高校档案管理论文7篇.docx

1、高校档案管理论文7篇高校档案管理论文7篇第一篇：高校会计档案管理一、高校会计档案管理存在的问题1.对会计档案管理工作的重要性认识不到位会计档案管理是一项服务现实、承上启下的重要工作，一些高校领导重视资金运行的管理，忽视会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，在会计档案管理人员的配备和财力支持方面都存在严重不足。有的高校财务部门没有专职的档案管理人员，大多由会计人员兼管，很少进行会计档案基础知识与操作技能的培训，更谈不上研究会计档案的管理利用。对会计档案的归档范围和标准认定不清，工作不规范，日常会计资料的整理分类没有过程控制意识，致使重要的会计信息资源遗失。对会计档案管理没有真正认识其内涵

2、，传递、存放、保管及查阅过程管理粗放，缺少必要的逐级审批报告制度，难以确保入库会计档案的质量。2.会计档案管理制度不完善目前多数高校没有依据国家有关规定，建立起一整套适合本单位的会计档案立卷、归档、保管等管理制度，而是仅作为财务管理制度的一部分来规范。会计档案管理凭借以往的经验或约定俗成的习惯进行，造成会计档案管理程序不严、要求不明、职责不清。随着高校会计电算化的不断推进，大量的电子数据及声像档案等会计档案信息产生，电子会计档案一般由系统管理员自行保管，对磁性存储介质缺少专业的日常维护和管理，没有相应的会计档案信息化管理制度，很多应该归档的会计数据文件可能分散在有关经办人手中，造成会计档案不完

3、整。换代升级前的财务软件版式没有很好的保存，造成电算化档案无法调阅，综合服务功能较弱。已经归档的会计档案没有进行严格控制，档案借阅管理混乱，缺乏科学的会计档案资源开发与利用制度，仅仅满足于不损坏、不丢失、不散乱的管理状态，会计档案管理制度和手段没有真正的完善，从而影响了高校整体管理工作的效果。3.对电子会计档案管理重视不足部分高校重视会计凭证、账簿、报表、预决算资料等纸质档案，忽视财务软件升级备忘记录及年度会计数据备份等建档归档的管理。会计电算化经过多年的发展已经普及，而相应的电子档案管理却未引起足够的重视，管理意识淡薄，对电子文档、数据库文件等没有及时备份归档，造成资源信息散失。系统升级时，

4、没有同步对同版本的资料文件进行升级处理，较低版本的操作系统生成的磁介质会计信息在新系统中不能正常运转，严重影响工作效率。财务系统及辅助系统的软件不断升级和改造过程中的记录目前还处于空白状态，导致会计档案不完整、不安全。4.会计档案管理资料利用效益不高新时期高校会计档案管理最终目的是充分开发利用会计档案，强化其服务功能。部分高校对会计档案的管理只停留在日常的收集、整理、归档等一般性工作水平上，财务部门没有健全会计档案检索工具，在会计档案信息查询服务方面工作质量跟不上。没有重视多元化会计档案信息资源的开发，很少利用会计档案来总结以前的管理活动。高校会计档案管理人员缺乏综合利用意识，不善于积极发掘会

5、计信息与其他档案信息的有机结合，同时由于会计档案利用制度的规定过分强调保密，没有建立各环节监管机制，限制了使用会计档案人员的身份和目的，致使有价值的会计档案史料参考作用难以发挥，最终影响了会计档案的有效利用。二、高校加强会计档案管理的措施1.加强重视程度，提高会计档案管理认识高校会计档案是高校各项资料数据的重中之重，各级领导要提高对会计档案工作的重视程度，充分认识到会计档案对学校发展的重要性。领导的重视是保障工作持续有效开展的关键，各级会计人员也要提高认识，会计档案如有缺失，事后是无法补救还原的，因此应对所有会计人员进行培训，使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识与操作技能，强化会计档案事前

6、控制，从源头上做好管理的基础工作，严格把握原始资料的质量，把工作的每一步做扎实，满足日益复杂的会计档案管理工作需要。配备必要的场所和指定专人负责会计档案的立卷、归档、保管工作，提高会计档案管理质量。2.明确管理责任，完善会计档案管理制度高校的会计档案具有特殊性，资料数量多，档案要求高，要使高校会计档案规范化，必须制定会计档案管理目标，并结合本校情况，进一步建立健全会计档案管理的各项规章制度。完善会计档案内控制度，做到安全保密严格；制定立卷归档制度，做到立卷科学、时间及时、内容完整；规范会计档案的保管制度，做到职责明确、专人专管；健全查阅移交销毁制度，做到程序合法、手续严格、监管到位；确保规范各

