数学与统计学院学生会工作指南.docx

1、数学与统计学院学生会工作指南数学与统计学院学生会工作指南 ( 第一版 ) 数学与统计学院第九届学生会主席团编写2012年8月目录一、数学与统计学院学生会考核制度 1二、思想品德建设篇 42.1如何践行全心全意为同学服务 42.2如何打造部门良好形象 4三、部分教学区楼（群）统一新命名 5四、活动流程篇 54.1常用的几个网站 54.2活动举办地点 64.3活动筹划与举办篇 64.4活动举办 84.5后期工作 9五、规范申请流程 95.1活动场地方面申请 95.2宣传方面的申请 11六、部门工作篇 126.1部门定期工作 126.2活动记录修改工作 126.3关于活动室钥匙的使用 126.4其他

2、注意事项 12七、日常文件写作篇 137.1活动通知的写作 137.2活动通讯的写作 147.3活动总结的写作 147.4工作简报的写作 147.5会议记录的写作 157.6邀请函的写作 157.7经费报销 16八、电脑软件使用篇 168.1 办公软件的使用： 168.2音频、视频、图片处理软件使用 198.3 其他注意事项 198.4 电脑的使用小结： 19一、数学与统计学院学生会考核制度为提高院学生会部内成员的综合素质，提高院学生会的整体工作效率，促进院学生会工作的全面开展，充分发挥学生干部的模范带头作用，现就院学生会成员学院纪律的遵守、会议及活动的考勤、工作实施情况等方面而制定数学与统计

3、学院学生会考核制度。 考核说明：（一）、学生会干部考核实行“百分制”。（二）、考核项总分为100分。（三）、学生会干部如有违反我院相关规章制度，并受到处分的，上报我院团总支，并由团总支、学生会作出相应处罚。（四）、学生会考核工作由主席团、秘书处负责，考核结果上报学院团总支。考核中团总支对学生会起到监督、核定作用。（五）、考核时间为每学期末，并在期末考试结束前公布考核结果。（六）、考核结果公开，并接受群众监督，如有疑问学生会随时解答。（七）、附考评表。（八）、本规定解释权归主席团。（九）、本制度自颁布之日起施行。考核内容及标准：学生会干部考核由六部分组成：“例会、值班等出勤考核”、“日常工作方法

4、考核”、“ 日常工作考核”、“工作（活动）程序考核及标准”、“工作技能考核”、“互评打分”、“特殊加分”。（一）、例会、值班出勤考核标准（共5分）：1、学生会实行定期定点开会制度，全体学生会、学生会主要干部（副部级以上）、主席团以及各部门定期召开工作例会。2、例会及学院团总支或学生会要求参与活动缺席者（无故不到者）每次扣2分，早退、迟到者每次扣1分，无故请假者一次扣2分，请假须向秘书处说明并获得批准方可。无合适理由且秘书处未批准擅自不到者一次扣2分。每学期出勤请假三次以上（含三次）者每次扣1分；与会人员必须提前5分钟到会，迟到10分钟以上视为缺席（事先请假并获得批准者除外）。3、各部门每月至少

5、召开两次部门内部会议（考试月除外），每次例会或部门值班必须做好会议记录，方便以后工作。记录要求认真，字体工整、内容详细。会议期间需保持安静，不准私自交谈。主席团不定期抽查各分管部门例会，发现问题并及时纠正。秘书处每月月底组织检查各部门工作日志中的例会，每抽查一次发现会议记录不全者扣除本部所有成员1分。4、在值班期间若发现有违反数学与统计学院学生会值班守则视实际情况值班人员一次扣13分。5、若本学期内无上述现象发生，则每人加5分。（二）、日常工作考核及标准（共15分）：1、凡是我院团总支或学生会要求各部门上交的各类书面材料，晚交12小时以上一次扣部内所有成员每人各0.5分（有特殊情况除外），若一

