崔永亮大掌柜软件操作说明书.docx

1、崔永亮大掌柜软件操作说明书大掌柜专业版软件系统操作说明书成都大掌柜软件发展有限公司前 言大掌柜软件有限公司主要从事企业管理软件开发、电子商务运营及系统集成。我们有一个非常清晰的目标：成为中国行业软件开发的杰出代表。 一流的目标，缘于一流的人才。大掌柜专业版软件研发实力雄厚，所有研发人员都是微软高级认证工程师，并且研发组主要成员都是拥有多年的研发经验软件精英。 不仅如此，公司还拥有大批行业软件产品的高级需求分析师，他们专注于行业软件和中小企业管理软件应用的需求分析及研究，为我们的客户提供最先进、高效、完整的行业解决方案。三年前公司毅然进军财务进销存软件领域。公司凭借多年软件开发项目实施的经验，成

2、功推出了一系列适用于中小企业的管理信息系统。大掌柜的理念是“利用业界领先的技术，工业标准的质量管理，为用户提供卓越的软件产品”。公司凭借雄厚的资金实力，高效率的市场运做，已经跻身于中国中小企业管理软件生产商的前列。我们的哲学专注维护业界领先中小企业管理品牌、跟踪业界卓越信息技术、传播经营管理理念是我们永恒不变的追求。专注于核心竞争力的建设是我们取得成功的根本，也必将是我们再创辉煌的基础！ 分享我们在公司团队之间、渠道伙伴、客户之间均倡导平等、共赢、和谐、协同的合作文化，在迎接外部挑战的过程中，我们共同期待发展和超越，共同分享激情与快乐！“合作的智慧”是决定大掌柜专业版软件青春永葆的最终动力！我

3、们的客户分布于神州大地各行业中的800万中小企业是中国最具活力的经济力量，虽然没有强势的市场影响力和雄厚的资金储备，但无疑，个性张扬的他们最具上升的潜力，后WTO时代市场开放融合，惨烈的竞争使他们的发展更加充满变数。基于以上认识，在管理软件市场概念喧嚣的热潮中，独辟“实用主义”产品哲学，我们始终将客户视为合作关系，我们提供最为实用的产品和服务，赢得良好的口碑。我们认为，用户企业运做效率的提升是实现社会价值的唯一途径。第一章 关于软件的安装11.1运行环境11.2SQL SERVER2000的安装31.3大掌柜软件专业版的安装41.4如何启动6第二章 期初维护 62.1开设或新增帐套62.2基本

4、信息72.3帐套信息初始化72.4单扰格式设置72.5单据审核配置82.6.期初信息82.7帐套启用910.4 系统重建47第一章 关于软件的安装1.1 运行环境硬件要求-CPU:Pentium 500MHz以上内存:要求在128M以上存储空间：至少200M硬盘空间软件要求-操作系统：Windows98/Windows2000/WindowXP或更高的版本。(推荐使用Windows2000或WindowsXP)数据库 ：SQL Server 20001.2 SQL SERVER2000的安装(1)、SQL SERVER2000各版本的运行环境：个人版: 操作系统要求Windows Me、Win

5、dows 98、Windows NT Workstation 4.0、Windows 2000 Professional、Windows NT Server 4.0、Windows 2000 Server 和所有更高级的 Windows 操作系统。标准版: 操作系统要求Windows NT Server 4.0、Windows 2000 Server、Microsoft Windows NT Server 企业版、Windows 2000 Advanced Server 和 Windows 2000 Data Center Server。企业版 : 操作系统要求Windows NT Serve

6、r 4.0、NT Server 4.0 企业版、Windows 2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows 2000 Data Center Server和Windows 2003 Server。(所有版本均需要安装IE5.0以上版本浏览器) (2)、SQL SERVER2000的安装：将 Microsoft? SQL Server 2000 光盘插入 CD-ROM 驱动器如果该光盘不自动运行，请双击该光盘根目录中的 Autorun.exe 文件。选择SQL Server 2000 组件。 选择“安装数据库服务器”，安装程序于是准备 SQL

7、Server 安装向导。在欢迎屏幕中单击下一步按钮。在“计算机名”对话框中，“本地计算机”是默认选项，并且本地计算机名出现在编辑框中。单击下一步按钮。 在“安装选项”对话框中，单击创建 SQL Server 新实例或安装客户端工具选项，然后单击下一步按钮。按照“用户信息”、“软件许可协议”和相关屏幕上的指导进行操作。在“安装定义”对话框中，单击“服务器和客户端工具”选项，然后单击“下一步”按钮。在“实例名称”对话框中，请选择默认复选框，然后单击“下一步”按钮。 在“安装类型”对话框中单击“典型”，然后单击“下一步”按钮。 在选择服务帐户时，可以选择使用本地帐户，也可以选择使用域用户帐户，为了方