7、环节程序，真正做到有法可依、有章可循。不仅要对纸质资料加以重视，更要对电算化的会计档案出台专门的制度体系，采用先进科学的方法保管，加强对数据库系统的监控，确保高校会计档案管理工作有序开展。3.优化管理手段，注重电子会计档案完整保存随着社会信息化步伐的加快，会计的档案管理重心必然向信息化建设转移，电算化的财务管理不仅要实现传统会计的功能，更要利用好计算机的存储功能。高校在加强纸质会计档案监督管理的同时，要注重电子会计档案的收集、保存和利用工作，对电子档案归档、查询建立明确的程序批准制度，设置专职人员管理电子会计档案。为保证电子数据的安全，财务部门要特别重视服务器和移动硬盘的病毒防护，年终形成的会

8、计电子档案存储的磁性介质或光盘等载体，必须采取以只读文件的形式予以保存，实行双重备份，存放不同地点，确保会计档案安全完整。定期进行检查复制，使电子会计档案远离磁场，防止因磁性介质损坏或失效而丢失数据，集会计档案信息建设、查询、传递和管理于一体，为学校的发展提供有效而可靠的依据。4.强化服务功能，发挥会计档案的潜在作用高校会计档案是学校发展不可或缺的历史信息来源，大量的会计档案资料可以为各类审计、税务等监督检查提供最真实的依据，因此规范化管理会计档案，充分发挥会计档案利用价值至关重要。目前会计档案信息的使用主体已从校内扩展到校外，高校会计档案管理人员要充分发掘会计档案自身潜能，不断创新服务内容，

9、编制好会计档案检索工具，确保调档迅速准确，建立会计档案统计台账，方便人工查询服务，提高会计档案管理使用效率，使档案整理与服务创新相互促进，为财务工作、各类审计工作及经济决策提供有力保障，为学校的发展提供优质服务。三、总结高校必须进一步强化会计档案管理，明确管理责任，优化管理办法，发掘会计档案的潜在作用，利用各种基础财务数据分析过去的发展轨迹，规划学校长远的发展未来。会计档案管理的规范性和科学性，反映一个学校财务管理水平的高低。新形势下，高校会计档案管理只有严守规范，才能保证其严肃性和可靠性，只有打破传统思维模式束缚，才能提供高效优质的服务。作者：梁茜单位：辽宁医学院第二篇：高校档案信息化管理1

10、信息化对高校档案管理工作的重要性1.1信息化是提高高校档案管理工作质量的重要手段随着信息化技术的全面应用，高校档案管理工作质量得到了持续提升，档案管理效率和档案管理质量得到持续提高，对高校档案管理工作的发展具有重要的促进作用。1.2信息化是推动高校档案管理工作发展的重要方法考虑到档案管理工作的重要性，以及档案管理工作对高校教学管理工作的重要影响，信息化成为了推动档案管理工作发展的重要方法，对高校教学发展具有重要作用。1.3信息化是促进档案管理工作取得实效的关键基于高校档案管理的重要性和现实特点，信息化技术的应用，对提升高校档案管理质量，促进高校档案管理取得实效，满足高校档案管理工作需要具有明显

11、的促进作用，为此，我们应认识到信息化是促进档案管理工作取得实效的关键。2当前西部高校档案信息化建设的现状2.1管理模式相对落后，信息化水平较低西部高校与发达地区高校相比其校园信息化，特别是档案信息化水平较低。目前档案管理机构大多仍沿用传统管理模式，高校档案资料的提供、利用、开发仍以纸质媒体为主，高校档案管理的信息化、数字化水平较低。不可否认，纸质档案有其自身存在优势，在档案史上也发挥了重要的记录和凭证作用，但在信息化和数字化为主导的现代社会，纸质档案因其重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁，难以查询等问题，被电子档案取代应为不争之势。2.2档案管理人才队伍建设滞后

12、，缺乏高学历专业人才随着高校档案信息化管理的发展，档案管理需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。目前，西部高校档案管理队伍整体专业水平偏低、结构复杂，主要存在以下问题:专职和兼职共存，队伍不够稳定;缺乏高学历专业人才，特别是缺乏计算机信息人才，如专业知识面不全、知识结构不合理，创新意识不强等;档案管理队伍年龄老化，人员得不到及时补充等。导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。2.3档案信息化建设缺乏相应的资金及设备投人高校档案信息化建设过程中，始终存在着资金、设备投人不足的问题，严重影响了高校档案信息化建设的推进。如，不能及时引进现代