6、学期内出现5次以上未按时上交材料情况，取消本部内副部级以上评优资格。2、按时上交各类日常性材料，如日常提案及每周工作计划、工作简报、活动总结等。每学期末秘书处按照各部门本学期缺少的材料数量进行相关扣分，每缺少一份材料扣除本部全体成员0.5分。3、若一学期内无上述现象发生，则每人加5分。4、各部门应按各部门相关职能定期开展各种日常性工作。由主席团、秘书处参照各部门日常工作开展情况进行考核，满分10分，分为10分、8分、6分三个档次分别加分，比例分别为20%、70%、10%。（三）、活动效果考核（共20分）：1、由主席团成员与参与活动的同学根据活动内容、活动现场、活动影响力等情况为活动打分，总分为

7、100分。2、活动效果考核分为主席团成员打分的平均分*60%和参与活动同学打分的平均分*40%总和的20%。3、在最后考核成绩中，部内成员的成绩加活动效果考核分。（四）、工作（活动）程序考核及标准（共10分）：1、在工作中有创新型想法或活动有重大突变必须在例会上提出解决，不能私自解决，否则扣3分。2、各部门开展活动必须按照活动开展流程进行。在前一周例会上提出意见或想法，经过院系团总支、主席团同意，将可实行活动计划，不能私自实行。否则酌情扣1-3分。3、各部门各类需上交团总支的书面材料经主席团签字以后方可上交团总支，各类材料由部长（特殊情况下可由副部长或干事代替）亲自上交团总支，否则每次扣除部长

8、及上交材料者（副部长或相关干事）每人1分。4、各项活动后48小时内（周五举办活动需在下周一前）上交活动通讯至宣传部邮箱，通讯格式正确（照片需放在Word之外）。未按时上交或格式不正确者酌情扣除1-2分。5、班级承办、学生会主办活动，活动后两周内内活动主办部门上交活动纪要（包含：活动申请书、活动通知、活动开展进度表、活动通讯、活动总结等），由主席团审核评分。并以此为依据进行活动效果考核。否则酌情扣除相关人员1-2分。6、由于部长或主席团成员失职导致部门工作出现严重失误者，每人扣2分。7、若本学期内无上述现象发生，则每人加10分。（五）、工作技能考核（10分）1、由主席团成员根据学生会工作技能考试

9、成绩或本学期学生会成员工作技能实际情况进行打分，总分为100分。2、如本学期举办了工作技能考试，则工作技能考核分数=工作技能考试成绩*10%计入总分。3、如本学期未举办工作技能考试，则根据学生会成员日常提交思想材料或个人工作总结由主席团按实际情况进行打分。（五）、互评打分（共40分）学生会全体成员需履行自己的职责，对安排的任务应积极、认真、按时完成，在工作中遇到困难及时提出，加以解决。积极主动参与本职或本部门的工作。做好团总支、主席团要求的其他工作任务。属实上报工作情况不属实者。在每学期末进行本学期干部互评打分，各学生会各成员需本着公平、公正的态度参与互评打分环节。互评分为全体学生会成员针对各

10、部门工作总结进行打分和内部互评、负责人上评两个环节。1、对各部门内部总结打分（共20分）（附工作总结考核表）折合后20分，打分时按照100分进行打分，最后进行折合算分。学期末召开学生会内部全体例会，各部长做本学期工作总结，并由秘书处会前统一下发相关打分表。会上全体学生会成员针对各部门工作总结对各部门工作开展情况、部门内部建设及配合其他部门工作、校学生会、其他院系学生会工作综合进行打分。其中，工作开展情况为80分，内部建设10分，配合其他部门工作10分。由于主席团、秘书处、公关部、宣传部、社团部情况特殊，其工作开展情况不列入本考核中，具体打分方式如下：主席团：由院团总支总结针对其工作配合情况打分

11、。秘书处、宣传部、公关部：由主席团对其本学期工作开展情况打分。社团部：主席团综合学院社团发展情况及社团部对学院社团相关工作（定期考核、召开例会等工作，需按时向秘书处上交相关证明材料）进行打分。2、互评打分（共20分）（附学生会内部打分表）本考核主要针对相关人员工作态度及工作完成情况、工作量综合打分。打分按照100分来进行，最终秘书处折合为20分。其主要打分比例如下：主席团=院团总支老师打分*60%+全体部长平均分*20%+主席团内部互相打分的平均分*20%。部长=主席团打分的平均分*60%+本部内副部长、干事打分的平均分*40%副部长分数=主席团与本部内部长打分的平均分*60%+干事打分的平均