8、便配置，请用户均选择“使用”本地系统帐户。（如图所示）在选择身份模式时，为方便配置，建议用户均采用“混合模式”。下面的录入的sa密码请一定要记住，如果忘记，你将无法登陆服务，数据也将不能使用，如果遇到此种情况，请致电我公司客户服务中心，我们将为您清空SA密码。当然，用户也可以不设置密码。（如图所示）在完成选项的指定后，请在“开始复制文件”对话框中单击“下一步”按钮。在“选择授权模式”对话框中，按照默认选项，然后单击“继续”按钮开始安装。 在“安装完成”对话框中单击“是，我想现在重新启动计算机”选项，然后单击完成按钮。(3)、使用SQL SERVER 2000的配置 安装完成以后，点击开始程序M

9、icrosoft SQLserver服务管理器启动SQL-Server服务，服务器一定要选择SQL-Server的服务器。在服务中，一定要选择“SQL Server”服务。并确定左边的三角形成绿色才表示SQL-Server服务器已经启动。（如图）1.3 大掌柜专业版软件的安装系统的安装包括两个部分，一是服务器端程序的安装，二是客户端的安装。无论是单机版、试用版、网络版，均需要安装服务器与客户端两个程序。在局域网或远程登录使用中，只需要作为服务器的计算机安装服务器程序，作为客户端的计算机则只安装客户端程序。但若是单机使用，则必须在计算机上同时安装服务器与客户端。 安装步骤如下： 大掌柜专业版软件

10、的系统安装盘插入光驱后，执行光盘目录下相应版本的程序安装文件，进行程序安装。 点击下一步，进入许可证协议窗口；请仔细阅读此协议，如果您同意此中条款，请选择“我同意”，进入安装说明，再选择“下一步”，版本功能说明窗口，然后进入安装路径修改窗口；系统默认的路径是C盘，你可以点“浏览”来重新选择安装路径，然后进入组件选择窗口； 服务器端选择安装“服务器系统”，客户端选择“客户端系统”，然后点“下一步”进行直到安装完成。安装完成后，系统会在桌面和开始菜单里创建图标。1.5 如何启动启动软件的步骤： 启动SQL服务器、“大掌柜专业版软件套接字服务器”和“大掌柜专业版软件数据服务器”，可以通过右下角图标查

11、看是否启动。 配置大掌柜专业版软件服务器端 当服务器安装完成后，从“开始程序大掌柜专业版软件”选择“服务器”并运行。单击菜单中的“系统设置数据库连接参数”，出现如下界面： 注意：“用户名”为SQL2000的用户名，默认是“sa”，“服务器名”为SQL2000系统所在机器的名称（此处也可以填入改计算机的IP地址）。SQL2000安装成功以后，“sa”默认为超级用户名，密码为超级用户的密码，用户可在服务端SQL2000的企业管理器中去改变密码。 启动大掌柜专业版软件 (l) 、启动服务器上的SQL Server服务器 在运行大掌柜专业版软件前，必须保证SQL Server服务器是启动的。如果没有启

12、动，请运行服务器上的“开始” 菜单上的 “程序”中的“Microsoft SQL Server”下的“服务管理器”，选择“开始/继续”启动MSSQL Server Service。请将“当启动OS时自动启动服务”选项选中，确保在启动计算机时，系统自动启动MSSQLServer Service。(2)、启动服务器上的“套接字服务器” 从“开始程序大掌柜专业版软件”中选择“套接字服务器”并运行，运行后在右下角有图标。 (3)、启动客户端程序 在做好上边两步后，就可以启动【移动连锁管家标准版】管理软件了。从“开始程序大掌柜专业版软件”选择“大掌柜专业版软件客户端”并运行。 服务器名称或IP：如果你是

13、局域网内使用，则服务器名称或IP就是局域网中安装网络版服务器的那个计算机的名称或其内部IP；如果你是单机使用，则服务器名称或IP就是本机名称；如果你是远程使用，则服务器名称或IP就是你的远程服务器通过上网获得的公网IP。说明： 远程登陆只针对局域网以外的计算机，局域网的服务器不支持远程方式； 必须服务器先登陆，客户端再登陆。 服务器必须有临时或固定的IP地址，电话拨号、ISDN、ADSL都可以。 如果你的服务器获得的是动态IP地址，可使用“花生壳域名解析软件获得固定的域名，这样客户端就可以使用固定的域名进行登陆了。 第二章 期初维护2.1开设或新增帐套当您开始使用本系统时，您首先要做的就是根据

