秘书学导.docx

1、秘书学导秘书学导 论教学目的：1、了解学生对秘书学职业及秘书学课程的基本认识2、消除认识误区，培养学习兴趣和树立专业信心。 3、 介绍这学期课程的大致安排和设想。教学方法：采用问卷调查和讲述相结合的方法。教学内容：一、课堂初步调查： 1、你当初为何会选择秘书专业就读？2、 你将来想做秘书吗？ 如果不想，那想做什么工作？3、 你认为将来是否有可能做秘书？4、你对这门课程有什么认识？5、你希望在本门课程中学到哪些知识？二、当前社会上对秘书认识主要存在的几点误区1、秘书要年轻漂亮2、男生不当秘书3、秘书专业不热门，以后工作不好找，又无发展前途4、当秘书不过是当跟班，无需要专业学习三、树立正确的认识观

2、念1、秘书工作是一门实践性很强的工作，有其特殊性，课堂的教学只能教授一些秘书需要掌握的基本知识、技能和作为一个秘书所应了解相关背景知识以及秘书所应遵循的职业操守等等。2、 许多高校，还有高等教育自学考试都开设了秘书学课程。如今，还有各式各样的秘书资格证考试（例如剑桥秘书证书考试）等等，这些情况说明，在秘书这个行业中，还是有一些共同的规范需要掌握和遵守。3、学秘书不一定就做秘书，做秘书的不都是学秘书出身。因此，我们在学习期间，一些基本的知识和规范学习非常重要，这对提高我们的素质非常重要。4、秘书岗位是培养人才的地方例1：公文救命（董桥品位历程） 例2：从秘书到国务院总理温家宝一些著名秘书的例子：

3、1、 微软的女秘书妈妈级的露宝2、上官婉儿上官婉儿是唐高宗时宰相上官仪孙女。麟德元年（664），上官仪因替高宗起草将废武则天的诏书，被武后所杀，刚刚出生的上官婉儿与母亲郑氏同被配没掖廷。在掖廷为奴期间，在其母的精心培养下，上官婉儿熟读诗书，不仅能吟诗着文，而且明达吏事，聪敏异常。仪凤二年（677），上官婉儿曾被武则天召见宫中，当场命题，让其依题着文。上官婉儿文不加点，须臾而成，且文意通畅，词藻华丽，语言优美，真好像是夙构而成。武则天看后大悦，当即下令免其奴婢身分，让其掌管宫中诏命。她起先担任一些文书佐理工作，逐渐参与撰拟诏书、参决奏章，慢慢的，百官奏牍都由她先行过目，并加拟签，武则天只要在上面

4、批一个字即可颁行天下。不久，上官婉儿又因违忤旨意，罪犯死刑，但武则天惜其文才而特予赦免，只是处以黥面而已。以后，上官婉儿遂精心伺奉，曲意迎合，更得武则天欢心。从圣历元年（698）开始，又让其处理百司奏表，参决政务，权势日盛。作为一代女皇武则天的心腹，上官婉儿以才女著称。她不同于那些酷吏、宫廷武官和男宠，仅仅一时充当武则天镇压反对派的工具。也不同于那些治国能臣、忠勇将帅多是武则天政策的执行者。她是武则天的心腹笔杆，长期生活在武则天的身边。一面精心侍奉武则天，一面在宫中执掌制定命令，为武则天代笔草拟敕诏，活跃在政治舞台上。朝中文武大臣、宫内外官宦人等，无不对她另眼相看。神龙元年（705），唐中宗复

5、位以后，又令上官婉儿专掌起草诏令，深被信任，拜为昭容。中共历史上的著名秘书：1、杨尚昆：在延安时任八路军总部秘书长，1943年任中共中央组织委员会委员兼秘书。建国后担任中央办公厅主任，成为中共中央的大管家，毛泽东外出视察工作时，他都跟随，负责联系各省市的党政领导，安排毛泽东要办的事宜。2、陆定一：部长，在延安时是毛泽东的政治秘书。3、胡乔木：毛泽东的政治秘书。4、 田家英：专职修毛泽东选集的秘书秘书的个人道德修养在秘书职业生涯中尤其重要 秘书的工作性质决定他经常在领导身边，要紧跟领导的思路。他们公事为领导分忧，私事为领导解愁，天长日久，无形中与领导建立了一种特殊的关系。作为秘书，不但要服务领导

