第二章Excel数据处理与分析.docx

1、第二章Excel数据处理与分析第2章 Excel数据处理与分析Excle2003是微软公司office2003系列办公软件的组件之一，它是一个功能强大的电子表格程序。Excle不仅可以将整齐而美观的表格呈现给用户，还可以用来进行数据的分析和预测，完成许多复杂的数据运算，帮助使用者做出更加有根据的决策。同时它还可以将表格中的数据通过各种各样的图形、图表的形式表现出来，增强表格的表达力和感染力。本章中通过员工工资表、公司销售统计表这两个案例，讲解了日常工作中Excle的常用功能，使学生能够掌握响应的Excle使用方法和使用技巧，提高表格的制作水平，从而提高工作效率。本章内容将通过大量的实例来学习E

2、xcel数据处理的基本操作。2.1数据输入工作簿是指在Excel 2003环境中用来存储并处理工作数据的文件，它是由若干个工作表组成的。在Excel 2003中，可以说一个文件就是一个工作簿，工作簿窗口下方有若干个标签，单击其中一个标签就会切换到该工作表。打开Excel 2003时，映入眼帘的工作界面就是工作表。它由众多的行和列中的单元格排列在一起构成。工作表能存储包含字符串、数字、公式、图表和声音等丰富的信息或数据，并能够对这些信息或数据进行各种处理，同时能将工作表打印出来。当工作簿建立之后，就可以在工作簿的每一个工作表中输入数据了。在Excel工作表的单元格中可以输入的数据有文本、数字、日

3、期、时间和公式等。一、输入文本单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合。每个单元格最多可包含32000个字符，如果单元格列宽容不下文本字符串，就要占用相邻的单元格。如果相邻单元格中已有数据，就会截断显示。二、输入数字在Excel中，数字可用逗号、科学计数法或某种格式表示。输入数字时，只要选中需要输入数字的单元格，按键盘上的数字键即可。在excel2003中，输入的数字数据长度在12为以上时，会自动转变为科学记数格式。当数据以0开头时则自动舍弃前面的0。如果要让长度为12位以上的数字正常显示，可以通过下面两种方法来实现。1、实用“”符号辅助输入在单元格中，先输入“”（英文输入状态下的单引

4、号），接着再输入身份证号码。输入完成后，按键即可正常显示输入的身份证号码。2、设置单元格格式为“文本”格式后输入三、输入日期和时间日期和时间也是数字，但它们有特定的格式。在输入日期时用斜线或短线分隔日期的年、月、日。例如，可以输入“2010/01/26”或“2010-03-26”，如果要输入当前的日期，按组合键Ctrl + ; (分号)即可。在输入时间时，如果按12小时制输入时间，需在时间数字后空一格，并键入字母a或p，分别表示上午或下午。例如，输入10:40 p，按Enter键后四的结果是22:40:00，如果只输入时间数字，Excel将按AM(上午)处理，如果要输入当前的时间，按组合键Ct

5、rl + Shift + ; (分号)即可。 四、自动填充利用自动填充功能，可以快速地复制数据、复制公式，加快数据的输入速度。操作方法。选定单元格，拖动该单元格右下方的填充句柄，即将光标移至该单元右下角，至光标变成十字形状（+）。按住鼠标左键不放，向下（向右）拖动。五、数据输入技巧Excel 2003中有许多数据输入的技巧，如在前面介绍过的自动填充功能等。本节将再介绍其他一些数据输入的技巧。1. 在同一数据列中自动填写重复录入项Excel 2003具有数据记忆式键入功能，在同一行或同一列中，如果前面的单元格中已有数据输入，即在某单元格输入一个与前面单元格相同的数据时，Excel会自动显示出该单

6、元格后面的数据。但Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。2. 在多个单元格中输入相同的数据如果在工作表中有多处重复出现相同的数据，那么在数据输入时，可首先将这些单元格同时选中，同时选中的操作方法为在选中第一个单元格后按下Ctrl键，再依次单击其他单元格。然后通过编辑栏输入数据，同时按下Ctrl+Enter键。此时数据将同时显示在被选中的多个单元格中。例1在Excel中建立公司员工工资表以及输入数据。1. 启动Excel，新建一个工作簿。并保存为“员工工资表.xls”。2. 在“sheet1”工作表的A1单元格中输入标题“员工工资表”，选取A1：O1单元格区域，合并该

