办公室文员需要具备什么.docx

1、办公室文员需要具备什么新时期办公室工作人员的素质要求 文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。其实所谓的文员也就是文职人员，即主管经理之助理之类的。但是在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。“国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐”。自古以来，人们都十分重视辅佐政务工作。办公室是单位的枢纽，起着参谋助手、督促检查、承上启下、联系内外和协调左右的服务作用。随着我国政治体制改革和经济体制改革的不断深入，新世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质综合性人才。可以说

2、，办公室工作人员是否拥有站起能说、坐下能写、出去能干、进来能谋的综合素质，决定着办公室的作用能否得到有效发挥。下面，我从三个方面谈谈对新时期办公室工作人员要求的看法。 一、办公室工作人员的基本素养 （一）忠于自己的事业，热爱办公室工作。办公室是一个单位的神经中枢，是建设和谐团队、和谐单位、和谐社会不可缺少的重要部门，其工作优劣直接影响到本单位事业的兴旺与否。办公室工作既要专才，更要通才，既要面对群众，又要服务领导，既能学习领导的执政能力，又能学习群众无限的创造力。办公室工作是磨练自己、提升自己、实现自己人生价值的最好平台。所以，我们不论是为自己，还是为单位、国家，都要有对党和人民高度负责的态度

3、，全面落实科学发展观，忠于自己的事业，热爱办公室工作，围绕区委提出的“产业立区、工业强区”经济发展战略，努力工作，为实现资阳新崛起添砖加瓦。 （二）具有任劳任怨的孺子牛精神。办公室工作环境艰苦，工作人员辛苦，生活待遇清苦，经常加班加点，既要主动服务，更要被动服务，甚至有时费力不讨好，招人误解和怨恨，甚至有时还被当作出气筒，我们都只能以好的心情、好的心态进行面对。办公室人员要守得住清贫，耐得住寂寞，不浮躁，不急功近利，好象一支蜡烛，燃烧自己，成就事业。 （三）保持一种昂扬向上的精神状态。办公室人员是政府形象的代言人，要充分发挥青春活力，要易于接受新事物，做事、办文、办会要利索麻利，动作快，效果好

4、。要保持良好的心态，保持对事业的向往，保持良好的精神状态。 （四）永葆学习的热忱。很多成年人慢慢地被时代淘汰的原因，不是年龄的增长，而是对学习的热情减退。要衡量一个人是否可靠，不是看他职位高低、收入多少，而是看他是否学习。一离开学校就停止学习的人，不会有光明的未来，若要保持发展后劲，就要把学习作为工作的一部分，把学习作为生活的一部分，把学习作为生命的一部分。平常我们敬重的两种人，一种是有能力的人，一种是品行端正的人。能力和品德修养的提高，无一不是后天学习锻造的结果，一个办公室工作人员，要践行自己的工作职责，在事业上有所作为，不仅需要埋头苦干的工作态度，还必须要有适应本工作岗位的全面素质，也是我

5、们经常说的上知天文地理、中知人情事故、下知鸡毛蒜皮，要做到办文是高水平，办会是能手，办事是巧手。总之，素质提高的有效办法就是学习。一是苦读有字之书，强调学习书本知识。书籍是人类进步的阶梯，今天虽然有电视，有网络，但书是智慧的主要载体，书的作用是不能被替代的。办公室工作人员在读书过程中，要根据工作的特点、要求和工作经历，选择好的书籍进行精读，在时间上要善于见缝插针，做到工作、学习两不误。二是要读无字之书，强调的是学习实践知识。实践知识对于机关办公室是最重要的知识。正如毛泽东同志说，读书是学习，使用也是学习，并且是更重要的学习。办公室人员想要提高自己，平时就要多挑重担，一定不要怕多干事，不怕干别人

