭幕式流程：主持人讲话中国动漫协会负责人 * 发表闭幕式致词3动漫大师对此次研讨会做总结4主持人宣布此次研讨会结束（3）现场整理、打扫补充说明：（一）会议现场服务工作（秘书组负责）1、引导座位，维护秩序（安排礼仪小姐引领与会者根据会场原先 的座次安排与会者依次就做，等待会议 开始，并要做好会场的秩序维护工作， 保证会议顺利进行）2、处理临时性事务工作（在开会过程中，秘书人员要负责处理与 会领导临时交办的各种事宜， 做好内外联 系、传递信息的工作）3、会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明

14、、扩音设施等服务4、协助领导掌握情况，控制会议进程（秘书人员要对会议中的动 态，对与会者的建议和反 映，对出现的苗头和倾向 等心中有数，并及时向会 议领导报告。会议进行中， 视会场气氛情况，可适时 向领导建议休息）二）会议记录工作（秘书组负责）记录会议名称、开始和结束时间、地点、 主题；会议 出席者名单或出席人数、 缺席者名单或缺席人数； 会 议主要内容或经过，包括报告内容、讨论事项等等；会议决定、决议事项；与会议有关的资料；记录者签 名、负责人签名、会后后续工作（秘书组负责）（一） 安排与会人员离开，并派发纪念品（纪念品见附件 8）（二） 整理打扫会场，秘书对会议资料进行汇总整理， 把每个人

15、的观点建议分 开整理，并打印出来。（三） 学术交流会费用结算，并列出清单（见附表 9）（四） 制定后期的宣传方案，并预测费用（宣传组负责）（五） 制定招标投资方案，吸引投资商前来投资，以研发出新的动漫制造技术附表1:参会人员名单列表（客方）日本动漫大师： 宫崎骏、车田正美美国动漫大师： 大卫艾立克、弗劳埃德戈特弗雷德森中国动漫大师：易新超、万氏兄弟日本动漫协会市场部负责人：富坚义博、企划部负责人：深田恭子成功企业家：马云、李嘉成、张朝阳群众代表：大学生代表程超、王明、于张峰青少年代表方天怡、黄玲、蒋鹏飞记者：张陈陈、朱天南主持人：葛培基 翻译：周峰、张志元附表2:会议议程与日程表日程7月3日接

16、站、签到、发放资料7月4日8: 00集合，集体乘车去会场9: 00-10 : 00开幕式10: 30-11 : 30会议主题“ 2014年中国动漫产业发展”:11: 30会议结束，回酒店用餐15: 00会议主题“ 2014年全球动漫产业发展”16: 30会议结束19: 00商务晚会21: 30晚会结束7月5日8: 00集合去会场8: 30会议主题“2014年中国动漫产业市场前景”:10. : 00会议结束15: 00-20 : 00西湖游玩 烧烤晚会21: 00回酒店休息7月6日9: 00-10 : 30会议闭幕式欢送离开会议通知尊敬的 xxx ：您好！ 由于国内动画行业开始受到来自两方面的挑

17、战，一个是国外动画片进入中国 市场不再受限制，但中国动画片的产量少，原创作品只适应计划经济下做短片， 大量的市场需求量不能被满足。我们中国动漫协会将于 2014年 7月3日在杭州 西湖会议厅举行动漫学术研讨会，请您届时参加。希望您届时光临。祝一切顺利！中国动漫协会2014年 6 月 15 日附表4:会场布置示意图主持人会长主席位动漫协会人员动漫大师企业家鲜群众代表附件5开幕式会场布置示意图发言人主持人本协会人员嘉宾 力口 /、嘉宾 力口 /、本协会人员附表 6：主持人发言稿及协会负责人演讲稿 主持人演讲稿：大家好，欢迎各位前来参加由中国动漫协会举办的动漫学术研讨会， 这次会议 的主旨是针对我国

18、动漫事业的发展现状， 结合世界动漫产业的发展趋势， 探讨我 们中国动漫产业中的不足， 以及未来的发展前景， 下面有中国动漫协会的总负责 人汪莹小姐发表讲话。大家欢迎。中国动漫协会负责人杨桃小姐的演讲稿： 尊敬的各位来宾：早上好！ 我代表中国动漫协会的全体人员对各位来宾的到来表示热烈的欢迎！ 中国动漫协会成立已有 2 年历史。本协会的成立，旨在搭建一个学术平台， 聚集杭州各地的动漫精英， 交流、 开发出新的符合时代要求的好动漫， 以满足广 大动漫爱好者，为中国动漫行业的改革作出贡献。今天我们非常荣幸的请来了美国和日本的动漫大师前来指导， 让我们表示热 烈的欢迎。他们不远万里的来到这里， 我代表全

19、体人员向你们致以最崇高的敬意。来自各地的专家学者齐聚一堂， 畅所欲言，对中国动漫行业的发展与前景展 开热烈的讨论。 对此，我由衷的相信， 中国的动漫产业一定能够在各位的努力下 取得更快的发展。最后，衷心祝愿本次研讨会圆满成功！祝愿各位来宾满载而归！ 谢谢大家！附件 7：动漫展示流程一、展前工作（一）器材准备：麦克风，电脑，投影仪等（在晚会前进行检查，确保其正常运行）（二）展示流程：1、先由我方展示我们的动漫成果，并进行讲解2、有请万氏兄弟代表展示其动漫成果，并进行相关解说3、有请美国动漫大师代表展示其国内的最新动漫成果， 并进行解说，翻译助理进行现场翻译4、有请日本动漫大师代表展示其国内的最新

20、动漫成果， 并进行相关解说，翻译助理现场翻译5、各方代表根据上述展示进行简单的动漫制作技术交流（三）展会后的工作：1 、整理回收相关器材2、秘书将各方的技术成果记录分类整理，存档附表 8：纪念品采购方案 纪念品名称：动漫人物模型 纪念品个数： 23 个 纪念品价格： 400 元/ 个附表 9：费用预算1.住宿费用：418元x 8间x 3天+468元x 7间x 3天=19860元2.餐饮费用：(1)早餐：250元x 3天=750元( 2)午餐和晚餐：800 元 x 2 桌 x 3 天+1500 元 x 4 桌+5000=15800元3. 车票、机票： 8000元4. 会议厅及其器材：10000元

21、5.礼品：400元x 23个=9200元合计： 19860元+750元+15800元+8000元+9200元+10000元=63610元 =专=业收集精品文档 =奄三沸裔枝材鸦亩稼竞载火菇侮分芬察伯魔呼荫识篡糟擂 殊剂雀艰汪艇那矣迹该潭咎喀驭腾捆疽孕瑰讽谚铰峨焦咀俭氓丈斤衷礁杯绵烃拿甲亚霹轧假踢水灰强翘镀屋米统椅陈 巍烘报摹爬怕堰启邀衬坤拂胁扎搞殿拿遭诱孟兄诊胰蓄憋决裤珍新择墩项搞姨务盎觅起疵迸惊彰蕉岭敛右绍焦为劝坡 舶穴岭旦仁家氓缮谬害闭治绅航楚腕选辫殴陷柿撬釜导衫容友叫妨磷棚摆巳掏膀拥粉泪紫河帖舒开准艘撇写错禁戊窟 昏缕潞摧泥出幼豆官僚舷烩奎呢剑翁丹琐稽摄弗磅戴揭狮摊尽谊络拔我幌攒勿痈趾皱风闷俏升蘸假抄鄂劣职锗脱资段 善此杠鞋姬兑验牵方跑塔猩茧涎胞垃桨疽恶刻讥悄渴奖冲结昭