7、单元格区域，实质字体为“隶书”、“深蓝色”、“加粗”、字号为“24”、“水平居中”。3. 在A2：O2单元格区域中依次输入“员工号”、“月份”、“姓名”等各列标题，字体设为“宋体”、“红色”、“加粗”，结果如图所示。图2.1 员工工资表标题行4. 在A3至O12单元格中输入相应的数据。其中，在A3单元格内输入数字“GD001”，选定A3单元格，拖动该单元格右下方的填充句柄至A12单元格，完成“员工号”列数据的输入。5. 选中C3:C12，单击“格式”“单元格”菜单命令，在弹出的【单元格格式】对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“文本”，单击“确定”按钮完成设置，在C3:C12单元

8、格中可输入18位数字的身份证号。6. 输入“姓名”、“部门”、“职务”、“基本工资”、“职务工资”、“加班津贴”、“奖金”、“缺勤”等列数据。2.2公式和函数的使用电子表格系统除了能进行一般的表格处理外，还应该具有数据计算能力。Excel 2003作为优秀的电子表格处理软件，允许使用公式对数值进行计算。2.2.1关于单元格和区域引用引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接

9、。默认情况下，Excel 使用 A1 引用样式，此样式引用字母标识列（从 A 到 IV，共 256 列），引用数字标识行（从 1 到 65,536）。这些字母和数字称为行号和列标。若要引用某个单元格，请输入列标和行号。例如，B2 引用列 B 和行 2 交叉处的单元格。一、引用其他工作表中的单元格 下面的示例中，AVERAGE 工作表函数将计算同一个工作簿中名为 Marketing 的工作表的 B1:B10 区域内的平均值。链接到同一个工作簿中的另一张工作表上请注意，工作表的名称和感叹号 (!) 应位于区域引用之前。二、绝对引用与相对引用的区别一、相对引用 公式中的相对单元格引用（例如 A1）是

10、基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。例如，如果将单元格 B2 中的相对引用复制到单元格 B3，将自动从 =A1 调整到 =A2。图2.2 相对引用二、绝对引用 单元格中的绝对单元格引用（例如 $A$1）总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。例如，如果将单元格 B2 中的绝对引用复制到单元格 B3，则在两个单元格中一样，都是 $A$1。图2.3 绝对引用三、混合引用 混合引用具有绝对列和相

11、对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用 $A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。例如，如果将一个混合引用从 A2 复制到 B3，它将从 =A$1 调整到 =B$1。图2.4 混合引用2.2.2公式公式是对数据进行分析与计算的等式，使用公式可以对工作表中的数值进行加法、减法、乘法、除法等计算。所有的公式必须以符号“=”或“+”开始。一个公式是由运算符和参与计算的元素(操作数)组成的。公式的输入操作类似于输入文字数据，但输入一个公式的时候应以一个等

12、号( = )作为开始，然后才是公式的表达式。在单元格中输入公式的步骤如下。(1) 选择要输入公式的单元格。(2) 在编辑栏的输入框中输入一个等号( = )，或者在当前选择的单元格中输入一个等号( = )，然后输入公式表达式。(3) 单击【确认】按钮或按Enter键就可以得到计算结果。公式中常常包含对其他单元格的相对引用 。例2.接着上面的操作，在员工工资表中输入“应发工资”、“缺勤扣款”、“实发工资”等列的数据。操作如下：1. 单击“员工工资表.xls”的sheet1工作表中的L3单元格，在单元格中输入公式“=H3+I3+J3+K3”,按回车键得出应发工资。2. 在N3单元格中输入公式 “=H

13、3/30*M3”，在O3单元格中输入公式“=L3-N3”,结果如图2.5所示。图2.5 输入公式3. 按住CTRL键，单击M3、O3单元格，选中M3和O3单元格，单击【格式】【单元格】，在弹出的【单元格格式】对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“数值”选项，在“小数位数”中输入“2”，单击“确定”按钮完成设置，设置的数字格式将应用于M3:O3单元格区域中。图2.6 【单元格格式】对话框中“数字”选项卡设置4. 选定L3单元格，拖动该单元格右下方的填充句柄至L12单元格，完成“应发工资”列数据的输入。使用同样的方法，完成“缺勤扣款”和“实发工资”列数据的输入。2.2.3函数函数可以