6、不愿干的事。从科学的角度来看，抢挑重担是充分挖掘自身潜能、提升自身能力的最有效途径。处处留心皆学问，善于学习的人不论什么环境和条件，都能学习到知识。三是善于总结，认真把握事物的规律。善于总结也是一种重要的学习方法。我们通过读有字之书、无字之书和善于总结来锻造自己的工作能力，提高自己的品行修养，那么我们的工作就会如鱼得水，就能顺利开展。 （五）守住为人的底线。办公室人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，为人要正直，对上坚决服从，对下倍加爱护，努力塑造具有人格魅力的新型办公室人员形象，其中包括责任感、同情心、包容、感恩、分享、分担，既能干事，又能与同事和谐相处。二、办事做到滴水不漏 办事是办公室

7、工作的重要职能，在办公室工作必须锻炼自己的办事能力，无论办任何事情，上级指示的，领导交办的，下级请办的，同事委托办的，都要办得明明白白，不能办得稀里糊涂，都要雷厉风行，不能拖拖拉拉，都要严谨细致，不能粗枝大叶，都要有始有终，不能虎头蛇尾，都要严格有序，不能杂乱无章，总之一句话，办事要滴水不漏，做到“快、准、细、严”。 （一）快急事急办，特事特办，有事速办。急事急办。办公室工作有其内在的规律性，一般是按计划有序运转，不需要、也不可能天天处于高度紧张状态。而一旦遇上紧急事情，就要加快节奏，加班加点，不怕疲劳，连续作战，在规定的期限内圆满完成任务。大凡急事，都具有突发性和时效性强的特点，这就要求处置

8、果断、快速、准确、稳妥，按部就班、不紧不慢就可能误事。我们常说“关键时刻展示自己”，应急任务就是展示个人才华的平台之一。有的办公室工作人员平时工作不错，就是办事缺乏弹性，不急的事情按部就班，紧急的事情还是按部就班地办，该急的时候急不起来，关键时刻冲不上去，所以，始终成不了机关工作的台柱子。当然，我们说的“急事急办”，绝不是遇事急躁，处事毛糙，乱了章法，慌了手脚。应该是，越在紧急的情况下，越要追求办事的一次成功率。清人王庭奎讲：“遇到急事，先不要急，要先慢慢想清楚。一旦考虑成熟，就一定不要拖延，而要迅速行动。”也就是说，遇事不慌，稳中求进，稳中求快，实现速度和效益的统一。特事特办。“特事”指的是

9、特别的事情;或者是新出现的问题，过去没有遇见过；或是不解决不行的问题，但领导的法规条文没有明确规范；或是几个部门职能有交叉的问题，但领导指示让你牵头解决，你解决后可能在人力、物力、财力诸方面要“吃些亏”，等等。也就是说，特事都是超常规的事情，按常规的办法办不了，办不好。这就需要在办事时灵活处置，用特别的措施、特别的手段来办理。“特殊情况特殊处理”，是办公室人员应该把握的一条办事原则。不论有多少“特殊”的理由，也要把事情办好再说，许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一。有事速办。办公室工作多数是程序性的工作，有些事情只有大致阶段划

10、分，没有严格的时间要求，早一天完成晚一天完成关系不大。有的人就因此放慢了节奏，领导不过问不去干，不到最后期限不去干。有的因为事情不急，一拖再拖，最后竟然把它给拖忘了，时间过去一年半年还没有办。 （二）准理解意图准，掌握情况准，反映问题准，处事站位准。 “失之毫厘，差之千里”，用这句话来比喻办公室关工作，特别是高级机关的工作是非常贴切的。无数经验证明，在办公室工作必须精益求精，处理问题不能出丝毫差错，那种不求甚解、似是而非、模棱两可、粗枝大叶的办事作风，是不符合机关工作要求的。 理解意图准。办公室工作人员要完整准确地领会领导的意图，对领导的指示和要求，要清楚明白，不能糊里糊涂，似懂非懂；要全面领