12、分*40%干事分数=分管主席与本部内部长副部长打分的平均分*60%+干事内部互相打分的平均分*40% （六）、特殊加分及扣分（加分每人每学期不超过5分，扣分无下限）：1、获得数学与统计学院学生会优秀部门的部门所有成员每人加1分；2、对分配到的工作认真负责、责任心强、成绩显著、突出者，由各部门部长或主席团推荐，主席团最终评定，加2分。3、一学期内每次都参加学生会组织的集体活动、例会、值班全勤者加2分。4、工作做的有创新，或举办开创性活动并起到良好效果，有个部门自行准备相关材料提交主席团，并由主席团最终评定，考核通过者本部门内部全体成员加23分。5、学生会全体会议上受表彰者每次加1分，若为部门则部

13、门内全体成员每人加1分；6、为维护学生会荣誉和整体利益而作出贡献者每次加3分。7、在职期间发表宣传学生会工作的相关文章（不含学生会通讯）： 院级 加1分/次， 校级 加2分/次，区级 加3分/次，市级 加5分/次，省级以上 10分/次；8、能够对学生会工作及时提出意见和建议，为学生会工作制订计划，且被采纳者加2分。9、被调配到其他部门参与临时性工作且工作突出，取得良好效果者，由被调配部门部长推荐，每人每次加2分。10、负责项目获得各类奖项，由主席团根据获奖情况酌情加15分。11、举办活动获得历史性突破，由各部门自行准备相关材料提交主席团考核，经主席团考核认定取得历史性突破的，本部门内部全体成员

14、每人加3分。12、没有认真完成或执行所属部门工作，包括明显地超越权限或失职的酌情扣1-5分。13、由于部门内部准备不足等主观因素导致举办活动较之前有较大成绩下降者，由主席团提出并酌情扣除部门内部全体成员每人3分。14、违反学校规章制度者： 被点名批评者扣5分，被严重警告者扣8分； 被记大过者扣12分，被留校察看者扣20分。15、学期工作中出现重大失误者，部门相关人员取消评优资格，分管主席团成员取消评优资格。注：秘书处将各部门评比的结果进行汇总，报团总支书记进行统计、整理、得出测评结果。（八）考核结果及具体评优细则： 将各项考核成绩累加，总分低于60分者，上报团总支。高分给与表扬，考核结果作为评

15、优评先、入党、升降职的重要依据，并在团总支备案。考虑到不同成员的工作量及工作性质，现具体规定考核评优比例如下：1、主席团：若无重大工作失误情况发生且分数在总体前50%，主席团评优比例可以为100%。2、部长：部长内部优秀比例为70%。即所有部长中整体分数排名前70%为优秀。3、副部长：副部长内部优秀比例为60%。即所有副部长中整体分数排名前60%为优秀。4、干事：干事内部优秀比例为50%。即所有干事中整体分数排名前50%为优秀。（九）、附则：1、考核结果公开，接受学院领导及全体同学监督。2、本制度实施期间，主席团、秘书处、有最终解释权、修订权。二、思想品德建设篇2.1如何践行全心全意为同学服务

16、围绕学院根本任务找准切入点从日常性工作入手着眼于同学普遍性诉求服务于同学2.2如何打造部门良好形象重团结 团结始终是一个部门良好发展的首要因素，部门内部成员各司其职。明确发展理念 拟定部门发展方向。一年的时间要将本部门打造成什么样以什么为特色的部门？重创新 所谓创新并不仅仅是创建新活动，更多的是指对已有活动的改进，对活动中各环节的完善。重宣传 所有活动最大的问题都是前期后期宣传，创新新的宣传方式首先要做到的是不能嫌麻烦！重同学意见 学生会的服务对象是同学，只有同学满意才是我们最想得到的。重日常性工作 从小事点滴做起服务于同学。三、部分教学区楼（群）统一新命名序号原名称统一命名1图书馆（主楼）图