14、理解为是一种excel已定义好的复杂公式，也可以认为是公式的简写形式。函数可以单独使用，也可以在公式中调用函数。一、函数的语法规定函数使用一些被称为参数的数据按规定的顺序或结构进行计算，单数可以是数字、常量、逻辑值或但与个引用等。函数执行后一般给出一个结果，这个结果成为返回值。函数的结构为：函数名（参数1，参数2，参数3，）二、手工输入函数对于函数的输入，可以采用手工的方法，首先单击选定要输入函数的单元格，鼠标单击Excel编辑栏，键入一个等号“=”，此时单元格进入公示编辑状态，在等号后按照公式的组成顺序依次输入各个部分，公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”(即“”)按钮或按回车即可。例3.

15、 在员工工资表中输入“月份”、“性别”等列的数据。操作如下：1. 在D3单元格内输入“=now()”，按回车结束输入，D3单元格内将自动显示系统当前时间。2. 选中D3单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，在弹出的【单元格格式】对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”选项，在“类型”文本框中输入“2001年3月”，单击“确定”按钮完成设置，设置的日期类型将应用于单元格D3中，调整列宽至合适宽度。3. 可以根据身份证号求出性别的值。在E3单元格中输入公式“=IF(MOD(MID(C3,17,1),2)=1,男,女)”，按“Enter”键得到计算结果

16、。其中MID(C3,17,1)作用是将C3单元格中的字符串从第17位起，取1位。MOD(MID(C3,17,1),2)=1，作用是判断身份证号的第17位能否被2整除，即判断是奇数还是偶数，如果MOD(MID(C3,17,1),2)=1，则C3单元格中第17位为奇数，否则为偶数。IF(MOD(MID(C3,17,1),2)=1,男,女)，作用是如果MOD(MID(C3,17,1),2)=1成立，返回“男”；否则，返回“女”。图2.7 性别的计算4. 对于“应发工资”的输入，除了可以用之前的公式以外，还可以用函数实现输入。选定L3单元格，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，L3单元格中显示求和

17、函数，拖动鼠标选定H3:K3单元格区域，如图2.8所示，按【Enter】键，系统将自动完成求和运算并显示求和结果。图2.8求和函数5. 选定D3单元格，拖动该单元格右下方的填充句柄至D12单元格，完成“月份”列数据的输入。使用同样的方法，完成“性别”和“应发工资”列数据的输入。具体数据如图2.9所示。图2.9 员工工资表数据6. 将鼠标指向工作表标签，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”，将工作表标签更改为“工资表”。三、粘帖函数对于不熟悉的函数或较复杂的函数，手工输入时容易出错，可以采用【插入函数】对话框粘贴函数的方法输入函数。【插入函数】对话框是Excel输入公式的重要工具，下面以C

18、ount和countif函数的使用为例介绍粘贴函数的过程。Count 和countif函数都是统计函数，利用函数count可以计算单元格区域中数字项的个数，利用函数countif可以计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。例4在工资表中，统计员工总人数以及全勤人数。操作步骤：4. 在工作表“工资表”A14单元格中输入“总人数”，单击选定要输入函数的单元格B14。5. 单击“编辑栏左侧”的“插入函数”按钮。弹出如下图所示的【插入函数】对话框。图2.10 【插入函数】对话框输入信息选项卡6. 如果对于所用的函数不确定，可以在“搜索函数”对应的文本框中输入需求的简单描述，单击“转到”按钮，则在“选

19、择函数”列表中会有一些列的函数。逐个单击函数，在【插入函数】对话框窗口的下部会出现关系所选函数的相关说明，可根据相关说明选择适用的函数。本例中，我们可以在“或选择类别”列表中选择“统计”，在“选择函数”列表中选择”count”，单击“确定”按钮，弹出如下“函数参数”窗口，填写相应的参数，单击“确定”按钮，得出总人数。图2.11 【函数参数】对话框7. 在A15单元格中输入“全勤人数”，单击选定要输入函数的单元格B15。8. 单击“编辑栏左侧”的“插入函数”按钮。弹出如下图所示的“插入函数”对话框。图2.12 【插入函数】对话框9. 在“或选择类别”列表中选择“统计”，在“选择函数”列表中选择”