11、会，不能片面理解，走向极端；要真正弄清本意，不能为我所需，断章取义，把好经给念歪了。 掌握情况准。当今社会确实复杂，真真假假，虚虚实实，什么事情都可能发生。办公室工作人员在了解和掌握情况的时候，一定要考虑得复杂一些，不能道听途说，轻信他人之言，要尽量掌握第一手材料；不能浅尝辄止，要打破砂锅问到底，切实搞清问题的来龙去脉；不能从个人好恶出发，偏听偏信，要注重客观实际，全面搜集各种意见反映；不能搞表面现象的罗列，要进行深入辩证的分析，把握事物的本质。 反映问题准。反映情况不出现差错，说到底是上通下达要准确。上通下达无非是文字、口头、图像三种形式。无论采取哪种形式，都要做到三个准确把握：一要准确把握

12、上通下达的内容，应该向上级报告的一定要如实报告，应该向下级传达的一定要不折不扣地传达；二要准确把握上通下达的范围，该向哪一级报告就报告到哪一级，该传达到哪一级就传达到哪一级，不随意扩大缩小；三要准确把握上通下达的时机，向上报告要及时，向下传达要造时。 处事站位准。毋庸讳言，办公室工作人员说话办事找不准位置，把握不准身份，越权越位的现象并非鲜见。那么，这里面首先有一个认识问题，办公室工作人员确实需要积极主动的精神，既能办文、办会、办事，又能出谋献策，为领导拾遗补缺，为下面排忧解难。但是，办公室工作是服务领导，而不是实行领导；是辅助决策，而不是做出决策，发挥主观能动性和创造性绝不是可以越权行事。所

13、以，什么时间办什么事，什么场合说什么话，要做到心中有数。总的来讲，在领导面前，未经核实的情况不能乱讲，没有依据的意见不能乱提；在机关不能炒作未公开的领导意见，不能背后说三道四；到基层讲话办事也要注意分寸，不能盲目迎合一些消极情绪。具体工作中，要注意把握好这么几个环节：一戒场合越位；二戒工作越位；三戒表态越位；四戒决策越位；五戒谈话越位。 （三）细大事不糊涂，小事不马虎，熟事不大意，生事不自我。 老子说：天下大事，必作于细。求细，就是心细如发，一丝不苟。刘伯承元帅经常要求参谋人员必须做到：研究上级批示要细，研究敌情要细，检查工作要细，草拟军事文书要细，下达任务、传达指示要准，不可含糊其辞。 大事

14、不糊涂。人们常说：“重大问题，万无一失。”办公室工作人员在承办重大事情的时候，一定要慎之又慎，确保周全。在重大问题上，稀里糊涂办“砸了锅”，后果是不堪设想的。所以，在重大问题的承办上要能经受住考验，受得起重托，担得起大任。 小事不马虎。首先要高度重视小事。做好一两天小事不难，做好一两件小事也不难，难的是坚持不懈地把每一件小事都做得精巧得体，万无一失。其次，要认真关注小事。在通常情况下，一项大任务在主要环节的部署安排上，领导抓得比较紧，大家都很重视，而一些细微之处都得靠办公室工作人员去完成。许多小事情，看上去都是举手之劳，但最容易出错，所以要予以更多的关注。再次，要耐心做好小事。小事并不等于简单

15、，有些小事干起来非常麻烦，有时很小的一件事，返工好几次还办不利索。 熟事不大意。办公室工作不少是常识性的和程序性的，年复一年，周而复始。许多事实证明，越是对自己很熟悉的事情，越容易产生麻痹心理。不少事情出纰漏，恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。俗话讲“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”，就是警告人们对熟悉的事情千万不要大意，大意就要出问题。办公室工作人员对待自己熟悉的工作，应注意做到如下“三心”：一是专心。就是专心致志做好自己所担负的工作；二是精心。就是精益求精地做好自己的工作；三是诚心。就是诚心实意地做工作。 生事不自负。每一个人都会遇到这种情况，你不可能老是在自己熟悉的领域打转转，总要