17、书馆主楼B区图东环楼主楼C区图西环楼主楼D区图西教学楼主楼E区图东教学楼主楼报告厅图书馆报告厅2科技大厦（A座）知行楼3商学院（学院楼北）商学院海洋学院（学院楼南）海洋学院四、活动流程篇4.1常用的几个网站 除了要在平时仔细观察、积累素材、大胆设想外，还要积极汲取先进的元素，从学校其它活动、电视节目、网络平台获取相关灵感。推荐以下网址：山东大学威海分校网站、学生工作、青年在线、山东大学数学学院学生工作网站、学校青年在线、学生工作网站等。4.2活动举办地点 室内活动场地：图书馆报告厅、网络楼报告厅、文泰苑518、图东环楼208等其它各多媒体教室、大学生活动中心活动室、风雨操场等。 室外活动场地：

18、蒙牛广场、789号楼广场、三食旁篮球场、运动场等。4.3活动筹划与举办篇4.3.1策划书写阶段活动策划就是对于如何成功地举办活动进行初步的设想，体现大家举办活动的整体思路。策划中的相关细节内容将在整个活动的具体实施过程中进行灵活的调整。分为以下两个部分：（1）活动申请表主要包括活动主题、活动目的及意义、准备工作、时间安排及人员安排表、宣传方式、活动流程、经费预算等。活动简介 ：此部分写明活动主题、目的以及意义，准备工作以及相应时间人员安排。特别需要注明的是各部分工作负责到人，使得责任更加明确。为保证活动准备的有条不紊和活动过程的顺利进行，活动策划书写时，一般需考虑如下因素：邀请函通知的书写与发

19、放（一般要确保一周前发放）、可能的音频及PPT文件的制作、宣传工作的到位（展板、宣传单、广播站稿）、相关奖品的购买、活动场地的申请、事前给各代表队的开会（确保参赛方对活动的了解）、对大型活动的彩排、活动现场的安排与布置（水、桌牌、入场券等）活动流程：活动具体举办的流程，包括时间以及相应的阶段。其中各阶段给各部门的分工也要注明。注：对于活动的紧急情况以及应急措施也应该注明。活动经费预算：包括各材料名称、数量*单价=物品总价。具体见附1趣味数学知识竞赛申请（2）各部门协助安排适用范围：活动举办过程步骤较为繁杂，需与其他部门共同的完成活动的举办，填写此内容利用各部门不同的优势，进行合理的工作协助安排

20、。同时也应确定较为负责的协办班级，书写各部门及协办班级分配任务说明书并上交主席团，由主席团统一安排。 4.3.2活动准备阶段（1）活动相关申请活动举办申请：在策划书完成后，要先给主席团审阅，再交由吕兆生老师修改。若活动由校团委主办，则还需要将其交由校团委老师过目。活动场地申请：在固定活动时间以及活动人数之后，要进行活动场地的申请，一般提前一周左右，对于要使用主楼报告厅的重大活动，要提前至少三周，同时要求填写“活动场地申请表”。（2）通知以及邀请函下发在活动时间、活动地点、活动人员固定后，我们进行活动通知和相关邀请函的下发。通知通常由分管主席和老师审核后，若为校团委主办的活动，需要经其审批合格后

21、在团委办公室盖章“山东大学威海分校共青团委员会”，然后为我们院的团总支以及学生会的章。通知下发时间根据活动安排决定，一般至少提前一周进行。邀请对象需要根据活动具体需要决定，如：团委老师、本院领导，老师，以及校会主席、各院主席以及本院主席团。邀请函的称谓和内容也要根据人员进行调整。要求提前3-5天送至校会、各院团委办公室以及老师主席手中。邀请函由宣传部统一制作。（3）主持人选拔由活动举办部门与文艺部协商根据活动特色确定所需主持人的人数以及搭配方式。并及时与主持人联系，进行主持人稿的确定修改以及现场彩排。（4）活动器材准备音响话筒，桌椅的借用以及前期调试；现场工具如：卡片箱、面具等制作；奖品以及奖