13、信息化设备的硬、软件;纸质档案也无法实现全部的电子化存储，在高校网络系统中不能够查找到全部的、最新的或最原始的档案资料等。3做好西部高校档案管理工作的重要措施3.1创新档案管理模式，提高信息化水平信息化技术的飞越发展给高校档案管理工作提出了挑战，也带来了机遇。对于高校而言，档案管理模式的升级和创新迫在眉睫，只有积极引入现代化的信息手段，才能保证高校档案管理工作在实效性和整体性上满足实际需要，达到提升高校档案管理质量的目的。从当前档案管理信息化的发展来看，档案管理的信息化主要应用信息技术，对档案管理工作形成有力的支撑，保证档案管理工作的强度得到持续降低，管理质量和效果得到持续提高，满足档案管理工

14、作的实际需要。考虑到高校档案管理工作的特殊性，档案管理信息化既能提高管理效率，又能推动高校档案管理发展。所以，对于高校档案管理而言，信息化技术的应用，是促进高校档案管理的重要手段。3.2拓展档案管理平台，构建档案信息数据库从目前高校档案管理工作来看，在信息化手段的运用过程中，建立完善的档案信息数据库，构建有效的档案管理平台是十分必要的。基于信息化技术的快速发展，高校在构建档案信息数据库的过程中，要实现对数字化信息技术的全面有效利用，应依靠数字化信息技术，建立高效的档案管理平台，使高校档案管理能够从传统的人工管理方式向网络化管理方式转变。第一，在高校档案信息数据库建立过程中，应实现文字信息向数字

15、代码的转变，主要应采用计算机编码技术，将高校的档案信息全面转换成计算机能够识别并存储的代码。第二，将转换完成的计算机编码录入到计算机存储系统中，使高校的文字档案信息能够实现全面快速的存储，保证高校档案资料不发生丢失。在录入过程中，既要注意信息技术的应用，还要注意计算机编码的正确性，要保证所有编码都被计算机存储系统识别，满足档案信息存储需要。第三，数据库档案业务环节的内部调整，包括简化整理工作，即采用一系列方法使档案简化有序，从而解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与查找利用;深化检索工作，为档案查询者提供高效便捷的信息服务;数据的保管和保护工作，数据库存储载体须配

16、置防尘、除尘，防磁场和电场的设施，并严格防范计算机病毒，确保数据安全;构建高校档案数据库应逐渐完成，首先对新的档案录入数据库，然后应分阶段将原来的档案加以整理、完善、录入数据库。为了使数据库不过于庞大而难以检索，也可在总数据库之下，按分类建立几个子数据库。另外在档案采集时，尽量要求各部门提交电子材料，这样可以减轻档案管理人员的劳动量，加快档案数据库的建设。3.3完善制度建设，强化制度执行实效对于高校档案管理工作而言，要想保证档案管理工作取得实效，除了要积极培养合格的档案管理人才之外，还要建立完善的档案管理制度，保证高校档案管理工作有制度可依，使高校档案管理工作能够取得积极效果。第一，高校只有建

17、立完善的档案管理制度，才能规范档案管理人员的行为，使档案管理工作能够有准确的、规范的行为准则。如电子文件档案管理办法等相关规定。第二，高校档案管理工作应积极引入竞争机制，采取末尾淘汰机制，从人才入手，保证档案管理工作人员素质满足实际需要。第三，高校档案管理工作应建立完善的保障机制，保证档案管理工作能够有齐全的配套设施及经费，使高校档案管理工作能够得到有效开展，保证高校档案管理工作取得实效。3.4加强队伍建设，打造一只具有现代化信息技术的档案管理专业队伍时代的发展和社会分工的细化给档案管理工作和档案管理者提出了更新更高的要求，高校档案管理工作的质量直接取决于档案工作人员的素质。作为新时期的高校档

18、案管理者，必须解放思想、与时俱进，努力学习，不断提高自身的综合素质，尤其是信息化管理方面的素质，以适应新时期档案事业的发展和要求。打造一支高素质的高校档案管理专业队伍，引进既掌握档案专业知识，又熟悉计算机知识的复合型人才。首先，补充新鲜血液，从具有档案专业背景的应聘者中择优招录。其次，不断提高现有档案人员的业务能力。通过种种方式培训信息化档案管理的基础知识，采取送出去进修、参观学习和请上级主管业务部门的专业人员来校举办讲座的办法，不断提高他们的科学信息化档案管理水平。最后，掌握好档案专业知识的同时，必须掌握现代化的计算机和网络技术，抓好人才的培训教育，造就一支知识面广、技术熟练、能够迎接电子文