16、有工作岗位的转换或工作任务的转换。到达新的岗位，接受新的任务，必然会面对陌生的事物。而一个人无论多么聪明，多么有才华，他的知识和本领也是非常有限的；一个人无论经验多么丰富，在错综复杂的客观事物面前，对问题的认识和处理也难免失于偏颇。所以，涉足陌生的领域，处理陌生的事情，应谨慎从事，扎实行事，切忌自负轻率，鲁莽冒失。 （四）严按法规办事，按程序办事，按规则办事，按职责办事。 按法规办事。现实生活中，不论是法律规定、纪律规定，还是有其他规定，有时看起来与道德、人情相违背，但必须严格遵守，不能背道而施。实践一再证明，只要能够坚决按法规办事，许多难办的事情反而不难了，许多矛盾反而好解决了。 按程序办事

17、。程序是科学，程序是规律，程序是经验，程序是经验的总结。按程序运转，分层次处理，是做好办公室工作的重要一环。从一定意义上讲，按不按程序办事，不仅是工作原则问题，也是一个严肃的政治问题。办事坚持按程序，可以减少矛盾，事半功倍，否则会贻害无穷。办公室工作可概括为“办文、办会、办事”三大类，不论哪一类都有其特定的程序和要求，工作中应认真遵守。 按规则办事。游戏有游戏规则，办事有办事规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定，有的规则没有明文规定，是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则，都是应该严格遵守的，否则，就很难把事情办圆满。 按职责办事。调查发现，在不少办公室都存在着“

18、两个不均”的现象：一是忙闲不均，一是苦乐不均。有的人经常加班加点，超负运转，也有的无所事事，混天度日。按理说，办公室都是因事设位，因责设岗，也就是说，担负什么样的责任，设多少岗位，需用多少人员，都是经过反复论证、科学编配的，只要各级都干好各级的事，人人都尽好自己的责，就不会出现“两个不均”的问题，也不会出现工作不落实的问题。三、锻造做好办公室工作的看家本领。（一）提高文字表达能力。文字表达能力是办公室工作人员的看家本领，没有这个本领，在办公室工作是没有发展余地的，起码不是个合格的办公室工作人员。办公室工作人员没有较高的观察问题、表达问题的水平，是写不出好文章。要有地位，就得有作为。练就看家本领

19、，是有作为的首要前提。会写机关公文、领导讲话、总结材料、典型材料、调查报告，是对办公室工作人员的起码要求，也是办公室工作人员的基本技能。 在办公室工作，必须要有很强的文字表达能力，这是看家本领，没有这个本领，在办公室工作，是没有发展余地的，起码不是个合格的办公室工作人员。 办公室工作人员的文字表达能力，是指用撰写公文的方式，贯彻党的路线方针政策，传达首长的指示命令、部署任务、反映情况、确保领导机关行使职权的能力。 从现实情况看，机关多数人对公文写作是重视的，但也有的态度不够端正。有的不在乎，甚至鄙视写作，认为做具体工作是务实的，写文章、耍笔杆子是务虚的，搞文字游戏，做表面文章，没有什么意思。有

20、的在评价一个人时竟然把会写作看作是素质单一，认为“他不就会写点东西嘛！”实际上，存有这些偏见的人，多数并不是不知道公文写作的重要性，而是自己没有这个能力，为自己解脱找台阶。有的不刻苦，害怕拿笔杆子，遇到写的差事躲得远远的，从而失去了锻炼机会。有的不谦虚，草拟的文件明明不怎么样，还自以为是，别人看不上他，他还看不上别人。 由此可见，提高文字表达能力，首先的还是端正思想认识。要切实看到，文字表达能务是办公室工作人员综合素质的反映，没有较高的观察问题、分析问题、综合问题、表达问题的水平，是写不出好文章的。为了比较形象地阐述文字表达能力的重大意义，这里先讲个故事：一个是曾国藩修改“报告”的故事。当年，