20、countif”，单击“确定”按钮，弹出如图2.13“函数参数”窗口，填写相应的参数。图2.13 【函数参数】对话框10. 单击“确定”按钮，得出全勤人数。结果如图2.14所示。图2.14 count和countif函数计算结果上述方法的最大优点就是引用的区域很准确，特别是三维引用时不容易发生工作表或工作簿名称输入错误的问题。2.3工作表的操作工作簿中可以包含多个工作表。新建Excel工作簿的时候，默认情况下含有3张工作表，标签分别为“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”，这和工具菜单下的选项命令的设置有关，如图2.15所示。如果要再插入新的工作表，可以选择“插入”菜单下的“工作

21、表”命令。图2.15 【选项】对话框窗口【工具栏中选项可出此图】2.3.1复制和移动工作表复制和移动工作表的操作可以采用鼠标拖动或菜单设置两种方式。例5复制工作表“工资表”，具体操作如下：1 右击选定“工资表”工作表的标签，【按编辑一项】在出现的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，打开【移动或复制工作表】对话框。2 在“下列选定工作表之前”列表框中选择“Sheet2”，选定“建立副本”选项，如图2.16所示。如果没有选定“建立副本”选项，则只完成工作表的移动操作，不会复制工作表。图2.16 【移动或复制工作表】对话框3 单击“确定”按钮完成设置，在“Sheet2”工作表的前面复制了一个名为

22、“工资表（2）”的工作表。图2.17 复制工作表的结果按住Ctrl键的同时用鼠标左键拖动工作表标签到目标位置也可以复制工作表。如果不按住Ctrl键直接用鼠标左键拖动工作表标签到目标位置则为移动工作表提示：如果要跨工作簿进行工作表的移动或复制，则必须在“移动或复制工作表”对话框中的“工作簿”列表框中选择目标工作簿。2.3.2工作表的重命名当工作簿中的工作表为多个的时候，默认的工作表标签为“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”为了便于快速区分工作表的内容，通常我们会给工作表起一个有意义的标签。工作表的重命名常用的有以下三种方法：1、单击“格式”菜单下的“工作表”子菜单中的“重命名”菜

23、单命令，当前工作表的标签为反白显示，可以输入新的标签名，为当前工作表重命名。2、鼠标指向需要重命名的标签，例如“工资表（2）”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”，工作表的标签为反白显示，可以输入新的标签名“工资分析表”作为当前工作表的新标签，如图2.18所示。图2.18 重命名后的工作表3、双击需要重命名的标签，工作表的标签为反白显示，可以输入新的标签名为当前工作表重命名。2.3.3工作表的删除如果要删除多余的工作表，可执行以下操作：1右键单击“Sheet3”工作表的标签。2在出现的快捷菜单中选择“删除”命令，删除“Sheet3”工作表。2.4常用的数据处理与分析像其他数据库软件

24、创建的数据库一样，EXCEL数据也可以方便的对数据进行处理和分析。2.4.1数据有效性数据有效性可以指定允许的数据类型，以及可以接受的值的范围。利用Excel2003对数据设置自动检测功能，减少误操作。例6.在“工资表”中，要求身份证号码的输入长度必须是18位，可以利用数据有效性的功能进行数据的有效性设置。操作如下：1. 单击工作表“工资表”标签，选中“工资表”为当前工作表。2. 选择设定区域C3：C12作为接受条件作用的单元格区域。3. 单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出【数据有效性】对话框，【数据有效性】对话框中的“设置”选项卡指明了数据类型及允许值的范围；“输入信息”选项卡能够创建

25、一个提示，告诉用户哪种数据是允许的。“出错警告”选项卡是在输入非法数据时，显示错误的信息。4. 选择“设置”选项卡，在“允许”项选择“文本长度”，在“数据”项选择“等于”，在“长度”项输入“18”，如图2.19所示。图2.19 【数据有效性】对话框5. 单击“输入信息”选项卡，选择“选定单元格时显示输入信息”，在“标题”项输入“友情提醒”，在“输入信息”文本框中输入“请输入18位的身份证号”，如图2.20所示。图2.20 【数据有效性】的“输入信息”设置6. 单击“出错警告”选项卡，设置警告提示信息，如图2.21所示。图2.21 【数据有效性】窗口“出错警告”设置7. 单击“确定”按钮，完成“