14、您公司的实际情况开设适合您公司使用的帐套，即初始化。在初始化的过程中您可以进行与您公司业务有关的各种基本数据和资料的设置，以方便今后的使用。本系统可以建立多个数据完全独立的帐套，便于您公司进行不同要求的业务及财务管理。初次登陆本系统时，系统会自动建立一个默认帐套（上图中的编号1的帐套），您可以直接选中此帐套登陆系统，当然您也可以在此单击创建帐套用来新建或增加一个新的帐套。 2.2基本信息在进行系统初始数据建立之前，需要对“库存商品”、“往来单位”、“内部职员”、“存货仓库”、“部门信息”、“会计科目”、“固定资产”等内容搭建一个基本的框架。例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后

15、对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。 基本信息多级分类的概念 基本信息中的商品、往来单位、职员、仓库部门、会计科目的信息可以进行多层的分类，便于对各种基本信息进行归类管理。如果您经营的商品种类很多，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理；如果与您有业务往来的单位很多，您可能会将您的往来单位按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。2.3 帐套信息初始化建立完基本信息后需要对此帐套的各种参数进行初始化以及定义好各种操作设置。本系统包括一下五个配置项需要您按照您公司实际需要进行设置。系统配置、单位配置、用户配置、单据格式配置、单据审核

16、配2.4单据格式设置为了使用单据的方便,我们有时需要折扣,有时又不需要；有时需要税率,有时又不需要税率；我们有的想知道商品规格型号，有的又不想；有的想知道零售价。有的不想面对这些，我们怎么办呢?用单据格式配置。如果需要那个字段,则在其后的是否显示里双击鼠标打勾或点“显示”,反之则不打勾。2.5 单据审核配置 在MBL进销存管理软件中可以实现对业务流程的控制，即对各种业务单据进行分级审查控制。经过各级审查通过签字后才能最终过账，在最后过账之前，只能将单据存入草稿。 提示： 如果需要同一级的多人审核通过才能过账，则应为每个人都增加一级审核。同一级的多个审核人表示或的关系，即只需要同一级的任何一人通

17、过审核，就通过了本级的审核。2.6 期初信息当基本信息建立完成后，在正式使用本系统前，需要将你在此之前库存的商品数量、应收应付的往来帐款等信息输入系统，便于你以后能够正常使用该系统。期初信息包括：期初信息/库存商品、期初信息/应收应付、预收预付、各种帐务数据、委托/受托商品。以期初信息/库存商品为例，列图如下：2.7 帐套启用当您将基本信息和各种期初数据录入完毕后，就可以正式开始使用此帐套，进行日常业务的记录了。此时您需要使用“帐套启用”功能对系统进行开帐。 提示：开账之后系统就不再允许修改任何的期初数值了。若已开账，但还没有录入单据的情况下可以进入此处，点击“反开账”按钮，即可回到开帐前的状

18、态，这时就可以对期初数值进行修改了。第三章 进货管理3.1进货订单 当您的公司在采购业务中需要向供应商订购货品时，您会预先签订一份购货合同并开一张订货单，列出您所要购买的货品的单价、数量、金额以及供货的时间、地点、违约责任等，由供应商按合同发货。 本模块用来记录采购订货的相关数据，帮助用户对订单进行管理，让用户查询出对某供应商的进货订货情况、某商品的进货订货情况以及订单完成情况。便于您向供应商收货时方便明确。录单日期：窗口中首先显示的是当前的系统日期。也可直接在“录单日期”里修改日期。 单据编号：单据默认自动编号是“单据类型日期顺序号”，如“JHD-2002-11-01-001”。 录入商品后

19、，系统会自动将该商品用到的尺码组中的尺码调入到单据中，您只需要录入相应尺码的订货数量就可以了。 到货日期 在进货订单上有订单的“交货日期”，是指进货订货的预计收货日期。可以在订单查询中查询某订单的预计收货时间。另外，收货日期还可以用于统计未来一段时间内将要入货的商品数量，与企业的实际库存相结合，可以大致统计未来的供货能力情况。3.2进货单当您预先订购的货品或是无订单现行采购货品时，您需要开具一张进货收货单据，以记录您采购的货品单价、数量、购自哪个供应商等情况。本模块正是为您提供这一服务来确认实际的进货情况的。字段介绍：条码：如果您在录入单据时需要使用扫描枪扫入商品条码或直接输入商品条码，可先定