6、的工作，完成起草讲话稿之类的正常文字工作，还要服务领导的生活。领导出行要为领导安排车，领导在外还要安排领导的住，领导办公室要每天打扫卫生，等等。反例：河北第一秘李真简单介绍国外专家的相关观点：1、在国外，秘书工作早已被划分到行政管理的范围之内。2、英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官ShirleyTaylor女士的看法：秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信，文件信息整理，办公室管理等各个方面。她认为，在21世纪，秘书需要有以下5方面的能力：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力以及团队合作的能力。3、剑桥秘书证书考试要求。剑桥秘书

7、证书考试是教育部考试中心和英国剑桥大学考试委员会(UCLES)合作在我国实施的社会化职业证书考试项目，为各行业提供规范的、国际标准的现代秘书培训体系，是办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。“剑桥秘书证书考试”的推出，旨在提高从事各行各业学员的秘书实际操作能力，同时加强学员对秘书理论知识的理解。这项考试将使学员更深入地了解各种秘书技能，同时掌握各种工作环境下、不同层次秘书工作需要掌握的各种手段。剑桥秘书证书考试既适合准备走上工作岗位的学生也适合在职的工作人员。剑桥秘书证书考试能够帮助学生充分理解现代办公环境，又能培养学生在各自的工作环境中使用某一具体技能的能力。剑桥秘书证书考试三个级别框架

8、的设置是为了满足不同工作能力层次的要求。这些级别要求考生在特定的时间段内呈现出的熟练度和精确度逐级上升。考试的设计力求反应不同办公室环境中的个体可能面对的职责。这在选修模块的设置和能力要求的难度程度上都有体现。剑桥秘书证书考试一级和二级的每个模块需要大约35个小时的课堂学习时间附加一定的独立自学的时间。剑桥秘书证书考试三级的每个模块需要大约50个小时的课堂学习时间。但上述时间仅作为参考，具体还要取决于学生已有的知识与经验的储备、学习环境和教学方法等。三个级别都是必修模块加选修模块的结构设置。必修模块包含了任何办公环境中高效、成功工作所要求的中心技能，如：文字处理、沟通和任务管理。选修模块既包括

9、传统秘书技能，如：速记，同时也包括飞速发展的商业环境所要求的现代技能，如：客户服务、组织会议和活动的能力。三个级别的三个核心模块和一个选修模块(速记)是按照传统方式进行的，即在规定的时间内完成答卷上的题目。这些考试的命题工作由剑桥大学考试委员会负责，要求考生在严格的考场环境中展示自己的知识和能力。剩余选修模块的考试则通过作业考核的形式进行。作业考核的指导提纲也由剑桥大学考试委员会负责提供，提纲中知识和技能的使用会考虑考生所处的当地具体状况。四、本学期大致安排1、本学期的讲授以教材的内容为主，但不一定完全按照教材的内容和体例。请同学作好笔记。2、有不少内容是案例分析，希望同学开拓思维，培养积极的

10、思考习惯，并注意观察生活现实。3、有部分实训内容（办文、办会）。第一章 秘书的基础知识与基本理论第一节 秘书学概述教学目的：了解秘书学的产生及发展过程教学内容：1、现代秘书学的产生 2、秘书学的研究对象 3、秘书学的学科体系与特征 一、现代秘书学的产生 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。 1、现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。 2、秘书职业化阶段。 3、秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。 4、秘书学形成的阶段。 80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （一）秘书教育大发展 初步

11、形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。 （二）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （三）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅秘书工作 上海大学：秘书 （四）秘书专著的陆续出版 詹银才：涉外秘书 二、秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法 1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。 2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。 3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。 4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活

12、动 所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 秘书活动的基本要素： 秘书人员主体 秘书工作客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。 秘书方法中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。 领导意图潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。 秘书环境外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。 三、秘书学的学科体系与特征 （一）秘书学学科体系 （二）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 其学科特征体现在： 1

13、、知识的综合性 2、理论的应用性 3、学科的群体性 知识的综合性：秘书学是一门综合性，实践性很强的新兴学科。它与管理学、 领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系。 1、秘书与管理学关系 两者的关系是密切，因此把它说成管理学的分支不无道理。 秘书学的产生与发展，正是当代管理学科的发展需要。 秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分，秘书为领导工作服务的过程，实际上是协助管理实施管理的过程。 秘书工作的核心是辅助管理，提高管理效率和管理水平服务，这是它的出发点，也是它的归宿。 2、秘书与领导学关系 秘书工作是为领导工作服务的，秘书工作是领导