22、状的购买；吹气球；ppt和相关视频音频制作等。4.3.3活动宣传阶段活动赞助：将活动策划标注清楚宣传方式后，提前一个月通知公关部。由公关部与赞助商联系。尽量获得活动赞助。活动宣传：由活动举办部门根据经费预算以及与宣传部商议，决定具体的活动宣传方式，一般包括：横幅：“XX预祝XX活动圆满成功”，我院宣传板，大活电子屏幕，蒙牛广场电子屏幕，校广播站、大红纸、人人主页等。材料内容由活动举办部门提供，然后经由宣传部统一制作。4.4活动举办会场布置：一般要求学生会全体成员以及协办班级提前40分钟搬运现场器材，进行会场布置：气球的摆放，条幅悬挂，音响话筒的调试等。以及活动结束场地的整理等。主办部门：整个现

23、场的场面调控以及各种细节完备化。主持人：要求主持人配合活动举办人员调节现场气氛，同时灵活应对出现的紧急情况（如时间过于冗长，气氛太过沉闷等。）礼仪队：要求提前40分钟入场，负责入场以及散场引导，以及活动小礼品发放、颁奖引领等。各部门以及协办班级：在活动举办过程中，负责配合活动主办部门进行器材搬运、应急调试、现场打扫等全方位的工作。注：活动拍摄工作一般由宣传部和主办部门共同完成。4.5后期工作活动通讯：在活动举办完成的1-2天内，应该及时完成活动通讯的写作，并交由宣传部审核后及时挂在校网站以及院网站上。活动总结：要求在通讯完成后，本部成员及时进行工作总结，其中包括活动意义以及工作中出现的不足以及

24、关键点。为以后的工作提供借鉴。活动奖状以及奖品分发：及时盖章并且填好获奖人员相关信息。与其联系将奖状证书等发放。活动纪要：包括活动申请书、活动进度表、活动通知、活动通讯、活动总结及活动其他相关材料。要求活动完成后15天内将活动纪要送至主席团，由主席团评阅后留由秘书处保存。五、规范申请流程5.1活动场地方面申请5.1.1教室申请流程：填写教室使用申请表刘玮书记签字后去院办（B103）盖院办章教室管理科（C区3楼）注：部分教学区楼（群）统一新命名见附3；活动当天凭教室调配单去门卫室要多媒体钥匙，活动后归还即可。5.1.2室外场地申请流程：书写场地使用申请材料盖院团总支章（陈昕老师）保卫处申请（9号

25、楼一楼）材料实例：尊敬的保卫处老师：您好！数学与统计学院学生会定于3月10日，3月17日两天上午9点到下午5点于蒙牛广场开展思美传情三行情诗大赛活动，因此特申请蒙牛广场作为活动举办场地，希望得到您的理解与支持此致敬礼！ 数学与统计学院团总支、学生会 年 月 日5.1.3室外宣传品申请流程：填写室外宣传品审批表盖院团总支章（陈昕老师）保卫处申请（9号楼一楼）5.1.4室外场地用电申请流程书写场地用电使用申请材料盖院团总支章（陈昕老师）后勤水电管理处申请（东门校医院旁边院内）材料实例：尊敬的后勤水电管理处老师：您好！数学与统计学院学生会定于3月10日，3月17日两天上午9点到下午5点于蒙牛广场开展

26、思美传情三行情诗大赛活动，因此特申请蒙牛广场活动用电，希望得到您的理解与支持！此致 敬礼！ 数学与统计学院团总支、学生会 年 月 日 5.1.5主楼报告厅的申请填写主报使用申请表盖院团总支章（陈昕老师）团委办公室（大学生活动中心2楼201）注：主报现已免费使用，注意申请时间的提前5.1.6大活活动室的申请填写团委活动室使用申请表盖院团总支章（陈昕老师）大学生活动中心二楼广播站（赵福吉老师）注：带押金100元5.1.7蒙牛活动室的申请填写团委活动室使用申请表盖院团总支章（陈昕老师）大学生活动中心一楼文体部（李彤彤老师）5.2宣传方面的申请5.2.1大学生活动中心电子屏填写电子显示屏信息发布申请表