26、身份证号码”列数据项的有效性设定，此时选定“身份证号码”列（区域C3：C12）中的任一单元格，都会出现提示信息，效果如图2.22所示。图2.22 完成数据有效性设置后出现提示信息的效果8. 如果输入长度不是18位，则会弹出如图2.23所示的出错警告，提示“您输入的身份证号不是18位的。”图2.23 出错警告对话框例7在“工资表”中，利用数据有效性设定“奖金”输入值范围为0至5000之间操作如下：1. 2在“工资表”中选择设定区域K3：K12作为接受条件作用的单元格区域。2. 单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出【数据有效性】对话框，在“允许”项选择“整数”，在“数据”项选择“介于”，在“最

27、小值”项输入“0”，在“最大值”项输入“5000”，如图2.24所示。图2.24 【数据有效性】对话框3. 单击“输入信息”选项卡，选择“选定单元格时显示输入信息”，在“标题”项输入“友情提醒”，在“输入信息”文本框中输入“输入值在0至5000之间”。4. 单击“出错警告”选项卡，设置警告提示信息，在“样式”项中选择“警告”，在“标题”项中输入“错误”，在“错误信息”项中输入“超出值范围”。5. 单击“确定”按钮，完成“奖金”列数据项的有效性设定。2.4.2数据条件格式在Excel2003中提供了一个功能非常独特的数据处理功能，它就是“条件格式”。通过数据条件格式的设置，可以将单元格中满足指定

28、条件的数据进行特定标记。例8在工资表中，设置“实发工资”大于等于7000元的以“红色”显示，“实发工资”大于等于5000元且小于7000的以“蓝色”显示，操作如下：1. 在“工资表”中选中设置数据条件格式的单元格区域，即O3:O122. 单击“格式”菜单下的“条件格式” 命令，打开如图2.25所示的【条件格式】对话框。图2.25 【条件格式】对话框3. 单击【条件格式】对话框中第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“7000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 设置后的对话框如图2.26所示。图2.26 设置了一

29、个条件后的【条件格式】对话框4. 按“添加”按钮，并按照上面的操作设置好条件及格式设置，如图2.27所示。图2.27 设置了两个条件的【条件格式】对话框5. .设置完成后，按下“确定”按钮，这时“工资表”中O3:O12数据是按条件设置的要求以不同颜色显示出来了。2.4.3数据排序“排序”功能是将数据按照特定的关键字进行排列，从而直观地反映数据间的区别。一、单关键字排序例9在“工资分析表”中，按“实发工资”升序排序，即按“实发工资”从小到大排序。操作如下：1. 单击工作表标签“工资分析表”，切换到“工资分析表”。2. 单击“实发工资”列的任意单元格。3. 单击工具栏中的“升序”按钮后，“实发工资

30、”列中的数据自动按升序排列显示，如图2.28所示。图2.28 按“实发工资”升序排序后的结果二、多关键字排序例10在“工资分析表”中，“职务工资”列中可能会有相同的数据。遇到这样的问题时，可以再设置次要关键字“应发工资”，这样，会在职务工资相同的情况下再按照应发工资的大小来排序。操作如下：1. 单击“工资分析表”工作表数据区域内的任意单元格。2. 单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开【排序】对话框，在主要关键字中选择“职务工资”按“升序”排序；次要关键字中选择“应发工资”按降序排序，“我的数据区域”中，选择“有标题行”，如图2.29所示。图2.29 【排序】对话框3. 单击“确定”后，排序结

31、果如图2.30所示。图2.30排序后的结果三、让数据按需排序 如果你要将数据按某列进行排序，但是日常生活中对这种数据的大小排列可能是既不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。例11在“工资分析表”中将员工按其职务进行升序排序。注意，职务的大小既不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，而是由小到大的顺序为“职员”、“主管”、“经理”、“总监”。操作如下：1. 单击“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”列表中选择“新序列”，在“输入序列”列表中按职务的从低到高输入各种职务，如图2.31所示。图2.31 【选项】对话框2. 单击“添加”按钮将刚才输入的序列添加到“自定义序列”列表中，单击“确定”按钮退出。 3. 单击 “工资分析表”工作表数据区域内的任意单元格，单击“数据”菜单下的“排序”命令，打开“排序”对话框，在主要关键字中选择“职务”按“升序”排序。4. 单击【排序】对话框中的“选项”按钮，弹出 “排序选项”对话框，单击“自定义排列次序”的下拉按钮，选中刚才自定义的序列（如图2.32所示），单击“确定