14、工作的扩展，伸延和辅垫。在秘书学领域中，要融入领导科学的理论和原则。秘书工作实践必须遵从的秘书工作，实际也要符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。 3、秘书学和应用写作的关系。 4、信息学属自然科学范畴，是研究信息的发生，获得传输存贮，加工处理，分类、识别，利用一般原理和方法的学科。信息工作是秘书工作的组成部分，信息理论技术有力推动办公室自动化。 理论的应用性：秘书学是应用性学科，其表现是：（1）秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验；（2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；（3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普

15、遍意义。 学科的群体性：即秘书学概论为主导的众多学科群。如：理论秘书学已有秘书学原理、秘书心理学；应用秘书学有行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、涉外秘书学等；历史秘书学已有中国秘书史、外国秘书史和中国公文史；技术秘书已有会议学、秘书技术和办公自动化。 （三）秘书学的研究方法 德国哲学家黑格尔在逻辑学一书中曾把方法比作耕地的犁。方法的选择，研究对象相对应，秘书学的研究方法归纳为几点。 1、理论联系实际的方法。2、运用比较的方法。 3、注重对其他学科尤其易相关学科的研究。 补充材料：全国性秘书杂志目录 秘书工作（中共中央办公厅秘书局编） 秘书（上海大学编） 秘书业务（中共广东省委办公厅） 秘书之

16、友（兰州大学） 秘书界（成都市秘书学会编） 秘书学研究（江汉大学编） 文秘（沈阳大学编） 秘书学刊（郑州秘书专科学校编） 第二节 秘书机构教学目的：介绍秘书机构的概念功能。教学内容：秘书机构的概念 秘书机构的性质与作用 秘书机构的设置 一、秘书机构的概念 秘书机构有狭义与广义之分。 狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。 广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务 二、秘书机构的性质 秘书部门是领导的

17、左右手，可概括为三方面： 1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2、秘书部门是综合办事部门 3、秘书部门是协调部门 特点：1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性 3、组织关系的封闭性 三、秘书机构的作用 1、组合作用 2、枢纽作用 3、过滤作用 四、影响秘书机构设置的因素 （一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。 （二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。 （三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。 五、秘书部门设置的原则 （一）适用的原则 （二）精干的原则 （三）效益的原则 六、我国秘书部门的组织形式 （一）集中式 （二）分散式 （三）混合式 七、我

18、国秘书部门的设置情况 （一）中央机关的秘书机构 中央机关与国务院机关实行的是分理制 分理制：采用部门办公的形式 全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。 （二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书部门 （四）企事业的秘书部门 （五）民主党派和人民团体的秘书部门 （六）临时性秘书机构 其中企事业的秘书部门，以企业级别规模的高低大小之别，可采用下述两种形式。 1、大中型骨干企业采用“三足鼎立式”。即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。 一般分别称为厂（公司、商场）、党委办公室、厂长办公室、厂工会办公室，分别是企业党委、行政、工会的办事机构，直接受其

19、领导，担任各自系统的秘书工作。 2、一般企业可采用联合式 “三合一”企业只设置一个秘书机构，全部的秘书工作集中，统一由这个秘书机构办理（综合处） 八、秘书机构的建设 （一）队伍建设 1、保持相对稳定 2、提高综合素质 3、优化队伍机构 （二）制度建设 1、秘书工作制度 2、管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度； 二是按工作岗位制定工作责任制；目标管理制度。 补充材料1：国务院办公厅机构划分及工作职能根据第九届全国人民大会第一次会议批准国务院机构改革方案和国务院关于机构设置的通知（国发19985号）设置国务院办公厅。国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构

20、。根据职能调整，国务院办公厅的主要职责是：负责国务院会议的准备工作，协助国务院志组织会议决定事项的实施。协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，把国务院领导同志审批。根据国务院领导同志的指示，对国务院部门间出现的争议问题提出处理意见，报国务院领导同志决定。督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志报告有关指示的执行落实情况关跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的突发事件和重大事故。处理群众来信，接待群众来访，及

21、时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况，提出建议。负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。根据职责，国务院办公厅设6个职能司局。秘书一局 主要职能：办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、国务院公报编辑

22、等方面的工作秘书三局 主要职能：办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人事、文化、卫生、体育、计划生育、地震、民族宗教、港澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制等社会事业的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军队等方面的工作。中办国办信访局主要职能：按照中共中央办公厅，国务院办公厅确定的工作范围，处理群众来信接待群众来访，向党中央、国务院领导同志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门，跨地区的信访疑难问题。人事司主要职能：负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训工作；办理工作人员的出国