21、曾国藩率湘军与太平天国军队作战，开战之初，被太平军打得一败涂地，有几次差一点掉了脑袋，因此，师爷给清朝中央政府写战况报告时，如实汇报战争之惨烈，声称时常处在“屡败屡战，屡战屡败”的境地。曾国藩一看，惊出一身冷汗，朝廷看到这个报告，必定认为自己指挥无能，湘军打仗无能，这还了得！曾国藩毕竟是文坛高手，他用笔轻轻一勾，把两个词的顺序颠倒了一下，变成了“屡战屡败，屡败屡战”。这真是妙笔生花，湘军不怕牺牲、前赴后继、顽强作战的英雄气概和形象跃然纸上，果不然，朝廷看过战况报告后，并没因为他们打了几个败仗而怪罪，反而对他们“屡败屡战”的顽强精神大加赞赏。 会写机关公文。机关公文是各级办公室实施领导、处理公务

22、的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。依靠文件指导工作，是办公室的重要方法之一。机关公文是一面镜子，代表着办公室的工作水平。会写机关公文，是对办公室工作人员的起码要求。 公文的主要功能：传令功能；教育功能；沟通功能；协调功能；办事功能；凭据功能；史料功能。 公文的主要种类共有14种：包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、纪要。 会写领导讲话。领导讲话都是用来指导工作的，是以领导的个人身份来表达的。起草领导讲话的最大特点，可以说是“代人立言”，而不是“为己立言”。在体现领导指导

23、工作总体意图的前提下，要符合领导个人的思路，符合领导特定的身份，符合领导的语言风格。领导讲话的具体特点有如下三个：一是内容上的指导性；二是风格上的个性；三是效果上的二重性。起草讲话的具体要求有五个：一是要有思想；二是要实在；三是要准确；四要丰满厚实；五是要有个性。 会写总结材料。总结性的文字工作，是办公室工作人员经常承担的一项重要工作，会写总结材料，也是办公室人员必备的基本功。要注意把握这么四点：一是领导意图把握准；二是把全面情况了解清；三是把总体思路研究透；四是把概括手法运用好；五是把“重头戏”唱精彩。 会写典型材料。运用典型指导工作，是各级领导机关的重要方法，是办公室工作人员义不容辞的责任

24、。要注意几点技巧：一是层次安排要严谨；二是选择事例要典型；三是使用语言要生动；四是写作形式要新颖。 会写调查报告。有针对性地或有目的地开展深入的调查研究，掌握第一手的资料，形成得出结论、说明观点和提出解决问题的文字，就是调查报告。应遵循以下原则：一是“七分调查，三分写作”；二是“动脑第一，动笔第二”；三是“有虚有实，虚实相生”；四是“不走极端，防止片面”。 （二）提高口头表达能力。“上情下达，下情上报”，是办公室工作人员的家常便饭，必须具有很强的口头表达能力，才能将上级的指示、下级的请示和自已的思想观点、意见、建议，及时、准确、有效地传递给他人，以便采纳和推广。如果没有良好的口头表达能力，是很

25、可悲的事，就像鸟儿没有翅膀不能飞翔一样痛苦。要想飞得高远，就要苦练口头表达艺术。口头表述总的要求，是言之有理，即提出问题，又分析问题，要有推理，既能说服人，又能感动人，要有公理，既要观点正确，又要符合现实，要言之有物，言之有据，言之有策，言之有度。 （三）坚持服务第一。领导就是服务。建设服务型机关是现代社会之必需。台湾一名学者指出：“为人民服务，这不是一句口号，这是成功的秘诀。我们经常在很多政府机关看到这几个字，可是不经常注意到它。”办公室工作人员应把“服务第一”记在心里，落实到行动上，坚决杜绝“门难进，脸难看，话难听，事难办”的衙门作风。切实做到：服务要热情，服务要周到，服务要到位，服务要真