19、件挑战的队伍。4结语信息化已经成为新时期每个行业所依赖的重要手段，对每个行业的发展都产生了重要的促进作用。为此，只有认真分析高校档案管理的重要性及发展现状，并深入分析信息化对高校档案管理的促进，才能保证高校档案管理工作在信息化手段的支撑下获得良好的发展，满足高校档案管理需要，达到提高高校档案管理信息化水平的目的。作者：田涛单位：青海大学第三篇：高校二级档案管理1高校二级档案管理工作中存在的问题1.1二级学院的档案资料存在严重流失的状况目前，教学档案收集的难度比较大。二级学院的教师一部分来自社会招聘，另一部分则是由母校教师进行兼职授课。对于二级学院档案工作，有的教师认为无足轻重，对其重要性缺乏认

20、识。因此，材料的归档等工作需要在管理人员的督促下完成，有的教师为了完成任务，往往缺乏统一的标准，临时突击，有的应付差事，草率整理。在这种工作方式和态度下，有的归档材料没有日期，没有单位盖章，既不齐全，也不完整，最终质量严重下滑。二级学院学校重要的文书档案收集不全。作为高校办学的一种新的尝试，二级学院目前已经产生了大量的档案。然而，人员编制也非常紧张，有的领导不是很重视，只关注上级的红头文件，对于本校的文件则比较忽视。因此，各职能部门的负责人或者具体操作人手中掌握大量的可以反映学校进程轨迹的文件，没有按时归档，最终造成档案的严重流失。虽然有的二级学校建立了资料室和档案室，也有专门的管理人员，但是

21、在档案管理职责方面依然需要进一步明确。有的兼职档案管理员总是强调客观原因，认为自己还需要负责其他工作，难以腾出时间，因此总是将这份工作往后推，对档案材料收集工作的重视度差。有的二级学院没有配备专职的档案员，管理人员需要处理日常的事务，因此档案收集时间很容易错过，最终导致档案的收集不全。1.2二级学院档案管理人员的素质不高目前，由于二级学院大多采用的是民办机制，人员编制也比较紧张，因此用人具有一定的随意性，最终降低了管理水平和效率。档案管理人员也大多数是兼职档案员，他们需要负责多方面的工作，因此很难全身心投入到这份工作之中。而有的兼职档案员则不认真履行自己的职责，可以说是形同虚设。有的二级学院兼

22、职档案员不固定，总是变动，对于新手来说需要花一段时间对工作进行熟悉。大部分兼职档案员的专业素质比较低，接受档案专业培训的机会也非常少，有的职业观存在问题，认为这项工作无足轻重。总之复合型人才极其匮乏，这些都阻碍了档案管理工作的发展。2二级学院档案管理的对策为了加强对我院各类档案的综合管理，实现我院档案建设各个环节的标准化和规范化，有效地保护和利用档案，为学院的教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务，笔者结合自己的实践经验，提出几点建议和对策。2.1合理设置机构，明确工作人员的职责设立综合档案室，配备专职档案干部。由主管行政工作的院领导分管，院办公室主任主管，业务上受上级和当地档案局的监

23、督和指导。综合档案室既是职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的科学文化事业机构。学院综合档案室要做好自己的工作，有所作为。（1）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。（2）制定和组织实施我院关于档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。（3）负责对本院各部门档案工作进行监督、指导和检查。（4）负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全院各类永久、长期保存的档案及有关资料。（5）开展档案的开放和利用工作，办理档案的阅览和借用手续，编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，积极开发档案信息资源。（6）严格执行国家保密法和我院

24、保密规章制度，组织做好档案的鉴定和密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。（7）维护档案的安全与完整，做好档案的安全防范和技术保护工作。此外，学院各单位、各部门必须确定一位领导分管档案工作，设一名兼职档案员，负责本单位、本部门档案资料的收集和立卷工作，业务上受学院综合档案室的监督、指导。兼职档案员要做好以下几项工作：（1）配合学院综合档案室的工作，贯彻执行国家关于档案工作的政策和法规及本校关于档案工作的规章制度。（2）在本部门领导和综合档案室的指导下，实施学院档案工作计划、规划。（3）负责本单位、本部门产生形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和向院综合档案室