23、手续；负责国务院领导同志办会室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工作。行政司主要职能：负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务以及机关后鄞管理工。机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工。补充材料2：联合国及其它国际组织机构的秘书结构与工作任务联合国秘书处由在联合国纽约总部和世界各地工作的全体国际工作人员组成，从事联合国各种日常工作。秘书处为联合国其他主要机关服务，并执行这些机关制定的方案与政策。秘书处的首长是秘书长，秘书长由大会根据安全理事会的推荐任命，任期五年，可以连任。秘书处的职责同联合国所处理的问题一样多种多样，范围从管理维持和平行动到调停国际争端、从调查

24、经济及社会趋势和问题到编写关于人权和可持续发展问题的研究报告。秘书处工作人员还使世界各通讯媒体了解和关心联合国的工作；就全世界所关切的问题组织国际会议；监测联合国各机构所作决定的执行情况；将发言和文件翻译成联合国各正式语文。目前，由经常预算提供经费的秘书处工作人员来自170个国家，共约8 600人。作为国际公务员，他们和秘书长都对联合国负责，并宣誓不寻求或接受联合国以外任何政府或其他当局的指示。根据宪章，各会员国承诺尊重秘书长和工作人员责任的专属国际性，决不设法不当影响其责任的履行。联合国总部设在纽约，但在日内瓦、维也纳和内罗毕也设有很多机构。联合国日内瓦办事处（日内瓦办事处）是会议外交中心以

25、及裁军和人权问题论坛。联合国维也纳办事处（维也纳办事处）是联合国药物滥用管制、预防犯罪和刑事司法、和平利用外层空间及国际贸易法等领域活动的总部。联合国内罗毕办事处（内罗毕办事处）是联合国环境和人类住区领域活动的总部。联合国所设的秘书处（The Secretariat）是联合国各机构的行政机构，秘书处的秘书长为联合国的行政首长，由安理会推荐，联合国大会任命，其权利相当广泛，他除领导来自各国的有七千多名工作人员的秘书处并向大会提出联合国活动的年度报告外，还可以把他认为威胁国际和平与安全的问题提请安理会注意，并执行大会、安理会等委托的任务。联合国秘书长执行任务时只对联合国负责，不受任何国家政府指使，

26、联合国秘书处还设有副秘书长若干人及其他从事文书工作的工作人员。其机构之大、权力之重、工作人员之多在各国中莫过于此。其它一些国际组织亦多设有类似的对该国际组织负责的秘书长行使职权。如美洲国家组织（Organization of American State）是常设的中央机构，由秘书长领导，负责执行大会委托的各项任务。非洲统一组织（Organization of African Unity）的秘书处，下设政治、法律、经济、社会、文教、出版和新闻、礼宾及行政等部门。阿拉伯国家联盟（Arableague）的秘书长需经会员国三分之二多数表决，由理事会委派。再如北大西洋公约组织（North Atlanti

27、c Treaty Organization），设国际秘书处，秘书长也是部长理事会、防务计划委员会核计划小组的主席，地位十分重要。 秘书这一扶持性工作，按世界的分类概念分为：行政秘书，指的是为上级行政官（高级官员或总经理）工作的秘书。这类秘书协助领导人推进工作，没有打字的任务，往往是单位团体所委派的，向秘书行政管理人或领导人进行汇报；通信秘书，这类秘书执行打字的职责，向信息处理中心汇报。信息处理中心主管人帮助管理人进行日常业务、信息反馈、培训、人事以及未来计划等工作。有时行政秘书称为政务助手，但传统上这种职称和秘书这个职称并不一样，它用来指较高级的职责。在某些组织机构中，办公室的低级工作人员从事

28、口授、笔录、抄写、打字以及执行办公室的事务工作称为速记员（Stenographer）不能称秘书，往往比秘书要受更多的监督。第三节 秘书工作教学目的：掌握秘书工作的内容原则及秘书工作的特点教学内容：一、秘书工作的原则 秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实、保密。 1、准确 准确，是对秘书工作质量的要求。 办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。 2、迅速 迅速，是对秘书工作效率的要求。 首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序。 此外，还要改

29、善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。 3、求实 求实，是对秘书工作的基本要求。 秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。 4、保密 保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。 二、秘书工作的内容 秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。 广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接

30、待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。三、秘书工作的宗旨：三服务 四、秘书工作的特点 秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点： 1、从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。 第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里； 第二，秘书人员在处理任何问题时，

31、只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是； 第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 2、被动性 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为： 第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。 第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。 3、事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作 “上管天文地理，下