26、诚。 （四）广泛吸纳信息。当今社会是信息社会谁最先占有信息，谁就可能争取主动，成为赢家。办公室工作人员必须眼观六路，耳听八方，广泛吸纳各种信息，成为信息灵通人士。只有做到要什么资料有什么资料，工作起来才能得心应手，游刃有余。 要养成关注上情的习惯。上情主要是指党中央、国务院、中央军委制定的路线、方针、政策、法规和一些指示，以及上级党委和领导机关贯彻落实的方案、要求等。只有时刻关注上情，对当前的形势任务有个明确的了解，才能保证工作方向。这就要求办公室工作人员在工作中做到以下几点：一是多看文件；二多参加会议；三是多接触上级。 要养成关注下情的习惯。下情主要指下属单位、特别是基层单位的情况，它就包括

27、诸如单位编制、地理环境、人员数量、历史背景等自然的客观情况，又包括班子建设、干群关系、人心士气、思想情绪、敬业精神等主观情况。通俗地讲，既有动态的“死情况”，又有动态的“活情况”。这就要求做到如下六点：一是身到；二是眼到；三是耳到；四是口到；五是心到；六是手到。 要养成关注内情的习惯。所谓内情，就是本级办公室的情况。主要包括：一是对本级办公室的工作要很清楚。二是对本级领导的情况要很了解。三是对本职业务工作要很精通。对内情的关注的熟悉，一要靠学习。凡涉及办公室的工作思路、规划、部署、规范，涉及本职工作的政策规定、专业知识等，要经常学习，温故而知新。二是靠多交往。内部的领导关系、同事关系、工作关系

28、等，要靠在不断的交往之中逐步加深，增进理解、增进友谊。 要养成关注外情的习惯。外情是指外单位的、外系统的。关注外情，了解外情，有利于开阔思路。“外面的世界很精彩”，办公室工作人员不能做井底之蛙。一方面，要时刻关注形势的变化。形势是分析判断的重要依据，对形势看不清楚，就不可能有正确的判断，就会闹出盲人摸象似的笑话。所以，一定要时刻关注不断发展变化着的新形势，对国际国内新近发生的重大事情要尽收眼底。做到这一点，就要十分注重发挥媒体主渠道的作用。因为国内外大事一般都能在媒体上及时地反映出来，所以一定要培养读报、看电视、听广播、上网的爱好。 （五）做到能参善谋。在领导活动的舞台上，能参善谋是办公室工作

29、人员的角色要求，你若想获得更多的升迁机会，不仅要能够完成好领导交办的事务，还要能起到辅助决策的作用，帮助领导想问题、提建议、出点子。最好能先领导一步思维，提出高领导一筹的见解。 胸怀全局想问题。办公室办公室工作人员在某种意义是“谋士”的角色，能参善谋是本职所必需。一要把握时代背景。叶剑英元帅曾形象地要求参谋人员：“你们要注意按地球的脉搏。”也就是要对国内外风云变幻了如指掌，对时代大背景非常清楚。二要熟悉大政方针，所谓“大政方针，就是治党、治国、治军的路线、方针、政策和法规、法则。”三要清楚谋的内容，由于各级办公室的地位、职能不同，各办公室掌管的业务范围不同，谋划的内容也不尽相同。四要掌握谋划方

30、法，譬如“船”和“桥”，过河没有船和桥不行，办公室工作人员出谋划策，不掌握正确方法也不行。首先要围绕中心工作搞谋划；其次要围绕主要矛盾搞谋划；再次要围绕棘手问题搞谋划。 准确领会领导意图。办公室是领导的“耳目”和“外脑”，是协助领导做决策的，不是代替领导做决策的。准确领会和理解领导意图，也是办公室工作人员非常重要的一种素质。首先，对领导的意图要坚信不移；其实，对领导的意图要仔细品味；再次，对领导的意图要经常琢磨。 细心比较论证。办公室工作人员出谋划策的过程，是一个分析、比较、判断、得出结论的过程。所得出的结论正确与否，直接关系到决策建议的质量高低。如果结论正确，处置方案得当，就能胜券在握；倘若结论错误，处置方案再好也无济于事。首先，要进行必要性论证；其次，要进行可行性论证；再次，要进行实践性论证。（授课人：曹海滨）