20、义好扫描数量，将光标定位到条码处；然后使用扫描枪扫描或输入商品条码，即可依据所定义的扫描数量将此条码所对应的商品在下面的进货商品列表中自动显示出来。折扣：输入进货折扣率，如九折，输入9，无折扣输入10，折后金额自动核算，也可先输入折后金额，反算折扣率。 税率：输入实际购货时需交纳的进项税率，如17%，输入17，税额自动核算。 优惠金额：即收款单位对我方的优惠，优惠金额记录费用类科目“优惠”中，做减法运算。并且，应收应付也扣除优惠金额，比如上图示，此单过帐后，算上扣减的预付金额100元，我方应付款就只增加2800元，而不是2916元。 扣减预付金额：即扣减对该供应商预付款的余额。整单折扣：在实际

21、交易过程中，可能无法对单据中的每一种商品制定扣率，而只是制定整张单据的扣率是多少；那么此时您只需要将单据的扣率填入到此处，然后回车，系统就会自动将此扣率折算到每一种商品，并在其“成交单价”和“成交金额”处体现出来。 选择订单：在录进货单时，您也可以调用还未完成的订单。具体方法是：在进货单中录入供货单位后，点击“选择订单”按钮，可以调出对应此供应商的进货订单。如果直接选择订单，则会将订单单位等信息做为默认值调入进货单处理。如果到货数量与实际数量有差异，以实际数量录入后，系统会自动计算未到货数量与已到货数量。并标记订单是否完成。 付款帐户：若选择了付款帐户、并录入了金额，则表示货款两清，无需再录付

22、款单，若没有录入金额，系统则自动挂在对此供货单位的应付账款中，可参考下面的“付款过程”。单据过账：保存单据，过账后将使库存数据增加，应付增加或现金银行减少。 存入草稿：不保存单据，作为草稿存入“业务草稿”中，可以调出修改再过账。对数据无影响。 废弃退出：废弃该张单据。 说明：如果在基本信息中设置了单位的信誉额度，即我方针对某一单位的最高欠款金额，则在进货单供货单位处选中此供应商时如果我们欠款已经达到应付款上限将进行提示，防止我方过多地欠帐而影响正常的经营。3.3进货退货单您的公司在采购业务活动中，会因各种原因发生退货业务，而退货款的处理有两种形式：一种是所退货款可以直接收回现金，另一种是将退货

23、款挂帐于供应商帐户或冲抵原欠帐款。您在使用本模块时可任意选择。字段介绍：可换货金额：即此单可以允许退货的最大金额限度。退货类型为“正常退货”情况下,如果单据金额超过了可换货金额,则在过帐时系统会提示“含税金额大于可换货金额”。可换货金额计算公式:可换货金额进货金额退换货率（退换货率在往来单位基本信息中设置）选原进货单：可以直接录入一张进货退货单，商品成本是按现在的库存成本计算的，也可以点击选原进货单选择要退货的原进货单，商品成本则是按照原来的进货价核算的。3.4付款单您的公司在采购货物后，应向供应商支付货款，支付的方式有多种：您可采用预付款、预付定金、货到付款或分期付款等形式。无论您选择哪种付

24、款形式，本模块都能为您解决这一问题，它可以详细记录与您采购付款相关的各项数据。按单结算：在付款单中，选择收款单位后，系统会自动跳出对此单位未结算完成的进货单、受托结算单及进货退货单。用户可以对这些单据填入结算金额，以达到分单结算的目的。 自动分配：在录入本次付款的账户与金额后，自动分配可以将此笔付款自动对应未结清的、账龄最长的几笔单据。 优惠：指付款金额少于按单结算金额的差额。3.5预付款单公司在采购货物前，可能会向供应商支付一定的预付货款，本模块能为您解决这一问题，它可以详细记录与您预付款相关的各项数据。3.6 进货类统计报表3.6.1进货订单查询该报表可以查询进货订货单的完成情况 。3.6

25、.2商品进货统计商品进货统计表,统计出每种商品进货数量、进货均价、进货金额、税额、含税单价、价税合计。3.6.3供应商进货统计单位进货统计与商品进货统计的统计内容相似，商品进货统计是按照商品来显示进货数据的，而供应商进货统计则是按照供应商来显示进货数据的。3.6.4商品进价波动表在经营活动中，进价往往是我们获利的基础，进价低，获利空间与销售价格变化空间就大，在市场中就相对处于更加有利的地位。 对于商品进货来讲，我们一方面要知道某个供应商向我们供应的商品波动情况，另上方面，我们同时要比较不同供应商向我们提供的同一商品的价格情况，从而比较出更加具有价格优势的供应商。商品进价波动分析表可以使您轻松得