27、盖院团总支章（陈昕老师）团委办公室（大学生活动中心2楼201找杨青老师）5.2.2申请广播站广播稿填写广播站信息播报申请表盖院团总支章（陈昕老师）大学生活动中心二楼广播站（赵福吉老师）5.2.3 申请影视教育中心跟拍后期蒙牛大屏幕宣传填写应试教育中心录制拍摄申请表院领导签字盖党总支章（刘玮副书记）学生处影视教育中心（袁付平老师）六、部门工作篇6.1部门定期工作（1）每周三发下周工作计划。工作计划一定要简短、内容包括（活动名称、时间、地点、部门）、例会包括在内（2）每月14号、29号发工作简报 （3）每两周一次部长例会（4）每两周一次B109值班（5）每两周组织一次部门例会,并做好会议记录（6）

28、组织不定期与相应班委的会议6.2活动记录修改工作做好由其他院主办的，我院参加或承办的活动的记录工作。活动通知发到团总支后，由主席团发至活动相关部门，相关部门一定要做好通知的修改工作。另外，各部应当做好活动后续工作，以表格形式（学生会有关活动通知落实情况工作表）详细记录好我院学生的参加情况、获奖信息反馈以便今后有据可查。此表在学期末由秘书处通知并统一上交保存6.3关于活动室钥匙的使用周一到周五工作日，在活动当天下午到办公室找吕导登记领取钥匙；周六周日休息日，钥匙由秘书处管理，秘书处每周五下午领取钥匙，有需要者请联系秘书处（到时会安排专人负责）。用完活动室各部门务必将活动室打扫干净，物品归位。并填

29、写活动室使用登记表。6.4其他注意事项（1）各部的拟定的各种文件一律先交分管主席，由分管主席批准后执行。（2）各部门有问题应逐层反应。各部门干事有事情一律找部长、副部长。部长、副部长有事情先找分管主席沟通，后可由分管主席向导员汇报！不允许私自找导员进行反映。（3）各部门活动通讯24小时内应交至宣传部邮箱，短信通知宣传部（4）活动通知打印完后，多打印两份：贴我院大厅通知板一份，分管主席一份。（5）各部应按规定时间完成主席团要求完成的任务，未按时完成部门将严格按照数学与统计学院学生会考评制度在期末考评中减分。（6）各部门干事因有事需向部长请假，由部长统一上报秘书处。副部长、部长因有事需向分管主席请

30、假，由秘书处记录。七、日常文件写作篇7.1活动通知的写作 活动通知是日常工作中经常需要用的文件，是活动的潜在参与者认识活动的第一窗口，因此大家一定要重视活动通知的写作。 一个完整的通知应包括标题、内容、落款、时间、印章等。 通知的标题一般格式应为“关于举办 活动的通知”。如果为学校统一举办的大型活动的子项目，一定要注明大型活动的名称。如：“关于举办2012年心理健康教育活动月“舞动心灵、和谐人际”舞会的通知” 通知的称谓比较固定，面向全校的通知为“全校各位同学”，而面向学院的为“学院各位同学”。通知的主体内容第一段一般介绍此次活动的背景和意义。然后为活动内容以及形式、活动参与对象、活动时间、地

31、点以及负责人联系方式，有的通知还要增加活动奖项设置、活动主题、规则等，这个视具体情况而定。 内容部分是通知的主体，一定要简明、清楚地表达自己的意思，不失庄重而又能够吸引大家参加。 通知的落款一般为“数学与统计学院团总支、学生会”，如果是承办校级活动还需要在此前加上学校主办单位的名称。 通知的文本格式要求： （1）标题一律用小二号字体、加粗、居中，宋体。 （2）正文用小四（或五号）字体、宋体、1.5倍（或单倍）行距。 （3）考虑到节约以及方便原则，一般通知尽量在一张A4纸上完成。 （4）盖章数量超过一个时，印章之间不能有任何重叠，必须清楚可辨认。7.2活动通讯的写作通常情况下，活动通讯分为以下三部分：第一部分，介绍活动时间、地点、活动名活动、出席人员第二部分，介绍活动的具体