25、移交档案等工作。2.2加快档案管理人员队伍建设建立一支高素质的人员队伍。对于一名档案管理的工作人员来说，首先要解决思想上的问题，转变工作观念，正确调整自己在工作中的角色。档案工作人员应努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持改革开放，坚持档案工作的正确方向，认真执行党和国家有关政策和学院的有关规章制度，严守纪律，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉我院历史和档案情况，热爱档案事业，忠于职守，具备档案专业知识和相关的科学文化知识。学院各级领导应为档案人员提高政治思想素质、业务工作水平和生活待遇创造条件，关心他们的学习、工作和生活。2.3学校对档案管理工作要加以重视，提

26、供支持档案事业所需经费，列入学院预算，划拨专款由学院办公室统筹安排。与档案工作有关的职能部门，档案装具由学院综合档案室提供：设备费用，应在其切块经费中调拨一定数额作为设备费。学院应遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。此外，要有计划地为档案室配置必要的设备，以逐步实现档案管理的现代化。2.4完整各项制度，提高工作水平建立健全档案材料的形成、积累、整理立卷和定期归档制度，并将其纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，确保各类档案材料归档完整、准确、系统。学院各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置，检查、验收、总结各项工作时

27、，要同时布置、检查、验收、总结档案工作。学院实行材料形成部门、课题组立卷制度。制定学院各类档案管理细则。对主管业务部门或课题组在工作活动中形成的文件材料，由本部门或课题组指定专人负责，按其自然形成规律，进行系统整理，负责组卷并编排页号或件号，经综合档案室检查合格后再填写卷内目录，按规定时间向综合档案室移交。归档时间和手续。原则上要求：除教学部门档案材料按学年度立卷外，其余各类可按年度归档的档案材料均按年度立卷。每学年形成的教学文件材料应于次学年第三个月（即11月份）前完成立卷归档工作。其余各类档案材料应在次年6月份前完成立卷归档工作。院党、政领导已阅批完毕的我院文件材料，由院综合档案室定期（每

28、年寒、暑假前各一次）清理、归档。凡由学院、学院各单位、各部门与其他单位分工协作完成的项目由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。对于个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本部门的兼职档案人员，然后转交综合档案室集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。3结束语档案管理是一项复杂的、需要耐心和技巧的工作，同时也是高校管理工作的一项重要内容。由于档案管理人员的素质较差以及档案管理工作本身难度大，目前二级学院档案管理存在一系列问题和漏洞，严重阻碍了高校的长远发展。因此，如何优

29、化高校二级学院档案资料管理的措施，让高校二级学院的档案管理走上健康有序的发展轨道是本文主要探讨的问题。作者：刘B单位：佛山职业技术学院第四篇：高校档案信息化管理一、高校档案信息化现状1高校档案信息管理人员的素质有待提高高校档案信息化建设，首先要求档案管理人员具备较高的现代化操作水平。从目前看，许多高校档案部门缺乏档案信息处理的复合型人才，大多数档案管理人员对手工管理档案的模式很熟练，缺乏计算机网络管理档案的能力，这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。2高校档案信息化工作的投入严重不足从目前高校的管理来看，多数人认为档案工作很简单，只是单纯地保管些资料，负责利用档案者提供所需材料即可。而在

30、档案信息化方面的投入非常少，难以满足档案现代化的管理要求。二、加强档案管理信息化建设的应对措施1建立高校档案网络系统许多高等院校建立了校园网，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，也为高校档案馆信息化建设提供了前所未有的条件。广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。在高校系统内建设数字化统一应用平台，健全高效内部服务网，开展档案信息服务的窗口，发挥高校校园网站的作用，使高校档案网站成为宣传档案工作。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。2加强电子文件的管理是做好档案信息化

31、建设的关键随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件成为现代档案管理的重要组成部分。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如:纸质档案、照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换。在校园网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。同时加强高校电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。3加大对档案现代信息化建设技术人才

32、的培养力度高校档案现代信息化建设，不仅需要从业人员的努力，更需要上级主管理部门和领导的重视，优化档案信息化人才队伍建设。在过去的单纯的档案知识培训的基础上，举办档案人员现代信息化知识培训班，并建立强化学习激励机制，每个档案管理人员都要树立创新精神、与时俱进，培养档案从业人员的现代信息素质和管理意识。造就一支具备现化信息素质，能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型高校档案管理队伍。4切实保障对档案现代信息化建设的投入经费不足是影响高校档案管理走向信息化的最大障碍。高校档案现代信息化建设需要投入必要的资金购买软件，以及其它必需的服务设备。所以，高校要尽力满足档案信息化建设所需的经费，给档案信息化建设提供充足的资金保障。通过Internet、Cernet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，高校领导和有关部门已经初步认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也可以通过合理的多种创收渠道增加收入，增强造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观