26、到商品进价的波动情况。第四章 销售管理4.1 销售订单销售货品的方法是多种多样的，其中不少是以订单的形式作为销售货品前提。本模块用来记录销售订货的相关数据，帮助用户对订单进行管理，让用户查询出对某客户的销售订货情况、某商品的销售订货情况以及订单完成情况。便于您向客户销售发货时方便明确。录单日期：窗口中首先显示的是当前的系统日期。也可直接在“录单日期”里修改日期。 单据编号：单据默认自动编号是“单据类型日期顺序号”，如“PXD2005-02-26-00001”。 条码：如果您在录入单据时需要使用扫描枪扫入商品条码或直接输入商品条码，可先定义好扫描数量，将光标定位到条码处；然后使用扫描枪扫描或输入

27、商品条码，即可依据所定义的扫描数量将此条码所对应的商品在下面的销售商品列表中自动显示出来。折扣：输入销售折扣率，如九折，输入9，无折扣输入10，折后金额自动核算，也可先输入折后金额，反算折扣率。 税率：输入实际购货时需交纳的进项税率，如17%，输入17，税额自动核算。 到货日期 ：在批发销售订单上有订单的“发货日期”，是指批发销售订货的预计发货日期。可以在订单查询中查询某订单的预计发货时间。另外，发货日期还可以用于统计未来一段时间内将要发货的商品数量，与企业的实际库存相结合，可以大致统计未来的库存是否满足销售情况。注意：销售订单只能在销售单中进行调入，而零售销售单是无法调入销售订单的。4.2销

28、售单销售货品有多种方式：其中有的是现款销售，即在出售货品的同时收取货款；有的是与长期客户交易，发生的欠款销售。即出售货物给客户时，客户利用在帐余额付款或分期付款，或在以后某个期限内付款的交易都属于这种类型。批发销售单模块可以处理的是这两种情况。一般在货品出仓时，使用本模块开一张销售单来记录与本次销售相关的数据。条码：如果您在录入单据时需要使用扫描枪扫入商品条码或直接输入商品条码，可先定义好扫描数量，将光标定位到条码处；然后使用扫描枪扫描或输入商品条码，即可依据所定义的扫描数量将此条码所对应的商品在下面的销售商品列表中自动显示出来。折扣：输入销售折扣率，如九折，输入9，无折扣输入10，折后金额自

29、动核算，也可先输入折后金额，反算折扣率。 税率：输入实际销售时需交纳的销项税率，如17%，输入17，税额自动核算。 优惠金额：即我方对收款单位的优惠，即我方少收金额，优惠金额记录费用类科目“优惠”中，做加法运算。优惠金额影响应收应付款。举例：如如上图所示，单据的成交金额未3564元，合计含税金额为4169.88元，优惠69.88元，则我方应收款金额就为4100元，而不是4169.88元，其中69.88元记录优惠科目。引起的数据变化为： 1、“商品销售收入” 增加 3564 2、“应交税金” 增加 605.88（含税金额成交金额）3、“应收账款”增加 4100 4、“优惠”增加 69.88扣减预

30、收金额：即扣减对该客户预收款的余额。整单折扣：在实际交易过程中，可能无法对单据中的每一种商品制定扣率，而只是制定整张单据的扣率是多少；那么此时您只需要将单据的扣率填入到此处，然后回车，系统就会自动将此扣率折算到每一种商品，并在其“成交单价”和“成交金额”处体现出来。 选择订单：在录销售单时，您也可以调用还未完成的订单。具体方法是：在批发销售单中录入客户后，点击“选择订单”按钮，可以调出对应此客户的销售订单。如果为在未录入客户时直接选择订单，则会将订单单位等信息做为默认值调入批发销售单处理。如果发货数量与实际数量有差异，以实际数量录入后，系统会自动计算未发货数量与已发货数量。并标记订单是否完成。 收款款帐户：若选择了收款帐户、并录入了金额，则表示货款两清，无需再录收款单，若没有录入金额，系统则自动挂在对此客户的应收账款中。说明：如果在基本信息中设置了单位的信誉额度，即该客户对我方的最高欠款金额，则在销售单客户处选中此客户时如果其欠款已经达到应收款上限将进行提示，防止客户对我方过多地欠帐而使资金